مفهوم "النسخة العمياء"، نتعلم فيه عدم القيام بأشياء غبية. عبارات مفيدة للمراسلات التجارية وإذا لم ترسل أي شيء فماذا سيحدث بعد ذلك؟ لا أريد تأكيد أي شيء

اليوم، غالبًا ما تقبل المحاكم المراسلات الإلكترونية كدليل مكتوب. ومع ذلك، للقيام بذلك، يجب أن يكون لها قوة قانونية. وفي الوقت نفسه، لم يتم حتى الآن وضع قواعد وأساليب واضحة وموحدة لتحديد شرعية المراسلات الافتراضية، الأمر الذي يؤدي إلى عدد كبير من المشاكل.

دعونا نلقي نظرة على عدة طرق لمنح رسائل البريد الإلكتروني القوة القانونية.

لقد ولت منذ زمن طويل الأيام التي كانت فيها وسيلة الاتصال الوحيدة هي الرسائل المكتوبة على الورق. ولم يعد من الممكن تصور تطوير العلاقات الاقتصادية بين الكيانات الاقتصادية دون استخدام تكنولوجيا المعلومات. وينطبق هذا بشكل خاص عندما تكون الأطراف المقابلة موجودة في مدن مختلفة أو حتى بلدان مختلفة.

يساعد التواصل عبر الاتصال الإلكتروني على تقليل تكاليف المواد، كما يتيح لك تطوير موقف مشترك بسرعة بشأن قضايا محددة.

ومع ذلك، لا ينبغي النظر إلى هذا التقدم من الجانب الإيجابي فقط. غالبا ما تنشأ نزاعات مختلفة بين مواضيع العلاقات الاقتصادية؛ لحلها، يلجأون إلى المحاكم. تتخذ المحكمة قرارها بناءً على تقييم الأدلة المقدمة من الأطراف.

وفي الوقت نفسه، يتم تحليل أهمية ومقبولية وموثوقية كل دليل على حدة، وكذلك مدى كفاية الأدلة وترابطها في مجملها. هذه القاعدة منصوص عليها في قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي (البند 2 من المادة 71) وفي قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي (البند 3 من المادة 67). في عملية تحديد مقبولية وموثوقية الأدلة المقدمة، غالبا ما تطرح المحكمة أسئلة يؤثر حلها بشكل كبير على نتيجة القضية.

يتم تنظيم استخدام إدارة المستندات الإلكترونية في العلاقات بين الكيانات التجارية وفقًا لقواعد القانون المدني للاتحاد الروسي. على وجه الخصوص، في الفقرة 2 من الفن. تنص المادة 434 على ما يلي: يمكن إبرام اتفاقية كتابية عن طريق تبادل المستندات عبر الاتصالات الإلكترونية، مما يجعل من الممكن إثبات أن الوثيقة تأتي من أحد أطراف الاتفاقية بشكل موثوق.

وفقا للفقرة 1 من الفن. 71 قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي والفقرة 1 من الفن. 75 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي، الأدلة المكتوبة هي مراسلات تجارية تحتوي على معلومات حول الظروف ذات الصلة بالنظر في القضية وحلها، والتي يتم إجراؤها في شكل سجل رقمي ويتم استلامها عبر الاتصالات الإلكترونية.

لاستخدام المستندات الإلكترونية في الإجراءات القانونية، يجب استيفاء شرطين. أولا، كما سبقت الإشارة، يجب أن تتمتع بالقوة القانونية. ثانيا، يجب أن تكون الوثيقة قابلة للقراءة، أي أنها يجب أن تحتوي على معلومات مفهومة بشكل عام ويمكن الوصول إليها للإدراك.

وينبع هذا الشرط من القواعد العامة للإجراءات القانونية، التي تفترض سرعة إدراك القضاة للمعلومات من مصادر الأدلة.

في كثير من الأحيان، ترفض المحكمة قبول المراسلات الإلكترونية التي لا تستوفي الشروط المذكورة أعلاه كدليل في القضية، ثم تتخذ بعد ذلك قرارًا لا يلبي المتطلبات القانونية للطرف المعني.

دعونا نفكر في الطرق الرئيسية لإضفاء الشرعية على المراسلات الإلكترونية قبل وبعد بدء الإجراءات.

العمل مع كاتب العدل

لو الإجراءات لم تبدأ بعد، ثم لإعطاء القوة القانونية للمراسلات الإلكترونية، تحتاج إلى إشراك كاتب عدل. في الفقرة 1 من الفن. تنص المادة 102 من أساسيات التشريعات المتعلقة بكتاب العدل (الأساسيات) على أنه بناءً على طلب الأطراف المعنية، يقدم كاتب العدل الأدلة اللازمة في المحكمة أو الهيئة الإدارية إذا كانت هناك أسباب للاعتقاد بأن تقديم الأدلة سيصبح مستحيلاً أو صعبًا فيما بعد. وفي الفقرة 1 من الفن. تنص المادة 103 من الأساسيات على أنه من أجل تأمين الأدلة، يقوم كاتب العدل بفحص الأدلة الكتابية والمادية.

وفقا للفقرة 2 من الفن. 102 في الأساس، لا يقدم كاتب العدل أدلة في قضية، في الوقت الذي تتصل فيه الأطراف المعنية به، تتم معالجتها من قبل محكمة أو هيئة إدارية. بخلاف ذلك، تعترف المحاكم بالمراسلات الإلكترونية الموثقة كدليل غير مقبول (قرار AAS التاسع بتاريخ 11 مارس 2010 رقم 09AP-656/2010-GK).

تجدر الإشارة إلى أنه بناءً على الجزء 4 من الفن. 103 أساسيات، لا يتم تقديم الأدلة دون إخطار أحد الأطراف والأطراف المعنية إلا في الحالات العاجلة.

من أجل فحص الأدلة، يتم وضع بروتوكول، بالإضافة إلى الوصف التفصيلي لإجراءات كاتب العدل، يجب أن يحتوي أيضًا على معلومات حول تاريخ ومكان التفتيش، وكاتب العدل الذي يجري التفتيش، والأطراف المعنية المشاركة فيه ، وقم أيضًا بإدراج الظروف التي تم اكتشافها أثناء التفتيش. تتم طباعة رسائل البريد الإلكتروني نفسها وحفظها في بروتوكول، يتم توقيعه من قبل الأشخاص المشاركين في التفتيش، بواسطة كاتب عدل ومختوم بختمه. بموجب قرار محكمة التحكيم العليا للاتحاد الروسي بتاريخ 23 أبريل 2010 رقم VAS-4481/10، يتم الاعتراف بالبروتوكول الموثق لفحص صندوق البريد الإلكتروني كدليل مناسب.

حاليًا، لا يقدم جميع كتاب العدل خدمات التصديق على رسائل البريد الإلكتروني، وتكلفتها مرتفعة جدًا. على سبيل المثال: يتقاضى أحد كتاب العدل في موسكو 2000 روبل مقابل صفحة واحدة من الجزء الوصفي للبروتوكول.

