"Сохор хуулбар" гэсэн ойлголт нь бид тэнэг зүйл хийхгүй байхыг сурдаг. Бизнесийн захидал харилцаанд хэрэгтэй хэллэгүүд Хэрэв та юу ч илгээхгүй бол юу болох вэ? Би юу ч батлахыг хүсэхгүй байна
Өнөөдөр шүүх цахим захидал харилцааг бичмэл нотлох баримт болгон хүлээн авдаг. Гэсэн хэдий ч үүнийг хийхийн тулд хууль ёсны хүчинтэй байх ёстой. Үүний зэрэгцээ виртуал захидал харилцааны хууль ёсны байдлыг тодорхойлох тодорхой, нэгдсэн дүрэм, аргууд хараахан боловсруулагдаагүй байгаа нь олон тооны асуудалд хүргэдэг.
Имэйлийг хууль ёсны болгох хэд хэдэн аргыг авч үзье.
Харилцааны цорын ганц хэрэгсэл нь цаасан дээр бичсэн захидал байсан үе аль хэдийн ард хоцорчээ. Мэдээллийн технологийг ашиглахгүйгээр аж ахуйн нэгжүүдийн эдийн засгийн харилцааг хөгжүүлэх боломжгүй болсон. Энэ нь ялангуяа эсрэг талууд өөр өөр хот, тэр ч байтугай улс оронд байрладаг бол үнэн юм.
Цахим харилцаа холбоо нь материалын зардлыг бууруулахад тусалдаг бөгөөд тодорхой асуудлаар нийтлэг байр суурийг хурдан боловсруулах боломжийг олгодог.
Гэхдээ ийм ахиц дэвшлийг зөвхөн эерэг талаас нь харж болохгүй. Эдийн засгийн харилцааны субъектуудын хооронд янз бүрийн маргаан гарч, тэдгээрийг шийдвэрлэхийн тулд шүүхэд ханддаг. Шүүх талуудын гаргасан нотлох баримтыг үнэлсний үндсэн дээр шийдвэр гаргадаг.
Үүний зэрэгцээ нотлох баримт бүрийн хамаарал, хүлээн зөвшөөрөгдөх байдал, найдвартай байдал, түүнчлэн тэдгээрийн нийт нотлох баримтын хүрэлцээ, харилцан хамаарлыг тус тусад нь шинжилнэ. Энэ дүрмийг ОХУ-ын Арбитрын байцаан шийтгэх хууль (71 дүгээр зүйлийн 2 дахь хэсэг) болон ОХУ-ын Иргэний хэрэг шүүхэд хянан шийдвэрлэх тухай хуульд (67 дугаар зүйлийн 3 дахь хэсэг) хоёуланд нь тусгасан болно. Өгөгдсөн нотлох баримтын хүлээн зөвшөөрөгдөх, найдвартай байдлыг тодорхойлох явцад шүүх асуулт асуудаг бөгөөд тэдгээрийн шийдэл нь хэргийн үр дүнд ихээхэн нөлөөлдөг.
Аж ахуйн нэгжийн харилцаанд цахим баримт бичгийн менежментийг ашиглах нь ОХУ-ын Иргэний хуулийн хэм хэмжээгээр зохицуулагддаг. Тодруулбал, Урлагийн 2 дахь хэсэгт. 434-д: Цахим харилцаа холбоогоор баримт бичгийг солилцох замаар бичгээр гэрээг байгуулж болох бөгөөд энэ нь тухайн баримт бичиг нь гэрээний нэг талаас ирсэн гэдгийг найдвартай тогтоох боломжийг олгодог.
Урлагийн 1 дэх хэсэгт заасны дагуу. 71 ОХУ-ын Иргэний хэрэг шүүхэд хянан шийдвэрлэх тухай хууль, Урлагийн 1 дэх хэсэг. ОХУ-ын Арбитрын байцаан шийтгэх хуулийн 75 дугаар зүйлд бичмэл нотлох баримт гэдэг нь хэргийг хянан шийдвэрлэхтэй холбоотой нөхцөл байдлын талаархи мэдээллийг агуулсан, дижитал бичлэг хэлбэрээр хийгдсэн, цахим харилцаа холбоогоор хүлээн авсан бизнесийн захидал харилцаа юм.
Цахим баримт бичгийг шүүх ажиллагаанд ашиглахын тулд хоёр нөхцлийг хангасан байх ёстой. Нэгдүгээрт, аль хэдийн дурдсанчлан тэд хууль ёсны хүчинтэй байх ёстой. Хоёрдугаарт, баримт бичиг нь уншигдахуйц байх ёстой, өөрөөр хэлбэл ерөнхийдөө ойлгомжтой, хүртээмжтэй мэдээллийг агуулсан байх ёстой.
Энэхүү шаардлага нь нотлох баримтын эх сурвалжаас авсан мэдээллийг шүүгчид шууд хүлээн авахыг шаарддаг шүүх ажиллагааны ерөнхий дүрмээс үүдэлтэй.
Ихэнхдээ шүүх дээрх нөхцөлийг хангаагүй цахим захидал харилцааг хэргийн материалд нотлох баримт болгон хүлээн зөвшөөрөхөөс татгалзаж, улмаар сонирхогч талын хууль ёсны шаардлагыг хангаагүй шийдвэр гаргадаг.
Хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа эхлэхээс өмнө болон дараа цахим захидал харилцааг хууль ёсны болгох үндсэн аргуудыг авч үзье.
Нотариатчтай ажиллах
Хэрэв хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа хараахан эхлээгүй байна, дараа нь цахим захидал харилцааны хууль эрх зүйн хүч өгөхийн тулд та нотариатыг татан оролцуулах хэрэгтэй. Урлагийн 1 дэх хэсэгт. Нотариатын тухай хууль тогтоомжийн үндэс (үндэс) -ийн 102-т нотариатч нь сонирхогч этгээдийн хүсэлтээр нотлох баримт бүрдүүлэх боломжгүй, эсвэл хүндрэлтэй болно гэж үзэх үндэслэл байгаа бол шүүхэд болон захиргааны байгууллагад шаардлагатай нотлох баримтыг гаргаж өгнө гэж заасан байдаг. Мөн Урлагийн 1 дэх хэсэгт. Үндсэн хуулийн 103-т нотлох баримтыг баталгаажуулахын тулд нотариатч бичмэл болон эд материалын нотлох баримтыг шалгана гэж заасан байдаг.
Урлагийн 2-р зүйлийн дагуу. 102 Үндсэндээ нотариатч сонирхогч этгээдүүд түүнтэй холбогдох үед шүүх, захиргааны байгууллага хянан шийдвэрлэж байгаа хэргийн талаар нотлох баримт гаргаж өгдөггүй. Үгүй бол шүүх нотариатаар гэрчлүүлсэн цахим захидал харилцааг хүлээн зөвшөөрөх боломжгүй нотлох баримт гэж хүлээн зөвшөөрдөг (2010 оны 3-р сарын 11-ний өдрийн 9-р AAS-ийн 09AP-656/2010-GK тогтоол).
