Правильне оформлення листа англійською мовою. Переписка для чайників або які фрази можна використовувати в ділових листах. Для додаткових аркушів використовуйте другу сторінку фірмового бланка

Олена Соловйова, менеджер проектів у компанії Лабораторія Касперського, спеціально для блогу поділилася порадами про те, як вести ділове листування з іноземними колегами та партнерами англійською мовою. Стаття бере участь у конкурсі.

Електронні повідомлення дають можливість швидко обмінюватись інформацією на великих відстанях. За швидкістю передачі ідеї це прирівнює їх до телефонної розмови. Однак електронні листи зберігаються на поштових серверах і використовуються як свідоцтво наших слів. Тому електронна листування вимагає відповідального ставлення.

Завдання стає складнішим, якщо ви спілкуєтеся нерідною англійською мовою з представниками інших культур. У статті я поділюся, на що в цьому випадку звернути увагу, як уникнути помилок та досягти порозуміння з іноземними колегами та партнерами.

Етикет

Незалежно від того, з ким і якою мовою ви листуєтеся, не забувайте про правила email-етикету.

1. Чітко вкажіть тему листа (Subject).

За результатами дослідження агентства Radicati Group, представники бізнесу одержують до 80 електронних листів на день. Як переконати прочитати саме ваш лист? Складіть заголовок, який повністю відбиває зміст. Чим зрозуміліше, про що йдеться, тим швидше співрозмовник прочитає повідомлення.

Ні: « Idea».

Так: «H ow to boost on-line sales by 15% by the end of Q4 2017».

2. Використовуйте професійне вітання та уникайте панібратства.

Ні:"Hey", "Yo", "Hiya".

Так: "Dear", "Hello", "Hi".

3. Перечитайте листа перед відправкою. Помилки та друкарські помилки негативно вплинуть на ваш образ в очах співрозмовника.

4. Якщо ви вводите листування нового співрозмовника, коротко опишіть передісторію питання. Не примушуйте його прогортати вниз і читати всі повідомлення на тему. Опишіть суть питання, що було обговорено, що ви хочете про це сказати.

5. Відповідайте на повідомлення. Якщо у вас немає часу провести дослідження теми, підтвердіть, що лист отримано, і вкажіть, коли ви зможете зайнятися питанням.

6. Не використовуйте червоний колір, щоб привернути увагу до ідеї. Червоний говорить про небезпеку та викликає негативні емоції. Для виділення використовуйте спеціальні слова та фрази, а не графіку або колір:

• I would like to underline→ Я хотів би підкреслити.
• I would like to draw your attention→ Я хотів би привернути вашу увагу.
• Please pay attention→ Будь ласка, зверніть увагу.
• Please note→ Будь ласка, майте на увазі.

Аудиторія

Англійська мова - універсальна мова спілкування людей із різних країн. Але це не означає, що стиль листування завжди буде однаковим. Розглянемо відмінності.

Китай, Японія, арабські країни

Під час спілкування з колегами та партнерами з цих країн, особливо на початку знайомства, використовуйте максимально ввічливі форми. Кожен лист починайте з ввічливого привітання та форм етикету, наприклад:

• Hope this email finds you well→ Сподіваюся, у вас все добре,
• Sorry for bothering you→ Перепрошую за те, що відволікаю.
• Might I таке moment of your time? →Чи можу я зайняти у вас хвилину?

Використовуйте максимально ввічливі форми запиту:

• I would be grateful if you could…→ Я був би дуже вдячний, якби ви могли…
• Could you please be so kind… →Будьте так ласкаві…

Німеччина, Великобританія

Зменшіть модальність фраз, але не відмовляйтеся від ввічливих форм та форм етикету:

• Ви повинні мати будь-які інші питання, майте на меті не contact.→ Якщо у вас виникнуть запитання, будь ласка, звертайтесь,
• I would appreciate ваш Help в цьому matter.→ Буду вдячний за вашу допомогу.
• I await a response at your earliest convenience.→ Дайте відповідь за першої можливості.

США

Опустіть форми етикету, якщо тільки ви не спілкуєтеся з колегою або партнером, що стоїть вище вас. Чітко опишіть, що сталося і що вам потрібно. Чим менше конструкцій з would, could, might, тим краще.

Африка, Південна Америка

Якщо ви вже знайомі з колегою або партнером із цих країн, поцікавтеся, як у нього справи, як живе його родина. Звернення до особистого не сприймається як поганий тон, навпаки, допомагає встановити добрі стосунки.

Мовні принципи

Розглянемо загальні засади складання електронного листа.

Скорочуйте

У діловому листуванні немає місця фігурам мови, складним конструкціям і складним часом. Основне завдання листа – без втрат донести ваше повідомлення. Тому все, що може ускладнити розуміння, має бути видалено.

You may remember John whom we met at the conference, he was в його funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him.→ Ти, мабуть, пам'ятаєш Джона, якого ми зустріли на конференції, на ньому ще був його смішний піджак, і він голосно розмовляв. Нещодавно я поцікавився, як у нього справи, і він відповів, що працює над дуже цікавим проектом, і попросив мене йому допомогти.

John Johnson є новим роботодавцем на новому програмі для його company. Він налаштований, щоб стати його subcontractor на проекті. →Джон Джонсон зараз працює над новою партнерською програмою для своєї компанії. Він запропонував нам стати підрядником у цьому проекті.

Відмовтеся від жаргонізмів

Відмовтеся від жаргонізмів навіть якщо ви спілкуєтеся з колегами, які знаються на питанні. Ваше листування можуть надіслати людям, які не знайомі з темою.

Зверніть увагу на титул, ім'я та стать співрозмовника

У російській все просто: Іванова, - жінка, Іванов - чоловік. В англійській мові все не так однозначно. Наприклад, Jody Jonson, це чоловік чи жінка? Прізвище нам ні про що не скаже. Більше того, ім'я Jody носять і чоловіки, і жінки:

Якщо ви не впевнені, хто ваш співрозмовник, уточніть у колег, знайдіть його обліковий запис у соціальних мережах. Назвавши Mr Johnson Mrs Johnson, ви поставите себе у незручне становище.

Відмовтеся від жартів та особистих коментарів

Строго формальний стиль не є обов'язковим, але важливо звучати професійно.

Заберіть прийменники там, де це можливо

Велика кількість приводів ускладнює розуміння та створює ефект «води» у тексті. Наприклад, замість The meeting on December 1 про marketing strategy→ «Зустріч першого грудня на тему маркетингової стратегії», напишіть The December 1 Marketing strategy meeting→ «Зустріч із маркетингової стратегії 1 грудня».

Замість фразових дієслів come up with- придумати, і find out- з'ясувати, використовуйте їх безпропозиційні синоніми generateі determine.

Уникайте знаків оклику

Передати емоції через електронний лист складно. Вигук у тексті сприймається як підвищення тону.

Якщо в повідомленні багато знаків оклику, вони знецінюються. Співрозмовник перестане сприймати їх як заклик звернути увагу.

