Como classificar dados no Excel. Programa Microsoft Excel: classificando e filtrando dados Como classificar por nome no Excel

Classificar dados no Excel é organizar os dados tabulares na ordem desejada, por exemplo, crescente (do menor para o maior) ou decrescente (do maior para o menor). Valores numéricos e de texto, valores de data e hora e formatos são classificados. A classificação de dados é possível tanto por colunas quanto por linhas. Linhas e colunas ocultas devem ser mostradas antes da classificação.

Tipos de dados a serem classificados e ordem de classificação

Classifique valores numéricos no Excel

A classificação ascendente de valores numéricos é um arranjo de valores em que os valores são organizados do menor para o maior (do mínimo para o máximo).

Assim, a classificação dos valores numéricos em ordem decrescente é a disposição dos valores do maior para o menor (do máximo para o mínimo).

Classifique os valores do texto no Excel

“Classificação de A a Z” - classificação dos dados em ordem crescente;

"Classificar de Z a A" - classificando os dados em ordem decrescente.

Para classificar os valores do texto em ordem alfabética, esses valores são comparados entre si. Como você sabe, ao salvar texto, um computador usa um esquema em que cada caractere possui seu próprio número exclusivo, chamado código de caractere. São esses códigos que são comparados para determinar qual valor de texto é maior e qual é menor.

Os valores de texto podem conter caracteres alfabéticos, numéricos e especiais. Neste caso, os números podem ser salvos em formato numérico e de texto. Os números armazenados em formato numérico são menores que os números armazenados em formato de texto. Para classificar corretamente os valores de texto, todos os dados devem ser salvos em formato de texto. Além disso, quando dados de texto de outros aplicativos são inseridos em células, os dados podem conter espaços iniciais. Antes de iniciar a classificação, você deve remover os espaços iniciais (ou outros caracteres não imprimíveis) dos dados que estão sendo classificados, caso contrário a classificação não será executada corretamente.

Você pode classificar dados de texto diferenciando maiúsculas de minúsculas. Para fazer isso, você precisa marcar a caixa "Considerar caso" nas opções de classificação.

Normalmente, as letras maiúsculas têm números mais baixos do que as letras minúsculas.

Classificar valores de data e hora

"Classificar antigo para novo" serve para classificar os valores de data e hora do valor mais antigo para o valor mais recente.

"Classificar do novo para o antigo" serve para classificar os valores de data e hora do valor mais recente para o valor mais antigo.

Classificando formatos

O Microsoft Excel 2007 e posterior fornece classificação por formatação. Este método de classificação é usado quando um intervalo de células é formatado usando uma cor de preenchimento de célula, cor de fonte ou conjunto de ícones. As cores de preenchimento e fonte no Excel têm seus próprios códigos, e são esses códigos que são usados ​​​​na classificação de formatos.

Classificar por lista personalizada

Os dados tabulares podem ser classificados por listas personalizadas, como uma lista de meses, uma lista de dias da semana, uma lista de divisões estruturais de uma empresa, uma lista de números pessoais de funcionários e assim por diante. O Excel tem a capacidade de criar suas próprias listas de classificação de dados. Com esta ordem de classificação, os dados a serem classificados e os valores da lista devem corresponder.

Opções de classificação

Classificar por coluna

Em qualquer versão do Excel, a classificação por coluna é definida por padrão, ou seja, os valores das células da coluna selecionada são organizados na ordem desejada e as linhas do intervalo são trocadas dependendo da posição da célula na coluna classificada.Para ordenar uma tabela por coluna, basta colocar o marcador de seleção em qualquer célula da tabela e clicar em um dos ícones que simbolizam a ordenação do mínimo para o máximo, ou do máximo para o mínimo. A tabela será ordenada pela coluna que contém o marcador de seleção.

Classificar por string

Nas configurações do programa, você pode alterar a classificação por coluna para classificação por linha. Se a classificação por linha estiver definida, os valores das células da linha selecionada serão organizados na ordem especificada e as colunas serão trocadas dependendo das posições das células na linha classificada.

Classificação multinível

Portanto, se você classificar por coluna, as linhas serão trocadas; se os dados forem classificados por linha, as colunas serão trocadas.

