Як користуватися функцією сортування даних у Microsoft Excel. Як упорядкувати таблицю в excel

Сортування в Ексель - це вбудована функція, за допомогою якої користувач зможе розташувати дані в стовпцях на аркуші в зручному порядку для подальшого аналізу.

Ви зможете відсортувати інформацію в алфавітному порядку, за зростанням або зменшенням значень, за датою або за значками, за кольором тексту або комірки. Саме про це й йтиметься у цій статті.

Чисел

Тут усе досить просто. Наприклад візьмемо таку таблицю. Зробимо в ній сортування даних по стовпцю С. Для цього виділяємо його та на вкладці «Головна» клацаємо на кнопочку «Сортування та фільтр». У наступному меню виберіть або «… від мінімального до максимального», або «… від максимального до мінімального». Виберемо другий варіант.

Тепер у нас дані в С розміщені в порядку зменшення.

У мене стовпець С розташований між двома іншими, які заповнені даними. У цьому випадку Excel вважає, що виділений стовпець - це частина таблиці (і вважає правильно). В результаті з'явилося таке повідомлення. Оскільки мені потрібно зробити сортування конкретно для класу, виділяю маркером пункт «… у межах зазначеного виділення»та натискаю «Сортування» .

За алфавітом

Вона робиться за тим самим принципом, як було описано вище. Виділяємо потрібний діапазон і натискаємо кнопочку «Сортування та фільтр». У меню, що випадає, пункти змінилися. Виберіть або від "А до Я", або від "Я до А".

Список імен у прикладі відсортовано за абеткою.

По даті

Щоб відсортувати дати Ексель, спочатку зверніть увагу, який формат встановлений для тих осередків, в яких вони записані. Виділіть їх та на вкладці «Головна» подивіться на групу «Число» . Найкраще підійде або формат «Дата», короткий або довгий, або «(всі формати)» – дата може бути записана різними способами: ДД.ММ.РРРР, ДД.МММ, МММ.РР.

Цей момент дуже важливий, тому що в іншому випадку, дати можуть бути відсортовані просто за зростанням перших двох чисел, або за місяцями в алфавітному порядку.

Після цього виділяємо потрібний діапазон осередків і тиснемо на кнопочку «Сортування та фільтр». У меню можна вибрати або «від старих до нових», або «від нових до старих».

За кольором комірки чи тексту

Цей спосіб можна використовувати, коли в таблиці Excel текст у осередках або самі осередки зафарбовані у різний колір. Наприклад візьмемо стовпець з чисел, зафарбованих різними кольорами. Відсортуємо його, щоб спочатку йшли числа, зафарбовані у червоний, потім зелений та чорний колір.

Виділяємо весь діапазон, клацаємо на кнопочку «Сортування та фільтр»та вибираємо з меню «Настроювана…».

У наступному вікні приберіть галочку з поля , якщо Ви виділили їх без верхнього рядка, який є шапкою таблиці. Потім вибираємо стовпець, яким сортуватимемо, у прикладі це «I» . У розділі «Сортування» зі списку вибираємо «Колір шрифту» . У розділі порядок вибираємо "червоний колір" - "Зверху". Це ми відсортували числа червоного кольору.

Тепер потрібно, щоб у стовпчику йшли числа зеленого кольору. Натисніть на кнопку «Додати рівень». Усі налаштування ті самі, тільки виберіть "зелений колір" . Натисніть кнопку «ОК» .

Наш стовпець відсортовано в такий спосіб.

Як бачите, числа йдуть не по порядку. Давайте відсортуємо числа у порядку зростання. Виділяємо стовпець, натискаємо «Сортування та фільтр» – «Настроювана …». У вікні, натисніть на кнопку «Додати рівень». Стовпець залишається «I», у наступному полі вибираємо за «Значенням», порядок "За зростанням". Натисніть кнопку «ОК» .

Тепер наш стовпець відсортований і за кольором тексту та у порядку зростання даних.

Аналогічно сортуються дані і за кольором комірки, тільки у розділі «Сортування» вибирайте зі списку «Колір комірки» .

Таблиці

Якщо у Вас є таблиця, в якій потрібно виконати сортування відразу за кількома стовпцями, робимо таке. Виділяємо весь діапазон осередків таблиці разом із шапкою. Клацаємо по кнопочці «Сортування та фільтр»і вибираємо «Настроювана …».