Обмежтеся п'ятьма пропозиціями

За словами Гая Кавасакі, якщо повідомлення складається з менш ніж 5 пропозицій, воно звучить брутально, якщо більше - це втрата часу.

Використовуйте короткі слова, речення та абзаци

Цей принцип особливо актуальний для тих, хто працює з поштою з телефону або планшета: потрібно швидко прочитати листа, зрозуміти та відповісти, розмір екрану вносить обмеження. Чим коротший текст у повідомленні, тим швидше його прочитають.

Відмовтеся від пасивної застави

Ні: The information was sentme by Peter→ Інформація була надіслана мені Петром.

Так: Peter sent me this information→ Петро надіслав мені цю інформацію.

Використовуйте списки

Якщо ви цікавитеся думкою колеги з питання та пропонуєте йому вибір із альтернатив, перерахуйте їх у вигляді нумерованого списку. Інакше ви ризикуєте отримати у відповідь односкладове Yes. Співрозмовник хоче швидко відповісти на повідомлення. Йому зручніше сказати так, ні або вказати цифру варіанта, що сподобався. В інших ситуаціях списки структурують текст та допомагають розумінню.

Поставте дедлайн

Якщо вам потрібний зворотний зв'язок до певної дати, вкажіть її у листі. Це дисциплінує співрозмовника, і він не затягуватиме з відповіддю.

Структура листа

Електронний лист складається з п'яти значеннєвих частин:

1. Вітання.
2. Повідомлення.
3. Закриття.
4. Прощання.
5. Підпис.

Розглянемо стандартні фрази кожної частини.

Вітання

Використовуйте слова Dear, Hello, Greetings(якщо ви ще не знайомі із співрозмовником) та Hi(Ближче до неформального).

Повідомлення

Це найінформативніша частина. У ній ми повідомляємо інформацію, даємо деталі, сперечаємося, пропонуємо ідеї тощо. Розглянемо корисні фрази щодо різних типів повідомлення.

Як відкрити повідомлення

Використовуйте нейтральні фрази для повсякденного спілкування з колегами та формальні фрази для повідомлень начальству, клієнтам та партнерам.

Формально	Напівформально	Нейтрально
I am writing to… Пишу, щоб…	Just a quick note to tell you that… Коротка ремарка, …	Thank you for your mail… Спасибі за лист…
In accordance with your request… Відповідно до вашого запиту…	This is to… Цей лист, щоб…	Thank you for your mail regarding… Дякуємо за лист щодо…
We refer to our mail regarding … Посилаючись на нашого листа щодо …	I wanted to let you know that / tell you about / ask you if… Я хотів повідомити, що…/розповісти про…/запитати вас…	In reply to your mail … У відповідь на Ваш лист…
I am writing with regard to… Пишу про…		Referring to your email dated … Посилаючись на ваш лист від …
Thank you for your e-mail of (date) regarding… Дякуємо за ваш лист від (дата)…
З посиланням на наш телефонний дзвінок на Friday, я хотів би, щоб ти знав, що… Посилаючись на нашу телефонну розмову в п'ятницю, я хотів би вам повідомити, що …
I am writing to enquire about… /in connection with.../to let you know that…/to confirm… Я пишу, щоб дізнатися/Я пишу у зв'язку з /Я пишу, щоб повідомити про…/Я пишу, щоб підтвердити…

Як уточнити дедлайн

Вкажіть годину та часовий пояс. Без цього дедлайн розмивається та сприймається як побажання:
Please submit your report (reply) on 10 March, EOB CET→ Будь ласка, надішліть ваш звіт/відповідь 10 березня до кінця робочого дня за середньоєвропейським часом.

Як просити та давати деталі

Даємо деталі:
Просимо деталі:

Як повідомити про проблему

1. Для введення проблеми часто використовують дієслово to flag у значенні «вказувати, наголошувати»:
Flagging ви про те, що…→ Вказуючи на проблему з…
With this letter, I want to flag one problem to you…→ Своїм листом я хочу вказати вам на одну проблему…

2. Для уточнення чи отримання коментарів використовуйте фрази on my/our/your endабо from my/our/your side- «з мого/нашого/твого боку».

3. Часто в контексті обговорення проблем використовується іменник workaround- вихід із ситуації, обхідне рішення.

Як поставити колег у копію

1. Щоб попросити поставити вас у копію, використовуйте фразу Cc me, де Ccвиступає як дієслово «копіювати», тобто ставити в рядок Cc. Від слова Ccутворюється причастя cc’ed- Зверніть увагу на написання. Фраза I was cc’edперекладається як «Мене поставили у копію».

2. Щоб вказати співрозмовнику, що ви додаєте когось до обговорення, напишіть Adding (name) to the thread- Додаю (ім'я) у розмову.

3. Використовуйте знак @, якщо обговорення йде з кількома колегами, але вам потрібно звернутися до одного з них: @ Steve, I believe the next step is on you, right?- @Стів, думаю, наступний крок твій, так?

Як вибачитися

Формально	Нейтрально
We regret to inform you that… На жаль, ми змушені повідомити вас про…	Unfortunately… На жаль…
I am sorry to inform you that… Мені важко повідомляти вам, але…	I am afraid that… Боюся, що…
Please accept our apologies for… Будь ласка, прийміть наші вибачення за…	I would be glad / delighted to/happy to… Я був би радий /Я був би щасливий…
I sincerely regret that… Я щиро жалкую, що…	I'm sorry, but I can't make it tomorrow. Перепрошую, але я не зможу прийти завтра.
Я повинен бути як апологіза для будь-якого незгоди. Я перепрошую за завдані незручності.	Thank you for your understanding. Дякую за розуміння.
	We apologize for… Ми вибачаємось за…
	I am (extremely) sorry that/for… Прошу вибачити за те, що…

Як просити та пропонувати допомогу

Пропонуємо допомогу:

Формально	Нейтрально
If you wish, I would be happy to… Якщо хочете, я з радістю.	Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу попросити contact me. Якщо у вас виникли запитання, сміливо пишіть мені.
We are willing to arrange another meeting with… Ми хотіли б призначити ще одну зустріч з…	Would you like me to…? Чи можу я (зробити)…?
Ви повинні потрібні будь-яке інше інформаційне/посібник, майте на увазі не будь-яке до contact me. Якщо вам потрібна ще якась інформація/допомога, будь ласка, звертайтесь.	How about I come and help you out? Може, я прийду і допоможу?
Якщо ви хотіли б продовжувати цю розмову, я можу додати (contact) with me. Якщо ви бажаєте продовжити нашу бесіду, прошу без вагань зв'язатися зі мною.
Please do let me know if I can be of further assistance. Будь ласка, повідомте, якщо вам потрібна ще будь-яка допомога.
Let me know whether you would like me to… Повідомте, якщо вам знадобиться моя допомога.

Просимо допомоги:

Переговори

Часто електронна листування має характер повноцінних ділових переговорів. Для їхнього оформлення використовуйте такі фрази.