O Excel permite classificar dados não apenas por uma coluna ou linha, mas criando um número diferente de níveis de classificação. No Excel 2007, por exemplo, existem 64 níveis de classificação que podem ser adicionados, excluídos, copiados e trocados.

Entre outras coisas, ao classificar, você pode levar em consideração ou ignorar maiúsculas e minúsculas.

Suplemento para classificação de dados no Excel

O Microsoft Excel fornece aos usuários um conjunto bastante grande de ferramentas padrão para classificar valores de vários tipos, mas existem tarefas que são inconvenientes ou demoradas para resolver usando ferramentas padrão, por exemplo, classificar cada linha/cada coluna em tal uma forma de a classificação ser feita apenas dentro da linha/coluna e não afetar as células vizinhas.

Se os dados forem texto, eles poderão ser classificados em ordem alfabética (“de A a Z” ou “de Z a A”). Se os dados forem numéricos, você poderá classificá-los em ordem crescente ou decrescente. Se um intervalo de dados tiver uma linha ou coluna que contenha dados de hora ou data, você poderá classificá-los em ordem cronológica progressiva ou inversa. Também é possível classificar dados pré-formatados formatando elementos.

Você pode classificar os dados por uma condição (por exemplo, classificar uma lista de funcionários por sobrenome) ou várias (por exemplo, classificar uma lista de funcionários por cargo e, dentro de cada cargo, classificar os sobrenomes em ordem alfabética). Os dados podem ser classificados por uma coluna (ou múltiplas colunas) ou por linha.

Classificar por um critério

Passo a passo:

1. Na coluna pela qual a classificação será realizada, você precisa selecionar qualquer célula (não é necessário selecionar a coluna inteira).
2. Na aba Dados encontre um grupo de comandos.

Observe que as letras neste botão indicam apenas a direção de classificação e a aparência do botão permanece a mesma para dados de texto e numéricos.

Existe outra maneira conveniente de classificar os dados: clicando com o botão direito na célula da coluna pela qual a classificação será realizada, selecione o item no menu de contexto Ordenação e então - a opção de classificação necessária.

Passo a passo:

1. Selecione uma célula da matriz de dados que está sendo classificada.

Se um intervalo de dados contiver colunas ou linhas vazias, o Excel as perceberá automaticamente como os limites da matriz de dados classificada. Neste caso, você deve selecionar todos os dados a serem classificados.

1. Na aba Dados encontre um grupo de comandos e selecione um comando dele Ordenação .
2. Defina níveis de classificação sequencialmente (determinados pelo nome da coluna).

Ao clicar na seta ao lado dos três campos ( Coluna, Ordenação, Ordem) você deve selecionar:

1. O nome da coluna a ser classificada.
2. Tipo de critério (dependendo se a classificação será feita por valores de dados na coluna, ou por desenho de célula, ou por ícone de célula).
3. Ordem de classificação (decrescente ou crescente).

Se a coluna selecionada para classificação contiver os nomes dos meses ou dias da semana, então na lista de campos Ordem você pode selecionar a opção Lista personalizada e em uma nova janela selecione uma das opções de classificação propostas.

Classificar por formatação

Freqüentemente, para analisar dados, as células (ou fontes) são preenchidas com cores. A classificação também pode ajudá-lo a organizar os dados com base na formatação.

Procedimento passo a passo:

1. Clique em qualquer célula da coluna pela qual deseja classificar.
2. Na aba Dados selecione o grupo e depois selecione a equipe Ordenação.
3. Em campo Coluna especifique a coluna pela qual a classificação será realizada.
4. Em campo Ordenação Selecione o critério de classificação no menu pop-up: cor da célula, cor da fonte ou ícone de célula.
5. Campo Ordem contém duas listas suspensas. Na primeira é necessário selecionar o tipo de critério e, na segunda, a colocação das células ordenadas por este critério (linha Acima ou De baixo ).
6. Se necessário, adicione outro critério de classificação na janela Ordenação você precisa selecionar um botão Adicionar nível.

Você também pode utilizar o comando “Copiar Nível”, substituindo o valor anterior no campo “Pedido” por um novo.