Урлагийн 4-р хэсэгт үндэслэсэн гэдгийг санах нь зүйтэй. 103 Үндэслэл, талууд болон сонирхогч талуудын аль нэгэнд мэдэгдэлгүйгээр нотлох баримт бүрдүүлэх нь зөвхөн яаралтай тохиолдолд л хийгддэг.
Нотлох баримтыг шалгахын тулд протокол үйлддэг бөгөөд үүнд нотариатын үйл ажиллагааны нарийвчилсан тайлбараас гадна шалгалт хийсэн огноо, газар, хяналт шалгалтыг явуулж буй нотариат, түүнд оролцсон сонирхогч талуудын талаархи мэдээллийг агуулсан байх ёстой. , мөн түүнчлэн шалгалтын явцад илэрсэн нөхцөл байдлыг жагсаана. Имэйлийг өөрсдөө хэвлэж, протоколд хавсаргасан бөгөөд үүнд шалгалтад оролцсон хүмүүс нотариатч гарын үсэг зурж, тамга тэмдгээр нь битүүмжилсэн байна. ОХУ-ын Дээд Арбитрын шүүхийн 2010 оны 4-р сарын 23-ны өдрийн VAS-4481/10 тоот тогтоолын дагуу цахим шуудангийн хайрцгийг шалгах нотариатын протоколыг зохих нотлох баримт гэж хүлээн зөвшөөрсөн.
Одоогийн байдлаар бүх нотариатчид имэйлийг баталгаажуулах үйлчилгээ үзүүлдэггүй бөгөөд тэдний өртөг нэлээд өндөр байна. Жишээ нь: Москва дахь нотариатчдын нэг нь протоколын тайлбар хэсгийн нэг хуудсанд 2 мянган рубль авдаг.
Нотлох баримт бүрдүүлэх сонирхолтой хүн холбогдох өргөдлийн хамт нотариатад хандана. Энэ нь дараахь зүйлийг зааж өгөх ёстой.
- баталгаажуулах нотлох баримт;
- энэ нотлох баримтаар нотлогдсон нөхцөл байдал;
- нотлох баримт шаардагдах үндэслэл;
- нотариатчтай холбогдох үед хэргийг ерөнхий харьяаллын шүүх, арбитрын шүүх, захиргааны байгууллага хянан шийдвэрлээгүй байна.
Нотариатчид цахим шуудангийн хайрцгийн агуулгыг алсаас шалгадаг, өөрөөр хэлбэл тэд шуудангийн серверт алсаас хандах хандалтыг ашигладаг (энэ нь гэрээний дагуу цахим харилцаа холбооны үйлчилгээ үзүүлдэг үйлчилгээ үзүүлэгчийн сервер байж болно; домэйн нэр бүртгэгчийн шуудангийн сервер эсвэл үнэгүй интернет шуудангийн сервер), эсвэл шууд и-мэйл програм суулгасан сонирхсон хүний компьютерээс (Microsoft Outlook, Netscape Messenger гэх мэт).
Алсын зайн шалгалтын үеэр нотариатаас гадна домэйн нэр бүртгэгч эсвэл интернет үйлчилгээ үзүүлэгчээс зөвшөөрөл авах шаардлагатай. Энэ бүхэн гэрээний дагуу шуудангийн хайрцаг эсвэл цахим шуудангийн серверийн ажиллагааг яг хэн дэмжиж байгаагаас хамаарна.
Үйлчилгээ үзүүлэгчийн гэрчилгээ
2009 оны 4-р сарын 06-ны өдрийн 9-р ААС-ийн 09AP-3703/2009-АК, 2009 оны 04-р сарын 27-ны өдрийн 09AP-5209/2009, FAS MO 2010 оны 05/13-ны өдрийн 4/KG-A381 тоот тогтоолууд. -10-д цахим захидал харилцааг шуудангийн серверийг удирдах үүрэгтэй Интернэт үйлчилгээ үзүүлэгч эсвэл домэйн нэр бүртгэгч баталгаажуулсан тохиолдолд шүүх мөн хүлээн зөвшөөрнө гэж заасан.
Үйлчилгээ үзүүлэгч эсвэл домэйн нэр бүртгэгч нь шуудангийн серверийг удирдаж байгаа бөгөөд үйлчилгээний гэрээнд ийм эрхийг заасан тохиолдолд л сонирхогч этгээдийн хүсэлтээр цахим захидал харилцааг баталгаажуулдаг.
Гэсэн хэдий ч цахим захидал харилцааны хэмжээ нэлээд том байж болох бөгөөд энэ нь цаасан баримт бичгийг бүрдүүлэх үйл явцыг улам хүндрүүлдэг. Үүнтэй холбогдуулан шүүх заримдаа цахим мэдээллийн хэрэгслээр цахим захидал харилцааг явуулахыг зөвшөөрдөг. Тиймээс Москва мужийн Арбитрын шүүх 2008 оны 8-р сарын 1-ний өдрийн А41-2326/08 дугаартай хэргийг хянан шийдвэрлэж, дөрвөн CD-ээр шүүхэд өгсөн цахим захидал харилцааг хүлээн зөвшөөрөх тухай дурджээ.
Харин хэргийг давж заалдах шатны журмаар хянан хэлэлцэхдээ 2008 оны 09-р сарын 10-ны өдрийн А41-2326/08 дугаартай хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагааны аравдугаар тогтоолоор цахим захидал харилцааны тухай лавлагааг үндэслэлгүй гэж үзэж, анхан шатны шүүхийн шийдвэрийг хүчингүй болгожээ. Энэ нь талуудын байгуулсан гэрээнд заасан баримт бичгийг сонирхогч талаас ирүүлээгүй болохыг харуулж байна.
Тиймээс маргааны сэдэвтэй холбоотой имэйлийг шүүхэд бичгээр өгөх ёстой бөгөөд бусад бүх баримт бичгийг цахим хэрэгслээр гаргаж болно.
Захидлын агуулгыг дараагийн цаасан захидалд дурдах замаар баталгаажуулах нь виртуал захидал харилцаанд дурдсан баримтуудыг нотлоход тусална. 2010 оны 12-р сарын 20-ны өдрийн 09AP-27221/2010-GK тоот 9-р ААС-ийн тогтоолд бусад бичмэл нотлох баримтыг ашиглах талаар тусгасан болно. Үүний зэрэгцээ шүүх хэргийг хянан хэлэлцэж, талуудын гаргасан нотлох баримтыг үнэлэхдээ цахим захидал харилцааны холбоос бүхий цаасан захидал харилцааг хүлээн зөвшөөрөхгүй байх эрхтэй.
Тэр зөвхөн үүнийг анхааралдаа авч, бүх нотлох баримтыг цогцоор нь задлан шинжилсний үндсэн дээр шийдвэр гаргадаг.