Висловлюємо задоволення:
Пропонуємо:
Погоджуємося:

• I agree with you on that point.→ Я погоджуюсь з вами за цим пунктом.
• Ви маєте сильний пункт.→ Тут ви маєте рацію.
• I think we can both agree that…→ Я думаю, ми обоє погодимося, що…
• I don't see any problem with that.→ Я не бачу у цьому проблеми.

Не погоджуємося:
Запрошуємо:
Висловлюємо невдоволення:

Як додати до листа додаткові матеріали

Якщо ви прикладаєте до листа документ, зверніть увагу співрозмовника за допомогою фраз:

• Please find attached →До цього листа додається.
• You can find in attachment… →Ви можете знайти у додатку...
• I am enclosing…→ Я прикладаю…
• I forward to you…→ Я пересилаю вам…
• We are pleased to enclose…→ Ми раді надіслати вам…
• Attached you will find...→ У прикріпленому файлі ви знайдете…

Закриття

Перш ніж попрощатися співрозмовником, подякуйте йому за певний час, висловіть свою готовність допомогти та/або надати роз'яснення та деталі.

Формально	Нейтрально
I look forward to hearing from you. Чекаю вашої відповіді	Looking forward to hearing from you. Чекаю вашої відповіді
I look forward to your reply. Чекаю вашої відповіді	Hope to hear from you soon. Сподіваюся незабаром отримати від вас повідомлення.
Do not hesitate to contact me if you need any asistance. Звертайтеся, якщо вам знадобиться будь-яка допомога.	Let me know if you need need anything else. Дайте мені знати, якщо вам знадобиться ще щось.
Should you have any question, please feel free to let me know. Якщо у вас є питання, будь ласка, звертайтеся.	Have a nice day/weekend. Гарного дня/тижня.
Thank you for your kind assistance. Спасибі велике за допомогу.	Thank you for your help. Спасибі за допомогу.
Thank you in advance! Наперед дякую.	Thanks for your e-mail, він був wonderful/great to hear from you. Дякую за листа, дуже радий був отримати від вас звістку.
Apologize for the inconvenience! Прошу вибачення за незручності!

Як розібратися в абревіатурах

Зверніть увагу на абревіатури, які використовують іноземні співрозмовники в електронному листуванні незалежно від стилю:

• EOB (end of business day) → кінець робочого дня.
• SOB (Start of Business Day) → початок робочого дня.
• EOQ (end of quarter) → до кінця кварталу.
• TBD (to be determined) або TBA (to be announced), використовуємо, коли інформація про терміни чи дати ще відомо.
• PTO (paid time off) → відпустка.
• OOO (Out of office) → поза офісом, не на роботі. Фраза використовується в автовідповідях.
• FUP (follow up) → простежити, взяти на контроль.
• POC (point of contact) → контактна особа.
• FYI (for your information) → для вашої інформації.
• AAMOF (As A Matter Of Fact) → по суті.
• AFAIK (As far as I know) → наскільки я знаю.
• BTW (By The Way) → до речі.
• CU (see you) → побачимося
• F2F (face to face) → наодинці.
• IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → на мою скромну думку.

Прощання

Для прощання використовуйте фрази: best regards, regards, kind regards, best wishes, warm wishes, sincerely yours(Формально).

Підпис

Вкажіть своє ім'я, прізвище, посаду та контактний телефон. Цим ви дасте співрозмовнику можливість безпосередньо зв'язатися з вами та з'ясувати потрібні деталі.

Шаблони

Якщо ви погано володієте англійською мовою або часто пишіть однотипні листи, зручно мати під рукою кілька готових шаблонів. Наведемо деякі з них.

Оголошення про просування по службі

Subject Line: Firstname Lastname- New Position

I am pleased to announce the promotion of from to . has been with for and has worked in . S/he will be gaining these new responsibilities .

attended and came to після graduation.
During her/his tenure here, has implemented protocols which have improved efficiency in the and has frequently been recognized for outstanding achievement.

Please join me in congratulating на її сприяння, а також придбання його/їх до Нового регіону/Позиції.

Warm Regards,
Name
Title

Тема: Ім'я прізвище- нова посада

Я радий повідомити про просування (ім'я прізвище)з посади (назва)на позицію (назва). (Ім'я)працює в компанії (ім'я компанії) (кількість років)років у відділі (назва відділу).

(Ім'я)навчався в (ім'я університету)і прийшов у (Назва компанії)після закінчення.
За час його/її роботи тут, (ім'я)запустив протоколи, які підвищили ефективність у (назва департаменту)і часто отримував визнання за свої досягнення.

Давайте разом привітаємо (ім'я)з новою посадою та привітаємо його/її у новому відділі (назва відділу).

З повагою,
Ім'я
Посада

Привітання з новою посадою

Subject line: Congratulations on Your Promotion

Dear ,
Congratulations on your promotion to . I heard про ваш well-deserved promotion через LinkedIn. Ви маєте fin fin job there для багато років, і ви позбавите відкликання і відповідності з the position.
Best wishes for continued success in your career.
Sincerely,
Name
Title

Тема: Вітаю з новою посадою

(Ім'я), вітаю з просуванням на посаду/у відділ (назва посади/відділу). Я дізнався про ваше заслужене підвищення через LinkedIn. Ви добре працювали на попередньому місці багато років і заслужили визнання та відповідальність нової посади.
З повагою,
Ім'я
Посада

Прийом на роботу (для претендента)

Subject line: Welcome!
Dear ,
Я був сприйнятий до того, що ви прийняли позицію з нашим фірмою, і що ви збираєтеся всi September 7. Welcome aboard!

You’ll be working closely with me for the first couple of weeks, until you get to know the routine here.

I'm looking forward to hearing your ideas. Don't hesitate to call, text, або e-mail для мене будь-які питання до свого першого дня.

Best wishes,
Name
Title

Тема: Ласкаво просимо!

(Ім'я)я радий, що ви прийняли запрошення на позицію в нашій компанії, і ви приєднаєтеся до нас 7 вересня. Ласкаво просимо!
Ми будемо тісно працювати разом перші пару тижнів, доки ви не познайомитеся з нашими порядками.
Чекаю на ваші ідеї. Телефонуйте, пишіть смс, надсилайте емейли, якщо у вас з'являться запитання до першого дня.
З повагою,
Ім'я
Посада

Прийом на роботу (для колег)

Dear Staff:
is joining our team on May 1. will work as a in the Department.

So, if you see a new face on May 1, let know that you are excited про його/його зайнятися нашим team.

has worked at two other companies over the past ten years, so he/she brings wealth of knowledge about .

's Bachelor's degree is from where he/she majored in .

has a passion for .

I appreciate you joining me in providing a warm welcome for .

With excitement,
Name of Department Manager / Boss

Шановні колеги,
(Ім'я прізвище)приєднається до нашої команди 1 травня. (Ім'я)буде працювати як (назва посади)в (назва відділу).

