Как да сортирате данни в Excel. Програма Microsoft Excel: сортиране и филтриране на данни Как да сортирате по име в excel

Сортирането на данни в Excel е подреждане на таблични данни в желания ред, например възходящ (от най-малкото към най-голямото) или низходящо (от най-голямото към най-малкото). Числовите и текстовите стойности, стойностите за дата и час и форматите са сортирани. Сортирането на данни е възможно както по колони, така и по редове. Скритите редове и колони трябва да бъдат показани преди сортиране.

Типове данни за сортиране и ред на сортиране

Сортирайте числови стойности в Excel

Възходящото сортиране на числови стойности е подреждане на стойности, в които стойностите са подредени от най-малката към най-голямата (минимум към максимум).

Съответно, сортирането на числови стойности в низходящ ред е подреждането на стойностите от най-големите до най-малките (от максимума до минимума).

Сортиране на текстови стойности в Excel

"Сортиране от А до Я" - сортиране на данните във възходящ ред;

"Сортиране от Я до А" - сортиране на данните в низходящ ред.

За да сортирате текстовите стойности по азбучен ред, тези стойности се сравняват една с друга. Както знаете, когато записва текст, компютърът използва схема, в която всеки символ има свой собствен уникален номер, наречен код на символа.Именно тези кодове се сравняват, за да се определи коя текстова стойност е по-голяма и коя по-малка.

Текстовите стойности могат да съдържат букви, цифри и специални знаци. В този случай числата могат да се записват както в цифров, така и в текстов формат. Числата, съхранени в цифров формат, са по-малки от числата, съхранени в текстов формат. За да сортирате правилно текстовите стойности, всички данни трябва да бъдат запазени в текстов формат. Освен това, когато текстови данни от други приложения се вмъкват в клетки, данните може да съдържат водещи интервали. Преди да започнете да сортирате, трябва да премахнете началните интервали (или други непечатаеми знаци) от данните, които се сортират, в противен случай сортирането няма да се извърши правилно.

Можете да сортирате текстови данни по начин, чувствителен към малки и главни букви. За да направите това, трябва да поставите отметка в квадратчето „Разглеждане на случай“ в опциите за сортиране.

Обикновено главните букви имат по-малки числа от малките букви.

Сортиране на стойности за дата и час

„Сортиране от старо към ново“ е да сортирате стойностите за дата и час от най-ранната стойност до най-новата стойност.

„Сортиране от най-новите към най-старите“ е за сортиране на стойностите за дата и час от най-новата стойност до най-ранната стойност.

Сортиране на формати

Microsoft Excel 2007 и по-нови версии осигуряват сортиране чрез форматиране. Този метод на сортиране се използва, когато диапазон от клетки е форматиран с помощта на цвят за запълване на клетки, цвят на шрифта или набор от икони. Цветовете на запълването и шрифта в Excel имат свои собствени кодове и именно тези кодове се използват при сортиране на формати.

Сортиране по персонализиран списък

Табличните данни могат да бъдат сортирани по персонализирани списъци, като списък с месеци, списък с дни от седмицата, списък със структурни подразделения на предприятие, списък с номера на персонала на служителите и т.н. Excel има способността да създавате свои собствени списъци за сортиране на данни. С този ред на сортиране данните за сортиране и стойностите в списъка трябва да съвпадат.

Опции за сортиране

Сортиране по колона

Във всяка версия на Excel сортирането по колона е зададено по подразбиране, т.е. стойностите на клетките на избраната колона са подредени в желания ред и редовете на диапазона се разменят в зависимост от позицията на клетката в сортираната колона.За да сортирате таблица по колона, просто поставете маркера за избор в която и да е клетка на таблицата и щракнете върху една от иконите, символизиращи сортиране от минимум към максимум или от максимум към минимум. Таблицата ще бъде сортирана по колоната, която съдържа маркера за избор.

Сортиране по низ

В настройките на програмата можете да промените сортирането по колона на сортиране по ред. Ако е зададено сортиране по ред, тогава стойностите на клетките на избрания ред се подреждат в указания ред, а колоните се разменят в зависимост от позициите на клетките в сортирания ред.