يتقدم الشخص المهتم بتقديم الأدلة بطلب إلى كاتب العدل مع طلب مناسب. يجب أن تشير إلى:

• الأدلة التي يجب تأمينها؛
• الظروف التي تدعمها هذه الأدلة؛
• الأسباب التي تتطلب الأدلة؛
• في وقت الاتصال بكاتب العدل، لا تتم معالجة القضية من قبل محكمة ذات اختصاص عام أو محكمة تحكيم أو هيئة إدارية.

بالنظر إلى العملية الفنية لإرسال رسائل البريد الإلكتروني، فإن الأماكن التي يتم اكتشاف البريد الإلكتروني فيها يمكن أن تكون جهاز الكمبيوتر الخاص بالمستلم، أو خادم البريد المرسل، أو خادم بريد المستلم، أو جهاز الكمبيوتر الخاص بالشخص الذي يتم توجيه المراسلات الإلكترونية إليه.

يقوم كتاب العدل بفحص محتويات صندوق البريد الإلكتروني إما عن بعد، أي أنهم يستخدمون الوصول عن بعد إلى خادم البريد (يمكن أن يكون خادمًا لموفر يقدم خدمة اتصالات إلكترونية بموجب عقد؛ أو خادم بريد لمسجل اسم النطاق أو خادم بريد) خادم بريد إنترنت مجاني)، أو مباشرة من جهاز الكمبيوتر الخاص بالشخص المعني، والذي تم تثبيت برنامج بريد إلكتروني عليه (Microsoft Outlook، Netscape Messenger، وما إلى ذلك).

أثناء التفتيش عن بعد، بالإضافة إلى التطبيق، قد يحتاج كاتب العدل إلى إذن من مسجل اسم النطاق أو مزود الإنترنت. كل هذا يتوقف على من يدعم بالضبط تشغيل صناديق البريد أو خادم البريد الإلكتروني بموجب العقد.

شهادة من المزود

قرارات الجمعية العمومية التاسعة بتاريخ 2009/04/06 رقم 09AP-3703/2009-AK بتاريخ 27/04/2009 رقم 09AP-5209/2009 و FAS MO بتاريخ 13/05/2010 رقم KG-A41/4138 -10 تنص على أن المحاكم تعترف أيضًا بقبول المراسلات الإلكترونية إذا كانت معتمدة من قبل مزود خدمة الإنترنت أو مسجل اسم النطاق المسؤولين عن إدارة خادم البريد.

يصدق المزود أو مسجل اسم النطاق على المراسلات الإلكترونية بناءً على طلب أحد الأطراف المعنية فقط إذا كان يدير خادم البريد وكان هذا الحق محددًا في اتفاقية الخدمة.

ومع ذلك، يمكن أن يكون حجم المراسلات الإلكترونية كبيرًا جدًا، مما قد يؤدي بدوره إلى تعقيد عملية توفير المستندات الورقية. وفي هذا الصدد، تسمح المحكمة أحيانًا بتوفير المراسلات الإلكترونية على الوسائط الإلكترونية. وهكذا، أشارت محكمة التحكيم في منطقة موسكو، في قرارها الصادر بتاريخ 1 أغسطس 2008 في القضية رقم A41-2326/08، إلى مقبولية المراسلات الإلكترونية المقدمة إلى المحكمة على أربعة أقراص مدمجة.

ولكن عند نظر القضية في الاستئناف، أقرت اللجنة الاستشارية العاشرة بقرارها المؤرخ 10/09/2008 في الدعوى رقم أ41-2326/08، أن الإشارة إلى المراسلات الإلكترونية لا أساس لها من الصحة وألغت قرار المحكمة الابتدائية على سبيل المثال، مع الإشارة إلى أن الطرف المعني لم يقدم أي مستندات منصوص عليها في اتفاقية الأطراف المبرمة.

وبالتالي، يجب تقديم رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بموضوع النزاع إلى المحكمة كتابيًا، ويمكن تقديم جميع المستندات الأخرى عبر الوسائط الإلكترونية.

إن التأكد من محتويات الرسائل من خلال الرجوع إليها في المراسلات الورقية اللاحقة سيساعد في إثبات الحقائق الواردة في المراسلات الافتراضية. ينعكس استخدام الأدلة المكتوبة الأخرى في قرار AAS التاسع بتاريخ 20 ديسمبر 2010 رقم 09AP-27221/2010-GK. وفي الوقت نفسه، يحق للمحكمة، عند نظر القضية وتقييم الأدلة المقدمة من الأطراف، عدم اعتبار المراسلات الورقية التي تحتوي على روابط للمراسلات الإلكترونية مقبولة.

إنه يأخذها فقط في الاعتبار ويتخذ قرارًا بناءً على تحليل شامل لجميع الأدلة المقدمة.

احصل على المساعدة من أحد الخبراء

لو وقد بدأت الإجراءات بالفعل، ومن ثم، لإضفاء القوة القانونية على المراسلات الإلكترونية، من الضروري ممارسة الحق في استقطاب خبير. في الفقرة 1 من الفن. 82 من قانون إجراءات التحكيم للاتحاد الروسي ينص على أنه من أجل توضيح القضايا التي تنشأ أثناء النظر في قضية تتطلب معرفة خاصة، تعين محكمة التحكيم فحصًا بناءً على طلب شخص مشارك في القضية، أو مع موافقة الأشخاص المشاركين فيها.

إذا كان تعيين الفحص منصوصاً عليه في القانون أو العقد، أو كان مطلوباً للتحقق من طلب تزوير الأدلة المقدمة، أو إذا كانت هناك حاجة إلى فحص إضافي أو متكرر، جاز لمحكمة التحكيم أن تعين الفحص من تلقاء نفسها. وينص الفن أيضًا على تعيين فحص بغرض التحقق من الأدلة المقدمة. 79 قانون الإجراءات المدنية للاتحاد الروسي.

في طلب تعيين فحص الطب الشرعي، من الضروري الإشارة إلى المنظمة والخبراء المحددين الذين سيقومون بإجراءه، بالإضافة إلى مجموعة القضايا التي قرر الطرف المعني تقديم طلب إلى المحكمة من أجل الأمر بإجراء الفحص. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي تقديم معلومات حول تكلفة وتوقيت هذا الفحص ويجب إيداع المبلغ الكامل الذي سيتم دفعه لدى المحكمة. يجب أن يستوفي الخبير المعني المتطلبات المنصوص عليها في الفن. 13 من القانون الاتحادي "بشأن أنشطة خبراء الطب الشرعي الحكومي في الاتحاد الروسي".

إن إرفاق مواد القضية كدليل على رأي خبير حول صحة المراسلات الإلكترونية يتم تأكيده من خلال الممارسة القضائية (قرار محكمة التحكيم في موسكو بتاريخ 21/08/2009 في القضية رقم A40-13210/09-110-153؛ القرار من الخدمة الفيدرالية لمكافحة الاحتكار في منطقة موسكو بتاريخ 20/01/2010 رقم KG-A40 /14271-09).

