Jak sortować dane w Excelu. Program Microsoft Excel: sortowanie i filtrowanie danych Jak sortować według nazwy w programie Excel

15.01.2024 -

Sortowanie danych w programie Excel polega na układaniu danych tabelarycznych w żądanej kolejności, na przykład rosnąco (od najmniejszej do największej) lub malejącej (od największej do najmniejszej). Sortowane są wartości numeryczne i tekstowe, wartości daty i godziny oraz formaty. Sortowanie danych możliwe jest zarówno według kolumn, jak i wierszy. Przed sortowaniem należy wyświetlić ukryte wiersze i kolumny.

Rodzaje danych do sortowania i kolejność sortowania

Sortuj wartości liczbowe w Excelu

Sortowanie rosnące wartości liczbowych to układ wartości, w którym wartości są ułożone od najmniejszej do największej (od minimum do maksimum).

Odpowiednio sortowanie wartości liczbowych w porządku malejącym to uporządkowanie wartości od największej do najmniejszej (od maksimum do minimum).

Sortowanie wartości tekstowych w Excelu

„Sortowanie od A do Z” – sortowanie danych w kolejności rosnącej;

„Sortuj od Z do A” – sortowanie danych w kolejności malejącej.

Aby posortować wartości tekstowe alfabetycznie, wartości te są ze sobą porównywane. Jak wiadomo, podczas zapisywania tekstu komputer stosuje schemat, w którym każdy znak ma swój własny, unikalny numer, zwany kodem znaku. To właśnie te kody są porównywane w celu ustalenia, która wartość tekstowa jest większa, a która mniejsza.

Wartości tekstowe mogą zawierać znaki alfabetyczne, numeryczne i specjalne. W takim przypadku liczby można zapisać zarówno w formacie numerycznym, jak i tekstowym. Liczby przechowywane w formacie liczbowym są mniejsze niż liczby przechowywane w formacie tekstowym. Aby poprawnie posortować wartości tekstowe, wszystkie dane muszą zostać zapisane w formacie tekstowym. Ponadto, gdy do komórek wstawiane są dane tekstowe z innych aplikacji, mogą one zawierać spacje na początku. Przed rozpoczęciem sortowania należy usunąć spacje początkowe (lub inne znaki niedrukowalne) z sortowanych danych, w przeciwnym razie sortowanie nie zostanie wykonane poprawnie.

Dane tekstowe można sortować z uwzględnieniem wielkości liter. W tym celu w opcjach sortowania należy zaznaczyć pole „Rozważ przypadek”.

Zazwyczaj wielkie litery mają mniejsze cyfry niż małe litery.

Sortuj wartości daty i godziny

„Sortuj najstarsze do najnowszego” polega na sortowaniu wartości daty i godziny od najwcześniejszej do najnowszej.

„Sortuj nowe do starych” polega na sortowaniu wartości daty i godziny od najnowszej do najwcześniejszej.

Sortowanie formatów

Microsoft Excel 2007 i nowsze wersje umożliwiają sortowanie według formatowania. Ta metoda sortowania jest używana, gdy zakres komórek jest formatowany przy użyciu koloru wypełnienia komórki, koloru czcionki lub zestawu ikon. Kolory wypełnień i czcionek w Excelu mają swoje własne kody i to właśnie te kody są używane podczas sortowania formatów.

Sortuj według listy niestandardowej

Dane tabelaryczne można sortować według niestandardowych list, takich jak lista miesięcy, lista dni tygodnia, lista działów strukturalnych przedsiębiorstwa, lista numerów personelu pracowników i tak dalej. Excel ma możliwość tworzenia własnych list sortowania danych. Przy tej kolejności sortowania dane do sortowania i wartości listy muszą się zgadzać.