Многостепенно сортиране

Така че, ако сортирате по колона, тогава редовете се разменят, ако данните се сортират по ред, тогава колоните се разменят.

Excel ви позволява да сортирате данни не само по една колона или един ред, но и чрез създаване на различен брой нива на сортиране. В Excel 2007, например, има 64 нива на сортиране, които могат да се добавят, изтриват, копират и разменят.

Наред с други неща, когато сортирате, можете да вземете предвид или да пренебрегнете малки и големи букви.

Добавка за сортиране на данни в Excel

Microsoft Excel предоставя на потребителите доста голям набор от стандартни инструменти за сортиране на стойности от различни типове, но има задачи, които са или неудобни, или отнемат време за решаване с помощта на стандартни инструменти, например сортиране на всеки ред/всяка колона в такива начин, по който сортирането се извършва само в реда/колоната и не засяга съседните клетки.

Ако данните са текстови, те могат да бъдат сортирани по азбучен ред („от А до Я“ или „от Я до А“). Ако данните са числови, можете да ги сортирате във възходящ или низходящ ред. Ако диапазон от данни има ред или колона, които съдържат данни за час или дата, можете да ги сортирате в преден или обратен хронологичен ред. Възможно е също да сортирате предварително форматирани данни по форматиращи елементи.

Можете да сортирате данни по едно условие (например сортиране на списък със служители по фамилно име) или няколко (например сортиране на списък със служители по длъжност и във всяка позиция сортиране на фамилните имена по азбучен ред). Данните могат да бъдат сортирани по колона (или няколко колони) или по ред.

Сортиране по един критерий

Стъпка по стъпка стъпки:

1. В колоната, по която трябва да се извърши сортирането, трябва да изберете произволна клетка (не е необходимо да избирате цялата колона).
2. В раздела Даннинамерете група от команди.

Обърнете внимание, че буквите на този бутон показват само посоката на сортиране и външният вид на бутона остава същият както за текстови, така и за цифрови данни.

Има и друг удобен начин за сортиране на данни: като щракнете с десния бутон върху клетката на колоната, по която ще се извърши сортирането, изберете елемента в контекстното меню Сортиране, а след това - необходимата опция за сортиране.

Стъпка по стъпка стъпки:

1. Изберете една клетка от масива от данни, който се сортира.

Ако диапазон от данни съдържа празни колони или редове, тогава Excel автоматично ги възприема като граници на сортирания масив от данни. В този случай трябва да изберете всички данни за сортиране.

1. В раздела Даннинамерете група команди и изберете команда от нея Сортиране .
2. Последователно задайте нива на сортиране (определени от името на колоната).

Като щракнете върху стрелката до трите полета ( Колона, Сортиране, Поръчка) трябва да изберете:

1. Името на колоната за сортиране.
2. Тип на критерия (в зависимост от това дали сортирането ще се извършва по стойности на данните в колоната, или по дизайн на клетка, или по икона на клетка).
3. Ред на сортиране (низходящ или възходящ).

Ако колоната, избрана за сортиране, съдържа имената на месеците или дните от седмицата, тогава в списъка с полета Поръчкаможете да изберете опцията Персонализиран списъки в нов прозорец изберете една от предложените опции за сортиране.

Сортиране по форматиране

Често, за да се анализират данни, клетките (или шрифтовете) се запълват с цвят. Сортирането също може да ви помогне да организирате данни въз основа на форматиране.

Процедура стъпка по стъпка:

1. Кликнете върху която и да е клетка в колоната, по която искате да сортирате.
2. В раздела Данниизберете група и след това изберете отбор Сортиране.
3. В полето Колонапосочете колоната, по която ще се извърши сортирането.
4. В полето СортиранеИзберете критерий за сортиране от изскачащото меню: цвят на клетката, цвят на шрифтаили икона на клетка.
5. Поле Поръчкасъдържа два падащи списъка. В първия трябва да изберете вида на критерия, а във втория - разположението на клетките, сортирани по този критерий (ред По-гореили Отдолу ).
6. Ако е необходимо, добавете друг критерий за сортиране в прозореца Сортиранетрябва да изберете бутон Добавете ниво.