Мэргэжилтнээс тусламж аваарай
Хэрэв хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаа аль хэдийн эхэлсэн, дараа нь цахим захидал харилцааг хуулийн хүчин төгөлдөр болгохын тулд шинжээч татах эрхийг хэрэгжүүлэх шаардлагатай. Урлагийн 1 дэх хэсэгт. ОХУ-ын Арбитрын байцаан шийтгэх хуулийн 82 дугаар зүйлд тусгай мэдлэг шаардсан хэргийг хянан шийдвэрлэх явцад гарч буй асуудлыг тодруулахын тулд арбитрын шүүх тухайн хэрэгт оролцож буй этгээдийн хүсэлтээр буюу түүний хүсэлтээр шалгалтыг томилдог гэж заасан байдаг. түүнд оролцсон хүмүүсийн зөвшөөрөл.
Шалгалтыг томилохыг хууль, гэрээнд заасан, эсхүл ирүүлсэн нотлох баримтыг хуурамчаар үйлдсэн тухай өргөдлийг шалгах шаардлагатай, эсхүл нэмэлт буюу давтан шалгалт хийх шаардлагатай бол арбитрын шүүх өөрийн санаачилгаар шалгалтыг томилж болно. Оруулсан нотлох баримтыг шалгах зорилгоор шалгалтыг томилохыг Урлагт мөн тусгасан болно. 79 ОХУ-ын Иргэний хэрэг шүүхэд хянан шийдвэрлэх тухай хууль.
Шүүхийн шинжилгээг томилох тухай өргөдөлдөө түүнийг явуулах байгууллага, тодорхой шинжээчид, түүнчлэн сонирхогч этгээд шалгалт хийлгэхээр шүүхэд хандахаар шийдсэн асуудлын хүрээг зааж өгөх шаардлагатай. Түүнчлэн, ийм шалгалтын зардал, цаг хугацааны талаархи мэдээллийг өгч, төлөх төлбөрийг бүрэн хэмжээгээр шүүхэд шилжүүлэх ёстой. Холбогдох шинжээч нь Урлагт заасан шаардлагыг хангасан байх ёстой. "ОХУ-д улсын шүүх шинжээчийн үйл ажиллагааны тухай" Холбооны хуулийн 13.
Цахим захидал харилцааны бодит байдлын талаархи шинжээчийн дүгнэлтийг нотлох баримт болгон хэргийн материалд хавсаргасан нь шүүхийн практикт нотлогдсон (Москвагийн Арбитрын шүүхийн 2009 оны 8-р сарын 21-ний өдрийн А40-13210/09-110-153 дугаартай шийдвэр; тогтоол Москва мужийн Холбооны монополийн эсрэг албаны 2010 оны 01-р сарын 20-ны өдрийн NoKG-A40 /14271-09).
Гэрээнд үндэслэн
Урлагийн 3 дахь хэсэгт. ОХУ-ын Арбитрын байцаан шийтгэх хуулийн 75 дугаар зүйлд цахим харилцаагаар хүлээн авсан баримт бичгийг талуудын хооронд байгуулсан гэрээнд заасан бол бичгээр нотлох баримт гэж хүлээн зөвшөөрдөг. Үүний дагуу талууд факс, интернет болон бусад цахим харилцааны хэрэгслээр хүлээн авсан захидал харилцаа, бичиг баримтыг эх хувь гэж хүлээн зөвшөөрч, эрх зүйн ижил хүчинтэй болохыг тэмдэглэх нь зүйтэй. Энэ тохиолдолд гэрээнд цахим захидал илгээх и-мэйл хаяг, түүнийг явуулах эрх бүхий эрх бүхий этгээдийн талаарх мэдээллийг зааж өгөх ёстой.
Гэрээнд заасан и-мэйл хаягийг талууд зөвхөн ажлын захидал харилцаанд төдийгүй ажлын үр дүнг шилжүүлэхэд ашигладаг гэж заасан байх ёстой бөгөөд энэ нь Москва мужийн Холбооны монополийн эсрэг албаны байр суурийг KG- №1 тогтоолоор баталгаажуулсан болно. 2009 оны 1-р сарын 12-ны өдрийн A40/12090-08. 2010 оны 12 дугаар сарын 24-ний өдрийн 09AP-31261/2010-ГК есдүгээр ААС-ийн тогтоолд техникийн тодорхойлолтыг цахим шуудангаар баталгаажуулах, үзүүлж буй үйлчилгээ, гүйцэтгэсэн ажлын чанарын талаар нэхэмжлэл гаргах боломжийг гэрээнд заасан байх ёстойг онцолсон.
Нэмж дурдахад талууд цахим шуудангаар илгээсэн мэдэгдэл, мессежийг хүлээн зөвшөөрсөн боловч тодорхой хугацаанд шуудан болон баталгаат шуудангаар нэмэлт баталгаажуулах ёстой гэж гэрээнд тусгаж болно (AAC-ийн 2008 оны 4-р сарын 25-ны өдрийн А56-р тогтоол. -42419/2007).
Дүгнэж хэлэхэд өнөөдөр шүүх цахим захидал харилцааг бичгийн нотлох баримт болгон ашигладаг практик бий гэж хэлж болно. Гэсэн хэдий ч нотлох баримтыг хүлээн зөвшөөрөх, найдвартай байдлын талаархи процессын хууль тогтоомжийн шаардлагыг харгалзан виртуал захидал харилцааг зөвхөн хууль ёсны хүчинтэй бол шүүх харгалзан үзнэ.
Үүнтэй холбогдуулан цахим захидал харилцааны хууль ёсны байдлыг тодорхойлох нэгдсэн арга зүй хараахан бүрдээгүй байгаа тул олон тооны асуудал гарч ирж байна. Сонирхсон этгээдийн нотлох баримтыг баталгаажуулахын тулд нотариатчтай холбоо тогтоох эрхийг баталгаажуулсан боловч нотариатаар ийм үйлчилгээ үзүүлэх журмыг зохицуулсан ОХУ-ын Хууль зүйн яамны зохицуулалтын акт байдаггүй. Үүний үр дүнд тэдний үнэ цэнийг тодорхойлох, энэ эрхийг хэрэгжүүлэх тодорхой механизмыг бүрдүүлэх нэгдсэн арга барил байдаггүй.
Цахим захидал харилцааг шүүхэд нотлох баримт болгон харуулахын тулд хууль ёсны хүчин төгөлдөр болгох хэд хэдэн арга байдаг: нотариатаас цахим захидал харилцааг баталгаажуулах, интернетийн үйлчилгээ үзүүлэгчээс баталгаажуулах, цаашдын цаасан захидал дахь имэйлийн лавлагаа, түүнчлэн тэдгээрийн жинхэнэ эсэхийг баталгаажуулах. шүүх эмнэлгийн шинжилгээ.
Цахим захидал харилцааг бичгээр нотлох баримт болгон цаг тухайд нь хангахад чадварлаг хандах нь аж ахуйн нэгжүүдэд маргааныг шийдвэрлэхдээ зөрчигдсөн эрхээ бүрэн сэргээх боломжийг олгоно.
