Kako sortirati podatke u Excelu. Program Microsoft Excel: sortiranje i filtriranje podataka Kako sortirati po imenu u excelu

Sortiranje podataka u Excelu je slaganje tabličnih podataka željenim redoslijedom, na primjer, uzlazno (od najmanjeg prema najvećem) ili silazno (od najvećeg prema najmanjem). Razvrstavaju se numeričke i tekstualne vrijednosti, vrijednosti datuma i vremena te formati. Sortiranje podataka moguće je i po stupcima i po recima. Skriveni redovi i stupci moraju se prikazati prije sortiranja.

Vrste podataka koje treba sortirati i redoslijed sortiranja

Sortirajte numeričke vrijednosti u Excelu

Uzlazno sortiranje numeričkih vrijednosti je raspored vrijednosti u kojem su vrijednosti raspoređene od najmanje prema najvećoj (minimalna do maksimalna).

U skladu s tim, sortiranje numeričkih vrijednosti u silaznom redoslijedu je raspored vrijednosti od najvećih do najmanjih (od maksimuma do minimuma).

Sortiranje tekstualnih vrijednosti u Excelu

"Sortiranje od A do Z" - sortiranje podataka uzlaznim redoslijedom;

"Sortiraj od Z do A" - sortiranje podataka u silaznom redoslijedu.

Za sortiranje tekstualnih vrijednosti abecednim redom, te se vrijednosti uspoređuju jedna s drugom. Kao što znate, prilikom spremanja teksta, računalo koristi shemu u kojoj svaki znak ima svoj jedinstveni broj, koji se naziva šifra znaka. Upravo se ti kodovi uspoređuju kako bi se utvrdilo koja je vrijednost teksta veća, a koja manja.

Tekstualne vrijednosti mogu sadržavati abecedne, numeričke i posebne znakove. U tom slučaju, brojevi se mogu spremati iu numeričkom iu tekstualnom obliku. Brojevi pohranjeni u numeričkom formatu manji su od brojeva pohranjenih u tekstualnom formatu. Za pravilno sortiranje tekstualnih vrijednosti, svi podaci moraju biti spremljeni u tekstualnom formatu. Osim toga, kada se tekstualni podaci iz drugih aplikacija umetnu u ćelije, podaci mogu sadržavati početne razmake. Prije nego počnete sortirati, morate ukloniti početne razmake (ili druge znakove koji se ne mogu ispisati) iz podataka koji se sortiraju, inače sortiranje neće biti ispravno izvedeno.

Možete sortirati tekstualne podatke na način koji razlikuje velika i mala slova. Da biste to učinili, morate označiti okvir "Razmotri slučaj" u opcijama sortiranja.

Tipično, velika slova imaju manje brojeve od malih slova.

Poredajte vrijednosti datuma i vremena

"Sortiraj staro prema novom" je za sortiranje vrijednosti datuma i vremena od najranije vrijednosti do najnovije vrijednosti.

"Sortiraj od najnovijeg do najstarijeg" je za sortiranje vrijednosti datuma i vremena od najnovije vrijednosti do najstarije vrijednosti.

Razvrstavanje formata

Microsoft Excel 2007 i novije verzije omogućuju sortiranje po oblikovanju. Ova se metoda razvrstavanja koristi kada je raspon ćelija formatiran pomoću boje ispune ćelije, boje fonta ili skupa ikona. Boje ispune i fonta u Excelu imaju svoje kodove, a upravo se ti kodovi koriste prilikom sortiranja formata.

Poredaj po prilagođenom popisu

Tablični podaci mogu se sortirati po prilagođenim popisima, kao što su popis mjeseci, popis dana u tjednu, popis strukturnih odjela poduzeća, popis kadrovskih brojeva zaposlenika i tako dalje. Excel ima mogućnost izrade vlastitih popisa za sortiranje podataka. Uz ovaj redoslijed sortiranja, podaci koji se sortiraju i vrijednosti popisa moraju odgovarati.

Mogućnosti sortiranja

Poredaj po stupcu

U bilo kojoj verziji Excela, sortiranje po stupcu postavljeno je prema zadanim postavkama, odnosno vrijednosti ćelija odabranog stupca raspoređene su željenim redoslijedom, a retci raspona se mijenjaju ovisno o položaju ćelije. u sortiranom stupcu.Kako biste sortirali tablicu po stupcu, samo postavite oznaku odabira u bilo koju ćeliju tablice i kliknite jednu od ikona koje simboliziraju sortiranje od minimuma do maksimuma ili od maksimuma do minimuma. Tablica će biti sortirana prema stupcu koji sadrži oznaku odabira.

Poredaj po nizu

U postavkama programa možete promijeniti sortiranje po stupcu u sortiranje po redu. Ako je postavljeno razvrstavanje po retku, tada se vrijednosti ćelija odabranog retka raspoređuju navedenim redoslijedom, a stupci se mijenjaju ovisno o pozicijama ćelija u sortiranom retku.