Opcje sortowania

Sortuj według kolumny

W dowolnej wersji programu Excel domyślnie ustawione jest sortowanie według kolumn, to znaczy wartości komórek wybranej kolumny są ułożone w żądanej kolejności, a wiersze zakresu są zamieniane w zależności od położenia komórki w posortowanej kolumnie.Aby posortować tabelę po kolumnach, wystarczy ustawić znacznik wyboru w dowolnej komórce tabeli i kliknąć jedną z ikon symbolizujących sortowanie od minimum do maksimum lub od maksimum do minimum. Tabela zostanie posortowana według kolumny zawierającej znacznik wyboru.

Sortuj według ciągu

W ustawieniach programu można zmienić sortowanie po kolumnach na sortowanie po wierszach. Jeśli ustawione jest sortowanie według wierszy, wartości komórek wybranego wiersza zostaną ułożone w określonej kolejności, a kolumny zostaną zamienione w zależności od pozycji komórek w posortowanym wierszu.

Sortowanie wielopoziomowe

Tak więc, jeśli sortujesz według kolumny, wówczas wiersze zostaną zamienione, jeśli dane zostaną posortowane według wiersza, wówczas kolumny zostaną zamienione.

Excel umożliwia sortowanie danych nie tylko według jednej kolumny czy jednego wiersza, ale poprzez utworzenie innej liczby poziomów sortowania. Na przykład w programie Excel 2007 jest ich 64. Poziomy sortowania można dodawać, usuwać, kopiować i zamieniać.

Między innymi możesz uwzględnić wielkość liter lub zignorować ją podczas sortowania.

Dodatek do sortowania danych w programie Excel

Microsoft Excel udostępnia użytkownikom dość duży zestaw standardowych narzędzi do sortowania wartości różnego typu, jednak istnieją zadania, których rozwiązanie przy użyciu standardowych narzędzi jest albo niewygodne, albo czasochłonne, np. sortowanie każdego wiersza/kolumny w taki sposób sposób, w jaki sortowanie odbywa się tylko w obrębie wiersza/kolumny i nie wpływa na sąsiednie komórki.

Jeśli dane są tekstowe, można je posortować alfabetycznie („od A do Z” lub „od Z do A”). Jeśli dane są numeryczne, można je posortować rosnąco lub malejąco. Jeśli zakres danych zawiera wiersz lub kolumnę zawierającą dane dotyczące godziny lub daty, możesz posortować je w kolejności chronologicznej do przodu lub do tyłu. Możliwe jest także sortowanie wstępnie sformatowanych danych poprzez formatowanie elementów.

Możesz sortować dane według jednego warunku (na przykład sortowanie listy pracowników według nazwiska) lub kilku (na przykład sortowanie listy pracowników według stanowiska, a w ramach każdego stanowiska sortowanie nazwisk w kolejności alfabetycznej). Dane można sortować według kolumny (lub wielu kolumn) lub wiersza.

Sortuj według jednego kryterium

Krok po kroku:

W kolumnie, według której ma zostać wykonane sortowanie, należy zaznaczyć dowolną komórkę (nie ma konieczności zaznaczania całej kolumny).
Na karcie Dane znajdź grupę poleceń.

Należy pamiętać, że litery na tym przycisku wskazują jedynie kierunek sortowania, a wygląd przycisku pozostaje taki sam zarówno w przypadku danych tekstowych, jak i numerycznych.

Istnieje inny wygodny sposób sortowania danych: klikając prawym przyciskiem myszy komórkę kolumny, według której zostanie wykonane sortowanie, wybierz element z menu kontekstowego Sortowanie, a następnie - wymagana opcja sortowania.

Krok po kroku:

Wybierz jedną komórkę z sortowanej tablicy danych.

Jeśli zakres danych zawiera puste kolumny lub wiersze, Excel automatycznie postrzega je jako granice posortowanej tablicy danych. W takim przypadku należy zaznaczyć wszystkie dane, które mają zostać posortowane.