بناء على العقد

في الفقرة 3 من الفن. يشير 75 من قانون إجراءات التحكيم في الاتحاد الروسي إلى أن المستندات المستلمة عبر الاتصالات الإلكترونية يتم الاعتراف بها كدليل مكتوب إذا تم تحديد ذلك في الاتفاقية بين الطرفين. وبناءً على ذلك، من الضروري الإشارة إلى أن الأطراف تعترف بالقوة القانونية المتساوية للمراسلات والمستندات المستلمة عبر الفاكس والإنترنت ووسائل الاتصال الإلكترونية الأخرى باعتبارها أصولًا. وفي هذه الحالة يجب أن تحدد الاتفاقية عنوان البريد الإلكتروني الذي سيتم إرسال المراسلات الإلكترونية منه، ومعلومات عن الشخص المفوض والمخول بإجراءها.

يجب أن ينص العقد على أن عنوان البريد الإلكتروني المعين يستخدم من قبل الأطراف ليس فقط لمراسلات العمل، ولكن أيضًا لنقل نتائج العمل، وهو ما أكده موقف الخدمة الفيدرالية لمكافحة الاحتكار لمنطقة موسكو في القرار رقم KG- A40/12090-08 بتاريخ 12 يناير 2009. يؤكد المرسوم الصادر عن AAS التاسع بتاريخ 24 ديسمبر 2010 رقم 09AP-31261/2010-GK على أن العقد يجب أن ينص على إمكانية استخدام البريد الإلكتروني للموافقة على المواصفات الفنية وتقديم المطالبات فيما يتعلق بجودة الخدمات المقدمة والعمل المنجز.

بالإضافة إلى ذلك، يجوز للأطراف أن تنص في الاتفاقية على أن الإخطارات والرسائل المرسلة عبر البريد الإلكتروني يتم التعرف عليها من قبلهم، ولكن يجب تأكيدها بالإضافة إلى ذلك خلال فترة معينة عن طريق البريد السريع أو البريد المسجل (قرار AAC الثالث عشر بتاريخ 25 أبريل 2008 رقم A56 -42419/2007).

لتلخيص ذلك، يمكننا القول أنه توجد اليوم ممارسة للمحاكم تستخدم المراسلات الإلكترونية كدليل مكتوب. ومع ذلك، مع الأخذ في الاعتبار متطلبات التشريع الإجرائي فيما يتعلق بمقبولية وموثوقية الأدلة، لا تأخذ المحكمة في الاعتبار المراسلات الافتراضية إلا إذا كانت لها قوة قانونية.

وفي هذا الصدد، ينشأ عدد كبير من المشاكل، حيث لم يتم بعد تشكيل منهجية موحدة لتحديد مشروعية المراسلات الإلكترونية. إن حق الطرف المهتم في الاتصال بكاتب العدل من أجل تأمين الأدلة منصوص عليه، ولكن لا يوجد قانون تنظيمي صادر عن وزارة العدل في الاتحاد الروسي ينظم إجراءات تقديم هذه الخدمات من قبل كتاب العدل. ونتيجة لذلك، لا يوجد نهج واحد لتحديد قيمتها وتشكيل آلية واضحة لتنفيذ هذا الحق.

هناك عدة طرق لمنح المراسلات الإلكترونية القوة القانونية من أجل تقديمها كدليل في المحكمة: تأمين المراسلات الإلكترونية من كاتب العدل، والتصديق من مزود خدمة الإنترنت، بالرجوع إلى رسائل البريد الإلكتروني في المراسلات الورقية الأخرى، وكذلك تأكيد صحتها عن طريق فحص الطب الشرعي.

إن النهج الكفء لتوفير المراسلات الإلكترونية في الوقت المناسب كدليل مكتوب سيسمح للكيانات التجارية باستعادة حقوقها المنتهكة بالكامل عند حل النزاعات.

نرسل العشرات من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم. في بعض الأحيان تكون هذه الرسائل قصيرة جدًا، على سبيل المثال: "هل نذهب لتناول الغداء؟" في بعض الأحيان - يمكنك من خلالها تقديم عملك أو موقع الويب الخاص بك. عندما يكون هناك الكثير من الرسائل وقليل من الوقت، نبدأ في التسرع وارتكاب الأخطاء. عادة ما تكون تافهة، مثل الخطأ المطبعي، ولكن في بعض الأحيان تحدث أشياء يمكن أن تلحق ضررًا كبيرًا بسمعتك وتفسد علاقتك مع العميل أو الموظف.

يمكن تجنب ذلك، تحتاج فقط إلى جمع ومعرفة بعض المزالق. فيما يلي الأخطاء الأكثر شيوعًا عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني. اقرأ بعناية وتذكر أنك تحتاج أولاً إلى التوقف لفترة قصيرة، والتحقق مما إذا كان كل شيء على ما يرام، وبعد ذلك فقط انقر فوق الزر "إرسال".

أنت تكتب عنوانا خاطئا

الخطأ الأكثر شيوعًا والأكثر إزعاجًا. تخيل أنك تريد إرسال صور شخصية إلى صديق، ولكنك تكتب تلقائيًا عنوان رئيسك أو عميلك. وفقط بعد مغادرة الرسالة، تدرك بالرعب ما حدث للتو. إذا كان هناك أي عزاء، فقد وجد كل واحد منا نفسه في هذا الموقف مرة واحدة على الأقل في حياته: أرسل المحامون وثائق سرية إلى الطرف الآخر، وأرسل المصممون تخطيطات موقع الويب إلى العميل الخطأ، وما إلى ذلك. لكن عندما يحدث لنا هذا يبدو أن الأرض تختفي من تحت أقدامنا.

لحسن الحظ، العديد من خدمات البريد الإلكتروني، على سبيل المثال Gmail، لديها وظيفة. قم بتشغيله وحدد فاصلًا زمنيًا كبيرًا - إنه أكثر هدوءًا، كما تعلم.

لقد نسيت المرفق

لقد كتبت أنه تم إرفاق ملف معين بالرسالة، لكنك نسيت إرفاقه. خطأ شائع آخر يؤدي غالبًا إلى سوء الفهم والاعتذار. من ناحية، لا بأس، لا يوجد أحد مثالي، ولكن من الأفضل التحقق من كل شيء أولاً وبعد ذلك فقط أرسل الرسالة. ولتجنب أسئلة المستلم، نوصي بإدراج جميع الملفات المرفقة مباشرة في نص الرسالة. على سبيل المثال، مثل هذا:

مرحبا مكسيم! أرسل لك عدة ملفات وهي مرفقة:

اتفاقية خدمات

GIF مع قطة

أنت لا تفكر في التصميم

يسلمون عليك، كما تتذكر، بملابسهم. إذا كنت تريد منع بريدك الإلكتروني من جعلك ترغب في حذفه على الفور، فاعمل على نموذجه. يقولون أنك بحاجة إلى تخصيص الكثير من الوقت لها كما هو الحال بالنسبة للمحتوى. لحسن الحظ، اليوم أصبح الأمر سهلا. للقيام بذلك، نوصي باستخدام تطبيق Wix ShoutOut، واختيار القالب المناسب وإضافة النص إليه. ليست هناك حاجة إلى معرفة خاصة، فقط تأكد من أن كل شيء يبدو أنيقًا وجميلًا. بالمناسبة، النشرة الإخبارية الجيدة لها أسرارها وقواعدها الخاصة، لذلك نوصي بقراءة مدير التسويق عبر البريد الإلكتروني لدينا. لا تشكرني.