Razvrstavanje na više razina

Dakle, ako sortirate po stupcu, onda se retci mijenjaju, ako se podaci poredaju po retku, tada se stupci mijenjaju.

Excel vam omogućuje sortiranje podataka ne samo prema jednom stupcu ili retku, već stvaranjem različitog broja razina sortiranja. U Excelu 2007, na primjer, postoje 64 razine sortiranja koje se mogu dodavati, brisati, kopirati i mijenjati.

Između ostalog, prilikom sortiranja možete uzeti u obzir ili zanemariti velika i mala slova.

Dodatak za sortiranje podataka u Excelu

Microsoft Excel korisnicima pruža prilično velik skup standardnih alata za razvrstavanje vrijednosti različitih vrsta, ali postoje zadaci koji su ili nezgodni ili dugotrajni za rješavanje pomoću standardnih alata, na primjer, sortiranje svakog retka/svakog stupca u način na koji se sortiranje vrši samo unutar retka/stupca i ne utječe na susjedne ćelije.

Ako su podaci tekstualni, mogu se sortirati po abecedi (“od A do Ž” ili “od Z do A”). Ako su podaci numerički, možete ih poredati uzlaznim ili silaznim redoslijedom. Ako raspon podataka ima redak ili stupac koji sadrži podatke o vremenu ili datumu, možete ih sortirati prema naprijed ili obrnuto kronološkim redoslijedom. Također je moguće sortirati unaprijed formatirane podatke po elementima oblikovanja.

Podatke možete sortirati po jednom uvjetu (npr. sortiranje popisa zaposlenika po prezimenu) ili više njih (npr. sortiranje popisa zaposlenika po poziciji, a unutar svake pozicije sortirati prezimena po abecednom redu). Podaci se mogu poredati po stupcu (ili više stupaca) ili po retku.

Poredaj po jednom kriteriju

Korak po korak:

1. U stupcu po kojem će se vršiti sortiranje potrebno je označiti bilo koju ćeliju (ne morate označiti cijeli stupac).
2. Na kartici Podaci pronaći grupu naredbi.

Imajte na umu da slova na ovom gumbu označavaju samo smjer sortiranja, a izgled gumba ostaje isti i za tekstualne i za numeričke podatke.

Postoji još jedan prikladan način sortiranja podataka: desnim klikom na ćeliju stupca po kojem će se izvršiti sortiranje odaberite stavku u kontekstnom izborniku Sortiranje, a zatim - potrebnu opciju sortiranja.

Korak po korak:

1. Odaberite jednu ćeliju iz niza podataka koji se sortira.

Ako raspon podataka sadrži prazne stupce ili retke, tada ih Excel automatski percipira kao granice razvrstanog niza podataka. U tom slučaju trebate odabrati sve podatke za sortiranje.

1. Na kartici Podaci pronaći grupu naredbi i odabrati naredbu iz nje Sortiranje .
2. Sekvencijalno postavite razine sortiranja (određene nazivom stupca).

Klikom na strelicu pored tri polja ( Stupac, Sortiranje, Narudžba) morate odabrati:

1. Naziv stupca za sortiranje.
2. Vrsta kriterija (ovisno o tome hoće li se razvrstavanje vršiti prema vrijednostima podataka u stupcu, ili prema dizajnu ćelije, ili prema ikoni ćelije).
3. Redoslijed sortiranja (silazni ili uzlazni).

Ako stupac odabran za sortiranje sadrži nazive mjeseci ili dana u tjednu, tada na popisu polja Narudžba možete odabrati opciju Prilagođeni popis te u novom prozoru odaberite jednu od predloženih opcija sortiranja.

Poredaj po oblikovanju

Često se za analizu podataka ćelije (ili fontovi) ispunjavaju bojom. Razvrstavanje vam također može pomoći organizirati podatke na temelju oblikovanja.

Postupak korak po korak:

1. Kliknite na bilo koju ćeliju u stupcu prema kojem želite sortirati.
2. Na kartici Podaci odaberite grupu, a zatim odaberite tim Sortiranje.
3. U polju Stupac odrediti stupac po kojem će se vršiti sortiranje.
4. U polju Sortiranje Odaberite kriterij sortiranja iz skočnog izbornika: boja ćelije, boja fonta ili ikona ćelije.
5. Polje Narudžba sadrži dva padajuća popisa. U prvom je potrebno odabrati vrstu kriterija, a u drugom raspored ćelija poredanih po ovom kriteriju (linija Iznad ili Od ispod ).
6. Ako je potrebno, dodajte još jedan kriterij sortiranja u prozor Sortiranje trebate odabrati gumb Dodajte razinu.