Бид өдөр бүр олон арван имэйл илгээдэг. Заримдаа эдгээр нь маш богино мессежүүд байдаг, жишээлбэл: "Бид өдрийн хоолонд орох уу?" Заримдаа - үүний тусламжтайгаар та бизнесээ эсвэл вэбсайтаа танилцуулдаг. Захидал ихтэй, цаг багатай үед бид яарч, алдаа гаргаж эхэлдэг. Ихэвчлэн үсгийн алдаа гэх мэт өчүүхэн зүйл боловч заримдаа таны нэр хүндэд ноцтой хохирол учруулж, үйлчлүүлэгч эсвэл ажилтантай харилцах харилцааг тань сүйтгэж болзошгүй зүйл тохиолддог.
Үүнээс зайлсхийх боломжтой, та зүгээр л цуглуулж, зарим бэрхшээлийн талаар мэдэх хэрэгтэй. Имэйл илгээхдээ гаргадаг хамгийн нийтлэг алдаануудыг энд оруулав. Анхааралтай уншаад эхлээд богино завсарлага аваад бүх зүйл эмх цэгцтэй байгаа эсэхийг шалгаад "Илгээх" товчийг дарна уу.
Та буруу хаяг бичиж байна
Хамгийн нийтлэг бөгөөд хамгийн тааламжгүй алдаа. Та найздаа хувийн зураг илгээхийг хүсч байгаа ч дарга эсвэл үйлчлүүлэгчийнхээ хаягийг автоматаар бичнэ гэж төсөөлөөд үз дээ. Захидал гарсны дараа л та сая юу болсныг аймшигтайгаар ойлгох болно. Хэрэв энэ нь ямар нэгэн тайвшрал юм бол бидний хүн нэг бүр амьдралдаа дор хаяж нэг удаа ийм байдалд орсон: хуульчид эсрэг тал руу нууц баримт бичгийг илгээсэн, дизайнерууд буруу үйлчлүүлэгч рүү вэбсайтын зураглал илгээсэн гэх мэт. Гэтэл бидэнд ийм зүйл тохиолдвол хөл доороос газар алга болчихдог юм шиг санагддаг.
Аз болоход, Gmail гэх мэт олон имэйл үйлчилгээнүүд функцтэй байдаг. Үүнийг асааж, том хугацааны интервалыг зааж өг - энэ нь чимээгүй байна, та мэднэ.
Та хавсралтыг мартсан байна
Та захидалд тодорхой файл хавсаргасан гэж бичсэн боловч хавсаргахаа мартсан байна. Үл ойлголцол, уучлалт гуйхад хүргэдэг өөр нэг нийтлэг алдаа. Нэг талаас, зүгээр, хэн ч төгс биш, гэхдээ эхлээд бүх зүйлийг шалгаж, дараа нь захидал илгээсэн нь дээр. Хүлээн авагчийн асуултаас зайлсхийхийн тулд бид хавсаргасан бүх файлыг захидлын үндсэн хэсэгт оруулахыг зөвлөж байна. Жишээлбэл, иймэрхүү:
Сайн уу, Максим! Би танд хэд хэдэн файл илгээж байна, тэдгээрийг хавсаргасан болно:
Үйлчилгээний гэрээ
Мууртай GIF
Та дизайны талаар боддоггүй
Таны санаж байгаагаар тэд тантай хувцасаараа мэндчилдэг. Хэрэв та имэйлээ шууд устгахаас урьдчилан сэргийлэхийг хүсвэл түүний маягт дээр ажиллана уу. Агуулгын хувьд та үүнд их цаг зарцуулах хэрэгтэй гэж тэд хэлдэг. Аз болоход өнөөдөр амар байна. Үүнийг хийхийн тулд бид Wix ShoutOut програмыг ашиглаж, тохирох загвараа сонгоод түүнд текстээ нэмэхийг зөвлөж байна. Онцгой мэдлэг шаардлагагүй, бүх зүйл цэвэр, үзэсгэлэнтэй харагдаж байгаа эсэхийг шалгаарай. Дашрамд хэлэхэд, сайн мэдээллийн товхимол нь өөрийн гэсэн нууц, дүрэм журамтай байдаг тул бид имэйлийн маркетингийн захирлыг уншихыг зөвлөж байна. Надад битгий баярлалаа.
Та захидлын сэдвийг заагаагүй байна
Захидлын сэдэв нь текстийн гарчигтай ойролцоогоор ижил үүрэг гүйцэтгэдэг. Энэ нь таны нэрний хажууд гарч ирэх бөгөөд хүлээн авагч үүнийг харж, таны илгээсэн зүйлийг ойлгодог: нэхэмжлэх, уулзалтын үр дүн, ажлын санал, вэбсайтын зураглал гэх мэт. Шаардлагатай бол тухайн хүн таны захидлыг хурдан олохын тулд сэдвийг тодорхой томъёолсон байх ёстой гэдгийг санаарай, ингэснээр бид мэдээллийн товхимолын тухай ярьж байгаа бол түүнийг сонирхох болно. Тун удалгүй бид хэрвээ та мартсан бол дахин унших нь зүйтэй гэж бичсэн.
Та ноорог хадгалдаггүй
Хэрэв та текст засварлагч дээр захидал бичих дуртай бол байнга хадгалаарай, эс тэгвээс өдөржингөө захидал бичээд дуусах болно, тэгээд таны компьютер гэнэт хөлдөж, бүх зүйл алга болно. Эсвэл шуудангийн үйлчилгээнд шууд бичээрэй - таны бүх ноорог автоматаар "Ноорог" хавтсанд хадгалагдах болно.
Та бүдүүлэг байна
Захидал харилцааны эелдэг байдал нь амьдралынхаас багагүй чухал юм. Хүн бүр дагаж мөрдөх ёстой үндсэн дүрмүүд энд байна.
Захиа илгээсэн хүнд үргэлж талархаж байгаарай, ялангуяа түүнийг сайн ажилласан гэж үзвэл. Хүүхэд байхдаа бид бүгдээрээ "шидэт" үгсийг заалгаж байсныг санаж байна уу? Хэдий насанд хүрсэн ч тэднийг мартаж болохгүй.
Хэдий асуудал маш яаралтай бөгөөд чухал байсан ч тайван байгаарай. Мэдрэл, зэмлэл нь сайн зүйлд хүргэхгүй нь гарцаагүй.
Захиагаа нийтлэг хэллэгээр эхлүүлж дуусга. Албан ёсны байдал нь хэнтэй харилцаж байгаагаас хамаарна. Хэрэв энэ нь таны дарга эсвэл зүгээр л албан ёсны хүн бол "Сайн уу", "Баяртай" эсвэл "Үнсэлт" гэж бүү ашигла. Мөн эсрэгээр, хэрэв та хамтран ажиллагсад эсвэл найздаа бичиж байгаа бол уламжлалт "Чин сэтгэлээсээ" гэсэн үггүйгээр хийж болно.
Та текстийг засварладаггүй
Үг үсгийн алдаа нь сэтгэгдлийг бүхэлд нь сүйтгэж болзошгүй тул бичсэн захидлыг хэд хэдэн удаа анхааралтай уншина уу. Хэрэв та зөв бичгийн дүрэм, найруулга зүйн талаар эргэлзэж байвал хаяг руу очно уу Gramotu.ru. Дараа нь үсгийн алдаа гаргасандаа уучлалт гуйж, жинхэнэ бичиг үсэгтэй гэдгээ нотлохын оронд долоон удаа хэмжиж, шалгах нь дээр.