Тому, якщо ви побачите нову особу 1 травня, дайте зрозуміти (Ім'я), що ви раді бачити його у своїй команді.

(Ім'я)працював у двох інших (Назва компаній)компаніях протягом останніх десяти років, тому він/вона принесе нам багаті знання про (назва області).

(Ім'я)має ступінь бакалавра (назва дисципліни) (назва університету).

(Ім'я)захоплюється (назва).

Приєднуйтесь до моїх теплих привітань (Ім'я).

З хвилюванням,
Ім'я керівника департаменту/начальника.

Відхід з компанії

Dear colleagues,
I'd like to let you know that I am leaving мої позиції на on .
Я мав приємний на мою стежку на, і я ймовірно, що маю можливість працювати з вами. Будь ласка, щоб підтримувати і нав'язувати вас, що я маю протягом мого часу at .

Я думаю, що я можу попросити вас, клієнтів, і компанії, я можу дати мені наперед, щоб почати новий період з нами.

Please keep in touch. I can be reached at my personal email address or my cell phone . Ви можете зробити мене на LinkedIn: linkedin.com/in/firstnamelastname.
Thanks again. It's been a pleasure working with you.

Best Regards,
Your

Дорогі колеги,
Хочу повідомити, що я залишаю свою посаду в компанії (назва компанії) (дата).
Я був радий працювати в (Назва компанії), та ціную надану можливість
працювати з вами. Дякую за підтримку та натхнення, які ви давали мені під час
моєї роботи в (Назва компанії).

Але незважаючи на те, що мені не вистачатиме вас, клієнтів та компанії, я хочу почати
новий етап моєї кар'єри.

Будь ласка, залишайтеся на зв'язку. Зі мною можна зв'язатися з особистим імейлом (адреса
електронної пошти)або телефоном (Номер). Мене також можна знайти в LinkedIn: (Адреса сторінки).
Ще раз дякую. Я був радий працювати з вами.

З повагою,
Ваш (ім'я)

День народження

Якщо потрібно привітати колегу з днем ​​народження, корисно мати під рукою кілька чергових фраз:

• May all your wishes come true → Нехай усі твої мрії збудуться.
• I wish you a happy birthday → Бажаю тобі щасливого дня народження.
• Happy Birthday! Enjoy your wonderful day → З Днем Народження! Насолоджуйся своїм чудовим днем.
• I want to wish you all the best! Я хочу побажати тобі всього найкращого! Сподіваюся, що цей день такий же чудовий, як і ти, адже ти заслуговуєш на найкращого.
• Have a wonderful day! I wish you many nice presents and lot of fun! → Нехай у тебе буде чудовий день! Бажаю тобі багато приємних подарунків та масу задоволення!

Перенесення або скасування зустрічі/дзвінка

Hi everyone,
Due to , the time of the has been changed from at in to at in .
Якщо ви маєте будь-які запитання, я можу зателефонувати мені.
Best regards,
Name

Всім привіт!
Через (назва проблеми)час (назва заходу)змінюється: з (дата час)в (місце зустрічі)на (дата час)в (місце зустрічі).
Якщо у вас є питання, будь ласка, звертайтеся.
З повагою,
Ім'я

Dear colleagues,
Тому що деякі вірогідні circumstances, I have to reschedule our meeting to at . I hope you/everyone is comfortable with this new schedule. Якщо ви/будь у вас проблемою з цією новою програмою, я можу помітити на вашій найближчої convenience.
Sorry for inconvenience caused!
Kind regards,
Name
Title

Шановні колеги!
В силу непереборних обставин, я змушений перенести нашу зустріч на (дата час)в (місце проведення). Я сподіваюся вам/усім підходить новий розклад. Якщо вам/комусь не підходить нова програма, будь ласка, дайте мені знати якнайшвидше.
Прошу вибачення за незручності!
З повагою,
Ім'я
Посада

Детальні поради щодо принципів побудови стандартних листів та інші шаблони доступні на сайті https://www.thebalance.com.

Робота з мовою

Електронне спілкування не обмежується використанням стандартних фраз та шаблонів. Повідомлення містять опис унікальної проблеми чи ситуації. Якщо погано володієш мовою, як бути впевненим, що лист складений коректно та витриманий у бізнес-стилі?

Використовуйте тлумачні словники

Двомовні словники допоможуть, якщо ви не знаєте перекладу слова. Але від них мало сенсу, коли йдеться про стилістику. Використовуйте англійські тлумачні словники: у них вказується стиль (формальний та неформальний) та дається опис ситуацій використання слова.

Словники професійних видавництв з навчання англійської мови доступні онлайн: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Скорочена версія представлена ​​безкоштовно, повну потрібно купувати, але для цілей ділового листування скороченого цілком достатньо.

Будова словникової статті:

• частина мови,
• транскрипція з можливістю прослухати вимову,
• визначення,
• приклади використання,
• синоніми,
• часто використовувані словосполучення зі словом та фразеологізми.

Зверніть увагу на позначку formal/neutral/informal(Формальний, нейтральний, неформальний), використовуйте слова стилю formal або neutral. Якщо вибране слово позначено як informal, вивчіть розділ із синонімами.

Не ігноруйте приклади, вони допомагають правильно помістити вибране слово чи фразу в речення.

Використовуйте словники-активатори

Ці словники побудовані не так на принципі алфавіту слів, як традиційні словники, але в принципі алфавіту понять. Наприклад, ви хочете передати поняття «красиво». Знайдіть поняття beautiful у словнику-активаторі. Під ним розташований список синонімів слова beautiful з визначеннями, прикладами та поясненнями різниці між ними. В одному місці зібрані всі можливі варіанти вираження ідеї «красиво», і не потрібно шукати кожне слово окремо.

Сьогодні словник-активатор виходить під маркою Longman: Longman Language Activator.

Перевіряйте поєднання слів за допомогою Google пошуку

Якщо в російській фразі слова поєднуються, їхній спільний переклад англійською не завжди коректний. Забийте фрази англійською в пошуковик і перевірте, чи зустрічаються слова поруч.

Перевіряйте граматику тексту

Якщо ви погано володієте мовою, використовуйте спеціальні послуги для перевірки граматики та пунктуації, наприклад, Grammarly.

Висновок

Якщо ви ведете електронну листування з іноземними колегами, партнерами та клієнтами, але англійською мовою володієте не дуже добре, скористайтеся чекістом:

• Визначте свою аудиторію. Зважайте на її специфіку при складанні повідомлення.
• Перевірте, чи не можна адаптувати існуючий шаблон для вашої мети. Можливо, ви бажаєте привітати колегу з днем ​​народження? Використовуйте шаблон.
• Складіть план листа. Спирайтеся на стандартну структуру електронного повідомлення. Впевніться, що ви нічого не пропустили.
• Виберіть найпоширеніші фрази, які ви будете використовувати. При виборі стилю фраз орієнтуйтесь на аудиторію.
• Заповніть побудовану структуру своїми словами та реченнями.
• Перевірте всі повідомлення на коректність мови через сервіси, словники та пошук Google. Ви врахували стиль вибраних слів? Вони поєднуються один з одним?
• Переконайтеся, що ви не порушили принципи написання електронного листа. Чи можна його скоротити без втрати сенсу? У ньому є жаргонізми?
• Прочитайте повідомлення. Перевірте, що імейл етикету дотримано. Чітко вказано тему листа? Виправлені всі друкарські помилки?
• Натисніть Send!