1. Após selecionar a classificação, pressione o botão OK.

Antes de organizar (classificar) números no Excel, você precisa ter certeza de que todos eles estão escritos no formato exigido. Caso contrário, o resultado poderá estar incorreto ou o comando que permite realizar a ordenação ficará indisponível.

Formatos que permitem ordenar em ordem crescente e decrescente: geral, numérico, financeiro, monetário.

Você pode verificar o formato das células assim: clique com o botão direito no intervalo desejado e selecione o comando “Formatar células” no menu de contexto que aparece.

A primeira maneira de organizar os números em ordem crescente no Excel

A tabela de origem contém: nome completo do funcionário, cargo e tempo de serviço.

É necessário organizar os dados de acordo com o tempo de serviço – do menor para o maior.

Para fazer isso, você precisa selecionar um intervalo de números que precisam ser classificados. No nosso caso, este será o intervalo D3:D8.

Um aviso poderá ser emitido se houver dados próximos ao intervalo especificado. Dentre as ações propostas, você precisa selecionar “Classificar dentro da seleção especificada” e clicar no botão “Classificar”.

Com isso, os dados serão ordenados e o funcionário com menor experiência profissional será exibido em primeiro lugar.

Segunda maneira de organizar os números em ordem crescente no Excel

A primeira etapa será a mesma do primeiro método - você precisa selecionar o intervalo de números que deseja classificar.

Em seguida, na barra de ferramentas da seção "Página inicial", clique no botão "Classificar e filtrar". Aparecerá um submenu no qual você precisa selecionar o comando “Classificar do mínimo ao máximo”.

Este comando permitirá que você classifique os números em ordem crescente.

Até mesmo os iniciantes podem classificar dados no Excel. É difícil não notar três botões na fita ao mesmo tempo.

Mas às vezes eles perguntam como classificar os dados em uma tabela do Excel por colunas, por cor, etc. Todas essas tarefas podem ser facilmente resolvidas no Excel.

Classifique por várias colunas no Excel

Você pode classificar as linhas no Excel por várias colunas ao mesmo tempo. Neste caso, a primeira coluna especificada é classificada. Em seguida, as linhas onde as células da coluna classificada são repetidas são classificadas pela segunda coluna especificada e assim por diante. Assim, o relatório de vendas pode ser organizado primeiro por região, depois dentro de cada região por gestor, depois dentro de uma região e gestor por grupo de produtos.

Depois de selecionar uma célula ou a tabela inteira, chame o comando de classificação na faixa de opções. Se necessário, marque a caixa Meus dados contêm cabeçalhos e adicione o número necessário de níveis.

Classifique por sua própria lista

A maioria dos usuários sabe como classificar linhas no Excel por números alfabéticos ou crescentes. Mas às vezes você precisa organizar as linhas em uma determinada ordem, o que não corresponde necessariamente ao alfabeto ou à sequência ascendente. Pode ser uma hierarquia de elementos, cidades e países numa sequência conveniente, etc. Em geral, algo que tem lógica própria.

O método mais simples (e, portanto, digno de atenção) é colocar os números em uma coluna lado a lado de acordo com a ordem desejada das linhas e, em seguida, classificar a tabela por esta coluna.

Este método é bom, mas requer a criação de uma coluna temporária adicional. Se a operação for repetida com frequência, levará algum tempo. Se você precisar classificar os mesmos dados, poderá criar uma lista especial, com base na qual a classificação ocorrerá. Esta é a mesma lista usada em .

Vamos para Arquivo – Opções – Avançado – Geral – Editar listas…

Aqui criamos manualmente ou importamos uma lista ordenada na ordem desejada.

Agora na janela de classificação no campo Ordem preciso escolher Lista personalizada...

E na próxima janela, especifique a lista desejada.

A lista criada também pode ser utilizada em outros arquivos Excel.

Classifique no Excel por cor da célula, fonte, ícone

Nas configurações de classificação você também tem a opção de usar cor, fonte e ícone da célula (de ). Se você usar o preenchimento para formatar células individuais (por exemplo, para indicar produtos ou clientes problemáticos), elas poderão ser facilmente colocadas no topo da tabela usando a classificação.

