يتم وضع بصمة الختم على الوثيقة... عندما تحتاج إلى الطباعة على المستندات. ما هي أنواع الأختام الموجودة؟

الدعائم 25 "بصمة الختم". حاليًا، في العمل المكتبي الروسي، للمصادقة على صحة المستندات والتصديق على نسخ المستندات في المنظمة، يتم استخدام نوعين من الأختام:

· بيت (ختم أو وصفت ) ختم،

· بسيط مطبوعات الوحدات الهيكلية (10).

يتم استخدام الختم الرئيسي للمنظمة للتصديق على توقيعات الرئيس ونوابه ورؤساء الخدمات المالية وكبير المحاسبين ونائبه، بالإضافة إلى المسؤولين الآخرين الذين تم منحهم الصلاحيات المناسبة بموجب توكيل رسمي أو بأمر من الرأس.

يتم تحديد الحق في تصوير شعار دولة الاتحاد الروسي على ختم المنظمة بموجب الفن. 4 من القانون الدستوري الاتحادي الصادر في 25 ديسمبر 2000 رقم 2-FZ "بشأن شعار الدولة للاتحاد الروسي". تم تحديد قواعد إصدار الختم الرسمي في GOST R 51511-2001. الأختام مع نسخة من شعار دولة الاتحاد الروسي. الشكل والأبعاد والمتطلبات الفنية (بصيغتها المعدلة رقم 1 بتاريخ 26/12/2002).

العنصر الرئيسي ختم الختم هو صورة لنسر برأسين. ويشهد الختم الرسمي على توقيعات الرئيس ونوابه ورؤساء الخدمة المالية ورئيس المحاسبين ونائبه وغيرهم من المسؤولين الذين تم منحهم الصلاحيات المناسبة.

يتم وضع الأختام الرسمية على المستندات التي تتطلب تعريفًا خاصًا: تلك المتعلقة باستلام الأموال أو الأصول المادية، وعلى وثائق الهوية، وعلى خطابات الضمان والعقود.

كما يستخدم الختم الرسمي للتصديق على نسخ عدد من الوثائق، على سبيل المثال: نسخ الأنظمة، والمواثيق المرسلة إلى الجهات الحكومية، ونسخ قرارات المحاكم وبعض الوثائق الأخرى. توجد قائمة بالوثائق التي تم وضع الختم الرسمي عليها.

تستخدم في المنظمات غير الحكومية وصفت ختم يعادل الختم. يتم وضع شعار المنظمة أو اختصار اسمها في وسط الختم، ويشار حول الدائرة إلى الاسم الكامل للمنظمة ورقم تسجيل الدولة الخاص بها (OGRN).

يتم تحديد موقع بصمة الختم الرئيسي فيما يتعلق بمسمى الوظيفة والتوقيع الشخصي للمسؤول في التعليمات القياسية للعمل المكتبي في الهيئات التنفيذية الفيدرالية (التي تمت الموافقة عليها بأمر من وزارة الثقافة والإعلام في جمهورية روسيا الاتحادية). الاتحاد بتاريخ 8 نوفمبر 2005 رقم 536 ومسجل من قبل وزارة العدل في الاتحاد الروسي في 27 يناير 2006 رقم 418). يجب أن يكون طبعة الختم قابلة للقراءة بوضوح ولا تتضمن سوى نهاية اسم المسؤول الذي وقع الوثيقة. فرض الختم على التوقيع الشخصي أمر غير مقبول (11).

طوابع بسيطةيستخدم للتوثيق الداخلي للمؤسسة، وعلى النسخ المكررة من الوثائق الإدارية، وعلى الشهادات، والتصاريح، عند ختم الطرود والطرود. قد يكون هناك عدة أختام بسيطة في مؤسسة أو منظمة أو مؤسسة. في هذه الحالة، يتم نسخ اسمين على الختم - التنظيم والوحدة الهيكلية: "الأمانة"، "المكتب"، "الإدارة"، "قسم شؤون الموظفين"، "قطاع المراسم"، "القسم الإداري"، إلخ. على عكس أختام الطوابع، التي لها شكل دائري وأحجام قياسية، يمكن أن تكون الأختام البسيطة بأحجام مختلفة، وفي الشكل - ليس فقط دائريًا، ولكن أيضًا مربعًا أو مثلثًا أو بيضاويًا، وما إلى ذلك.

بناءً على طبيعة المواد التي تصنع منها الأختام فإنها تنقسم إلى مطاط ومعدن.

لتحديد استلام وتسجيل ومرور وتنفيذ المستندات، بالإضافة إلى العلامات المرجعية الأخرى، يكون ذلك مناسبًا الطوابع المصطكي .

18.5. علامات على الوثائق باعتبارها انعكاسا للمراحل

مرورهم وتنفيذهم

المطلب 26 "نسخ علامة التصديق"تستخدم للتأكيد على أن نسخة الوثيقة تتوافق مع النسخة الأصلية. يتم وضع العلامة أسفل سمة "التوقيع" من الهامش الأيسر للمستند. تتكون التفاصيل من نقش الشهادة يمين(بحرف كبير، بدون علامتي الاقتباس)، عنوان منصب الشخص الذي صدق على النسخة؛ التوقيع الشخصي، نسخة التوقيع (الأحرف الأولى، اللقب)، تاريخ التصديق.

يتم التصديق على نسخ من الوثائق من قبل رئيس المنظمة أو المسؤولين المفوضين من قبله (النائب، رئيس خدمات شؤون الموظفين، إدارة المكاتب، الخ).

رئيس قطاع البروتوكول التوقيع الشخصي L. I. Ivanov

على نسخة من الرسالة الصادرة التي تبقى في شؤون المؤسسة، قد لا يتم الإشارة إلى تاريخ التصديق عليها واسم منصب الشخص الذي صدق النسخة.