Знання правил офіційного листування англійською стане в нагоді для заявок на вступ до закордонної школи або університету, поїздки на літню або зимову школу за кордон, здавання ЄДІ, листування із закордонними партнерами. У статті ми розповімо, як написати діловий лист або електронну пошту англійською мовою.

Структура паперового листа

Є дев'ять обов'язкових елементів, без яких не обійтися при написанні офіційного листа англійською мовою:

Адреса відправника:перше, що вказується в листі – це ваша адреса. Його пишуть у правому верхньому кутку аркуша.

Дата: за адресою ви вказуєте дату складання листа. Не забудьте пропустити рядок між адресою та датою.

Адреса одержувача:після дати пишеться адреса одержувача. Він розташований у лівій половині листа нижче адреси відправника та дати написання листа.

Привітання: Розташоване за адресою одержувача. Над і під вітанням зробіть відступ розміром у рядок.

Тема листа: як і e-mail, офіційний лист повинен мати тему або причину, з якої ви звертаєтесь до одержувача.

Основна частина: тут є основний текст листа. Запам'ятайте правило: одна думка – один абзац. Наприкінці основної частини позначте, які дії ви очікуєте від адресата після отримання листа.

Висновок: перед ув'язненням не забудьте зробити відступ. Докладніше про те, як правильно закінчити лист, читайте далі.

Підпис: підпис ставиться після заключної фрази листа вручну.

Ваше ім'я друкованими літерами:під підписом вкажіть ім'я та прізвище.

Як написати привітання

Почніть офіційний лист із звернення «Dear». Заборонені слова на кшталт «hi» чи інші неформальні привітання. Якщо ви хочете зробити лист суворішим, не звертайтеся до адресата на ім'я, обмежтеся прізвищем. У деяких ситуаціях звернення на ім'я допустиме: якщо ви знаєте людину особисто або вона наполягла на зверненні на ім'я. В інших випадках дотримуйтесь наступних правил:

• Sir та Madam – почніть лист із звернення «Dear Sir or Madam» у випадку, якщо не знаєте ім'я одержувача: коли ви пишете до адміністрації університету і не знаєте, хто прочитає лист.
• Mr, Mrs, Dr та ін. – коли знаєте ім'я одержувача, звертайтеся до нього на прізвище з використанням титулу або звання, якщо такі є. Якщо адресат чоловік використовуйте скорочення Mr.+прізвище: «Mr. Smith», якщо жінка – скорочення Ms.+прізвище – «Ms.Smith». Виняток становлять випадки, коли ви знаєте, що одержувач має титул або звання, наприклад Dr.Smith або Captain Smith.

Як написати висновок

Є кілька способів закінчити лист:

• Yours faithfully – використовується, якщо ви розпочали лист словами «Dear Sir or Madam».
• Yours sincerely – пишеться, якщо на початку листа ви звернулися до адресата на ім'я.
• Yours truly – використовується, якщо ви знайомі з одержувачем, але не зустрічалися у реальному житті. Звертання використовується в основному в Америці.

Не забувайте, що в кінці заключної фрази має стояти кома.

Правила написання електронних листів

Електронні листи вважаються менш формальними, ніж паперові, але це не означає, що в них можна використовувати фамільярні вирази чи сленг. Ви повинні бути ввічливими, навіть якщо у формі листа допускаються деякі вільності.

Обов'язкові пункти в електронному листі:

Ваша e-mail адреса

Заведіть окрему скриньку для професійних цілей, таких як написання листів до приймальної комісії університету або потенційних роботодавців.

Адреса зі смішною назвою не справить враження на адресата, він може не сприйняти вашого листа всерйоз. Скористайтеся наступним шаблоном для адреси e-mail: ім'я.прізвище [email protected]

Тема

У цьому рядку слід коротко викласти суть електронного листа. Не робіть опис надто докладним – вкажіть головне. Цей рядок відіграє важливу роль – саме він може привернути увагу одержувача та виділить вашого листа серед інших.

Уникайте теми листа слів «Urgent!» або Attention!, якщо ваша ситуація не вимагає негайної відповіді. Якщо ви пишете, що лист терміновий, а це насправді не так, це розлютить одержувача.

Вітання

Якщо ви хочете дотримуватися офіційного стилю в електронному листі, дотримуйтесь рекомендацій для офіційного паперового листа.

Якщо ви вже листувалися – зверніть увагу, як людина підписувала листи: лист був підписаний ім'ям та прізвищем – дотримуйтесь такого ж формату при зверненні. Запам'ятайте, що звертатися до адресата потрібно також, як він звертається до вас: якщо його лист починається з «Dear», ваша відповідь також має починатися з цього слова. Якщо лист починається з «Hi», ви маєте право відповісти також.

Іншим варіантом привітання, який можна віднести як до формального, так і до неформального, є «Good day» та «Good evening». Воно трохи більш дружнє та особисте, ніж «Dear».

У разі менш офіційного спілкування допускається привітати адресата словами «Hello» або «Hi».

Підпис

Електронні листи мають більш неформальний характер, ніж паперові, тому підпис Yours sincerely буде виглядати дивно. Якщо ви почали електронний лист у більш офіційному стилі, то має сенс дотримуватися його до кінця.

Якщо ви використовували неформальне привітання, виберіть один із варіантів:

– Best wishes,

- Kind regards,

– Best regards,

– All the best,

– Many thanks,

Останні два більше підходять для випадків, коли ви звертаєтесь до одержувача з проханням чи наміром дізнатися про відповідь на запитання. Не забудьте, що в кінці кожної з цих фраз має стояти кома.

Якщо у вас налаштований шаблон, який автоматично ставиться в кінці електронних листів, переконайтеся, що його зміст є прийнятним для вашого адресата. Смішні підписи та картинки неприпустимі для використання в офіційному листі.

Правила хорошого тона

Ще 4 поради щодо написання офіційного листа:

• Не використовуйте розмовну лексику та сленг.
• Пишіть у справі: якщо хочете, щоб вашого листа дочитали до кінця, викладайте думки коротші і ясніші.
• Перечитуйте листа перед тим, як відправити: там не повинно бути помилок – вони можуть підірвати ваш професійний імідж!
• При написанні електронних листів намагайтеся без необхідності не прикріплювати документи, а також не використовувати смайлики та емоджі 🤓.

Ми сподіваємося, що ці поради допоможуть показати себе професіоналом у діловому листуванні.