Давайте відсортуємо клас у порядку зростання, і так само середній бал.

У вікні сортування ставимо галочку у полі "Мої дані містять заголовки". У розділі «Стовпець» вибираємо зі списку «Клас», сортування за «Значенням», а порядок "За зростанням".

Щоб зробити все те саме за середнім балом, натисніть на кнопку «Додати рівень». У розділі «Стовпець» вибираємо «Середн.бал». Натисніть кнопку «ОК» .

Дані у таблиці відсортовані.

Тепер у стовпці «Ім'я» зафарбуємо комірки з хлопчиками у синій колір, комірки з дівчатками у рожевий. Щоб не робити це для кожного осередку окремо, прочитайте статтю, як виділити осередки в Excel – в ній написано, як виділити несуміжні осередки.

Виконаємо сортування цього стовпця за кольором осередку: спочатку будуть дівчатка, потім хлопчики. Знову виділяємо всю таблицю, тиснемо «Сортування» – «Настроювана …».

У вікні вже є два рівні, які ми зробили раніше. Ці рівні мають пріоритет – у першого найбільший, у другого менше тощо. Тобто, якщо ми хочемо, щоб спочатку виконалося сортування даних у таблиці дівчинки/хлопчики, потім за класом, а потім за середнім балом – потрібно в такому порядку розставити рівні.

Натискаємо на кнопку «Додати рівень». У розділі «Стовпець» вибираємо «Ім'я», сортування – «Колір комірки», порядок – «рожевий», «Зверху».

Тепер за допомогою стрілок переміщаємо цей рядок нагору списку. Натисніть кнопку «ОК» .

Таблиця з відсортованими даними виглядає так.

Сортування даних в Excel – це дуже корисний інструмент, який дозволяє покращувати сприйняття інформації, особливо у великих обсягах. У цьому уроці ми навчимося застосовувати сортування, дізнаємося про основні команди, а також познайомимося з типами сортування в Excel.

При додаванні даних до Excel дуже важливо грамотно організувати інформацію на робочому аркуші. Одним із інструментів, який дозволяє зробити це, є сортування. За допомогою сортування Ви можете сформувати список контактної інформації на прізвище, розмістити вміст таблиці в алфавітному порядку або в порядку зменшення.

При сортуванні даних в Excel в першу чергу необхідно вирішити, як застосовувати сортування: до всього аркуша (таблиці) або лише до певного діапазону осередків.

Як зробити сортування листа (таблиці, списку) в Excel

У наступному прикладі ми відсортуємо форму замовлення футболок Прізвищем(Стовпець С) та розташуємо їх в алфавітному порядку.

При сортуванні таблиці або списку в Excel необхідно, щоб вони були відокремлені від сторонніх даних на аркуші щонайменше одним рядком або стовпцем. Інакше у сортуванні братимуть участь сторонні дані.

Як зробити сортування діапазону в Excel

У наступному прикладі ми виберемо окрему невелику таблицю на аркуші Excel, щоб відсортувати кількість футболок, замовлених у певні дні.

Якщо сортування в Excel виконується неправильно, то в першу чергу перевірте, чи правильно введені значення. Навіть невелика друкарська помилка може призвести до проблем при сортуванні великих таблиць. У наступному прикладі ми забули поставити дефіс у осередку A18, що призвело до неточного сортування.

Сортування в Ексель - це вбудована функція, за допомогою якої користувач зможе розташувати дані в стовпцях на аркуші в зручному порядку для подальшого аналізу.

Ви зможете відсортувати інформацію в алфавітному порядку, за зростанням або зменшенням значень, за датою або за значками, за кольором тексту або комірки. Саме про це й йтиметься у цій статті.

Чисел

Тут усе досить просто. Наприклад візьмемо таку таблицю. Зробимо в ній сортування даних по стовпцю С. Для цього виділяємо його та на вкладці «Головна» клацаємо на кнопочку «Сортування та фільтр». У наступному меню виберіть або «… від мінімального до максимального», або «… від максимального до мінімального». Виберемо другий варіант.

Тепер у нас дані в С розміщені в порядку зменшення.