عند إرسال نسخة إلى مؤسسات أخرى، يتم تصديق نسخة الشهادة بختم المنظمة. عند إرسال المستندات إلى المنظمات التابعة، يتم التصديق على نسخها بختم الإدارة (القطاع) حيث يتم تخزين المستند الأصلي. على هذه النسخ، في المكان الذي يتم فيه تقديم توقيع المدير، يتم وضع ختم الإدارة والمكتب وقطاع البروتوكول وما إلى ذلك.

الدعائم 27 « ملاحظة حول المؤدي"يشير إلى الشخص الذي قام بإعداد الوثيقة. يوصي GOST R 6.30-2003 بطريقة واحدة فقط لتصميم الدعائم: الأحرف الأولى من اسم المؤدي ولقبه ورقم هاتفه:

في.أ. بيتروف

تهدف التفاصيل إلى التواصل الهاتفي الفوري مع المقاول من أجل الحصول على توضيحات وإيضاحات حول القضايا المثارة في الوثيقة. تنص آداب العمل على مخاطبة مسؤول غير مألوف إما بالاسم الأول والعائلي، أو بالاسم الأخير مع كلمة "السيد". طريقة تسجيل التفاصيل التي اقترحتها GOST تستبعد إمكانية الخيار الأول للعنوان (الأحرف الأولى لا تحمل المعلومات اللازمة). الخيار الثاني للعنوان (فقط بالاسم الأخير) ليس مناسبًا دائمًا، خاصة إذا لم يتم رفض الاسم الأخير للمؤدي (تشيرنيخ، لوميناغو، شيفتشينكو، إلخ). لذلك يجوز في الدعائم الإشارة إلى الاسم الكامل واسم عائلة المؤدي بدلاً من الأحرف الأولى (12).

يتم وضع علامة حول المؤدي على الجانب الأمامي من الورقة الأخيرة من المستند في الزاوية اليسرى السفلية. تتم الإشارة إلى رقم الهاتف من خلال ثلاث مجموعات من الأرقام بدون شرطات بينها.

في رسائل الرد، يمكنك الإشارة ليس فقط إلى رقم الهاتف، ولكن أيضًا إلى رقم المكتب، إذا أعرب مستلم الرسالة عن رغبته في مقابلة الشخص الذي أعد المستند شخصيًا. في الرسائل بعيدة المدى، يُشار إلى رمز المدينة بين قوسين قبل رقم هاتف المكتب.

المتطلب 28 "ملاحظة حول تنفيذ المستند وإرساله إلى الملف"يتم لصقها على المستندات المنفذة الخاضعة للشطب لتخزينها لاحقًا واستخدامها لأغراض مرجعية.

يتم وضع علامة التنفيذ على الورقة الأولى من المستند أسفل علامة المؤدي. تتضمن التفاصيل البيانات التالية: رابط لتاريخ ورقم الوثيقة التي تشير إلى تنفيذها، وفي حالة عدم وجود مثل هذه الوثيقة - معلومات مختصرة عن التنفيذ، وكذلك الكلمات في حالة رقم.الإشارة إلى رقم الحالة التي سيتم تخزين المستند فيها؛ توقيع المؤدي وتاريخ وضع العلامة.

يمكن صياغة نتائج التنفيذ على النحو التالي: "تم إرسال الإجابة، التاريخ، لا."؛ "تم تقديم رد شفهي"؛ "مراعاة ذلك عند إعداد الطلب"؛ "تم حل المشكلة عبر الهاتف"، وما إلى ذلك.

متطلب 29 "ختم عند استلام الوثيقة من قبل المنظمة"يتم لصقها يدويًا أو باستخدام رقم خاص في الجزء السفلي الأيمن من الجانب الأمامي للورقة الأولى من المستندات الواردة. من الممكن وضع علامة على الجانب الخلفي من الورقة.

تتكون التفاصيل من اسم المنظمة (أو الوحدة الهيكلية) حيث تم استلام الوثيقة؛ تاريخ استلامها ورقم التسجيل الوارد. قد يحتوي الطابع الزمني للوصول، إذا لزم الأمر، على إشارة إلى الساعات والدقائق. يُشار عادةً إلى اسم المنظمة بشكل مختصر.

03.01.2008 № 001

الدعائم 30 "معرف النسخة الإلكترونية من الوثيقة"هي علامة (تذييل) يتم وضعها أسفل كل صفحة من صفحات المستند وتحتوي على اسم الملف الموجود على وسائط الكمبيوتر ورمز المشغل والتاريخ وبيانات البحث الأخرى المثبتة في المؤسسة.

عادةً ما يعكس اسم الملف محتوياته، بالإضافة إلى معلومات حول الأسماء والتواريخ. يتم تحديد طول اسم الملف (عدد الأحرف) حسب خصائص نظام تشغيل الكمبيوتر.

أسئلة الاختبار للاختبار الذاتي:

1) ما هي الوثائق التي يوقعها رئيس المنظمة و/أو نوابه؟ في أي حالة يتم توقيع جميع نسخ المستندات المرسلة؟

2) في أي حالة يتم توقيع النسخة الأولى فقط من المستند المرسل؟ ما هي العلامة الموضوعة في النسخ الأخرى من الوثيقة؟

3) أخبرنا عن قواعد تسجيل "التوقيع" المطلوب.

4) ما هي إجراءات توقيع المستند في حال غياب المسؤول الذي تم إعداد توقيعه على مسودة المستند؟

5) متى يلزم توقيعين أو أكثر على المستند؟ أعط أمثلة على المستندات المعتمدة بتوقيعين.

6) هل من المقبول استخدام التوقيع بالفاكس على المستند الأصلي؟ ما هي الوثائق التنظيمية التي تنظم استخدام الفاكس والتوقيعات الإلكترونية في المستندات؟

7) ماذا يعني اعتماد الوثيقة؟ تسمية طرق التنسيق.