لم تحدد موضوع الرسالة

يؤدي موضوع الرسالة تقريبًا نفس دور عنوان النص. تظهر بجوار اسمك، يراها المستلم ويفهم ما أرسلته إليه: فاتورة، نتائج اجتماع، عرض عمل، تصميم موقع ويب، إلخ. تذكر أنه يجب صياغة الموضوع بوضوح بحيث يجد الشخص رسالتك بسرعة إذا لزم الأمر، ويكون مقنعًا حتى يصبح مهتمًا، إذا كنا نتحدث، على سبيل المثال، عن رسالة إخبارية. لقد كتبنا منذ وقت ليس ببعيد عن أنه إذا نسيت، فإن الأمر يستحق إعادة القراءة.

لا يمكنك حفظ المسودات

إذا كنت ترغب في كتابة رسائل في برامج تحرير النصوص، فاحفظها كثيرًا، وإلا فسوف ينتهي بك الأمر بكتابة رسالة طوال اليوم، ثم يتجمد جهاز الكمبيوتر الخاص بك فجأة ويختفي كل شيء. أو اكتب مباشرة في خدمة البريد - سيتم حفظ جميع رسوماتك تلقائيًا في مجلد "المسودات".

أنت وقحة

المداراة في المراسلات لا تقل أهمية عن الحياة. فيما يلي القواعد الأساسية التي يجب على الجميع اتباعها:

اشكر المرسل دائمًا على الرسالة، خاصة إذا رأيت أنه قام بعمل جيد. هل تتذكر عندما تعلمنا جميعًا الكلمات "السحرية" عندما كنا أطفالًا؟ دعونا لا ننساهم، حتى لو كنا بالغين.

ابقَ هادئًا، حتى لو كان الأمر عاجلًا وهامًا للغاية. بالتأكيد لن تؤدي العصبية والتوبيخ إلى أي شيء جيد.

ابدأ وانهي رسالتك بعبارات شائعة. ستعتمد درجة الشكليات على من تتواصل معه. إذا كان هذا هو رئيسك في العمل أو مجرد شخص رسمي، فلا تستخدم "مرحبًا" أو "وداعًا" أو "قبلات". والعكس صحيح، إذا كنت تكتب إلى زميل أو صديق، فيمكنك الاستغناء عن كلمة "مع خالص التقدير" التقليدية.

أنت لا تصحح النص

يمكن للأخطاء المطبعية أن تفسد الانطباع بأكمله، لذا أعد قراءة الرسالة المكتوبة بعناية، ويفضل أن يكون ذلك عدة مرات. إذا كانت لديك شكوك حول الإملاء أو بناء الجملة، فانتقل إلى Gramotu.ru. من الأفضل قياس سبع مرات، أي التحقق، من الاعتذار عن الأخطاء المطبعية وإثبات أنك تعرف القراءة والكتابة بالفعل.

وبالمناسبة: إذا كنت خائفًا من إرسال رسالة غير مكتملة عن طريق الخطأ، فاكتب أولاً النص بأكمله بالكامل، ثم اكتب عنوان المستلم فقط.

أنت لا تضع الأشخاص المناسبين على نسخة الرسالة

دعنا نتعرف على من قد يتلقى رسالتك بالفعل. الحقل "إلى" هو المستلم الأساسي. الحقل "Ss" - الشخص الذي سيحصل على النسخة. ليس له علاقة مباشرة بالمسألة التي تتم مناقشتها، لكنه يريد أو يحتاج إلى أن يكون على علم بها. الحقل "نسخة مخفية الوجهة" هو المستلمون المخفيون. يمكنك إضافتها، لكن المستلم الأساسي لا يراها. وهنا عليك أن تكون حذرا: يمكنك الخلط بين نسخة ونسخة مخفية، ثم سيعتقد المستلم أنه يتم التجسس عليه.

ضع في اعتبارك أنه من المهم أن يكون بعض الأشخاص على دراية بما يحدث. أنت لا تريد أن تستمع إلى اللوم حول "كيف لا تضيفني إلى النسخة؟!" لقد عملت في هذا المشروع لمدة شهرين! إذا كنت في شك، أضف كل من له علاقة بالسؤال. ربما لن يكون الجميع سعداء بتشتيت انتباههم، لكن لن تكون هناك شكاوى ضدك.

أنت لا تشترك

لقد كتبت "مع خالص التقدير، ماشا" وتعتقد أن كل شيء على ما يرام، لكن متلقي الرسالة يجلس ويتساءل عن نوع ماشا. من المطبعة؟ أو ربما المصور؟ لتجنب تركه في حالة تخمين، قم بإعداد توقيع وسيتم إضافته تلقائيًا إلى نهاية كل رسالة من رسائلك. تأكد من تضمين اسمك الأول والأخير، واسم الشركة، والمنصب، ومعلومات الاتصال، مثل Skype أو رقم الهاتف. يمكنك إضافة عنوان - على الرغم من أن هذا إعلان، إلا أنه غير مزعج.

أنت تختار الوقت الخطأ

كتابة الرسائل في الليل ليست فكرة جيدة. السبب الأول: من المحتمل أنك تشعر بالتعب الشديد أثناء النهار، ولا تفكر جيدًا، وأنت معرض لخطر ارتكاب جميع الأخطاء المذكورة أعلاه. السبب الثاني: سيدفن سيل البريد الصباحي رسالتك في منتصف الليل، وبالتأكيد لن يراها المرسل إليه في المستقبل القريب. وثالثًا: على ما يبدو، ليس لديك ما تفعله بشكل أفضل إذا كنت تكتب رسائل عمل في الثالثة صباحًا.

نصيحتنا: إذا لم يحدث أي شيء مهم أو عاجل، أرسل رسائل من الاثنين إلى الجمعة وخلال ساعات العمل، مثل جميع الأشخاص العاديين.

بحاجة ل لعملك؟ قم بإنشائه بنفسك على Wix - إنه سهل ومجاني!

تُستخدم التعبيرات التالية غالبًا لكتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية:

1. إذا أردنا إرفاق ملف، فإننا نشير إلى:

لو سمحتيجدمُرفَق– يرجى قبول كمرفق

لو سمحت يجد مُرفَق لي سيرة ذاتية. – يرجى قبول كمرفقسيرتي الذاتية.