Дашрамд хэлэхэд, хэрэв та санамсаргүйгээр дуусаагүй захидал илгээхээс айдаг бол эхлээд текстийг бүхэлд нь бичиж, зөвхөн дараа нь хүлээн авагчийн хаягийг бичнэ үү.
Та захидлын хуулбар дээр зөв хүмүүсийг оруулахгүй байна
Таны захидлыг хэн хүлээж авахыг олж мэдье. To талбар нь үндсэн хүлээн авагч юм. "Ss" талбар - хуулбарыг хүлээн авах хүн. Хэлэлцэж буй асуудалтай шууд хамааралгүй, мэдэхийг хүсч байгаа юм уу, хэрэгтэй байгаа юм. "Bcc" талбар нь далд хүлээн авагчид юм. Та тэдгээрийг нэмэх боловч үндсэн хүлээн авагч тэднийг харахгүй. Энд та болгоомжтой байх хэрэгтэй: та Cc болон Bcc-ийг андуурч болно, тэгвэл хүлээн авагч нь түүнийг тагнаж байна гэж бодох болно.
Зарим хүмүүс юу болж байгааг мэдэж байх нь чухал гэдгийг санаарай. Та “Та намайг хуулбарт оруулахгүй байж яаж чадав аа?! Би энэ төсөл дээр хоёр сар ажилласан!" Хэрэв эргэлзэж байвал асуулттай холбоотой бүх хүнийг нэмнэ үү. Магадгүй хүн бүр анхаарал сарниулж байгаад баярлахгүй ч таны эсрэг гомдол гарахгүй.
Та бүртгүүлдэггүй
Та "Хүндэтгэсэн, Маша" гэж бичсэн бөгөөд бүх зүйл эмх цэгцтэй байгаа гэж бодож байгаа ч захидал хүлээн авагч суугаад энэ ямар Маша вэ гэж гайхаж байна. Хэвлэх үйлдвэрээс үү? Эсвэл зураач уу? Түүнийг таамаглахгүйн тулд гарын үсэг зурснаар таны мессеж бүрийн төгсгөлд автоматаар нэмэгдэх болно. Өөрийн овог нэр, компанийн нэр, албан тушаал, Skype эсвэл утасны дугаар гэх мэт холбоо барих мэдээллийг оруулахаа мартуузай. Та хаяг нэмж болно - энэ нь зар сурталчилгаа боловч энэ нь анхаарал татахгүй байна.
Та буруу цаг сонгож байна
Шөнийн цагаар захидал бичих нь тийм ч сайн санаа биш юм. Шалтгаан нэг: Та магадгүй өдрийн цагаар маш их ядарсан, тийм ч сайн сэтгэдэггүй, дээр дурдсан бүх алдааг гаргах эрсдэлтэй. Шалтгаан хоёр: өглөөний шуудангийн нуранги таны шөнө дундын захидлыг булшлах бөгөөд хаяг хүлээн авагч ойрын ирээдүйд үүнийг харахгүй нь лавтай. Гуравдугаарт: Хэрэв та өглөөний гурван цагт ажил хэргийн захидал бичиж байгаа бол танд хийх зүйл байхгүй бололтой.
Бидний зөвлөгөө: Хэрэв чухал эсвэл яаралтай зүйл болоогүй бол бүх энгийн хүмүүсийн адил Даваагаас Баасан гараг хүртэл, ажлын цагаар мессеж илгээгээрэй.
Хэрэгтэй таны бизнесийн хувьд? Wix дээр өөрөө үүсгээрэй - энэ нь хялбар бөгөөд үнэ төлбөргүй юм!
Албан ёсны цахим шуудан бичихэд дараах хэллэгүүдийг ихэвчлэн ашигладаг.
1. Хэрэв бид файл хавсаргахыг хүсвэл дараахь зүйлийг зааж өгнө.
Гуйяолоххавсаргасан– Хавсралтаар хүлээн авна уу
Гуйя олох хавсаргасан миний үргэлжлүүлэх. – Хавсралтаар хүлээн авна ууминий намтар.
Гуйя олох хавсаргасан гэрэл зураг -аас нь бага хурал. – Хавсралтаар хүлээн авна уухурлын гэрэл зургууд.
2. Хэрэв бид захидал дамжуулахыг (дахин чиглүүлэх) хүсвэл дараах илэрхийллийг ашиглана.
Би дамжуулсан ________ танд. - Би танд ________ илгээсэн.
Би дамжуулж байна ________ танд. - Би чамруу илгээж байна _______.
Би дамжуулсанБиллийн анкет танд. –I дахин чиглүүлсэн Чамд хураангуй Билл.
Би дамжуулж байнаЖон танд илгээсэн имэйл. –Би дамжуулж байна ЧамдЖонны имэйл.
3. Хэрэв бид захидлын хуулбар дээр хэн нэгнийг тэмдэглэхийг хүсвэл дараах илэрхийллийг ашиглана.
(нэр) энэ имэйл дээр |
– Би энэ имэйлийн хуулбар дээр (нэр) тэмдэглэсэн.
I` ve cc` г Умар дээр энэ имэйл. - Би Умарыг тэмдэглэв энэ имэйлийн хуулбар дээр.
* Бид Умарыг хуулбарласан руубайлгахтүүнийгinньгогцоо. – Бид Умард мэдээлэхийн тулд захидлын хуулбар дээр тэмдэглэсэн.
Та намайг хяналтандаа байлгаарай. –Гуйя, барих би В мэдээж.
4. Дараах илэрхийлэл нь захидлыг дуусгахад тусална.
Хэрэв танд асуулт байвал надтай холбоо барина уу. –Хэрэв танд асуух зүйл байвал надтай холбоо барина уу.
Хэрэв танд асуулт байвал надтай холбоо барина уу.
Хүндэтгэсэн,
Жон –
Хэрэв танд асуух зүйл байвал надтай холбоо барина уу.
Хүндэтгэсэн,
Жон
5. Захиаг дуусгахын тулд бид дараах хэллэгийг ашиглана.
тэсэн ядан хүлээж байна | сонсохing-аасТа-Танаас хариулт хүлээж байна. уулзахingТа-Тантай уулзахыг тэсэн ядан хүлээж байна. чинийхариулах-Таны хариултыг хүлээж байна. |
Тэсэн ядан хүлээж байна + үйл үг + ing- тэсэн ядан хүлээж байна)
Имэйлийг бөглөхийн тулд бид дараах хэллэгийг ашиглана.
Сайхан сэтгэлтэйХүндэтгэсэн (Хүндэтгэсэн) - Сайн сайхныг хүсэн ерөөе
ХалуунХүсэл — Сайн сайхныг хүсье
ТаныхҮнэхээр- Хүндэтгэсэн, хүндэтгэлтэйгээр.
Англи онигоо
Хямдхан ресторанд өглөөний цай уудаг хүн лангууны хажууд байсан хүнтэй ярилцахыг оролдов.