8) كيف يتم تنسيق الوثيقة في حالة وجود عدة جهات خارجية؟

9) هل يعتبر رفض الموافقة مقبولا؟ كيف يتم طلب "تأشيرة الموافقة على الوثيقة" في الحالات التي لا يتفق فيها المسؤول مع محتويات الوثيقة؟

10) ما هي الأختام المستخدمة في العمل المكتبي الروسي للتصديق على صحة المستندات؟

11) حدثينا عن قواعد تصميم دعائم "Seal Imprint".

12) كيف يمكن إصدار بيانات "العلامة الخاصة بالمؤدي"؟ إعطاء أسباب إجابتك.

الأدب

· القانون الاتحادي الصادر في 10 يناير 2002 رقم 1-FZ "بشأن التوقيع الرقمي الإلكتروني".

· القانون الاتحادي الصادر في 27 يوليو 2006 رقم 149-FZ "بشأن المعلومات وتكنولوجيا المعلومات وحماية المعلومات".

· غوست آر 51141-98. حفظ السجلات والأرشفة. المصطلحات والتعاريف. - م: Gosstandart، 1998.

· غوست آر 6.30-2003. أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق. - م: Gosstandart، 2003.

· التعليمات القياسية للعمل المكتبي في السلطات التنفيذية الفيدرالية، المعتمدة بأمر من وزارة الثقافة والإعلام في الاتحاد الروسي بتاريخ 8 نوفمبر 2005 رقم 536 والمسجلة من قبل وزارة العدل في الاتحاد الروسي في 27 يناير 2006 رقم 418.

· باساكوف إم. العمل المكتبي [دعم التوثيق للإدارة]: كتاب مدرسي / M.I. باساكوف، أو. زاميتسكوفا. - الطبعة الخامسة، مراجعة. وإضافية - روستوف ن/د: فينيكس، 2007. - 352 ص.

· بيريزينا إن إم، فورونتسوفا إي بي، ليسينكو إل إم. العمل المكتبي الحديث . - سانت بطرسبرغ: بيتر، 2004. - 256 ص.

· ديمين يو.م. عمل مكتبي. إعداد الوثائق الرسمية / Yu.M. ديمين. - سانت بطرسبرغ: بيتر، 2003. - 220 ص.

· كريوكوفا ن.ب. توثيق الأنشطة الإدارية: كتاب مدرسي. مخصص. - م: إنفرا-م، 2008. - 268 ص.

· تلفزيون كوغوشيفا العمل المكتبي: كتاب مدرسي. بدل / تلفزيون كوجوشيفا. - روستوف بدون تاريخ: فينيكس، 2007. - 256 ص.

· نوفوسيلوف ف. القوة القانونية للوثيقة // الأرشيف السوفيتي. 1971. رقم 1. ص 57-63.

· باشنكو إيه في، دورونينا إل إيه. العمل المكتبي: دليل عملي - م: يوريت-إيزدات، 2004. - 182 ص.

· رازدوروزني أ. توثيق الأنشطة الإدارية: كتاب مدرسي. مخصص. - م: إنفرا-م، 2008. - 304 ص.

· سبيفاك ف. توثيق الأنشطة الإدارية (إدارة المكاتب). - سانت بطرسبرغ: بيتر، 2005. - 240 ص.

· تشوكوفينكوف إيه يو، ويانكوفايا ف. قواعد إعداد المستندات: تعليق على GOST R 6.30-2003 "أنظمة التوثيق الموحدة. نظام موحد للتوثيق التنظيمي والإداري. متطلبات التوثيق." - م: دار النشر. "بروسبكت"، 2004. - 216 ص.

ختم المستندات - مكان وضعه لها وماذا ينبغي أن تكون؟ تتميز الإجابة على هذه الأسئلة التي تبدو بسيطة بعدد من الفروق الدقيقة – دعونا نلقي نظرة عليها.

ما نوع الختم الذي يجب استخدامه للمستندات؟

يمكن للمؤسسات وأصحاب المشاريع الفردية استخدام الختم التالي للتصديق على المستندات:

• رئيسي؛
• الوحدة الهيكلية
• خاص (على سبيل المثال، ختم للوثائقللاستخدام الداخلي).

لا يحتوي تشريع الاتحاد الروسي على أي تصنيف للأختام - لقد تطور استخدام الأصناف المذكورة أعلاه عمليًا.

الحاجة إلى المشاركة طوابع للوثائققد يكون الاختلاف عن الختم الرئيسي بسبب صعوبة الوصول التشغيلي إلى الختم الرئيسي من خلال الأقسام الهيكلية للشركة أو موظفين محددين. ولذلك، قد تتاح لهم الفرصة لاستخدام أدوات بديلة مناسبة للتصديق على الوثائق.

من الناحية القانونية، تكون جميع أنواع الأختام التي تستخدمها الشركة متكافئة إذا:

• من خلالها يمكن تسجيل الاسم الكامل للشركة وعنوانها على الورق؛
• فهي مستديرة الشكل.
• اسم نوع الختم المستخدم (على سبيل المثال، "لقسم الموارد البشرية") لا يتعارض مع نطاق استخدامه (أي أن قسم الموارد البشرية لا يمكنه التصديق على مستندات قسم المبيعات بختمه).

إذا تم إرسال وثيقة إلى وكالة حكومية، فيجب أن تكون مصدقة بالختم الرئيسي فقط. يتم استخدام الأختام الخاصة أو الأختام المقابلة للأقسام الهيكلية من قبل الشركة عند التعامل مع الشركاء والمقاولين بموافقتهم.

وفقًا للتعديلات التي أدخلها القانون رقم 82-FZ المؤرخ 6 أبريل 2015 على عدد من اللوائح الفيدرالية، فإن المنظمات الروسية بشكل عام غير ملزمة باستخدام الختم في العلاقات القانونية، ما لم ينص على خلاف ذلك صراحةً في بعض قواعد القانون.