Na karcie Dane znajdź grupę poleceń i wybierz z niej polecenie Sortowanie .
Ustawiaj sekwencyjnie poziomy sortowania (określane przez nazwę kolumny).

Klikając strzałkę obok trzech pól ( Kolumna, Sortowanie, Zamówienie) musisz wybrać:

Nazwa kolumny do sortowania.
Rodzaj kryterium (w zależności od tego, czy sortowanie będzie odbywać się według wartości danych w kolumnie, czy według projektu komórki, czy też według ikony komórki).
Kolejność sortowania (malejąco lub rosnąco).

Jeśli kolumna wybrana do sortowania zawiera nazwy miesięcy lub dni tygodnia, to na liście pól Zamówienie możesz wybrać tę opcję Lista niestandardowa i w nowym oknie wybierz jedną z proponowanych opcji sortowania.

Sortuj według formatowania

Często do analizy danych komórki (lub czcionki) są wypełniane kolorem. Sortowanie może również pomóc w uporządkowaniu danych na podstawie formatowania.

Procedura krok po kroku:

Kliknij dowolną komórkę w kolumnie, według której chcesz sortować.
Na karcie Dane wybierz grupę, a następnie wybierz zespół Sortowanie.
W polu Kolumna określ kolumnę, według której zostanie wykonane sortowanie.
W polu Sortowanie Z wyskakującego menu wybierz kryterium sortowania: kolor komórki, kolor czcionki Lub ikona komórki.
Pole Zamówienie zawiera dwie listy rozwijane. W pierwszym należy wybrać rodzaj kryterium, a w drugim rozmieszczenie komórek posortowanych według tego kryterium (linia Powyżej Lub Od dołu ).
W razie potrzeby dodaj w oknie kolejne kryterium sortowania Sortowanie musisz wybrać przycisk Dodaj poziom.

Można także skorzystać z polecenia „Kopiuj poziom”, zastępując dotychczasową wartość w polu „Zamówienie” nową.

Po wybraniu sortowania należy nacisnąć przycisk OK.

Zanim uporządkujesz (posortujesz) liczby w Excelu, musisz upewnić się, że wszystkie są zapisane w wymaganym formacie. W przeciwnym razie wynik może być błędny lub polecenie umożliwiające wykonanie zamówienia będzie niedostępne.

Formaty umożliwiające sortowanie w kolejności rosnącej i malejącej: ogólne, numeryczne, finansowe, pieniężne.

Możesz sprawdzić format komórki w ten sposób: kliknij żądany zakres prawym przyciskiem myszy i wybierz polecenie „Formatuj komórki” z wyświetlonego menu kontekstowego.

Pierwszy sposób porządkowania liczb w kolejności rosnącej w programie Excel

Tabela źródłowa zawiera: imię i nazwisko pracownika, jego stanowisko oraz staż pracy.

Wymagane jest uporządkowanie danych według stażu pracy – od najmniejszego do największego.

Aby to zrobić, musisz wybrać zakres liczb, które należy posortować. W naszym przypadku będzie to zakres D3:D8.

Jeśli dane znajdują się w pobliżu określonego zakresu, może zostać wyświetlone ostrzeżenie. Wśród proponowanych działań należy wybrać „Sortuj w ramach określonego wyboru” i kliknąć przycisk „Sortuj”.

Dzięki temu dane zostaną uporządkowane, a na pierwszym miejscu wyświetlony zostanie pracownik z najkrótszym stażem pracy.

Drugi sposób porządkowania liczb w kolejności rosnącej w programie Excel

Pierwszy krok będzie taki sam jak w przypadku pierwszej metody - musisz wybrać zakres liczb, który chcesz posortować.

Następnie na pasku narzędzi w sekcji „Strona główna” kliknij przycisk „Sortuj i filtruj”. Pojawi się podmenu, w którym należy wybrać polecenie „Sortuj od minimum do maksimum”.

To polecenie pozwoli Ci posortować liczby w kolejności rosnącej.