В даний час для всієї ділової документації характерне використання блокової структури. Вважається, що це найбільше відповідає сучасному діловому стилю. Такий стиль дозволяє, по-перше, заощадити час, а по-друге, підтримувати однакову форму для всієї ділової документації.

Блокова структура означає, що листа можна розбити на окремі блоки - Дата, Адреса, Заголовок, Привітання, Кінцівка і т.д. Чітко певна блокова структура дозволяє легко скласти листа, а однакова форма - швидко орієнтуватися в потоці ділової кореспонденції.

Яскравою характеристикою цього ділового стилю є також відкрита пунктуація, тобто. відсутність непотрібних точок та ком. Це робить структуру листа більш чіткою та прозорою.

Зразок ділового листа англійською мовою

Mr James Hilton
General Manager
JMK Co Ltd
34 Wood Lane
London
Great Britain WC2 5TР

Я бачу, що ви бачите, що ви хотіли, щоб наша спеціальна конференція була в місті Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

Це intensive, practical conference for businessmen aims to:

• збільшення вашої продуктивності бізнесу
• enable networking with business partners

Семінар є Power-packed з різними рисами професійних шоу, які будуть вивчати експертів на багато useful topics.

Якщо ви збираєтеся скористатися ним, я можу скористатися усвідомленим описом форми і повертається до мене після 30 серпня з вашим друзям ₤50 людей.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

John Smith
Conference Secretary

Складові частини ділового листа

Дата

Дата має бути наведена повністю. Для Великобританії характерний такий формат дати: день місяць рік. Коми не використовуються.

приклад

У деяких інших країнах використовується наступний формат дати: місяць/день/рік, причому після дня часто ставиться кома.

приклад

Адреса

Ім'я та адреса одержувача повинні знаходитись на різних рядках. Ім'я одержувача потрібно вказувати точно так, як він підписує свої листи. Наприклад, якщо одержувач підписується Douglas Parsonсаме так і потрібно писати його ім'я, додаючи перед ним Mr. Писати Mr D Parsonне слід.

приклад

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Спеціальні позначки

Якщо лист має конфіденційний характер, це зазвичай вказується в окремому рядку над адресою. Цю позначку можна робити за допомогою символів верхнього регістру або підкреслення.

приклад

Mr Douglas Parson
General Manager
Parsons Co Ltd
14 Bracken Hill
Manchester
Great Britain M50 8FD

Вітання

Якщо в адресі листа ви вказали ім'я одержувача (а не просто назву компанії), необхідно почати лист з особистого привітання.

приклад

Dear Mr Smith
Dear James
Dear Miss Hastings
Dear Margareth

Якщо лист адресований організації, а не конкретній людині, слід використовувати більш формальне привітання Dear Sirs.

приклад

Якщо лист адресований керівнику відділу чи організації, ім'я якого вам невідоме, слід використовувати таку форму привітання.

приклад

Dear Sir or Madam

Заголовок

Заголовок коротко повідомляє про зміст листа. Зазвичай він перебуває через один рядок після привітання. Як правило, для заголовка використовуються символи верхнього регістра, але можна використовувати також перші великі літери та підкреслення всього заголовка.

приклад

Кінцівка

Зазвичай лист закінчують, використовуючи ввічливу кінцівку. Найпоширеніші варіанти кінцівок: Yours faithfully(використовується тільки у поєднанні із зверненням Dear Sir/Sirs/Sir or Madam) та Yours sincerely(Використовується в поєднанні з особистими зверненнями).

Приклади

Dear Sir Dear Sirs Dear Madam Dear Sir or Madam

Yours faithfully

Якщо листа за відправника має підписати хтось інший, то зазвичай перед ім'ям відправника пишуть forабо pp. PP - це скорочено per procurationem, що означає «від імені» будь-кого.

приклад

Yours faithfully

for PATRICK CLARK
Chairman

Вкладення

Найпоширеніший спосіб вказати на те, що в листі є вкладення – це написати Encабо Encsунизу листа, пропустивши один рядок після посади відправника.

приклад

JINA TOMPSON (Mrs)
Sales Manager

for PATRICK CLARK
Chairman

Копії

Якщо потрібно надіслати копію листа третій особі (зазвичай з організації відправника), на це можна вказати за допомогою абревіатури cc. Якщо потрібно надіслати копію листа третій особі (зазвичай з організації відправника), на це можна вказати за допомогою абревіатури cc(copy circulated або courtesy copy) або слова Copy, за яким слідує ім'я та посада одержувача копії. Якщо копії потрібно надіслати двом або більше одержувачам, то їх зазвичай перераховують в алфавітному порядку.

приклад

Copy Edgar Mason, Managing Director
Joanna Yung, Secretary
Andrew Wilson, Accountant

Якщо автор листа не хоче, щоб одержувач листа знав, що цей лист отримає також третю особу, то використовуйте абревіатуру bcc(Blind courtesy copy). Звичайно, це не слід зазначати на оригіналі листа, а лише на копіях.

Англійське офіційне лист не важко написати, проте слід знати порядок його написання, становище кожного з його окремих частин, і як воно має виглядати загалом. Нижче ви можете знайти зразки офіційного листа англійською мовою. Ми сподіваємося, що вони допоможуть вам написати власний лист.

Приклад офіційного листа англійською мовою №1 (щодо оголошення про прийом на курси)

Dear Sir or Madam,

I am writing to enquire o language courses організований з вашої школи. Я знайомий з інформацією про її місцевий newspaper і я можу якомога більше.

Хоча ми не знаємо, що я знаю англійську, після років навчання в школі, я може визначати, що я маю вищу intermediate student. Чи можеш я любити будь-який курс, що ви могли б добре для мене?

I understand from your advertisment that your courses are free. Чи є вони безкоштовно для кожного, або тільки для студентів з вашої школи?

The last question I have concerns your methods of teaching. Як я особливим чином вивчити мою fluency, я можу як знати, що дуже важливим є шкода і які методи будуть використані для школярів, щоб розробити шкідливість розмовляти. Це дуже важлива для мене, тому що моя fluency є бідолашною стороною моєї англійської.

I am looking forward to hearing from you.

Yours faithfully,
XYZ

Приклад офіційного листа англійською мовою №2 (з питаннями щодо оголошення в газеті)

Dear Sir or Madam,

I am writing to ask o holiday apartments in Golden Sands advertised в „Канікули за кордоном” magazine this month.

У вашому розпорядженні ви розумієте, що всі апартаменти є self-catering. Could you tell me what cooking facilities є available in the kitchen? Could you also tell me if cooking utensils are also provided?

Я невідомий з вашого повідомлення, що на пляжі є блискавично. However, я можу також як для пізнання, якщо у готелях є доступ до басейну.

Я повинен бути дуже приємним, якщо ви збираєтеся мені я маю листи з приміщеньми і цінами з огляду на перебування в березні.