У мене стовпець С розташований між двома іншими, які заповнені даними. У цьому випадку Excel вважає, що виділений стовпець - це частина таблиці (і вважає правильно). В результаті з'явилося таке повідомлення. Оскільки мені потрібно зробити сортування конкретно для класу, виділяю маркером пункт «… у межах зазначеного виділення»та натискаю «Сортування» .

За алфавітом

Вона робиться за тим самим принципом, як було описано вище. Виділяємо потрібний діапазон і натискаємо кнопочку «Сортування та фільтр». У меню, що випадає, пункти змінилися. Виберіть або від "А до Я", або від "Я до А".

Список імен у прикладі відсортовано за абеткою.

По даті

Щоб відсортувати дати Ексель, спочатку зверніть увагу, який формат встановлений для тих осередків, в яких вони записані. Виділіть їх та на вкладці «Головна» подивіться на групу «Число» . Найкраще підійде або формат «Дата», короткий або довгий, або «(всі формати)» – дата може бути записана різними способами: ДД.ММ.РРРР, ДД.МММ, МММ.РР.

Цей момент дуже важливий, тому що в іншому випадку, дати можуть бути відсортовані просто за зростанням перших двох чисел, або за місяцями в алфавітному порядку.

Після цього виділяємо потрібний діапазон осередків і тиснемо на кнопочку «Сортування та фільтр». У меню можна вибрати або «від старих до нових», або «від нових до старих».

За кольором комірки чи тексту

Цей спосіб можна використовувати, коли в таблиці Excel текст у осередках або самі осередки зафарбовані у різний колір. Наприклад візьмемо стовпець з чисел, зафарбованих різними кольорами. Відсортуємо його, щоб спочатку йшли числа, зафарбовані у червоний, потім зелений та чорний колір.

Виділяємо весь діапазон, клацаємо на кнопочку «Сортування та фільтр»та вибираємо з меню «Настроювана…».

У наступному вікні приберіть галочку з поля , якщо Ви виділили їх без верхнього рядка, який є шапкою таблиці. Потім вибираємо стовпець, яким сортуватимемо, у прикладі це «I» . У розділі «Сортування» зі списку вибираємо «Колір шрифту» . У розділі порядок вибираємо "червоний колір" - "Зверху". Це ми відсортували числа червоного кольору.

Тепер потрібно, щоб у стовпчику йшли числа зеленого кольору. Натисніть на кнопку «Додати рівень». Усі налаштування ті самі, тільки виберіть "зелений колір" . Натисніть кнопку «ОК» .

Наш стовпець відсортовано в такий спосіб.

Як бачите, числа йдуть не по порядку. Давайте відсортуємо числа у порядку зростання. Виділяємо стовпець, натискаємо «Сортування та фільтр» – «Настроювана …». У вікні, натисніть на кнопку «Додати рівень». Стовпець залишається «I», у наступному полі вибираємо за «Значенням», порядок "За зростанням". Натисніть кнопку «ОК» .

Тепер наш стовпець відсортований і за кольором тексту та у порядку зростання даних.

Аналогічно сортуються дані і за кольором комірки, тільки у розділі «Сортування» вибирайте зі списку «Колір комірки» .

Таблиці

Якщо у Вас є таблиця, в якій потрібно виконати сортування відразу за кількома стовпцями, робимо таке. Виділяємо весь діапазон осередків таблиці разом із шапкою. Клацаємо по кнопочці «Сортування та фільтр»і вибираємо «Настроювана …».

Давайте відсортуємо клас у порядку зростання, і так само середній бал.

У вікні сортування ставимо галочку у полі "Мої дані містять заголовки". У розділі «Стовпець» вибираємо зі списку «Клас», сортування за «Значенням», а порядок "За зростанням".

Щоб зробити все те саме за середнім балом, натисніть на кнопку «Додати рівень». У розділі «Стовпець» вибираємо «Середн.бал». Натисніть кнопку «ОК» .

Дані у таблиці відсортовані.

Тепер у стовпці «Ім'я» зафарбуємо комірки з хлопчиками у синій колір, комірки з дівчатками у рожевий. Щоб не робити це для кожного осередку окремо, прочитайте статтю, як виділити осередки в Excel – в ній написано, як виділити несуміжні осередки.