Classificando por Colunas

Você também pode classificar por colunas no Excel. Para fazer isso, selecione a tabela junto com os nomes das colunas. Em seguida, na janela de classificação, primeiro clique Opções e ligue o interruptor colunas de intervalo.

As seguintes configurações são usuais: definir a linha (!) e ordenar. A única coisa é que agora você não pode usar nomes de linhas (por analogia com nomes de colunas), haverá apenas números.

Classificar subtotais

Excel tem uma ferramenta como Subtotais. Resumindo, é necessário criar automaticamente subtotais sob um grupo de células que sejam de alguma forma homogêneas.

Se você precisar encontrar um valor específico em uma tabela, é mais conveniente fazer isso em dados classificados. A seguir, veremos como classificar uma tabela no Excel por ordem decrescente ou crescente, cor do texto ou da célula e muito mais.

Para classificar tabelas no Excel, use o item de menu "Classificação e Filtragem" na guia inicial. A classificação mais simples fornecida em uma tabela do Excel é crescente ou decrescente, que pode ser aplicada tanto a valores de texto quanto a valores numéricos.

Para uma classificação adequada, todas as células classificadas devem ter o mesmo formato, por exemplo, todas as células com números devem estar no formato numérico. Além disso, não deve haver espaços extras antes dos valores e não deve haver linhas ou colunas ocultas no intervalo classificado.

A classificação de valores em uma tabela do Excel começa com a seleção da coluna a ser classificada. Basta colocar o cursor na primeira célula da coluna. Em nosso exemplo, selecione a primeira célula da segunda coluna e selecione no menu "Classificação e Filtragem", e indique "Ordernar ascendente".

Como resultado da classificação dos dados na tabela, os valores da segunda tabela são classificados em ordem crescente, mas a primeira célula permanece em seu lugar. Isso ocorre porque, por padrão, a primeira linha da tabela é considerada cabeçalho, ou seja, nomes de colunas e não é classificado.

A gama de dados classificados se expande automaticamente, ou seja, O Excel seleciona automaticamente toda a tabela e classifica os dados em linhas de acordo com a coluna selecionada. Se você selecionar todas as células em uma coluna que deseja classificar e selecionar classificação crescente ou decrescente, o Excel exibirá uma mensagem solicitando que você selecione uma opção de classificação. A opção estará disponível "Expandir automaticamente o intervalo selecionado", que selecionará a tabela inteira, e "Classificar dentro da seleção especificada", o que permitirá classificar apenas a coluna selecionada sem afetar os dados nas colunas adjacentes. Neste caso, a primeira célula novamente não será levada em consideração na classificação.

Para classificar as tabelas no Excel completamente por todas as células selecionadas, você deve ir ao menu "Classificação e Filtragem" Selecionar item "Classificação personalizada...".

Nesse caso, veremos imediatamente qual parte da tabela o Excel seleciona para posterior classificação.

Para selecionar toda a área de dados, na janela que aparece, "Ordenação" remova a marca de seleção do item "Meus dados contêm cabeçalhos".

Agora nesta janela você pode configurar a ordenação de nossos dados. Na primeira coluna "Coluna" em linha "Ordenar por" selecione a coluna na qual deseja classificar os dados. Na segunda coluna "Ordenação" Você deve selecionar a condição pela qual a classificação será realizada. Opções disponíveis "Valores", "Cor da célula", "Cor da fonte" E "Ícone de célula". No nosso caso, classificaremos os valores. Bem, na última coluna "Ordem" você pode selecionar a ordem de classificação dos valores "Ascendente", "Descendente" E "Lista personalizada". Vamos escolher em ordem crescente. Como resultado, os valores da coluna do meio são classificados.

Você também pode personalizar a classificação de uma coluna individual. Além disso, você pode configurar vários níveis de classificação no Excel. Por exemplo, vamos classificar a primeira coluna em ordem crescente e, em seguida, classificar o resultado da classificação da segunda coluna em ordem crescente. E classificaremos a última terceira coluna primeiro pela cor da célula e depois pela cor da fonte. Para adicionar um novo nível você precisa na janela "Ordenação" aperte o botão "Adicionar nível", e a ordem dos níveis é importante.