Yours faithfully,

Tom Smith

Приклад офіційного листа англійською мовою №3 (щодо оголошення)

Dear Sir or Madam

I am writing to you because I saw your advertisement в Інтернеті і на першому світлі it looked interesting. I am interested в цій заявці джинсів because I як рок-музика, so I think I will feel comfortable in this place.

I could be a ticket seller because I am good at maths. Also I could be a person, who provides rock stars with everything what they need because I am a helpful person.

I would like to have free drinks and snack during the festival. Of course, I promise I would not let you down and do what you ask for.

Якщо ви можете, я маю більше інформації про пристосування умов і перевезення до великого місця.

I look forward to hearing from you.

Yours faithfully,

Приклад офіційного листа англійською мовою №4 (щодо оголошення про прийом на роботу)

Dear Sir or Madam,

I am writing with regard to your adventisement, which appeared on your website: ? Future graphics? on 20 July 2013. I would like to apply for the post of computer graphics artist.

I close my CV with details of my previous work experience. Як ви можете повідомити в документі, я повинен бути працюючим як графічний дизайнер для двох років і має diploma для 'The best worker'. Я може використовувати Photoscape, Gimp, але можу з'ясувати нові програми, too.

I am a very hard working person, thus working with me is effective. I am creative and have many good ideas. My level of proficiency in English is pre-intermediate.

Я працював з компанією в Німеччині, China і India, Я не маю проблем у комунікації з людьми з цих країн. Could you please send me more information on that post?

Thank you for considering my application.

I look forward to hearing from you,

Yours faithfully,

Приклад офіційного листа англійською мовою №5 (з питаннями щодо оголошення)

Ви хотіли б вивчати курси в англійській та американській школі в англійській мові українською мовою і ви бачите це розділ у коледжі prospectus:

SCHOLARSHIPS
Вже рік, два школярські сертифікації будуть віднесені до candidates від overseas, які можуть казати, як наш один рік курсу буде сприяти їхньому працівнику. Scholarships cover fees, accommodation and food, але не транспортні або особистісні spending money. Застосовуються в повідомленні, розраховуючи, коли ви думаєте, що deserve a scholarship.

Write your letter. Не включається будь-яка адреса postal. Write your answer in 120-180 words in anpropriate style.?

Dear Sir/Madam,

Я повинен бути застосований до одного з школярських програм, які я задовольняється в нашому контексті. Перш за все, я вивчаю, щоб бути в secondary school teacher of English and I m finishing my course at end of June. However, I feel I still має багато для освіти про англійську мову і культуру The English-speaking country.

reason I am applying for scholarship is that I cannot afford the cost studying abroad. Я не маю на увазі except для мого школяра grant, якщо я маю приємний, щоб бути освітою школи, я мушу працювати на робочий день, щоб зберегти деякі особисті гроші. My parents буде borrow some money for my airfare if I am succesful.

Я був ймовірним, щоб мати можливість налагодити на вашому коледжі і бути дуже приємним, якщо ви вважаєте мою application.

Yours faithfully,

Приклад офіційного листа англійською мовою №6 (скарга на придбаний товар)

Dear Sir Or Madam

I am writing to complain at denim vest that I bought from your online shop last month.

When I took it out of the box, I was very unhappy to find that in different colour. Як це було не приємно, цей денім віст був дуже маленький.

Я мав подібну посаду останній рік, коли я bought dress online. It was too big. I wrote e-mail до цієї компанії про цей проблему і вони хотіли б мені інші dress в правому розмірі.

Ви можете скористатися цією версією для правого одного або якщо вона не може бути можлива, щоб отримати повну реfund.

I am enclosing the receipt.

I look forward to hearing from you in the near future.

До ділового листування бажано переходити, лише досягнувши рівня не нижче Pre-Intermediate. Справа в тому, що тільки до цього рівня у учня формується стійке уявлення про стилі мовної комунікації в англійській мові. Багато хто переконаний, що англійці - це ретрогради, і вони зберегли дуже багато старовинних традицій ділового спілкування. Багато в чому вони мають рацію, але горезвісна манірність англійців давно вже канула в лету, а залишився, мабуть, їхній педантизм і прагнення до порядку при веденні бізнесу, судового, комерційного, банківського, нотаріального та інших видів листування. Це «не погано», і вміння правильно скласти офіційний лист англійською, допоможе вам уникнути казусів, і втрат, причому не тільки фінансових витрат, але й ударів по репутації.

Стиль мовного спілкування використовується офіційно-діловий, і перед спілкуванням з вашими діловими партнерами англійською мовою вам хоч-не-хоч доведеться дізнатися, що таке ділове листування англійською та вивчити приклади листів.

Ключові правила ділового листування англійською

Для початку необхідно ознайомитися з ключовими правилами англійського листування, висловленого в офіційно-діловому стилі. У діловому листі англійською мовою всьому є своє місце.

• Незалежно від змісту листа, є певні параметри його зовнішнього оформлення.
• Застосовується найпростіший, найпоширеніший тип шрифту (зазвичай Arial або Times New Roman);
• Колір шрифту – лише чорний (виділення іншим кольором не допускаються);
• Абзаци відокремлюються подвійним інтервалом (перепусткою рядка);
• "Червоний рядок" не використовується;
• Усі поля однакові, рівні "дюйму" (2,5 см).
• Папір має бути формату А4 або спеціальних габаритів «Лист». Якщо документ надсилається від імені організації, рекомендується використовувати фірмові бланки з логотипом.

I. Початок листа

1. Вказівка ​​відправника.Починають лист із зазначення у лівому(!) верхньому кутку назви організації чи імені та прізвища адресанта (відправника). Адреса компанії прописується до скорупульозності точний: кожен пункт – з нового рядка. Приклад такого початку:

Mr Pavel Karpov
Tevix Company
Office 77, Building 57
Chkalov Street
Irkutsk
Росія

Якщо листи друкуються на фірмовому бланку компанії, цю частину можна пропустити. Якщо лист міжнародний, назва країни зазвичай друкується великими літерами.

2. Дата.Вказується на два рядки нижче за інформацію про компанію-відправника. щоб уникнути непорозумінь дату написання бажано не ставити «заднім числом».

3. Інформація про одержувача.Вказується через два рядки після дати (під нею). Вона включає ім'я адресата, повне найменування компанії та докладну адресу. Краще завжди вказувати ім'я та посаду людини, якій безпосередньо адресовано листа.

Приклад оформлення:

Mr. John Doe
President
Balton Galore, Inc
772 Canine Road
Los Angeles, California 90002

4. Вітання.Буде дуже дивно, якщо в першому листі ви напишете Hello John, тому писати потрібно:

Dear John,
Hello Mr. Doe

Лист слід починати з офіційного звернення, особливо якщо це перший лист. Скористайтеся одним із шаблонів:

Hello Mr. Ivanov
Dear Sergey
Dear All- можливо, якщо ви не знаєте, чи пишіть ви чоловікові чи жінці або очікуєте відповіді від будь-якого представника компанії;
Dear Sir- Ви знаєте стать адресата, але не знаєте його імені. Все ж найкращим виходом буде ім'я адресата постаратися дізнатися.