يمكنك معرفة المزيد حول تفاصيل تطبيق القواعد القانونية التي تحكم استخدام المنظمات للأختام في المقالة.

ولكن إذا كانت الشركة لا تزال تستخدم منتجاتها الخاصة ختم للمستندات - أين يمكنك وضعه؟لها، في أي جزء من الورقة؟

على أي جزء من الوثيقة تم وضع الختم؟

يتم اضافته ختم للوثائقفي معظم الحالات، بجانب توقيع الشخص الذي صدق على الوثيقة الرسمية. كقاعدة عامة، يوجد الاختصار "M.P" في المنطقة المقابلة من المستند. (مكان للطباعة). ولكن إذا لم يتم تقديمها في النموذج الأصلي، فلا ينبغي إدخالها يدويا.

أين يمكنني ختم المستندات؟في شهاداتهم؟ لذلك، على الوثيقة التي يتم التصديق عليها، يجب وضع الختم بطريقة تسمح بما يلي:

• التعرف على التفاصيل الهامة الأخرى للمستند (أسماء الأعمدة والمعلومات التي تحتوي عليها)؛
• التصديق على صحة توقيع الشخص الذي قام بالتحقق من الوثيقة.

ومن المرغوب أيضًا أن يغطي الختم جزئيًا إحدى الكلمات التي تشكل المسمى الوظيفي للشخص الذي يوقع الوثيقة.

يرحب المقاولون وسلطات الضرائب والوكالات الحكومية الأخرى دائمًا بأوضح طباعة ممكنة على الورق (ولكن ليس بالخط العريض).

أين يمكنني العثور على عينات من أختام المستندات؟

لقد أعد المتخصصون لدينا عدة عينات لك طوابع للوثائقوالتي تستخدم في حالات مختلفة. يمكنك أيضًا الاطلاع على مثال لكيفية ختم مستند بشكل صحيح.

نتائج

من أجل تحسين تدفق المستندات، يحق للشركات الروسية استخدام ليس فقط الرئيسي، ولكن أيضا إضافي الأختام للوثائق. ومع ذلك، يجب إرسال المستندات المعتمدة بالختم الرئيسي فقط إلى الهياكل الرسمية.

من المهم التأكد من أن الهيكل الرئيسي والإضافي طوابع للوثائقأسماء الشركات وعناوينها. كل الانواع طوابع للوثائق، التي تستخدمها الشركة للتصديق عليها، ويتم إرسالها إلى كيانات خارجية - الأطراف المقابلة، والوكالات الحكومية، يجب أن تكون مستديرة.

أين يتم وضع الختم على المستندات؟ويجب وضعه بطريقة لا تغطي الإدخالات المهمة الأخرى الموجودة في المستند.

يمكنك التعرف على الفروق الدقيقة الأخرى في استخدام الطباعة عند تنظيم تدفق المستندات في المؤسسة في المقالة.

القوة القانونية للوثيقة

من الناحية العملية، غالبًا ما يكون لدى موظفي الموارد البشرية سؤال حول المستندات التي يجب الموافقة عليها بختم صاحب العمل.

لإعطاء وثيقة القوة القانونية، يجب أن تكون التفاصيل الإلزامية التالية موجودة:

اسم المنظمة و (أو) الوحدة الهيكلية؛
- تاريخ نشر الوثيقة؛
- فهرس التسجيل؛
- إمضاء.

بالنسبة لأنواع معينة من المستندات، التفاصيل الإضافية التي تمنحها القوة القانونية هي ختم الموافقة، والختم، وعلامة التصديق على النسخة (البند 18 من قرار وزارة العدل في جمهورية بيلاروسيا بتاريخ 19 يناير 2009 رقم 4 ""بشأن الموافقة على تعليمات العمل المكتبي في الجهات الحكومية والجهات الأخرى").

التوقيع هو شرط إلزامي للتصديق على الوثيقة، والختم إضافي. وبالتالي، عند المصادقة على مستند، يجب أولاً التوقيع عليه ثم (إذا لزم الأمر) التصديق عليه بالختم. يتم ختم المستندات المعتمدة (إذا لزم الأمر) بعد الموافقة على الوثيقة.

الدعائم "الختم"

يتم وضع سمة "الختم" على المستندات التي تتطلب شهادة خاصة بصحتها.

هناك 3 أنواع من الختم: ختم المنظمة، ختم الوحدة الهيكلية للمنظمة، الختم الذي يشير إلى الغرض المقصود (للوثائق، وما إلى ذلك). تنقسم أختام المنظمات إلى أختام رسمية (أختام عليها صورة شعار الدولة لجمهورية بيلاروسيا) وأختام بسيطة.

يجب أن تكون إجراءات الاستخدام والمسؤولية عن تخزين الأختام منصوص عليها في القوانين التنظيمية المحلية للمنظمة، والتي تم تطويرها وفقًا لتشريعات جمهورية بيلاروسيا. يمكن تضمين المعلومات المتعلقة باستخدام الأختام وتخزينها في تعليمات إدارة مكتب المنظمة أو اللوائح الخاصة بخدمة شؤون الموظفين.

يتم تحديد قائمة الوثائق التي تم وضع الختم عليها من قبل المنظمة بشكل مستقل، مسترشدة بتشريعات جمهورية بيلاروسيا.

الختم ضروري على المستندات الأصلية ونسخها (للتأكيد على صحة النسخة)، بما في ذلك. الفاكس، والتصديق على الحقوق والحريات و (أو) المصالح المشروعة للمواطنين، وحقوق والتزامات الكيانات القانونية، والسماح بإنفاق الأموال والأصول المادية.

يجب أن يتضمن طبعة الختم جزءًا من المسمى الوظيفي للشخص الذي قام بالتوقيع (الموافقة) على الوثيقة.