لو سمحت يجد مُرفَق الصور من ال مؤتمر. – يرجى قبول كمرفقصور من المؤتمر.

2. إذا أردنا إعادة توجيه (إعادة توجيه) رسالة، نستخدم التعبير:

لقد أحالت ________ لك. - أرسلت ________ إليك.

أنا إعادة التوجيه ________ لك. - سأرسل لك _______.

لقد أحالتالسيرة الذاتية بيل لك. -أنا إعادة توجيه لك ملخص فاتورة.

أنا إعادة التوجيهالبريد الإلكتروني جون لك. -أنا إعادة التوجيه لكالبريد الإلكتروني جون.

3. إذا أردنا الإشارة إلى شخص ما في نسخة من الرسالة، نستخدم التعبير:

(الاسم) على هذا البريد الإلكتروني

– لقد قمت بتدوين (الاسم) في نسخة هذا البريد الإلكتروني.

أنا` لقد نسخة` د عمر على هذا بريد إلكتروني. – قمت بوضع علامة على عمر في نسخة هذا البريد الإلكتروني.

* لقد نسخنا عمر ليحفظلهفيالحلقة. – وقد ذكرنا عمر في نسخة الكتاب من أجل إبقائه على علم.

يرجى يبقي لي في الحلقة. -لو سمحت, يمسك أنا الخامس دورة.

4. سيساعد التعبير التالي في إنهاء الرسالة:

إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في الاتصال بي. -إذا كان لديك أي أسئلة، يرجى الاتصال بي.

إذا كان لديك أي أسئلة، فلا تتردد في الاتصال بي.

بإخلاص,

جون –

إذا كان لديك أي أسئلة، يرجى الاتصال بي.

بإخلاص،

جون

5. ولإنهاء الرسالة نستخدم العبارات التالية:

أنا أتطلع إلى

يسمععملمنأنت- في انتظار الجواب منك. يقابلعملأنت- إني أتطلع للقائك. لكرد- انتظر اجابتك.

أتطلع إلى + الفعل + عمل- أتطلّع لذلك)

لإنهاء رسالة بريد إلكتروني نستخدم التعبيرات التالية:

عطوفيعتبر (يعتبر) - أطيب التمنيات، أطيب التحيات

دافيءالتمنيات — أطيب التمنيات

خاصة بكحقا- ولكم خالص التقدير والاحترام.

نكتة الانجليزية

حاول صاحب الإفطار في المطعم الرخيص إجراء محادثة مع الرجل الذي كان بجانبه عند المنضدة.

"نوبة ممطرة فظيعة مثل الفيضان."

"الفيضان؟" كانت لهجة مهذبة، ولكن الاستفسار.

"طوفان نوح، السفينة، جبل أرارات".

وقضم الآخر نصف شريحة خبز، وهز رأسه، وتمتم بصوت عالٍ:

"لم أقرأ صحيفة اليوم".

معظم عملاء البريد الإلكتروني، بما في ذلك بريد جوجل, Mail.ru, مايكروسوفت أوتلوك, موزيلا ثندربيرد، يسمح لك بوضع عدة مستلمين نسخة(باللغة الإنجليزية يتم قبول الاختصار سس)، أو نسخة مخفية الوجهة (بنك التعمير الصينى). في نسخيمكن للمستلمين رؤية عناوين الأشخاص الآخرين. وفي الحالة الثانية، يتم إخفاء هوية المستلمين الإضافيين.

إضافة عنوان المستلم

لتحديد مستلم (مستلمي) البريد الإلكتروني، أدخل عنوان بريدهم الإلكتروني في الحقل إلى من (الذي - التي):

تسمح لك بعض برامج البريد الإلكتروني بإدخال اسم المستخدم الخاص بك في حقل، والذي يتم ملؤه تلقائيًا بواسطة البرنامج.

إذا كنت تستخدم هذا الحقل لإرسال بريد إلكتروني إلى عدة أشخاص، فسيتمكن كل منهم من رؤية القائمة الكاملة للمستلمين الآخرين.

كيفية إنشاء نسخة من البريد الإلكتروني

مجال نسخةأو ينسختستخدم لتبادل الرسائل الإلكترونية بطريقة غير مباشرة أكثر من الميدان إلى من. إذا كنت لا تخاطب الشخص الموجود في بريدك الإلكتروني بشكل مباشر، ولكنك ترغب في أن يتابع هذا الشخص المحادثة في سلسلة رسائل البريد الإلكتروني أو يكون ببساطة على دراية بالموضوع، فاستخدم الحقل ينسخسيكون خيارا رائعا. المرسل إليه الذي هو في نسخيتلقى رسالة غير مقروءة في صندوق بريده، تمامًا مثل الذي تم وضعه في الصندوق إلى من; والفرق الوحيد هو من توجه الرسالة إليه أولاً في نص بريدك الإلكتروني. في العالم المهني، أرسل بالبريد إلى نسخيتم استخدامه على نطاق واسع جدًا ويعمل على إبقاء الزملاء على اطلاع دائم بالأحداث والموضوعات المختلفة.

يمكنك إدراج مستلمي البريد الإلكتروني بمجرد إدخال قائمة العناوين في الحقل ينسخ، والذي يقع عادة أسفل الحقل مباشرة إلى من. سيتمكن كل فرد في سلسلة المستلمين هذه من رؤية الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني لجميع المستلمين الآخرين:

كيفية عمل نسخة مخفية الوجهة للبريد الإلكتروني

يسمح كل عميل بريد إلكتروني (Gmail وOutlook وMozilla Thunderbird وYahoo وما إلى ذلك) لمرسل البريد الإلكتروني بالوصول إلى عدد كبير من الأشخاص دون الكشف عن معلوماتهم لمستخدمين آخرين في سلسلة البريد الإلكتروني. تسمى هذه الوظيفة نسخة مخفية الوجهةأو نسخة مخفية. يمكنك إخفاء المستلمين عن طريق إدخال عناوينهم في الحقل نسخة مخفيةبدلاً من استخدام الحقول إلى منو ينسخ:

يمكنك استخدام هذه الميزة لكل من رسائل البريد الإلكتروني الفردية والجماعية. يعد هذا مفيدًا بشكل خاص إذا كنت تريد الحفاظ على خصوصية جهات الاتصال الخاصة بك، وحمايتها من البريد العشوائي ورسائل البريد الإلكتروني غير المرغوب فيها، أو ببساطة إذا كنت لا تريد أن يعرف المستلمون من تلقى نفس الرسالة.

مجال نسخة مخفيةلا يتوفر دائمًا بشكل افتراضي لجميع عملاء البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، في الآفاقسوف تحتاج للذهاب إلى خياراتللوصول إلى الإعدادات؛ الخامس ثندربيردستحتاج إلى تحديد هذه الوظيفة من القائمة المنسدلة؛ الخامس بريد جوجلبحاجة للضغط على زر ينسخو نسخة مخفية; الخامس الايميل الالكتروني الخاص بميكروسوفتسوف تحتاج إلى الضغط على المفاتيح في وقت واحد بديل + ب.