Također možete koristiti naredbu "Copy Level", zamjenjujući prethodnu vrijednost u polju "Order" novom.

1. Nakon odabira sortiranja pritisnite tipku u redu.

Prije nego organizirate (sortirate) brojeve u Excelu, morate se uvjeriti da su svi napisani u potrebnom formatu. U suprotnom, rezultat može biti netočan ili naredba koja vam omogućuje da izvršite naručivanje neće biti dostupna.

Formati koji vam omogućuju sortiranje uzlaznim i silaznim redoslijedom: opći, numerički, financijski, monetarni.

Format ćelije možete provjeriti ovako: desnom tipkom miša kliknite željeni raspon i odaberite naredbu "Formatiraj ćelije" u kontekstnom izborniku koji se pojavi.

Prvi način raspoređivanja brojeva u rastućem redoslijedu u Excelu

Izvorna tablica sadrži: puno ime i prezime zaposlenika, njegovu poziciju i radni staž.

Podatke je potrebno posložiti prema radnom stažu - od najmanje prema najvećem.

Da biste to učinili, morate odabrati niz brojeva koje je potrebno sortirati. U našem slučaju, to će biti raspon D3:D8.

Upozorenje se može izdati ako postoje podaci blizu navedenog raspona. Među predloženim radnjama trebate odabrati “Sortiraj unutar navedenog odabira” i kliknuti na gumb “Sortiraj”.

Kao rezultat, podaci će biti poredani, a na prvom mjestu će biti prikazan zaposlenik s najkraćim radnim iskustvom.

Drugi način raspoređivanja brojeva u rastućem redoslijedu u Excelu

Prvi korak bit će isti kao u prvoj metodi - trebate odabrati raspon brojeva koje želite sortirati.

Zatim na alatnoj traci u odjeljku "Početna" kliknite gumb "Sortiraj i filtriraj". Pojavit će se podizbornik u kojem trebate odabrati naredbu “Poređaj od minimuma do maksimuma”.

Ova naredba će vam omogućiti sortiranje brojeva uzlaznim redoslijedom.

Čak i početnici mogu sortirati podatke u Excelu. Teško je ne primijetiti tri gumba na vrpci odjednom.

Ali ponekad pitaju kako sortirati podatke u Excel tablici po stupcima, po boji itd. Svi ovi zadaci mogu se jednostavno riješiti u Excelu.

Poredaj po više stupaca u Excelu

Možete sortirati redove u Excelu prema više stupaca istovremeno. U ovom slučaju, prvi navedeni stupac je sortiran. Zatim se ti retci u kojima se ćelije u sortiranom stupcu ponavljaju sortiraju prema drugom navedenom stupcu, i tako dalje. Tako se izvještaj o prodaji može organizirati prvo po regijama, zatim unutar svake regije po menadžeru, zatim unutar jedne regije i menadžera po grupi proizvoda.

Nakon odabira jedne ćelije ili cijele tablice, pozovite naredbu sortiranja na vrpci. Ako je potrebno, označite okvir Moji podaci sadrže zaglavlja i dodajte potreban broj razina.

Poredajte prema vlastitom popisu

Većina korisnika zna sortirati retke u Excelu abecednim ili uzlaznim brojevima. Ali ponekad je potrebno rasporediti retke zadanim redoslijedom, koji ne mora nužno odgovarati abecedi ili uzlaznom nizu. To može biti hijerarhija elemenata, gradova i zemalja u prikladnom nizu itd. Općenito, nešto što ima svoju logiku.

Najjednostavniji (i stoga vrijedan pažnje) način je staviti brojeve u stupac jedan do drugog u skladu sa željenim redoslijedom redaka, a zatim sortirati tablicu prema tom stupcu.

Ova metoda je dobra, ali zahtijeva stvaranje dodatnog privremenog stupca. Ako se operacija često ponavlja, trebat će vremena. Ako iste podatke morate sortirati, možete izraditi poseban popis na temelju kojeg će se zatim vršiti sortiranje. Ovo je isti popis korišten u .

Idemo Datoteka – Opcije – Napredno – Općenito – Uredi popise…

Ovdje ručno kreiramo ili uvozimo popis poredan željenim redoslijedom.

Sada u prozoru za sortiranje u polju Narudžba treba izabrati Prilagođeni popis...

I u sljedećem prozoru navedite željeni popis.

Stvoreni popis također se može koristiti u drugim Excel datotekama.

Poredajte u Excelu prema boji ćelije, fontu, ikoni

U postavkama sortiranja također imate opciju korištenja boje ćelije, fonta i ikone (od ). Ako koristite ispunu za oblikovanje pojedinačnih ćelija (na primjer, za označavanje problematičnih proizvoda ili kupaca), tada ih se lako može dovesti na vrh tablice pomoću sortiranja.