مثال

مدير المعهد إمضاء S. A. سيدوروف
النائب

انه مهم!نلفت انتباه العاملين في خدمة شؤون الموظفين إلى حقيقة أن النموذج التقريبي لعقد العمل، تمت الموافقة عليه بقرار وزارة العمل في جمهورية بيلاروسيا بتاريخ 27 ديسمبر 1999 رقم 155 (بصيغته المعدلة في 4 أكتوبر 2010) ، يحتوي على السمة "الختم". وفي الوقت نفسه فإن الشكل التقريبي للعقد المعتمد بقرار مجلس وزراء جمهورية بيلاروسيا بتاريخ 02/08/1999 رقم 1180 (بصيغته المعدلة بتاريخ 19/01/2012) لا يحتوي على " "الختم" مطلوب.

القيد في دفتر عمل الموظف الذي يجب أن يكون مصدقا بالختم

الصفحة الأولى (صفحة العنوان) من كتاب العمل، التي تحتوي على المعلومات المدرجة عن الموظف، مصدقة بتوقيع صاحب العمل أو المسؤول المعتمد وختم صاحب العمل، وإذا لم يكن لدى رجل الأعمال الفردي، ختم الهيئة التنفيذية والإدارية المحلية التي سجلت رجل الأعمال الفردي (الجزء الثاني ص 18 تعليمات بشأن إجراءات الاحتفاظ بسجلات عمل الموظفين، تمت الموافقة عليها بقرار وزارة العمل في جمهورية بيلاروسيا بتاريخ 03/09/1998 رقم 30 (يشار إليها فيما بعد بالتعليمات رقم 30)).

بالإضافة إلى ذلك، يتم إجراء التغييرات في الإدخالات في كتاب العمل حول الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي وتاريخ الميلاد والتعليم والمهنة والتخصص من قبل صاحب العمل في آخر مكان عمل على أساس المستندات التي تؤكد المعلومات ذات الصلة، مع مع الإشارة إلى رقمها وتاريخها (البند 38 من التعليمات رقم الثلاثين). يتم كتابة رابط للوثيقة ذات الصلة على الغلاف الداخلي، ومصدق بتوقيع صاحب العمل أو المسؤول المعتمد وختم صاحب العمل، وإذا لم يكن لدى صاحب العمل الفردي، بختم السلطة التنفيذية والإدارية المحلية الهيئة التي سجلت رجل الأعمال.

للحصول على نموذج إدخال في كتاب عمل، مصدق بختم، راجع قسم "الوثائق المفيدة" في الصفحة 25.

تغيير الإدخالات الخاصة بمهنة أو تخصص في الصفحة الأولى (صفحة العنوان) من دفتر العمل في حال حصول الموظف على مهنة أو تخصص جديد يتم من خلال إضافة القيود الموجودة دون شطب القيود المدخلة مسبقاً.

يتم كتابة روابط المستندات التي تم على أساسها الإدخالات التصحيحية على الغلاف الداخلي لكتاب العمل ومصدقة بتوقيع رئيس المنظمة أو شخص مفوض خصيصا منه وختم المنظمة أو ختم قسم شؤون الموظفين.

عند فصل الموظف، يجب أن تكون جميع الإدخالات المتعلقة بالعمل والجوائز والحوافز للنجاح في العمل، والتي تم إدخالها في دفتر العمل أثناء عمله، مصدقة بتوقيع صاحب العمل أو المسؤول المعتمد وختم صاحب العمل (البند 45 من تعليمات رقم 30).

في أي الحالات يكون من الضروري ختم الأوامر؟

أوامر المنظمة غير مختومة، حيث أن الأمر هو وثيقة تنظيمية وإدارية داخلية (أوامر التعيين، أوامر إجازة العمل، أوامر الفصل). نسخ من أوامر العمل ونسخ أخرى من وثائق الموظفين، والوثائق الصادرة تتطلب التصديق المناسب، لذلك يجب أن تكون مختومة.

وبالتالي، يمكننا أن نستنتج أن نسخ تلك المستندات التي تم إنشاؤها في المنظمة نفسها فقط هي التي تخضع لشهادة الطوابع.

كاستثناء، يُسمح بعمل نسخ من الوثائق الصادرة عن منظمات أخرى والتصديق عليها عند حل المشكلات التي تقع ضمن اختصاص المنظمة نفسها. على سبيل المثال، يحق للمنظمة عمل نسخة من شهادة التعليم والتصديق عليها لإدراجها في الملف الشخصي للموظف، ونسخة من شهادة ميلاد الطفل وشهادة استحقاق المزايا لتقديمها إلى قسم المحاسبة للأغراض المحاسبية عندما حساب ضريبة الدخل، الخ.

ناتاليا فلاديكو، محامية

بالإضافة إلى القوانين المتعلقة بالشركات ذات المسؤولية المحدودة والشركات المساهمة، تم إجراء تغييرات أيضًا على عدد من اللوائح التي كانت تنص سابقًا على التصديق الإلزامي للمستندات بختم المنظمة. الآن يتم لصق الختم فقط إذا كان متاحًا (أي إذا تمت الإشارة إلى وجود الختم في ميثاق المنظمة) في المستندات التالية:

• التصرف في حادث عمل (المادة 230 من قانون العمل في الاتحاد الروسي) ؛
• توكيل صادر عن منظمة لممثل (الجزء 5 من المادة 61 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي، الجزء 3 من المادة 53 من قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي، الجزء 2 من المادة 54 من القانون الاتحادي القانون الصادر في 2 أكتوبر 2007 رقم 229-FZ "بشأن إجراءات الإنفاذ")؛
• سجل التدقيق (الجزء 10، المادة 16 من القانون الاتحادي الصادر في 26 ديسمبر 2008 رقم 294-FZ "بشأن حماية حقوق الكيانات القانونية وأصحاب المشاريع الفردية عند ممارسة الرقابة (الإشراف) والرقابة البلدية"؛
• شهادة مستودع مزدوج (الفقرة 9، البند 1، المادة 913 من القانون المدني للاتحاد الروسي)؛
• نسخ من الوثائق التأسيسية المقدمة إلى سلطة التسجيل (البند 4 من المادة 16 من القانون الاتحادي الصادر في 21 يوليو 1997 رقم 122-FZ "بشأن تسجيل الدولة لحقوق العقارات والمعاملات معها")؛
• نسخة من إشعار الدفع المسبق للضريبة غير المباشرة على بيع الكحول الإيثيلي (البند 5، البند 1، المادة 10.2 من القانون الاتحادي الصادر في 22 نوفمبر 1995 رقم 171-FZ "بشأن تنظيم الدولة لإنتاج وتداول الكحول" الكحول الإيثيلي والمنتجات الكحولية والكحولية والقيود المفروضة على استهلاك (شرب) المشروبات الكحولية")؛
• بيانات حساب الأوراق المالية ومذكرات الرهن العقاري بشأن الوفاء بالالتزام المضمون بالرهن العقاري (الفقرة 5، الفقرة 3، المادة 16، الفقرة 5، الفقرة 1، المادة 17، الفقرة 2، المادة 25 من القانون الاتحادي الصادر في 16 يوليو 1998) رقم 102-FZ "الرهن العقاري (رهن العقارات)")؛
• القرارات المتعلقة بإصدار الأوراق المالية وشهادات الأوراق المالية ذات درجة الإصدار؛ قرارات بشأن إصدار إيصالات الإيداع الروسية (البند 1 من المادة 17، الفقرة 11 من الجزء 4 من المادة 18، ​​البند 10 من المادة 27.5-3 من القانون الاتحادي الصادر في 22 أبريل 1996 رقم 39-FZ "في سوق الأوراق المالية" ") ؛
• المستندات التي تحتوي على معلومات حول حصة الاتحاد الروسي أو أحد كيانات الاتحاد الروسي أو كيان بلدي في رأس المال المصرح به لكيان قانوني، بالإضافة إلى المستندات المقدمة من المتقدمين لشراء الممتلكات (الفقرة 4، الفقرة 1، الفقرة 1، الفقرة 2، المادة 16 من القانون الاتحادي الصادر في 21 ديسمبر 2001 رقم 178-FZ "بشأن خصخصة ممتلكات الدولة والبلدية")؛
• توكيل نيابة عن المنظمة (عند الطعن في إجراءات مصلحة الجمارك)، نسخة من تقرير التدقيق حول موثوقية البيانات المالية المرفقة بطلب الإدراج في سجل المشغلين الاقتصاديين المعتمدين؛ الإبلاغ عن البضائع المخزنة والمنقولة والمباعة والمعالجة و (أو) المستخدمة وعن العمليات الجمركية المنجزة؛ مقتطفات من نظام تسجيل البضائع المقدمة لموظفي الجمارك (الجزء 6، المادة 39، البند 6، الجزء 3، المادة 90، البند 2، الجزء 5، المادة 177، البند 1، المادة 184 من القانون الاتحادي الصادر في 27 نوفمبر 2010) رقم 311-FZ "بشأن التنظيم الجمركي في الاتحاد الروسي") (تسري هذه التغييرات اعتبارًا من 18 مايو 2015)؛
• التوكيل المرفق بطلبات المشاركة في مسابقة مفتوحة ومزاد مغلق؛ التوكيل الصادر بغرض الحصول على اعتماد المشاركين في المزاد الإلكتروني؛ طلب المشاركة في مزاد مغلق (المواد 51، 61، 88 من القانون الاتحادي الصادر في 5 أبريل 2013 رقم 44-FZ "بشأن نظام العقود في مجال شراء السلع والأشغال والخدمات لتلبية احتياجات الدولة والبلدية" ").

إذا قررت المنظمة رفض استخدام الختم، فمن المستحسن استبعاد المعلومات المتعلقة به من الميثاق، على الرغم من أن القانون لا ينص على مثل هذا الالتزام. ويبدو أنه إذا ذكر ميثاق المنظمة الختم، لكن بصمته غائبة في الوثائق المدرجة، فقد يصبح ذلك موضوع نزاعات ومطالبات من مختلف السلطات التنظيمية.

نذكرك: كما كان من قبل، في نماذج الوثائق المحاسبية الأولية التي أعدتها منظمة والتي لا تحتوي على العلامة "M.P."، ليس من الضروري وضع الختم (بصمة الختم ليست شرطًا إلزاميًا للمستند المحاسبي الأساسي ( المادة 9 من القانون الاتحادي الصادر في 6 ديسمبر 2011 رقم 402- القانون الاتحادي "بشأن المحاسبة"؛ البند 13 من لائحة المحاسبة، المعتمدة بأمر من وزارة المالية في الاتحاد الروسي بتاريخ 29 يوليو 1998 رقم 34 -ن ينطبق الأمر نفسه على الاتفاقيات المبرمة، ولكن ليس من الضروري ختمها (انظر قرار منطقة موسكو بتاريخ 22 مارس 2012 رقم A40-62363/11-71-291، قرار منطقة موسكو FAS بتاريخ ديسمبر). 23، 2010 رقم KG-A40/13774-10، قرار منطقة فولجا-فياتكا FAS بتاريخ 21 يناير 2013 رقم A28-3218/2012 ).

تعلمنا من المدرسة: الوثيقة بدون ختم غير صالحة. لذلك قمنا بوضع ختم على جميع الأوراق تقريبًا - لا يمكنك إفساد العصيدة بالزيت. ولكن هل هذا حقا ضروري؟ ما هي وثائق الموظفين التي تحتاج حقًا إلى الختم، وأي منها يمكن الاستغناء عنها؟

غالبًا ما يتلقى محررونا رسائل تحتوي على أسئلة تتعلق بطريقة أو بأخرى بالاستخدام الصحيح لطبعة الختم. "هل أحتاج إلى ختم على عقد العمل؟" - يسأل رجل أعمال من سمارة. "أين يمكنني العثور على قائمة المستندات التي يجب ختمها؟" - يسأل مدير الموارد البشرية في موسكو. "لقد قمت بطريق الخطأ بوضع ختم منظمة أخرى في دفتر عمل الموظف، فماذا علي أن أفعل الآن؟" - يشكو ضابط شؤون الموظفين من ستافروبول. اليوم سوف نحل هذه المشاكل والعديد من المشاكل الأخرى.