"Үер шиг аймаар бороотой."
"Үер?" Өнгө нь эелдэг боловч асуусан шинжтэй байв.
"Үер - Ноа, хөвөгч авдар, Арарат уул."
Нөгөөх нь тал зүсэм талх хазаад, толгойгоо сэгсрэн бүдүүн бувтнаад:
"Өнөөдрийн сонин уншсангүй ээ."
Ихэнх имэйл үйлчлүүлэгчид, үүнд Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, олон хүлээн авагч оруулах боломжийг танд олгоно Хуулбар(Англи хэл дээрх товчлолыг хүлээн зөвшөөрсөн SS), эсвэл Bcc (CCB). IN Хуулбаруудхүлээн авагчид бусад хүмүүсийн хаягийг харах боломжтой. Хоёрдахь тохиолдолд нэмэлт хүлээн авагчдын хэн болохыг нуудаг.
Хүлээн авагчийн хаягийг нэмж байна
Имэйл хүлээн авагчийг тодорхойлохын тулд тэдгээрийн имэйл хаягийг талбарт оруулна уу Хэнд (Тэр):Зарим цахим шуудангийн үйлчлүүлэгчид хэрэглэгчийн нэрээ тухайн талбарт оруулах боломжийг олгодог бөгөөд энэ нь програмаар автоматаар бөглөгддөг.
Хэрэв та энэ талбарыг олон хүнд имэйл илгээхдээ ашиглавал тэд бүгд бусад хүлээн авагчдын бүрэн жагсаалтыг харах боломжтой болно.
Имэйлийн хуулбарыг хэрхэн үүсгэх
Талбай CCэсвэл Хуулбарлахталбараас илүү шууд бус аргаар цахим мессеж солилцоход ашигладаг Хэнд. Хэрэв та өөрийн цахим шуудан дээрх хүнд шууд хандаагүй ч тэр хүн имэйлийн сүлжээн дэх харилцан яриаг дагахыг эсвэл тухайн сэдвийг зүгээр л мэддэг байхыг хүсч байвал талбар Хуулбарлахмаш сайн сонголт байх болно. Оруулсан хаяг хүлээн авагч Хуулбаруудзахидал, хайрцагт хийсэн захидал шиг уншаагүй захидал хүлээн авдаг Хэнд; Ганц ялгаа нь таны имэйлийн үндсэн хэсэгт хамгийн түрүүнд хэнд захидал илгээж байгаа явдал юм. Мэргэжлийн ертөнцөд шуудангаар илгээдэг ХуулбаруудЭнэ нь маш өргөн хэрэглэгддэг бөгөөд хамт ажиллагсаддаа янз бүрийн үйл явдал, сэдвүүдийн талаар мэдлэгтэй байх боломжийг олгодог.Та талбарт хаягийн жагсаалтыг оруулснаар имэйл хүлээн авагчдыг жагсааж болно Хуулбарлах, энэ нь ихэвчлэн талбайн доор шууд байрладаг Хэнд. Хүлээн авагчийн энэ сүлжээний хүн бүр бусад бүх хүлээн авагчийн нэр, имэйл хаягийг харах боломжтой болно:
Имэйлийг хэрхэн BCC хийх вэ
Имэйл клиент бүр (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo гэх мэт) нь имэйл илгээгч нь цахим шуудангийн сүлжээн дэх бусад хэрэглэгчдэд мэдээллээ ил гаргахгүйгээр олон тооны хүмүүст хүрэх боломжийг олгодог. Энэ функцийг нэрлэдэг BCCэсвэл Нуугдсан хуулбар. Та талбарт хаягийг нь оруулснаар хүлээн авагчдыг нууж болно Нуугдсан хуулбарталбаруудыг ашиглахын оронд ХэндТэгээд Хуулбарлах:Та энэ функцийг ганцаарчилсан болон бүлгийн имэйлд ашиглаж болно. Энэ нь ялангуяа харилцагчдаа нууцлах, спам болон хүсээгүй имэйлээс хамгаалах, эсвэл хүлээн авагчид ижил мессежийг хэн хүлээн авсныг мэдэхийг хүсэхгүй байгаа тохиолдолд хэрэг болно.
Талбай Нуугдсан хуулбарбүх имэйл клиентүүдэд анхдагчаар үргэлж байдаггүй. Жишээлбэл, in ТөлөвТа очих хэрэгтэй болно Сонголтуудтохиргоонд хандах; В Аянга шувуута унадаг цэснээс энэ функцийг сонгох хэрэгтэй болно; В Gmailтовчлуур дарах хэрэгтэй ХуулбарлахТэгээд Нуугдсан хуулбар; В Windows Live MailТа товчлууруудыг нэгэн зэрэг дарах хэрэгтэй болно Alt + Б.
Зураг: © Вэб Хостинг - Unsplash.com
Имэйл гэж юу вэ? Орчин үеийн бизнесийн ертөнцөд энэ нь:
- Чиний царай. Имэйлийн тусламжтайгаар та эсрэг талын хүмүүсийн нүдэнд эерэг дүр төрхийг бий болгож, анхны сэтгэгдлийг эвдэж чадна.
- Таны ажлын хэрэгсэл. Гадаад ертөнцтэй харилцах харилцаа нь цахим шуудангаар явагддаг. Тиймээс, хэрэв та энэ хэрэгслийг эзэмшсэн бол амьдралаа ихээхэн хөнгөвчлөх боломжтой.
- Хүчтэй анхаарал сарниулах. Гадны ертөнц таныг и-мэйлээр дамжуулж, таны анхаарлыг сарниулж, төөрөгдүүлэхийг оролдож байна.
Энэ үүднээс цахим шуудангаар хэрхэн ажиллахыг харцгаая. Энгийн зүйлээс эхэлцгээе.
Захидал форматлаж байна
Би Mozilla Thunderbird имэйл клиентийг ашигладаг тул үүнийг жишээ болгон ашиглах болно. Шинэ үсэг үүсгээд талбаруудын жагсаалтаар дээрээс доошоо явцгаая.
Хэнд. Хуулбарлах. Нуугдсан хуулбар
Зарим нь мэдэхгүй байж болох ч Mozilla дээрх "To"-г "Cc" эсвэл "Bcc" болгон өөрчилж болно.
- Хэнд: бид үндсэн хүлээн авагч эсвэл хэд хэдэн хүлээн авагчийг цэг таслалаар тусгаарлаж бичнэ.
- Хуулбарлах: бид захидлыг унших ёстой, гэхдээ хариу үйлдэл үзүүлэхийг хүлээхгүй байгаа хүнд бичдэг.
- Нуугдсан хуулбар: бид захидлыг унших ёстой хэн нэгэнд бичиж байна, гэхдээ захидал хүлээн авагчид үл мэдэгдэх болно. Мэдэгдэл гэх мэт бизнесийн захидлыг бөөнөөр нь илгээхэд ашиглах нь ялангуяа тохиромжтой.