الصورة: © استضافة المواقع - Unsplash.com

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال الحديث هذا هو:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو إفساد الانطباع الأول.
• أداة العمل الخاصة بك. يتم الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عبر البريد الإلكتروني. لذلك، إذا كنت ماهرًا في هذه الأداة، يمكنك أن تجعل حياتك أسهل كثيرًا.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي الوصول إليك وإلهائك وإرشادك إلى الضلال عبر البريد الإلكتروني.

من هذا المنظور، دعونا ننظر إلى العمل مع البريد الإلكتروني. لنبدأ بشيء بسيط.

تنسيق خطاب

أستخدم برنامج البريد الإلكتروني Mozilla Thunderbird، لذا سأستخدمه كمثال. لنقم بإنشاء حرف جديد والانتقال من أعلى إلى أسفل عبر قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

قد لا يعرف البعض، ولكن يمكن تغيير "إلى" في Mozilla إلى "نسخة" أو "نسخة مخفية".

• إلى من: نكتب المستلم الرئيسي أو عدة مستلمين مفصولين بفواصل منقوطة.
• ينسخ: نكتب إلى شخص يجب أن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع منه رد فعل.
• نسخة مخفية: نحن نكتب إلى شخص يجب أن يقرأ الرسالة، ولكن يجب أن يظل غير معروف لمستلمي الرسالة الآخرين. وهو مناسب بشكل خاص للاستخدام في إرسال رسائل الأعمال بالبريد الجماعي، مثل الإشعارات.

خطأ في رسائل البريد الجماعية، قم بالإشارة إلى المستلمين باستخدام الحقول "نسخ" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل تُدرج ما بين 50 إلى 90 مستلمًا في حقل "نسخة". هناك انتهاك للخصوصية. لا يحتاج جميع المستلمين إلى معرفة الأشخاص الآخرين الذين تعمل معهم في موضوع مماثل. من الجيد أن يكون هؤلاء أشخاصًا يعرفون بعضهم البعض. ماذا لو كانت هناك شركات متنافسة في القائمة لا تعرف بعضها البعض؟ كحد أدنى، يجب أن تكون مستعدًا للتفسيرات غير الضرورية، وبحد أقصى، إنهاء التعاون مع أحدهم. لا تفعل ذلك بهذه الطريقة.

موضوع الرسالة

غالبًا ما تكتب الخدمات البريدية الاحترافية (بشكل معقول أحيانًا) عن أهمية سطر موضوع البريد الإلكتروني في مدونات الشركة الخاصة بها. ولكن في أغلب الأحيان نتحدث عن رسائل المبيعات، حيث يحل موضوع الرسالة مشكلة “يجب فتح البريد الإلكتروني”.

نحن نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف على الرسالة وكاتبها بسهولة ومن ثم العثور عليهما". علاوة على ذلك، سيعود إليك اجتهادك في شكل كارما من رسائل الاستجابة العديدة، فقط مع البادئات يكرر:أو دفع أمامي، والتي سيتعين عليك البحث فيها عن الحرف المطلوب حول الموضوع.

عشرون حرفًا هي حجم المراسلات ليوم واحد للمدير الأوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق، حيث يصل عدد رسائلهم أحيانًا إلى 200 أو أكثر يوميًا. ولذلك مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني بموضوع فارغ.

إذًا، كيف يمكن صياغة سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني بشكل صحيح؟

الخطأ رقم 1 : اسم الشركة فقط في الموضوع. على سبيل المثال، "السماء" وهذا كل شيء. أولاً، من المحتمل أنك لست الوحيد من شركتك الذي يتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيا، مثل هذا الموضوع لا يجلب أي معنى، لأن اسم شركتك مرئي بالفعل من العنوان. ثالثا، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ شيء من هذا القبيل.

هل من المناسب البحث في مثل هذه المواضيع؟

الخطأ رقم 2 : مبهرج، بيع العنوان. إنه لأمر رائع أن تعرف كيفية كتابة مثل هذه العناوين. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر موضوع البريد الإلكتروني الخاص بالعمل: ليس البيع، بل توفير التعريف والبحث.

نص الرسالة

هناك العديد من أدلة الكتابة لمناسبات مختلفة. على سبيل المثال، لدى مكسيم إلياخوف وألكسندر أمزين وغيرهم من أساتذة الكلمات الكثير من المعلومات المفيدة. أنصحك بقراءة مقالاتهم، على الأقل لتحسين المعرفة العامة وتحسين الأسلوب العام للكلام المكتوب.

في عملية كتابة الرسالة، يجب علينا اتخاذ العديد من القرارات بالتتابع.

مسألة أدب . في بداية الرسالة، يمكنك طمس المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا، لقد مر أكثر من شهرين منذ أن تحدثت إليك كتابيًا، وهو الأمر الذي عانيت منه شخصيًا وحتى لم أنم بعض الوقت". الليالي والتفكير." مهذب للغاية ومكلف للغاية، سواء من حيث الوقت لكتابة مثل هذه المقدمة، أو من حيث الوقت الذي يقضيه المحاور في قراءتها. المراسلات هي عمل، تذكر؟ ليست مقالة من نوع الرسائل لمسابقة أو رسالة إلى والدة راسكولينكوف، بل مراسلات تجارية.

نحن نحترم وقتنا ووقت المتلقي!

من المنطقي فقط أن تقدم نفسك وتتذكر ظروف معارفك في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلات المستمرة، ففي الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا، إيفان"، وفي الحرف الثاني واللاحق: "إيفان، ...".

جاذبية . لقد كنت دائمًا قلقًا بشأن مسألة من يجب أن أخاطبه في الرسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة موجهة إلى ثلاث فتيات تدعى آنا. دون أدنى شك، كتبت "مرحبًا يا آنا" ولم أقلق. ولكن مثل هذا الحظ ليس هو الحال دائما.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين وليس لديهم نفس الاسم؟ يمكنك إدراجهم بالاسم: "مساء الخير، روديون، بولشيريا، أفدوتيا، وبيوتر بتروفيتش". لكنها طويلة وتستغرق وقتا. يمكنك الكتابة: "مرحبا أيها الزملاء!"

بالنسبة لي، أستخدم قاعدة مخاطبة الشخص بالاسم في حقل "إلى". ولا تتصل بمن هم في النسخة على الإطلاق. تسمح لك هذه القاعدة أيضًا بتحديد (واحد!) المرسل إليه في الرسالة والغرض من هذه الرسالة بشكل أكثر دقة.