تلبية الختم

أولا، دعونا نتحدث قليلا عن ما هو الختم. هذه عبارة مبتذلة من المطاط الصلب لعمل انطباعات على الورق لتأكيد صحة المستند. المتطلبات الفنية للأختام الرسمية - شكلها وحجمها ونصوصها والرموز الموضوعة عليها - منصوص عليها في معيار الدولة GOST R 51511-2001*.

* معيار الدولة للاتحاد الروسي "الطوابع مع استنساخ شعار النبالة للاتحاد الروسي الشكل والأحجام والمتطلبات الفنية" (تمت الموافقة عليه بقرار معيار الدولة لروسيا بتاريخ 25 ديسمبر 2001 رقم 573 ش). .

لم يتم بعد تحديد المتطلبات الفنية للأختام التي لا تحتوي على شعار النبالة في معيار الدولة. لا يذكر التشريع شيئًا تقريبًا عن قواعد استخدام الأختام. من غير الواضح، على سبيل المثال، ما هي الأختام التي يجب أن تمتلكها المنظمة، وفي أي الحالات يجب لصقها، ومن المسؤول عن سلامتها، وكم عدد الأختام التي يجب أن تمتلكها الشركة، وما إلى ذلك. وتظل كل هذه الأمور خاضعة لتقدير إدارة المنظمة .
هناك ثلاثة أنواع من الأختام: الرسمية، والمكافئة للرسمية، والبسيطة.

الأختام الرسمية(مع صورة شعار النبالة للاتحاد الروسي) تستخدم فقط في الهيئات الحكومية والمؤسسات الحكومية. بالإضافة إلى ذلك، فإن المنظمات التي تتمتع بسلطات حكومية تحصل على الختم الرسمي. على سبيل المثال، مكاتب كاتب العدل الخاصة.

يجب أن يكون لدى الشركة المساهمة ختم دائري يحتوي على اسم الشركة وعنوانها بالكامل

تستخدم الشركات التجارية الأختام تعادل طوابع الطوابع.إنها تصور شعار الشركة أو شعارها أو ببساطة اسم الشركة. تشير كل من الطوابع والأختام المكافئة لها إلى رقم التعريف الضريبي للكيان القانوني ورقم شهادة تسجيل الدولة.

أصحاب المشاريع الخاصة لديهم أيضًا أختامهم الخاصة. من حيث وضعها فهي تعتبر معادلة للطوابع. ولكن على مثل هذا الختم، بدلاً من شعار النبالة والشعار، يوجد اللقب والاسم والاسم العائلي لرجل الأعمال الفردي، كما يُشار إلى موقعه ورقم التعريف الضريبي ورقم التسجيل.

الطوابع والبيانات والفاكسات
ختم- هذا نوع من الطباعة المستطيلة مع بعض النصوص. في أغلب الأحيان، يتم استخدام الطوابع لوضع تفاصيل المنظمة على المستند. هناك طوابع تؤكد إجراء معين. على سبيل المثال، "مدفوع"، "أدخل صادر".
شخص يخرج في موعد- جهاز ختم لختم التاريخ تلقائيا. لا ينظم القانون إجراءات استخدام الطوابع والبيانات، لذلك يجب على المنظمة تحديدها بشكل مستقل.
الفاكس- هذا ختم أو عبارة مبتذلة يتم من خلالها إعادة إنتاج توقيع الشخص. وفقًا للمادة 260 من القانون المدني، لا يجوز استخدام رسائل الفاكس إلا وفقًا للإجراءات المنصوص عليها في القانون. ومع ذلك، فإن مثل هذا الأمر غير موجود بعد. لا يمكن وضع رسائل الفاكس على وثائق الموظفين والمحاسبة - مطلوب فقط التوقيع المكتوب بخط اليد للمسؤول. لكن الرسائل والشهادات والتهنئة مقبولة تمامًا.

يتم وضع الطوابع والأختام المماثلة على المستندات التي تتطلب تأكيدًا خاصًا على صحتها - العقود والرسائل والشهادات وكتب العمل ومعرفات الخدمة وما إلى ذلك.
بسيطتعتبر أختام الأقسام الهيكلية للشركة، وأختام أنواع معينة من المستندات، والطوابع. أنها تأتي في أشكال مختلفة - مستديرة، مثلثة، مستطيلة، مربعة. يتم وضعها على تلك المستندات التي لا تتطلب تأكيدًا خاصًا على صحتها (الشهادات والتصاريح والنسخ وما إلى ذلك).

لم يتم بعد تحديد المتطلبات الفنية للأختام التي لا تحتوي على شعار النبالة في معيار الدولة

أين يجب أن أضع طبعة الختم؟

يجب أن يكون طبعة الختم في أسفل الوثيقة، بجوار توقيع المسؤول. يرجى ملاحظة: يتم وضع الختم بطريقة تغطي جزئيًا الكلمة التي تشير إلى الموضع، ولكنها لا تنتهي عند التوقيع ونص التوقيع.

تحتوي بعض المستندات على علامة خاصة "M.P." (مكان الطباعة). إذا كان هناك شيء واحد، فهناك شيء آخر يدعو للقلق: ضع الطباعة مباشرة عليها. الحروف "M.P." موجودة على صفحة عنوان كتاب العمل، وعلى أوراق المحاسبة، ونماذج الشهادات.