Можете също да използвате командата „Копиране на ниво“, като замените предишната стойност в полето „Поръчка“ с нова.

1. След като изберете сортиране, натиснете бутона Добре.

Преди да организирате (сортирате) числа в Excel, трябва да се уверите, че всички те са написани в необходимия формат. В противен случай резултатът може да е или неправилен, или командата, която ви позволява да извършите подреждането, няма да бъде налична.

Формати, които ви позволяват да сортирате във възходящ и низходящ ред: общ, цифров, финансов, паричен.

Можете да проверите формата на клетката по следния начин: щракнете с десния бутон върху желания диапазон и изберете командата „Форматиране на клетки“ в контекстното меню, което се появява.

Първият начин за подреждане на числа във възходящ ред в Excel

Таблицата източник съдържа: пълното име на служителя, неговата длъжност и трудов стаж.

Изисква се подреждане на данните според трудовия стаж - от най-малък към най-голям.

За да направите това, трябва да изберете диапазон от числа, които трябва да бъдат сортирани. В нашия случай това ще бъде диапазонът D3:D8.

Може да бъде издадено предупреждение, ако има данни близо до посочения диапазон. Сред предложените действия трябва да изберете „Сортиране в определената селекция“ и да кликнете върху бутона „Сортиране“.

В резултат на това данните ще бъдат подредени и на първо място ще бъде показан служителят с най-малък трудов стаж.

Втори начин за подреждане на числа във възходящ ред в Excel

Първата стъпка ще бъде същата като при първия метод - трябва да изберете диапазона от числа, които искате да сортирате.

След това в лентата с инструменти в секцията „Начало“ щракнете върху бутона „Сортиране и филтриране“. Ще се появи подменю, в което трябва да изберете командата „Сортиране от минимум към максимум“.

Тази команда ще ви позволи да сортирате числа във възходящ ред.

Дори начинаещите могат да сортират данни в Excel. Трудно е да не забележите три бутона на лентата наведнъж.

Но понякога те питат как да сортират данните в таблица на Excel по колони, по цвят и т.н. Всички тези задачи могат лесно да бъдат решени в Excel.

Сортирайте по няколко колони в Excel

Можете да сортирате редове в Excel по няколко колони едновременно. В този случай първата посочена колона е сортирана. Тогава тези редове, където клетките в сортираната колона се повтарят, се сортират по втората посочена колона и т.н. По този начин отчетът за продажбите може да бъде организиран първо по регион, след това във всеки регион по мениджър, след това в рамките на един регион и мениджър по група продукти.

След като изберете една клетка или цялата таблица, извикайте командата за сортиране на лентата. Ако е необходимо, поставете отметка в квадратчето Моите данни съдържат заглавкии добавете необходимия брой нива.

Сортирайте по ваш собствен списък

Повечето потребители знаят как да сортират редове в Excel по азбучен или възходящ ред. Но понякога трябва да подредите редовете в даден ред, който не е задължително да съответства на азбуката или възходящата последователност. Това може да бъде йерархия от елементи, градове и държави в удобна последователност и т.н. Изобщо нещо, което си има своя логика.

Най-простият (и следователно достоен за внимание) метод е да поставите числа в колона една до друга в съответствие с желания ред на редовете и след това да сортирате таблицата по тази колона.

Този метод е добър, но изисква създаване на допълнителна временна колона. Ако операцията се повтаря често, ще отнеме време. Ако трябва да сортирате едни и същи данни, можете да създадете специален списък, въз основа на който след това да се извърши сортирането. Това е същият списък, използван в .

Хайде да отидем до Файл – Опции – Разширени – Общи – Редактиране на списъци…

Тук създаваме ръчно или импортираме списък, сортиран в желания ред.

Сега в прозореца за сортиране в полето Поръчкатрябва да изберете Персонализиран списък...

И в следващия прозорец посочете желания списък.

Създаденият списък може да се използва и в други Excel файлове.

Сортирайте в Excel по цвят на клетка, шрифт, икона

В настройките за сортиране имате също възможност да използвате цвят на клетката, шрифт и икона (от ). Ако използвате запълване, за да форматирате отделни клетки (например, за да посочите проблемни продукти или клиенти), те могат лесно да бъдат поставени в горната част на таблицата чрез сортиране.