Буруу бөөнөөр илгээхдээ "Хуулбарлах" эсвэл "Хэнд" талбарыг ашиглан хүлээн авагчийг зааж өгнө үү. Жилд хэд хэдэн удаа би "Cc" талбарт 50-90 хүлээн авагчийг жагсаасан захидал хүлээн авдаг. Хувийн нууцыг зөрчиж байна. Таны хүлээн авагчид бүгд ижил төстэй сэдвээр өөр хэнтэй ажиллаж байгааг мэдэх шаардлагагүй. Эдгээр нь бие биенээ мэддэг хүмүүс байвал сайн. Жагсаалтад бие биенийхээ талаар мэдэхгүй өрсөлдөгч компаниуд байвал яах вэ? Наад зах нь та шаардлагагүй тайлбарт бэлэн байх ёстой бөгөөд дээд тал нь тэдгээрийн аль нэгтэй хамтын ажиллагаагаа зогсоох хэрэгтэй. Ингэж болохгүй.
Захидлын сэдэв
Мэргэжлийн захидлын үйлчилгээнүүд өөрсдийн байгууллагын блог дээрээ имэйлийн сэдвийн ач холбогдлын талаар ихэвчлэн (заримдаа ухаалаг) бичдэг. Гэхдээ ихэнхдээ бид захидлын сэдэв нь "имэйлийг нээх ёстой" гэсэн асуудлыг шийддэг борлуулалтын захидлын тухай ярьж байна.
Бид өдөр тутмын бизнесийн захидал харилцааны талаар ярилцаж байна. Энд сэдэв нь "захидал болон түүний зохиогчийг хялбархан тодорхойлж, дараа нь олох ёстой" гэсэн асуудлыг шийддэг. Түүгээр ч барахгүй таны хичээл зүтгэл зөвхөн угтвартай олон тооны хариу захидал үйлийн үр хэлбэрээр танд эргэж ирнэ. Re:эсвэл Урд, тэдгээрийн дотроос та тухайн сэдвээр хүссэн захидлыг хайх хэрэгтэй болно.
Хорин үсэг бол дунд шатны менежерийн нэг өдрийн захидал харилцааны хэмжээ юм. Би бизнес эрхлэгчид болон бизнес эрхлэгчдийн тухай огт ярихгүй байна, тэдний захидлын тоо заримдаа өдөрт 200 ба түүнээс дээш байдаг. Тиймээс дахин нэг удаа: хоосон сэдэвтэй имэйл бүү илгээ.
Тэгэхээр, имэйлийн гарчгийг хэрхэн зөв бичих вэ?
Алдаа №1 : Тухайн сэдвээр зөвхөн компанийн нэр. Жишээлбэл, "Тэнгэр" тэгээд л болоо. Нэгдүгээрт, танай компаниас энэ эсрэг талтай харилцаж байгаа цорын ганц хүн та биш байх. Хоёрдугаарт, ийм сэдэв нь ямар ч утга авчрахгүй, учир нь танай компанийн нэр хаягаас аль хэдийн харагдаж байна. Гуравдугаарт, захидал харилцааны ийм хандлагаар таны шуудангийн хайрцаг ямар харагдахыг тааварлаарай? Энэ нь иймэрхүү зүйл.
Ийм сэдвээр хайлт хийхэд тохиромжтой юу?
Алдаа №2 : гялалзсан, зарагдаж буй гарчиг. Ийм гарчиг бичихийг мэддэг бол сайхан байна. Гэхдээ эдгээр ур чадварыг бизнесийн захидал харилцаанд ашиглах нь тохиромжтой юу? Бизнесийн имэйлийн сэдвийн зорилгыг санаарай: зарах биш, харин таних, хайх.
Захидлын текст
Янз бүрийн тохиолдлуудад зориулсан олон бичих гарын авлага байдаг. Жишээлбэл, Максим Ильяхов, Александр Амзин болон бусад үгийн мастерууд маш их хэрэгтэй мэдээлэлтэй байдаг. Ядаж ерөнхий бичиг үсгийн мэдлэгийг дээшлүүлэх, бичгийн ярианы ерөнхий хэв маягийг сайжруулахын тулд тэдний нийтлэлийг уншихыг би танд зөвлөж байна.
Захидал бичих явцад бид хэд хэдэн шийдвэрийг дараалан гаргах ёстой.
Эелдэг байдлын асуудал . Захидлын эхэнд та "Хонгор Родя минь, би чамтай бичгээр ярьснаас хойш хоёр сар гаруй хугацаа өнгөрч, үүнээс болж зовж шаналж, бүр унтаагүй. шөнө, бодож байна." Ийм оршил бичих цаг, ярилцагчийн унших цаг гээд аль аль нь маш эелдэг бөгөөд маш өндөр өртөгтэй. Захидал бол бизнес гэдгийг санаж байна уу? Тэмцээнд зориулсан эпистоляр жанрын эссэ эсвэл Раскольниковын ээжид бичсэн захидал биш, харин бизнесийн захидал.
Бид өөрсдийн болон хүлээн авагчийн цагийг хүндэтгэдэг!
Үзэсгэлэнгийн үеэр түр зуурын уулзалтын дараа илгээсэн анхны захидалдаа өөрийгөө танилцуулж, танилынхаа нөхцөл байдлыг эргэн санах нь утга учиртай юм. Хэрэв энэ нь хамтын ажиллагааны үргэлжлэл эсвэл үргэлжилсэн захидал харилцаа юм бол бид өдрийн эхний захидалд: "Сайн уу, Иван", хоёр дахь болон дараагийнх нь: "Иван, ..." гэж бичнэ.
Давж заалдах . Хэд хэдэн хүлээн авагч байгаа бол хэнд хандах вэ гэсэн асуулт миний санааг зовоож ирсэн. Саяхан би Анна хэмээх гурван охинд хаягласан захидал бичсэн. Ямар ч эргэлзээгүйгээр би "Сайн уу, Анна" гэж бичсэн бөгөөд санаа зовсонгүй. Гэхдээ ийм аз нь үргэлж тохиолддоггүй.
Гурав байтугай долоон хүлээн авагч байгаа ч ижил нэртэй бол яах вэ? Та тэднийг нэрээр нь жагсааж болно: "Өдрийн мэнд, Родион, Пулчерия, Авдотя, Петр Петрович." Гэхдээ энэ нь урт бөгөөд цаг хугацаа шаарддаг. Та бичиж болно: "Сайн уу, хамт олон!"
Би өөрийнхөө хувьд "To" талбарт байгаа хүний нэрээр хаяглах дүрмийг ашигладаг. Мөн хуулбар дээрх хүмүүстэй огт холбоо барих хэрэггүй. Энэ дүрэм нь танд захидал хүлээн авагч болон энэ захидлын зорилгыг илүү нарийвчлалтай (нэг!) тодорхойлох боломжийг олгодог.
Ишлэл . Ихэнхдээ захидал харилцаа нь асуулт, хариулт бүхий захидлын хэлхээ юм - нэг үгээр хэлбэл харилцан яриа юм. Захидлын түүхийг устгаж, иш татсан текстийн дээд талд хариултаа бичихгүй байх нь сайн туршлага гэж тооцогддог бөгөөд ингэснээр долоо хоногийн дараа энэ захидал руу буцаж ирэхэд та харилцан яриаг огноогоор нь доошлуулан дээрээс доош унших боломжтой болно.