Виконаємо сортування цього стовпця за кольором осередку: спочатку будуть дівчатка, потім хлопчики. Знову виділяємо всю таблицю, тиснемо «Сортування» – «Настроювана …».

У вікні вже є два рівні, які ми зробили раніше. Ці рівні мають пріоритет – у першого найбільший, у другого менше тощо. Тобто, якщо ми хочемо, щоб спочатку виконалося сортування даних у таблиці дівчинки/хлопчики, потім за класом, а потім за середнім балом – потрібно в такому порядку розставити рівні.

Натискаємо на кнопку «Додати рівень». У розділі «Стовпець» вибираємо «Ім'я», сортування – «Колір комірки», порядок – «рожевий», «Зверху».

Тепер за допомогою стрілок переміщаємо цей рядок нагору списку. Натисніть кнопку «ОК» .

Таблиця з відсортованими даними виглядає так.

Сортування даних в Excel це дуже корисна функція, але скористатися нею слід з обережністю. Якщо велика таблиця містить складні формули та функції, то операцію сортування краще виконувати на копії цієї таблиці.

По-перше, у формулах та функціях може порушитися адресність у засланнях і тоді результати їх обчислень будуть помилковими. По-друге, після багаторазових сортувань можна перетасувати дані таблиці так, що вже складно буде повернутися до первісного її вигляду. По-третє, якщо таблиця містить об'єднані осередки, слід їх акуратно роз'єднати, оскільки для сортування такий формат є неприйнятним.

Сортування даних у Excel

Які засоби має Excel для сортування даних? Щоб дати повну відповідь на це питання, розглянемо його на конкретних прикладах.

Підготовка таблиці для правильного та безпечного сортування даних:

Тепер наша таблиця не містить формул, лише результати їх обчислення. Також роз'єднані об'єднані осередки. Залишилося забрати зайвий текст у заголовках і таблиця готова для безпечного сортування.

Щоб відсортувати всю таблицю щодо одного стовпця, виконайте таке:

Дані відсортовані по таблиці щодо стовпця «Чистий прибуток».

Як у Excel зробити сортування у стовпці

Тепер відсортуємо лише один стовпець без прив'язки до інших стовпців та цілої таблиці:

Стовпець відсортовано незалежно від інших стовпців таблиці.

Сортування за кольором комірки в Excel

При копіюванні таблиці на окремий аркуш ми переносимо лише значення за допомогою спеціальної вставки. Але можливості сортування дозволяють нам сортувати не тільки за значеннями, а навіть кольорами шрифту або кольорами осередків. Тому нам потрібно ще переносити формати даних. Для цього:

Тепер копія таблиці містить значення та формати. Виконаємо сортування за кольорами:

1. Перейдіть до таблиці та виберіть інструмент «Дані»-«Сортування».
2. У параметрах сортування знову відзначаємо галочкою «Мої дані містять заголовки стовпців» та вказуємо: «Стовпець» – Чистий прибуток; "Сортування" - Колір осередку; "Порядок" - червоний, зверху. І натисніть OK.

Зверху у нас тепер найгірші показники чистого прибутку, які мають найгірші показники.

Примітка. Далі можна виділити в цій таблиці діапазон A4:F12 і повторно виконати другий пункт цього розділу, лише вказати рожевий зверху. Таким чином, в першу чергу підуть осередки з кольором, а після звичайні.

Сортування Excel - це вбудована функція аналізу даних.За допомогою неї можна виставити прізвища в алфавітному порядку, відсортувати середній бал абітурієнтів за зростанням або зменшенням, встановити порядок рядків залежно від кольору або значка і т.д. Також за допомогою цієї функції можна швидко надати таблиці зручний вигляд, що дозволить користувачеві швидше знаходити необхідну інформацію, аналізувати її та приймати рішення.

Сортування рядків у Excel

Натисніть, щоб додати дані, форматувати діаграми та переміщатися за великими електронними таблицями. Не турбуйтеся про збереження. Інформація виводить вас на потрібну вам функцію. На великих планшетах, ноутбуках та настільних комп'ютерах можна безкоштовно переглядати електронні таблиці. Функції поділяються на такі категорії. Функції надбудови та автоматизації.