الاقتباس . غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل تحتوي على أسئلة وأجوبة - باختصار، حوار. من الممارسات الجيدة عدم حذف سجل المراسلات وكتابة ردك في أعلى النص المقتبس، بحيث عندما تعود إلى هذه المراسلات بعد أسبوع، يمكنك بسهولة قراءة الحوار من الأعلى إلى الأسفل، تنازليًا حسب التاريخ.

لسبب ما، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "وضع المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في قائمة "الأدوات" ← "خيارات الحساب" ← "الإنشاء والعنونة". يجب أن يكون الأمر كذلك.

الغرض من الرسالة . هناك نوعان من الرسائل التجارية:

• عندما نقوم ببساطة بإبلاغ المحاور (على سبيل المثال، تقرير عن العمل المنجز لهذا الشهر)؛
• وعندما نريد شيئا من المحاور. على سبيل المثال، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة، هناك رسائل تشجيعية أكثر عدة مرات من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور، فمن المهم جدًا أن نقول ذلك في رسالة بنص عادي. يجب أن تكون العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء مصحوبة باسم وأن تكون الجملة الأخيرة في الرسالة.

خطأ : "بورفيري بتروفيتش، أعرف من قطع المرأة العجوز حتى الموت".

يمين : "بورفيري بتروفيتش، أنا من قطعت المرأة العجوز حتى الموت، يرجى اتخاذ الإجراءات اللازمة لاعتقالي، لقد سئمت من المعاناة!"

لماذا يجب على المراسل أن يفكر لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء، قد يتخذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص . يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك، تسمح لك جميع برامج البريد الإلكتروني بتكوين استبدال التوقيع التلقائي، على سبيل المثال، التوقيع الكلاسيكي "مع خالص التقدير،...". في موزيلا، يتم ذلك من خلال قائمة "الأدوات" ← "خيارات الحساب".

إن كتابة جهات الاتصال في التوقيع أم لا هو أمر شخصي للجميع. ولكن إذا كنت مرتبطًا بالمبيعات بأي شكل من الأشكال، فتأكد من الكتابة. حتى لو لم تتم الصفقة نتيجة للتواصل، فسيتم العثور عليك بسهولة في المستقبل باستخدام جهات الاتصال الموجودة في التوقيع.

أخيرًا، ميزة أخرى لنص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يستطيعون، لا يريدون، ليس لديهم الوقت) الرد على رسائلك. يرجى الإشارة إلى الافتراضي في نص الرسالة. على سبيل المثال، "بورفيري بتروفيتش، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة، فأنا أعتبر نفسي مشمولاً بالعفو". بالطبع، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (يجب ألا ترسل النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك والتصرف بناءً عليها. مثل هذا "الصمت" يعفيك من مسؤولية عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا، تحتاج إلى التعامل مع استخدام هذه الميزة بحكمة. إذا رد شخص ما على رسائلك في الوقت المحدد وبانتظام، فقد يؤدي هذا الإنذار، إن لم يكن يسيء إليه، إلى إجهاده قليلاً أو دفعه إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة الآن، ولكنه يجعلك تنتظر حتى يوم الجمعة.

المرفقات

غالبا ما تأتي الرسائل مع المرفقات: السيرة الذاتية، والمقترحات التجارية، والتقديرات، والجداول الزمنية، ومسح المستندات - وهي أداة مريحة للغاية وفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشائعة.

خطأ :حجم استثماري ضخم. غالبًا ما أتلقى رسائل بريد إلكتروني تحتوي على مرفقات يصل حجمها إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة، تكون هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF بدقة 600 نقطة في البوصة. من المؤكد تقريبًا أن برنامج البريد الإلكتروني الخاص بالمراسل سوف يتجمد لعدة دقائق في محاولة غير مجدية لتحميل معاينة للمرفق. والعياذ بالله أن يحاول المتلقي قراءة هذه الرسالة على هاتفه الذكي...

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي الأمر ببريدك الإلكتروني في سلة المهملات قبل قراءته؟ التحقق من حجم الاستثمار. ومن المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميجابايت.

ماذا تفعل إذا تجاوزت؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك إلى تنسيق ودقة مختلفين. على سبيل المثال، ينتج PDF و300 نقطة في البوصة عمليات مسح ضوئي يمكن قراءتها تمامًا.
• فكر في برامج مثل WinRar أو 7zip archiver. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا تفعل إذا كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال، قاعدة بيانات محاسبية فارغة تقريبًا تزن 900 ميجابايت. سيأتي تخزين المعلومات السحابية للإنقاذ: Dropbox وGoogle Drive وما شابه. تقوم بعض الخدمات، مثل Mail.ru، تلقائيًا بتحويل المرفقات الضخمة إلى روابط للتخزين السحابي. لكنني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى غير واضحة تمامًا بشأن الاستثمارات - وهي اسم . يجب أن تكون مفهومة ومقبولة لدى المتلقي. ذات مرة كنا في الشركة نجهز عرضًا تجاريًا باسم... فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. وصلتني رسالة من المدير تتضمن مسودة CP للموافقة عليها، وكان المرفق يتضمن ملفًا باسم "ForFedi.docx". المدير الذي أرسل لي هذا أجرى حوارًا على النحو التالي:

عزيزي المدير، هل أنت شخصيًا مستعد للاقتراب من هذا الرجل المحترم ومناداته بفيديا في وجهه؟

بطريقة ما، لا، إنه رجل محترم، الجميع يناديه باسمه الأول وعائلته.

لماذا قمت بتسمية المرفق "For Fedi"؟ إذا أرسلته إليه الآن، هل تعتقد أنه سيشتري منا فؤوسًا باستخدام هذا الـ CP؟

كنت سأعيد تسميتها لاحقا..

لماذا تقوم بإعداد قنبلة موقوتة - رفض عميل محتمل - أو إنشاء عمل إضافي لنفسك عن طريق إعادة تسمية الملف؟ لماذا لا تقوم بتسمية المرفق على الفور بشكل صحيح: "For Fyodor Mikhailovich.docx" أو حتى أفضل - "KP_Sky_Axes.docx".

لذلك، قمنا بفرز البريد الإلكتروني بشكل أو بآخر باعتباره "شخصًا". دعنا ننتقل إلى النظر إلى البريد الإلكتروني كأداة للعمل الفعال ونتحدث عن عنصر التشتيت الخاص به.

العمل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء، يجب التعامل مع البريد الإلكتروني من خلال تشديد القواعد وتقديم جداول العمل.

كحد أدنى، تحتاج إلى إيقاف تشغيل جميع الإشعارات المتعلقة بوصول البريد. إذا تم تكوين عميل البريد الإلكتروني افتراضيًا، فسيتم إعلامك بإشارة صوتية، وسيومض رمز بجوار الساعة، وسيتم عرض معاينة للرسالة. باختصار، سيفعلون كل ما في وسعهم لإبعادك أولاً عن العمل المضني، ثم إغراقك في هاوية الرسائل غير المقروءة والرسائل البريدية التي لم تتم مشاهدتها - مطروحًا منها ساعة أو ساعتين من حياتك.