ما هو الختم ل؟

يمنح الختم الوثيقة القوة القانونية - فهو يؤكد صحة توقيع المسؤول. ولكن ليست كل وثائق الموظفين تتطلب هذه التفاصيل. لسوء الحظ، لا يحدد التشريع الحالي بوضوح الأوراق التي يجب ختمها ونوع الختم. بناء على الممارسة المعمول بها، قمنا بتجميع قائمة وثائق الموظفين المعتمدة بختم في المنظمات التجارية. وقد تقدم في الجدول في الصفحة 33.
لا يشهد الختم على وثائق الموظفين فحسب، بل أيضًا على الأوراق المحاسبية (الأوامر والسجلات والتقديرات)، بالإضافة إلى الوثائق التأسيسية للمنظمة، والاتفاقية الجماعية، والاتفاقيات المختلفة. المستندات غير المذكورة في هذه القائمة لا تتطلب التصديق بالختم.

لا تحتاج الرسائل المكتوبة على النماذج (باستثناء الضمانات) إلى الختم

ما هي المستندات التي يجب أن أضع عليها الطوابع؟

نحن نصدق الوثائق وفقا للقواعد

بالطبع، لن يحدث شيء سيء إذا قمت بوضع ختم عن طريق الخطأ على أمر أو خطاب للموظفين. ولكن إذا لم تقم بالتصديق على مستند يحتاج إليه حقًا (على سبيل المثال، عقد)، فقد تكون العواقب وخيمة للغاية. لن يكون لمثل هذه الاتفاقية قوة قانونية، وعلى الأرجح لن تعتبرها المحكمة دليلاً.
لتجنب مثل هذه المشاكل، ننصحك بتحديد إجراء استخدام الطباعة على المستوى المحلي بوضوح. أولا تحتاج إلى تحديد انتقلوثائق الشركة التي سيُطلب منك وضع ختم عليها. ثم عليك أن تفعل تعليمات الاستخدامالأختام، التي تكتب فيها، ومتى يتم وضع ختم يعادل ختمًا، ومتى يتم وضع ختم بسيط، وكيفية استخدام الطوابع، إذا كانت المنظمة تمتلكها. حدد بشكل منفصل مكان تخزين الختم ومن سيتم تعيينه مسؤولاً عن تخزينه (عادة ما يقرر رئيس المنظمة هذه المشكلة).

من المستحسن أن تجعل هذه التعليمات، مع القائمة، ملحقًا للتعليمات العامة لإدارة مكتب شركتك، وإذا لم يكن هناك أي منها، وثيقة منفصلة أو إضافة إلى الميثاق. في المستقبل، إذا كان من الضروري التصديق على مستند بختم غير محدد في القانون المحلي، يصدر رئيس المنظمة أمرًا خاصًا بهذا الشأن. يمكن استكمال قائمة المستندات المعتمدة بالختم بمرور الوقت.

يجب أن تحدد تعليمات استخدام الأختام الإجراء الخاص بتدمير الأختام القديمة

ختم في كتاب العمل

بشكل منفصل، من الضروري أن نقول عن بصمة الختم في كتاب عمل الموظف. إن إجراء ملء دفاتر العمل منصوص عليه بوضوح في لائحتين - قواعد الحفاظ على دفاتر العمل وتخزينها* وتعليمات ملء دفاتر العمل**، والتي يجب اتباعها بدقة. بعد دراسة هذه الوثائق، نستنتج: هناك ثلاث حالات فقط يتم فيها لصق ختم المنظمة أو خدمة شؤون الموظفين على دفتر عمل الموظف (يمكن استخدام أي منها):
- أثناء التسجيل الأولي للكتاب - على صفحة العنوان؛
- عند تغيير البيانات الشخصية للموظف - على الغلاف الداخلي؛
- عند الفصل - بعد تسجيل الفصل في قسم "بيانات العمل".
* تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم حكومة الاتحاد الروسي بتاريخ 16 أبريل 2003 رقم 225.
** تمت الموافقة عليه بموجب مرسوم وزارة العمل والتنمية الاجتماعية في الاتحاد الروسي بتاريخ 10 أكتوبر 2003 رقم 69.

بالإضافة إلى ذلك، هناك حالة واحدة عندما تحتاج إلى وضع ختم في كتاب العمل - إذا تم إعطاء الموظف إدراجًا. يوضع هذا الختم على الغلاف الداخلي للكتاب أو على صفحة العنوان وهو عبارة عن بصمة مستطيلة مكتوب عليها "أدخل صدر".

لاريسا سانكينا ,

أستاذ مشارك، قسم علوم الوثائق، الجامعة الروسية الحكومية للعلوم الإنسانية:

لسوء الحظ، لا تتحدث أي من اللوائح التي تنظم العمل مع كتاب سجل العمل عن كيفية إلغاء الختم الذي تم وضعه بشكل غير صحيح (على سبيل المثال، ختم منظمة أخرى). وفي الوقت نفسه، فإن مثل هذا الخطأ قد يثير تساؤلات بين سلطات صندوق التقاعد عند تخصيص معاش تقاعدي للموظف. نعتقد أنه يمكن تصحيحه بنفس طريقة تصحيح الإدخال غير الصحيح في قسم "معلومات العمل" في كتاب العمل. بعد الإدخال الأخير، ضع الرقم التسلسلي التالي واكتب أن ختم منظمة كذا وكذا قد تم وضعه بشكل غير صحيح. على سبيل المثال: "تم وضع ختم شركة المساهمة المفتوحة جلوريا بشكل غير صحيح." ثم ضع الختم الصحيح بجانب هذا الختم.
من الممكن أن يظل الموظف الذي يحمل مثل هذه العلامة في دفتر العمل مضطرًا إلى تأكيد فترة العمل في مؤسستك بنسخ من الطلبات. لذلك، قم بتزويد الموظف بالنسخ اللازمة عند مغادرته.

• إدارة سجلات الموظفين وقانون العمل