Sortiranje po stupcima

Također možete sortirati po stupcima u Excelu. Da biste to učinili, odaberite tablicu zajedno s nazivima stupaca. Zatim u prozoru za sortiranje prvo kliknite Mogućnosti i uključite prekidač stupci raspona.

Sljedeće postavke su uobičajene: postavite liniju (!) i redoslijed. Jedina stvar je da sada ne možete koristiti nazive redaka (po analogiji s nazivima stupaca), postojat će samo brojevi.

Poredaj međuzbrojeve

Excel ima alat poput Međuzbrojevi. Ukratko, potrebno je automatski kreirati međuzbrojeve ispod grupe ćelija koje su na neki način homogene.

Ako trebate pronaći određenu vrijednost u tablici, najprikladnije je to učiniti u sortiranim podacima. Zatim ćemo pogledati kako sortirati tablicu u Excelu prema silaznom ili uzlaznom redoslijedu, boji teksta ili ćelije i više.

Za sortiranje tablica u Excelu koristite stavku izbornika "Razvrstavanje i filtriranje" na početnoj kartici. Najjednostavnije sortiranje navedeno u Excel tablici je uzlazno ili silazno, koje se može primijeniti i na tekstualne vrijednosti i na numeričke vrijednosti.

Za pravilno sortiranje, sve ćelije koje se sortiraju moraju imati isti format, na primjer, sve ćelije s brojevima moraju biti u numeričkom formatu. Također, ne bi trebalo biti dodatnih razmaka prije vrijednosti i ne bi trebalo biti skrivenih redaka ili stupaca u sortiranom rasponu.

Sortiranje vrijednosti u Excel tablici počinje odabirom stupca koji se sortira. Dovoljno je samo postaviti kursor u prvu ćeliju stupca. U našem primjeru odaberite prvu ćeliju drugog stupca i odaberite iz izbornika "Razvrstavanje i filtriranje", i označiti "Sortiraj uzlazno".

Kao rezultat sortiranja podataka u tablici, vrijednosti u drugoj tablici poredane su uzlaznim redoslijedom, ali prva ćelija ostaje na svom mjestu. To je zato što se prema zadanim postavkama prvi red u tablici smatra zaglavljima, tj. imena stupaca i nije sortirano.

Raspon sortiranih podataka se automatski proširuje, tj. Excel automatski odabire cijelu tablicu i razvrstava podatke u retke prema odabranom stupcu. Ako odaberete sve ćelije u stupcu koje želite sortirati i odaberete sortiranje uzlazno ili silazno, Excel će prikazati poruku s upitom da odaberete opciju sortiranja. Opcija će biti dostupna "Automatski proširi odabrani raspon", koji će odabrati cijelu tablicu i "Razvrstaj unutar navedenog odabira", koji će vam omogućiti sortiranje samo odabranog stupca bez utjecaja na podatke u susjednim stupcima. U tom slučaju, prva ćelija opet neće biti uzeta u obzir prilikom sortiranja.

Da biste sortirali tablice u Excelu u potpunosti prema svim odabranim ćelijama, trebali biste ići na izbornik "Razvrstavanje i filtriranje" odaberite stavku "Prilagođeno sortiranje...".

U ovom slučaju odmah ćemo vidjeti koji dio tablice Excel odabire za daljnje sortiranje.

Da biste odabrali cijelo područje podataka, u prozoru koji se pojavi "Sortiranje" uklonite kvačicu sa stavke "Moji podaci sadrže zaglavlja".

Sada u ovom prozoru možete konfigurirati sortiranje naših podataka. U prvom stupcu "Stupac" u redu "Poredaj po" odaberite stupac u kojem želite sortirati podatke. U drugom stupcu "Sortiranje" Morate odabrati uvjet prema kojem će se izvršiti sortiranje. Dostupne opcije "Vrijednosti", "Boja ćelije", "Boja fonta" I "Ikona ćelije". U našem slučaju, sortirat ćemo vrijednosti. Pa u zadnjoj koloni "Narudžba" možete odabrati redoslijed sortiranja vrijednosti "Uzlazni", "Silazni" I "Prilagođeni popis". Birajmo uzlaznim redoslijedom. Kao rezultat toga, vrijednosti srednjeg stupca su sortirane.

Također možete prilagoditi sortiranje pojedinačnog stupca. Osim toga, možete konfigurirati nekoliko razina sortiranja u Excelu. Na primjer, poredajmo prvi stupac uzlaznim redoslijedom, a zatim sortirajmo rezultat sortiranja drugog stupca uzlaznim redoslijedom. A zadnji treći stupac prvo ćemo sortirati po boji ćelije, a zatim po boji fonta. Za dodavanje nove razine morate u prozoru "Sortiranje" pritisni gumb "Dodaj razinu", a bitan je redoslijed razina.