يتمتع بعض الأشخاص بقوة إرادة قوية تسمح لهم بعدم تشتيت انتباههم بالإشعارات، ولكن من الأفضل للأشخاص العاديين عدم إغراء القدر وإيقاف تشغيلها. في Mozilla Thunderbird، يتم ذلك من خلال قائمة "الأدوات" ← "الإعدادات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إشعارات، كيف يمكنك أن تفهم أن الرسالة قد وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك، خصص وقتًا واعيًا لفرز بريدك، وفتح برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك ورؤية جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم، على سبيل المثال، في الغداء وفي المساء، أو أثناء التوقف القسري، على سبيل المثال، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يسأل الناس، ماذا عن أوقات الاستجابة والرسائل العاجلة؟ أجيب: ليس لديك رسائل عاجلة في بريدك. إلا إذا كنت تعمل في قسم دعم العملاء (هذا القسم له قواعده الخاصة للتعامل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك من خلال قنوات أخرى - الهاتف، والرسائل القصيرة، سكايب. ثم ستنتقل بوعي إلى عميل البريد الإلكتروني الخاص بك وتعالج البريد العاجل. يعلن معلمو إدارة الوقت (على سبيل المثال، جليب أرخانجيلسكي مع "محرك الوقت") عن استجابة قياسية للبريد الإلكتروني في غضون 24 ساعة. هذه قاعدة طبيعية للأخلاق الحميدة - لا تتوقع ردودًا فورية عبر البريد الإلكتروني من محاورك. في حالة وجود رسالة عاجلة، قم بالإبلاغ عنها عبر قنوات الاتصال الأسرع.

لذلك، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات وقمنا الآن بتشغيل عميل البريد الإلكتروني وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا نفعل عندما نذهب إلى البريد وننخرط في نشاط يسمى "فرز البريد الإلكتروني"؟ أين بداية ونهاية هذا العمل؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري، لكن للأسف لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. كان علي أن أعيد اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع على Lifehacker. على سبيل المثال، " ". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنًا إذا قام معلمو GTD بالتعليق وإضافة أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس برنامج جدولة مهام أو أرشيفًا لأنشطتك. لذلك، يجب أن يكون مجلد "علبة الوارد" فارغًا دائمًا. بمجرد البدء في فرز البريد الوارد الخاص بك، لا تتوقف أو تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد الخاص بك؟ تحتاج إلى مراجعة كل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم، ما عليك سوى تحديد الخيار "حذف" والضغط عليه في لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من حمل نفسك على حذف الرسالة، فسيتعين عليك أن تقرر ما ستفعله بها.

1. هل تستطيع الإجابة عليه في ثلاث دقائق؟ هل أحتاج للإجابة عليه؟ نعم ضروري، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق، ثم قم بالإجابة فوراً.
2. يجب عليك الإجابة، لكن إعداد الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم برنامج جدولة المهام الذي يسمح لك بتحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة، فقم بتحويل البريد الإلكتروني إلى مهمة ونساه لفترة من الوقت. على سبيل المثال، أستخدم خدمة Doit.im الرائعة للغاية. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه الرسالة إليه، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة المهام، فانقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد بسرعة على الرسالة، أو تحويلها إلى مهمة، أو مجرد قراءتها، عليك أن تقرر ما يجب فعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

فيما يلي مجلدات التخزين طويلة المدى المتوفرة لدي.

• 0_تنفيذ.ليس لدي مثل هذا المجلد، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط، أكرر، يمكنك وضع الحروف التي تتطلب عملاً مفصلاً هنا. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام، ولكن بأسلوب مدروس في وقت مخصص لذلك.
• 1_المرجع.أضع هنا رسائل تحتوي على معلومات أساسية: رسائل ترحيب مع تسجيلات دخول من خدمات الويب المختلفة، وتذاكر الرحلات الجوية القادمة، وما إلى ذلك.
• 2_المشاريع.يتم تخزين أرشيف المراسلات الخاصة بالشركاء والمشاريع التي تربطهم علاقات حالية هنا. وبطبيعة الحال، تم إنشاء مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك. في مجلد الشريك، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه، ولكن أيضًا رسائل من موظفي نيبا تتعلق بهذا الشريك. مريحة للغاية: إذا لزم الأمر، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_المتحف.هذا هو المكان الذي أضع فيه تلك الرسائل التي سيكون من المؤسف حذفها، وفائدتها ليست واضحة. يتم أيضًا نقل المجلدات ذات المشاريع المغلقة من "2_Projects" هنا أيضًا. باختصار، يخزن «المتحف» أول المرشحين للإزالة.
• 4_المستندات.فيما يلي رسائل تحتوي على عينات إلكترونية من المستندات التي قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة، على سبيل المثال، تقارير التسوية من العملاء، وتذاكر الرحلات التي تم القيام بها. يحتوي المجلد على العديد من أوجه التشابه مع المجلدين "2_Projects" و"1_Reference"، ويتم تخزين المعلومات المحاسبية فقط فيه، ويتم تخزين المعلومات الإدارية في المجلد "2_Projects". في "4_Documents" توجد معلومات ميتة، وفي "2_Projects" توجد معلومات حية.
• 5_المعرفة.أضع هنا فقط رسائل إخبارية مفيدة حقًا وأريد العودة إليها بعد فترة للإلهام أو للعثور على حلول.

هناك إعدادات أخرى لعميل البريد الإلكتروني تعتبر مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً، يوجد في Thunderbird بشكل افتراضي مربع اختيار "وضع علامة على الرسائل كمقروءة". أفضّل أن أفعل ذلك بوعي، فليسقط العلم! للقيام بذلك، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "الإعدادات" ← "خيارات متقدمة" ← "القراءة والعرض".

ثانيا نستخدم المرشحات . في السابق، كنت أستخدم المرشحات التي تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال، تم نقل رسائل المحامي إلى مجلد "المحامي". لقد تخليت عن هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: رسائل المحامي في 99% من الحالات تتعلق بمشروع أو شريك ما، مما يعني أنه يجب نقلها إلى مجلد هذا الشريك أو المشروع. ثانيا: قررت أن أضيف الوعي. يجب أن تقرر بنفسك مكان تخزين خطاب معين، ومن الملائم أكثر البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم المرشحات فقط لتنظيم الرسائل العادية التلقائية من أنظمة مختلفة في مجلدات، أي الرسائل التي لا تتطلب مني اتخاذ القرارات. يتم تكوين المرشحات في Mozilla Thunderbird في قائمة "الأدوات" ← "مرشحات الرسائل".

لذلك، مع النهج الصحيح، يجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة يوميًا، اعتمادًا على حجم المراسلات.

نعم، وشيء آخر. هل قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات المتعلقة بوصول رسائل جديدة؟ ;)