Вони дозволяють обробляти дані зі зведених таблиць або динамічних посилань. Використовується для розширеного аналізу у кубах інформації. Вони використовуються, коли потрібно розмістити поточну дату та час на аркуші. Можна отримати день тижня, рік, номер тижня та багато іншого.

Відео щодо використання сортування Excel

Що можна сортувати?

Excel вміє сортувати дані за текстом (в алфавітному порядку або навпаки), числами (за зростанням або за спаданням), за датою і часом (від нових до старих, і навпаки). Сортувати можна як по одному стовпцю, так і одночасно за кількома. Наприклад, спочатку можна відсортувати всіх клієнтів в алфавітному порядку, а потім за загальною сумою їх покупок. Крім того, Ексель може сортувати за списками, що налаштовуються, або за форматом (колір комірки, колір тексту і т.д.). Зазвичай сортування застосовується тільки по колонках, але можна застосовувати цю функцію і до рядків.

Вони дозволяють робити розрахунки, що стосуються галузі техніки, а також моделі, засновані на формулах, що використовуються в техніці. Вони служать для розрахунку та фінансової звітності. Вони вказують характеристики стану різних частин вашої таблиці, це дозволяє перевірити, чи осередок порожній чи ні, та інші функції.

Вони використовуються для порівняння значень та отримання справжнього чи помилкового результату відповідно до зіставлення. Функції пошуку та посилання. Вони дозволяють знаходити дані відповідно до критеріїв, встановлених у пошуку. Математичні та тригонометричні функції.

Всі налаштування цієї опції зберігаються разом з книгою Excel, що дозволяє повторно сортувати інформацію при відкритті книги (якщо необхідно).

Сортування даних у Excel

Сортування в Екселі умовно можна розділити на просте та складне. Простим вважається сортування за зростанням або за спаданням.

Вони дозволяють проводити статистичні обчислення, такі як розрахунок медіанної, медіанної дисперсії, стандартного відхилення та більш пов'язаних функцій. Текстові функції дозволяють працювати з буквено-цифровими даними, дозволяють порівнювати текст, змінювати форматування, змінювати великі або малі літери, об'єднувати текст та багато іншого.

Користувацькі функції. Коли ви сортуєте інформацію в електронній таблиці, ви можете переглядати дані, як ви хочете, і швидко знаходити значення. Ви можете сортувати діапазон або таблицю даних в одному або кількох шпальтах даних; Наприклад, ви можете сортувати співробітників спочатку по відділах, а потім на прізвище.

Існує 2 основних типи сортування - за зростанням та за спаданням

Отже, перед тим, як почати, необхідно відкрити Excel і заповнити якоюсь інформацією. Наприклад, можна заповнити 10 осередків цифрами від 1 до 10. Тепер потрібно виділити весь стовпець (в даному випадку – всі 10 осередків) та вибрати в панелі меню пункти «Дані – Сортування». Відкриється нове вікно, в якому треба вказати, як відсортувати інформацію, за зростанням або зменшенням. Можна, наприклад, вибрати «за спаданням» і натиснути кнопку «ОК». Тепер числа будуть йти від 10 до 1. Можна знову відкрити вікно сортування і вибрати «по зростанню» - числа будуть йти від 1 до 10. Також ця процедура може виконуватися одночасно по 3 колонках. Хоча таке сортування краще виконувати.

Скорочення обов'язків автоматичного перекладу: цю статтю було переведено за допомогою комп'ютерної системи без втручання людини. Оскільки цю статтю було переведено з автоматичним перекладом, можливо, вона містить помилки словникового запасу, синтаксису або граматики. Для довідки можна знайти англійську версію цієї статті. . Чи не могли б ви показати нам, як? Дуже вам дякую за вашу допомогу, З повагою, Маріє. Ви знаєте, що дія фільтрації полягає в тому, щоб зберегти частину інформації, що вас цікавить, а решта даних прихована.

Наприклад, можна створити таблицю, в якій зберігатиметься інформація про товар на складі. Таблиця складатиметься з трьох колонок: найменування, колір, кількість. Товари потрібно написати так, щоб однієї й тієї категорії було кілька. Наприклад, черевики чоловічі чорні (3 моделі), черевики чоловічі червоні (2 моделі), туфлі жіночі білі (4 моделі) і т.д. Кількість може бути будь-якою.