Nawet początkujący mogą sortować dane w Excelu. Trudno nie zauważyć trzech przycisków na wstążce jednocześnie.

Ale czasami pytają, jak posortować dane w tabeli Excela według kolumn, koloru itp. Wszystkie te zadania można łatwo rozwiązać w programie Excel.

Sortuj według wielu kolumn w programie Excel

Możesz sortować wiersze w programie Excel według wielu kolumn jednocześnie. W tym przypadku sortowana jest pierwsza określona kolumna. Następnie wiersze, w których powtarzają się komórki w posortowanej kolumnie, są sortowane według drugiej określonej kolumny i tak dalej. W ten sposób raport sprzedaży można uporządkować najpierw według regionu, następnie w obrębie każdego regionu według menedżera, a następnie w ramach jednego regionu i menedżera według grupy produktów.

Po wybraniu jednej komórki lub całej tabeli wywołaj na wstążce polecenie sortowania. Jeśli to konieczne, zaznacz pole Moje dane zawierają nagłówki i dodaj wymaganą liczbę poziomów.

Sortuj według własnej listy

Większość użytkowników wie, jak sortować wiersze w programie Excel według liczb alfabetycznych lub rosnących. Ale czasami trzeba ułożyć linie w określonej kolejności, która niekoniecznie odpowiada alfabetowi lub kolejności rosnącej. Może to być hierarchia elementów, miast i krajów w dogodnej kolejności itp. Ogólnie coś, co ma swoją logikę.

Najprostszą (i dlatego godną uwagi) metodą jest umieszczenie liczb w kolumnie obok siebie zgodnie z pożądaną kolejnością wierszy, a następnie posortowanie tabeli według tej kolumny.

Ta metoda jest dobra, ale wymaga utworzenia dodatkowej kolumny tymczasowej. Jeśli operacja jest często powtarzana, zajmie to trochę czasu. Jeśli musisz posortować te same dane, możesz stworzyć specjalną listę, na podstawie której nastąpi następnie sortowanie. Jest to ta sama lista, która jest używana w .

Chodźmy do Plik – Opcje – Zaawansowane – Ogólne – Edytuj listy…

Tutaj tworzymy ręcznie lub importujemy listę posortowaną w żądanej kolejności.

Teraz w oknie sortowania w polu Zamówienie muszę wybrać Lista niestandardowa...

W następnym oknie określ żądaną listę.

Utworzoną listę można wykorzystać także w innych plikach Excel.

Sortuj w Excelu według koloru komórki, czcionki, ikony

W ustawieniach sortowania masz także możliwość użycia koloru komórki, czcionki i ikony (od ). Jeśli używasz wypełnienia do formatowania poszczególnych komórek (na przykład, aby wskazać problematyczne produkty lub klientów), to możesz łatwo przenieść je na górę tabeli za pomocą sortowania.

Sortowanie według kolumn

W Excelu możesz także sortować według kolumn. W tym celu zaznacz tabelę wraz z nazwami kolumn. Następnie w oknie sortowania kliknij najpierw Opcje i włącz przełącznik kolumny zakresu.

Typowe są następujące ustawienia: ustaw linię (!) i zamów. Tyle, że teraz nie można używać nazw wierszy (analogicznie do nazw kolumn), będą tylko liczby.

Sortuj sumy częściowe

Excel ma takie narzędzie Podsumy. Krótko mówiąc, konieczne jest automatyczne tworzenie sum częściowych w grupie komórek, które są w jakiś sposób jednorodne.

Jeśli chcesz znaleźć konkretną wartość w tabeli, najwygodniej jest to zrobić w posortowanych danych. Następnie przyjrzymy się, jak sortować tabelę w programie Excel według kolejności malejącej lub rosnącej, tekstu lub koloru komórki i nie tylko.