Якщо Ви взагалі не знаєте, кому саме зі співробітників компанії надсилаєте листа, можливе використання звернення "To Whom It May Concern". Однак така безлика форма не є найкращим вибором.

ІІ. Головна частина листа

5. Основний зміст.Після звернення (що стосується і листи особистого характеру) практично неодмінно ставиться кома, а текст листа починають з нового рядка, причому можна один рядок і пропустити. Можлива постановка коми, якщо ви звертаєтесь до дуже важливої ​​людини (VIP - Very Important Person).

Цілком пристойно на початку листа представитися, але це в тому випадку, що ви пишите вперше або рідко, і не впевнені, що керівник компанії вас ще пам'ятає. Припустимо, I am Anna Shevelyova, a Director of XYZ Company.

Класичною фразою для початку листа є "I am writing you regarding..." / "I am writing you concerning..." ("Я пишу вам з приводу..."), "I am writing you in response to your letter ." (Я пишу у відповідь на ваш лист).

Обов'язково подякуйте за попередній контакт, якщо він вже відбувся:
Будь ласка для contacting me on that so important issue. We are thankful so much for sending us more information o production of your Company.

• Діловий лист для кращого викладу ваших думок розбивається на абзаци, в яких не повинно бути жодної води – лише чітка, суха, конкретна та вичерпна інформація. Не використовуйте конструкції із пасивною заставою, тільки дійсною.
• Ви обов'язково дякуйте адресату за майбутнє вирішення вашої проблеми (якщо навіть у цьому не зовсім впевнені). Thank you for spending my time on my issue. Були незмінні дляпоради для вашої участі.Або щось у цьому дусі.
• Якщо текст листа необхідно продовжити на другому аркуші, обов'язково вкажіть у верхній частині позначку з ім'ям одержувача, датою та даними про те, що це продовження листа на іншій сторінці.

6. Підбиття підсумків.Останній абзац повинен містити “витяг” всього листа із зазначенням ваших подальших дій або їх очікування від партнерів. Повідомте про свою готовність до спілкування з будь-яких питань та пропозицій. “Якщо ви маєте будь-які запитання, please contact us”(У разі виникнення питань, будь ласка, звертайтесь).

ІІІ. Завершення

Важливо продумати, як закінчити лист англійською. Справа в тому, що остання частина листа – це своєрідний індикатор поваги до людини, з якою ви спілкуєтеся. Обов'язково використовуйте одне з найчастіше вживаних кліше “З повагою” наприкінці листа (зразок англійською: Yours sincerely or Sincerely). Також допустимі заключні фрази "Cordially", "Respectfully", "Regards" та "Yours Truly" (використовуються рідше). Менш офіційними, але також абсолютно прийнятними є фрази "All the best," "Best wishes," "Warm regards," and "Thank you."

Нарешті ви підписуєте свій лист, залишаючи всю необхідну інформацію, навіть якщо вона адресату відома.

Anna Shevelyova
Director
XYZ Company
T.76-65-75
E-mail: [email protected]

Правила не надто складні, але найважче у такому листі витримати діловий стиль спілкування. З часом, коли у вас відбудеться вже кілька ділових зустрічей, стиль висловлювань у листуванні може дещо персоніфікуватися, але завжди слід пам'ятати, що діловий лист має бути сухим, точним, що не має двозначності та недомовок.

Корисні фрази та висловлювання для ділового листування

1. - Справжнім повідомляю…
2. With reference to your letter of 19th June… - У відповідь на ваш лист від 19 червня…
3. We are writing to enquire about - Нас цікавить інформація про…
4. I call your attention to… - Звертаю вашу увагу на…
5. Could you possibly explain…- Чи не могли б ви пояснити…
6. Thank you for the information - Дякуємо за інформацію.
7. Regarding your question about … - Щодо вашого питання про…
8. I'm sending you.. - Надсилаю вам
9. Please could you send me…- Не могли б ви відправити мені…
10. I would be grateful if you could ... - Був би вдячний, якщо б ви змогли&hellip
11. I look forward to hearing from you soon. - Чекаю на вашу швидку відповідь.
12. We are hoping for the understanding. - Сподіваємося на розуміння.
13. Thank you in advance for your help with… - Заздалегідь вдячні за допомогу у…
14. Thank you for your time. - Дякую, що приділили час.
15. If we can be of assistance, please don't hesitate to ask. - Звертайтеся будь-коли, ми завжди раді допомогти.

Приклад ділового листа англійською мовою

Взявши до уваги вищезазначені правила, для більшої наочності наведемо ділового листа англійською як зразок листування між носіями мови.

Robert Baker
EcoLines, Ltd
5 Hill Street
Madison, Wisconsin 53700

16 April 2016
Mrs. Patricia Wilber
General Manager
RSPSR Co Ltd
15 Coconut Road
Manchester
the UK WFY2 3JР

Будь ласка, щоб запропонувати нам вашу пріоритетне і тепер я можу дізнатися про те, щоб отримати до Лондона, щоб прийняти наші міжнародні природничі ресурси, щоб бути в приміщенні Dorsey Hotel, London on Monday/Wednesday 12/15 May 2016.

Це intensive, environmental forum для ecologists aims to:

Удосконалення нашої планети природоохоронної безпеки

Enable feedback and networking with ecologists around the world

Forum seminars є held by distinguished cohort of international speakers які йдуть до впровадження eco-friendly проекти до фахівців на те, що є.

I am sending you a registration form to be send back before 5 May. The fee comprises ₤65 per person.

Це буде моя думка про те, що ви на нашому форумі з будь-яким співвідношенням членів.

Yours sincerely
Robert Baker
Forum Secretary
Tel. 777-XXX-777
[email protected]

Відмінності ділового листування англійською та російською

російська мова	англійська мова
широко використовуються складні штампи, що ускладнюють розуміння	застосовуються кліше, що спрощують розуміння
повна відсутність емоційно забарвленої лексики	допускається використання емоційно забарвлених фраз
відсутня частина листа, спрямована на встановлення особистого контакту з адресантом	на початку листа обов'язково присутні фрази, націлені на встановлення контакту з бізнес-партнерами
використовується як "ми-підхід", так і "я-підхід" (I write - Я пишу)	характерний лише «ми-підхід»
тільки починається поворот у бік використання вступних та завершальних ввічливих формулювань	яскраво проявляється словесне вираження поваги до співрозмовника, поваги, люб'язності
лист пишеться суцільним текстом	лист має строго блокову структуру

Ділове листування англійською мовою пропонує зразки різних запрошень на конференції, участі в бізнес-проектах, придбання обладнання, співпраці у виробництві або отримання інвестицій.

Вдосконалюйте свою англійську на сайті з цікавими онлайн вправами. Англійську мову слід запам'ятовувати фразами, які складаються багатьма століттями. При цьому в нашому мозку з'являється додатковий центр, який відповідає за формування розуміння менталітету носіїв мови.