Сортиране по колони

Можете също да сортирате по колони в Excel. За да направите това, изберете таблицата заедно с имената на колоните. След това в прозореца за сортиране първо щракнете Настроикии поставете превключвателя колони с диапазон.

Следните настройки са обичайни: задаване на линия (!) и ред. Единственото нещо е, че сега не можете да използвате имена на редове (по аналогия с имената на колони), ще има само числа.

Сортиране на междинни суми

Excel има инструмент като Междинни суми. Накратко, необходимо е автоматично да се създават междинни суми под група клетки, които са хомогенни по някакъв начин.

Ако трябва да намерите конкретна стойност в таблица, най-удобно е да направите това в сортирани данни. След това ще разгледаме как да сортирате таблица в Excel по низходящ или възходящ ред, цвят на текст или клетка и др.

За да сортирате таблици в Excel, използвайте елемента от менюто "Сортиране и филтриране"в началния раздел. Най-простото сортиране, дадено в таблица на Excel, е възходящо или низходящо, което може да се приложи както към текстови стойности, така и към числови стойности.

За правилното сортиране всички клетки, които се сортират, трябва да имат един и същ формат, например всички клетки с числа трябва да са в цифров формат. Освен това не трябва да има допълнителни интервали преди стойностите и не трябва да има скрити редове или колони в сортирания диапазон.

Сортирането на стойности в таблица на Excel започва с избиране на колоната за сортиране. Достатъчно е дори да поставите курсора в първата клетка на колоната. В нашия пример изберете първата клетка от втората колона и изберете от менюто "Сортиране и филтриране", и посочете „Сортиране във възходящ ред“.

В резултат на сортирането на данните в таблицата, стойностите във втората таблица се сортират във възходящ ред, но първата клетка остава на мястото си. Това е така, защото по подразбиране първият ред в таблицата се счита за заглавки, т.е. имена на колони и не е сортиран.

Обхватът на сортираните данни се разширява автоматично, т.е. Excel автоматично избира цялата таблица и сортира данните в редове според избраната колона. Ако изберете всички клетки в колона, които искате да сортирате, и изберете сортиране във възходящ или низходящ ред, Excel ще покаже съобщение с молба да изберете опция за сортиране. Опцията ще бъде налична „Автоматично разширяване на избрания диапазон“, което ще избере цялата таблица и „Сортиране в рамките на определен избор“, което ще ви позволи да сортирате само избраната колона, без да засягате данните в съседните колони. В този случай първата клетка отново няма да бъде взета предвид при сортиране.

За да сортирате таблиците в Excel напълно по всички избрани клетки, трябва да отидете в менюто "Сортиране и филтриране"Избери предмет „Персонализирано сортиране...“.

В този случай веднага ще видим коя част от таблицата Excel избира за по-нататъшно сортиране.

За да изберете цялата област с данни, в прозореца, който се показва, "Сортиране"премахнете отметката от елемента „Моите данни съдържат заглавки“.

Сега в този прозорец можете да конфигурирате сортирането на нашите данни. В първата колона "Колона"в редица "Сортиране по"изберете колоната, в която искате да сортирате данните. Във втората колона "Сортиране"Трябва да изберете условието, по което ще се извърши сортирането. Налични опции "Стойности", "Цвят на клетката", "Цвят на шрифта"И „Икона на клетка“. В нашия случай ще сортираме стойностите. Е, в последната колона "Поръчка"можете да изберете реда на сортиране на стойностите "Възходящ", "Спускане"И „Персонализиран списък“. Нека изберем във възходящ ред. В резултат на това стойностите на средната колона са сортирани.

Можете също така да персонализирате сортирането на отделна колона. Освен това можете да конфигурирате няколко нива на сортиране в Excel. Например, нека сортираме първата колона във възходящ ред и след това да сортираме резултата от сортирането на втората колона във възходящ ред. И ще сортираме последната трета колона първо по цвета на клетката и след това по цвета на шрифта. За да добавите ново ниво трябва да в прозореца "Сортиране"Натисни бутона „Добавяне на ниво“, а редът на нивата има значение.