Ця таблиця буде лише іменами полів у вигляді заголовка і кількома записами нижче. Для швидкого та легкого фільтрування є автоматичні фільтри. Це ті стрілки, які з'являються в кожному імені поля, в заголовку таблиці, і що їм потрібно дуже мало пояснень, щоб використовувати їх.

З цього моменту ви можете використовувати фільтри на дозвіллі. У тій же стрілці у вас є опція «Все», щоб видалити прикладний фільтр, або ви також можете перейти в меню «Дані», «Фільтрувати», «Показати все», щоб видалити всі фільтри, які ви маєте, і переконатися, що таблиця попереду завершено. Якщо ви розумієте зі стрілок фільтра, ви також можете сортувати висхідне або низхідне полем.

Отже, щоб увімкнути автофільтр, необхідно виділити весь аркуш і на панелі меню вибрати пункти «Дані - Фільтр - Автофільтр». У осередках з назвами стовпців (найменування, кількість тощо) повинен з'явитися невеликий значок, при натисканні на який відкриється список, що випадає. Наявність такої стрілочки означає, що автофільтр увімкнено правильно. У цьому списку можна відсортувати дані зі спадання або зростання, вказати, щоб у таблиці відображалися лише перші 10 найменувань (у даному прикладі ця опція не спрацює) або щоб показувало якийсь певний товар (наприклад, черевики чоловічі). Також можна вибрати пункт «Умова» та вказати, наприклад, щоб програма відобразила всі товари, кількість яких менша або дорівнює 10.

Розширені фільтри: три важливі переваги

Ви також повинні помістити себе в комірку таблиці та перейти на вкладку «Дані», «Сортування та фільтр» та натиснути кнопку «Фільтр». Таким чином, у вас будуть знамениті стріли. Однак удосконалені фільтри не так прямо і так зручні у використанні. Отже, якими є причини їх використання? По суті, є три переваги удосконалених фільтрів, порівняно з автофільтрами.

Надбудова для сортування даних у Excel

Наприклад, мені потрібен список студентів, які набрали понад 5 балів з математики та понад 7 у середньому, але лише у третьому триместрі. Друга перевага розширених фільтрів - можливість отримати результат фільтра в іншому місці, тобто не зіпсувати вихідну таблицю. Таким чином, таблиця залишається непошкодженою, а результат відбивається в іншій області, навіть на іншому аркуші, хоча здається апріорі, що він не може. Коли ви отримаєте результат в іншій області, ви також можете вибрати поля, які ви хочете відобразити у відфільтрованій таблиці, це буде третя перевага в моєму поданні.

Якщо стрілка автофільтра пофарбована в синій колір, це означає, що ця колонка вже була відсортована.

Хитрощі сортування

Припустимо, що користувач має таблицю, в якій присутній стовпець з назвами місяців року. І коли потрібно відсортувати його, наприклад, за зростанням, виходить приблизно так: серпень, квітень, грудень і т.д. А хотілося б, щоб сортування відбувалося звичною послідовності, тобто. січень, лютий, березень тощо. Зробити це можна за допомогою особливого налаштування за аркушем користувача.

Фільтрування даних у Excel

Який діапазон критеріїв? Це набір осередків, де будуть встановлені умови для фільтрації таблиці. Він складається з назв полів, які ви хочете поставити і на умовах. Наприклад, якщо мені потрібно прийняти студентів з Мадрида протягом 30 років, має бути десь на аркуші щось на зразок наступного.

Сортування за стовпцями

Слово «Місто» та «Вік» має бути написане так само, як у заголовку вихідної таблиці, тому найкраще використовувати копію та вставку. На зображенні вище ви скажете, що хочете, щоб учні, чиє місто - "Мадрид" і "їм більше 30 років, але зовсім інше - запитати про Мадрид" або яким більше 30 років, у цьому випадку діапазон критеріїв. У цій грі ви повинні бути обережні з нашим способом говорити, що іноді, здається, суперечить цим правилам. Як ви вибираєте студентів з Мадрида та Севільї понад 30 років?