Aby posortować tabele w programie Excel, użyj pozycji menu „Sortowanie i filtrowanie” na karcie głównej. Najprostsze sortowanie podane w tabeli Excela to rosnące lub malejące, które można zastosować zarówno do wartości tekstowych, jak i wartości liczbowych.

Aby sortowanie było prawidłowe, wszystkie sortowane komórki muszą mieć ten sam format, na przykład wszystkie komórki z liczbami muszą być w formacie liczbowym. Ponadto przed wartościami nie powinno być żadnych dodatkowych spacji, a w posortowanym zakresie nie powinno być żadnych ukrytych wierszy ani kolumn.

Sortowanie wartości w tabeli Excel rozpoczyna się od wybrania kolumny, która ma zostać posortowana. Wystarczy nawet umieścić kursor w pierwszej komórce kolumny. W naszym przykładzie wybierz pierwszą komórkę drugiej kolumny i wybierz z menu „Sortowanie i filtrowanie” i wskazać „Sortuj rosnąco”.

W wyniku posortowania danych w tabeli wartości w drugiej tabeli zostaną posortowane rosnąco, ale pierwsza komórka pozostanie na swoim miejscu. Dzieje się tak, ponieważ domyślnie za nagłówki uważa się pierwszy wiersz w tabeli, tj. nazwy kolumn i nie są sortowane.

Zakres posortowanych danych rozszerza się automatycznie, tj. Excel automatycznie zaznacza całą tabelę i sortuje dane w wiersze według wybranej kolumny. Jeśli zaznaczysz wszystkie komórki w kolumnie, które chcesz posortować i wybierzesz sortowanie rosnąco lub malejąco, Excel wyświetli komunikat z prośbą o wybranie opcji sortowania. Opcja będzie dostępna „Automatycznie rozszerz wybrany zakres”, który zaznaczy całą tabelę, i „Sortuj w obrębie określonego zaznaczenia”, co pozwoli Ci posortować tylko wybraną kolumnę bez wpływu na dane w sąsiednich kolumnach. W takim przypadku pierwsza komórka ponownie nie będzie brana pod uwagę podczas sortowania.

Aby całkowicie posortować tabele w programie Excel według wszystkich zaznaczonych komórek, należy przejść do menu „Sortowanie i filtrowanie” Wybierz przedmiot „Sortowanie niestandardowe…”.

W takim przypadku od razu zobaczymy, którą część tabeli Excel wybierze do dalszego sortowania.

Aby zaznaczyć cały obszar danych, w wyświetlonym oknie należy "Sortowanie" usuń zaznaczenie z elementu „Moje dane zawierają nagłówki”.

Teraz w tym oknie możesz skonfigurować sortowanie naszych danych. W pierwszej kolumnie "Kolumna" w kolejce "Sortuj według" wybierz kolumnę, w której chcesz posortować dane. W drugiej kolumnie "Sortowanie" Należy wybrać warunek, według którego będzie wykonywane sortowanie. Dostępne opcje „Wartości”, „Kolor komórki”, "Kolor czcionki" I „Ikona komórki”. W naszym przypadku posortujemy wartości. No cóż, w ostatniej kolumnie "Zamówienie" możesz wybrać porządek sortowania wartości „Rosnąco”, „Malejąco” I „Lista niestandardowa”. Wybierzmy w kolejności rosnącej. W efekcie sortowane są wartości środkowej kolumny.

Możesz także dostosować sortowanie pojedynczej kolumny. Dodatkowo możesz skonfigurować kilka poziomów sortowania w Excelu. Na przykład posortujmy pierwszą kolumnę w porządku rosnącym, a następnie posortujmy wynik sortowania drugiej kolumny w porządku rosnącym. I posortujemy ostatnią trzecią kolumnę najpierw według koloru komórki, a następnie według koloru czcionki. Aby dodać nowy poziom, musisz w oknie "Sortowanie" naciśnij przycisk „Dodaj poziom”, a kolejność poziomów ma znaczenie.