Для цього необхідно виділити всю таблицю, відкрити вікно сортування і в полі «Порядок» вказати пункт «Список, що налаштовується». Відкриється нове вікно, де можна вибрати потрібну послідовність місяців на рік. Якщо такого списку немає (наприклад, назва місяців англійською), його можна створити самому, вибравши опцію «Новий список».

Сортування за кількома стовпцями

Наступним чином. Ви знаєте, що зірочка зазвичай є універсальним шаблоном, і ви можете використовувати його для заміни будь-якого рядка символів невизначеної довжини. Ну, поки що теорія, але як цей процес виконується? Припустимо, у вас є стіл у Вправі 11 попереду, і вас попросять усі продукти категорії «Напої» дорожчі за 15 євро. Зрозуміло, що нам потрібно зробити низку критеріїв із деяким полем, що містить ціну, а інше – із зазначенням категорії. У цьому випадку перейдіть в заголовок таблиці та скопіюйте поля «Категорія» та «Ціна за одиницю» і вставте їх, наприклад, наприкінці таблиці, в комірці А нижче введіть критерії, щоб вони були такими, як на зображенні.

Відсортувати дані дуже легко. Зате можна отримати зручну таблицю або звіт для швидкого перегляду необхідної інформації та прийняття рішення.

Сортування даних у Excel – інструмент для представлення інформації у зручному для користувача вигляді.

Але, питання, чи ви хочете, щоб результат містив всі поля вихідної таблиці або кілька стовпців, які ви обрали? У вас є всі необхідні компоненти для виконання розширеного фільтра: оригінальна таблиця, діапазон критеріїв і зона результатів з вибраним вами заголовком.

На мій смак є деталі, які, хоч і не суттєві, допоможуть вам прискорити процес, особливо якщо вам потрібно зробити кілька фільтрів. Найкраще вказувати ім'я діапазону таблиці, тому ви можете використовувати це ім'я щоразу, коли вам потрібно фільтрувати, і вам потрібно звернутися до таблиці. Таким чином, ви просто називаєте діапазон. З усім цим ми побачимо процес застосування вдосконаленого фільтра.

Числові значення можна відсортувати за зростанням та спаданням, текстові – за алфавітом та у зворотному порядку. Доступні варіанти – за кольором та шрифтом, у довільному порядку, за кількома умовами. Сортуються стовпці та рядки.

Порядок сортування в Excel

Існує два способи відкрити меню сортування:

Методи сортування, що часто використовуються, представлені однією кнопкою на панелі завдань:

Якщо ви знаходитесь в будь-якому місці аркуша, ви повинні перейти в меню "Дані", "Фільтр", "Розширений фільтр", з'явиться вікно наступного виду. Ви можете зробити це, помістивши кожне поле у ​​діалогове вікно та вибравши діапазон за допомогою миші без введення. Той факт, що посилання з'являються з доларами або без них, не має значення, але зверніть увагу, що для вказівки діапазону списку мені не потрібно було нічого вибирати, мені просто потрібно було написати ім'я рангу, яке ми дали: продукти.

І якщо ви захочете, це інший листок, крім оригінальної таблиці? Тобто, якщо у вас є таблиця на одному аркуші, але копіює заголовок полів, які ви хочете отримати на іншому аркуші? Багато хто скаже мені, що ви не можете, тому що ви пробували, і з'являється таке попередження.

Сортування таблиці за окремим стовпцем:

Якщо виділити всю таблицю і виконати сортування, відсортується перший стовпець. Дані у рядках стануть відповідно до положення значень у першому стовпці.

Отже, зробимо цільовий аркуш активним. Тобто процес починається з аркуша адресата. У вас є оригінальна таблиця або список на одному аркуші, і ви хочете, щоб результат перейшов на інший аркуш, ну, покладіть себе в будь-яку комірку на цьому аркуші, перш ніж увійти в меню «Дані», фільтр, розширений фільтр. Таким чином, ви робите весь процес із листа адресата.

До речі, що станеться, якщо ви не помістите нічого до розділу діапазону критеріїв? Добре, що ви будете робити розширений фільтр без критеріїв, тобто ви отримаєте результат всіх записів, які знаходяться у вихідній таблиці, та полів, які ви вибрали в "Копіювати в".

Сортування за кольором комірки та за шрифтом

Програма Excel надає користувачеві багаті можливості форматування. Отже, можна оперувати різними форматами.

Зробимо в навчальній таблиці стовпець «Підсумок» та «заллємо» осередки зі значеннями різними відтінками. Виконаємо сортування за кольором:

Програма відсортувала осередки за акцентами. Користувач може самостійно вибрати порядок сортування кольору. Для цього в списку можливостей інструменту вибираємо «Сортування, що настроюється».

Що робити, якщо ви не створюєте заголовок з полями, які хочете отримати в результаті? У вас буде фільтр із записами, які відповідають діапазону критеріїв, але з усіма полями вихідної таблиці в результаті вказаної комірки. В обох випадках ви знайдете вкладку «Дані», «Сортування» та «Фільтр». Там ви побачите кнопку "Додатково".

Якщо ви прийшли сюди, не засунувши голову на комп'ютер, ви дізналися щось нове. Щоб дізнатися її, виконайте наведені нижче відомості. Як практичний приклад для кращого стиснення ми маємо на малюнку нижче таблицю, що містить список імен бігунів у змаганні з легкої атлетики та з класифікацією бігунів у даному випадку.

У вікні вводимо необхідні параметри:

Тут можна вибрати порядок представлення різних за кольором осередків.

За таким же принципом сортуються дані щодо шрифту.

Сортування в Excel за кількома стовпцями

Як встановити порядок вторинного сортування в Excel? Для вирішення цього завдання потрібно задати кілька умов сортування.

Зверніть увагу, що класифікацію ще не показано, і в цьому випадку нам потрібно знати порядок прибуття кожного спортсмена, не обчислюючи відповідні раси. Порядок: Якщо ми вставимо значення 0, буде повернуто значення позиції номера у списку. Якщо введене значення дорівнює одиниці, значення позиції номера буде повернуто поетапно.

У наведеному прикладі ми використовуємо формулу так, щоб значення відображалося поступово. Зверніть увагу на зображення вище, що функція повернула значення кінцевої позиції маркера бігуна. Тобто, з часу прибуття всіх коридорів, які у тимчасової матриці, функція приносила впорядковане значення поступово.

Програма дозволяє додати відразу кілька критеріїв, щоб виконати сортування в особливому порядку.

Сортування рядків у Excel

За замовчуванням сортуються дані про стовпці. Як здійснити сортування за рядками в Excel:

У такий спосіб виконується сортування таблиці в Excel за кількома параметрами.

Щоб відтворити функцію для інших спортсменів, необхідно заблокувати комірки, що належать до тимчасового інтервалу. У цьому випадку ми будемо використовувати знак долара, як показано нижче, щоб при копіюванні формули не було помилок. Щоб відтворити формулу для інших спортсменів, просто перетягніть перший осередок на інші, використовуючи дескриптор заповнення.

Для кращої візуалізації та розуміння ми також можемо використовувати інструмент «Сортування та фільтр» на вкладці «Домашня сторінка» у групі інструментів «Редагувати». Отже, просто виберіть будь-яку комірку зі значеннями в таблиці та виберіть порядок сортування для формування збільшення або зменшення, як показано нижче.

Випадкове сортування в Excel

Вбудовані параметри сортування не дозволяють розташувати дані у стовпці випадковим чином. З цим завданням впорається функція СЛЧИС.

Наприклад, необхідно розмістити у випадковому порядку набір деяких чисел.

Ставимо курсор у сусідній осередок (зліва-праворуч, не важливо). У рядок формул вводимо СЛЧИС(). Тиснемо Enter. Копіюємо формулу на весь стовпець – отримуємо набір випадкових чисел.

Тепер відсортуємо отриманий стовпець за зростанням/зменшенням – значення у вихідному діапазоні автоматично розташуються у випадковому порядку.

Динамічний сортування таблиці в MS Excel

Якщо застосувати до таблиці стандартне сортування, то при зміні даних воно не буде актуальним. Потрібно зробити так, щоб значення сортувалися автоматично. Використовуємо формули.

Якщо потрібно зробити динамічне сортування за спаданням, використовуємо функцію НАЙБІЛЬШИЙ.

Для динамічного сортування текстових значень потрібні формули масиву.

Згодом при додаванні даних до таблиці процес сортування виконуватиметься автоматично.