Зарим шалтгааны улмаас Mozilla-ийн анхдагч тохиргоо нь "Заагчийг иш татсан текстийн ард байрлуулах" юм. Би үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Бүртгэлийн сонголтууд" → "Бичилэх, хаяглах" цэсэнд өөрчлөхийг зөвлөж байна. Тийм байх ёстой.
Захидлын зорилго . Хоёр төрлийн бизнесийн захидал байдаг:
- бид зүгээр л ярилцагчдаа мэдэгдэх үед (жишээлбэл, сард хийсэн ажлын тайлан);
- мөн бид ярилцагчаасаа ямар нэгэн зүйл хүсэх үед. Жишээлбэл, тэр хавсаргасан төлбөрийн нэхэмжлэхийг батлахын тулд.
Дүрмээр бол тайлангийн захидлуудаас хэд дахин илүү урам зориг өгөх захидал байдаг. Хэрэв бид ярилцагчаас ямар нэгэн зүйлд хүрэхийг хүсч байвал үүнийг энгийн текстээр захидалдаа хэлэх нь маш чухал юм. Үйлдэлд уриалах нь нэрийн хамт байх ёстой бөгөөд захидлын сүүлчийн өгүүлбэр байх ёстой.
Буруу : "Порфирий Петрович, би хөгшин эмэгтэйг хакердаж алсныг би мэднэ."
Зөв : "Порфирий Петрович, би хөгшин эмэгтэйг хакердсан, намайг баривчлах арга хэмжээ аваач, би зовж шаналахаас залхаж байна!"
Энэ захидлыг юу хийх талаар сурвалжлагч яагаад таны өмнөөс бодох ёстой гэж? Эцсийн эцэст тэр буруу шийдвэр гаргаж магадгүй юм.
Текст дэх гарын үсэг . Тэр байх ёстой. Түүнчлэн, бүх имэйл клиентүүд нь гарын үсгийн автомат орлуулалтыг тохируулах боломжийг олгодог, жишээ нь сонгодог "Хүндэтгэсэн, ...". Mozilla дээр үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Бүртгэлийн сонголтууд" цэсээр хийдэг.
Гарын үсэг дээр харилцагчдыг бичих эсэх нь хүн бүрийн хувийн асуудал юм. Гэхдээ хэрэв та борлуулалттай ямар нэгэн байдлаар холбоотой бол заавал бичээрэй. Харилцааны үр дүнд хэлцэл хийгдээгүй байсан ч ирээдүйд гарын үсэг зурсан харилцагчдыг ашиглан таныг хялбархан олох болно.
Эцэст нь, таны захидалд хариулах дургүй (чадахгүй, хүсэхгүй, цаг байхгүй) ярилцагчдад зориулсан захидлын үндсэн бас нэг онцлог юм. Захидлын үндсэн хэсэгт өгөгдмөлийг заана уу. Жишээлбэл, "Порфирий Петрович, хэрэв та баасан гарагийн 12:00 цагаас өмнө намайг баривчлахаар ирэхгүй бол би өөрийгөө өршөөлд хамрагдсан гэж үзэж байна." Мэдээжийн хэрэг, эцсийн хугацаа нь бодит байх ёстой (баасан гаригийн 11:50 цагт жишээнээс текстийг илгээх ёсгүй). Хүлээн авагч таны захидлыг уншиж, үйлдэх чадвартай байх ёстой. Ийм "чимээгүй" нь ярилцагчийн хариу үйлдэл үзүүлэхгүй байх хариуцлагаас таныг чөлөөлдөг. Та үргэлж энэ функцийг ашиглахдаа ухаалгаар хандах хэрэгтэй. Хэрэв хүн таны захидалд цаг тухайд нь, тогтмол хариу өгдөг бол ийм ультиматум нь түүнийг гомдоохгүй бол түүнийг бага зэрэг стресст оруулах эсвэл яг одоо захидалд хариу өгөхгүй, харин Баасан гараг хүртэл хүлээхийг шаардаж магадгүй юм.
Хавсралтууд
Захидал нь ихэвчлэн хавсралттай ирдэг: анкет, арилжааны санал, тооцоолол, хуваарь, баримт бичгийн сканнер - маш тохиромжтой хэрэгсэл, нэгэн зэрэг түгээмэл алдааны эх сурвалж.
Алдаа : асар их хөрөнгө оруулалтын хэмжээ. Би ихэвчлэн 20 МБ хүртэлх хэмжээтэй хавсралт бүхий имэйл хүлээн авдаг. Дүрмээр бол эдгээр нь 600 dpi нарийвчлалтай TIFF форматтай зарим баримт бичгийн сканнер юм. Корреспондентийн и-мэйл програм хавсралтыг урьдчилан үзэх гэсэн дэмий оролдлого хийснээр хэдэн минутын турш зогсох нь гарцаагүй. Мөн хүлээн авагч нь энэ захидлыг ухаалаг гар утсаараа уншихыг оролдохыг бурхан хориглосон ...
Би хувьдаа ийм захидлуудыг шууд устгадаг. Таны имэйлийг уншихаас өмнө хогийн саванд хийхийг хүсэхгүй байна уу? Хөрөнгө оруулалтын хэмжээг шалгана уу. Энэ нь 3 МБ-аас ихгүй байхыг зөвлөж байна.
Хэт их бол яах вэ?
- Сканнераа өөр формат, нягтаршилтай болгож дахин тохируулж үзнэ үү. Жишээлбэл, PDF болон 300dpi нь уншихад хялбар сканнер үүсгэдэг.
- WinRar эсвэл 7zip архивлагч гэх мэт програмуудын талаар бодоорой. Зарим файлууд төгс шахагддаг.
- Хэрэв хавсралт асар том бөгөөд та үүнийг шахаж чадахгүй бол яах вэ? Жишээлбэл, нягтлан бодох бүртгэлийн бараг хоосон мэдээллийн сан 900 МБ жинтэй. Үүлэн мэдээллийн сан нь аврах ажилд ирнэ: Dropbox, Google Drive гэх мэт. Mail.ru зэрэг зарим үйлчилгээнүүд асар том хавсралтыг автоматаар клоуд хадгалах холбоос болгон хувиргадаг. Гэхдээ би үүлэн дотор хадгалагдсан мэдээллээ өөрөө удирдахыг илүүд үздэг тул Mail.ru-ийн автоматжуулалтыг хүлээн зөвшөөрөхгүй байна.
Мөн хөрөнгө оруулалтын талаархи өөр нэг тийм ч тодорхой бус зөвлөмж бол тэдний Нэр . Энэ нь хүлээн авагчдад ойлгомжтой, хүлээн зөвшөөрөгдөхүйц байх ёстой. Нэгэн удаа бид компанийн хамт олон ... Федор Михайлович Достоевскийн нэрээр арилжааны санал бэлтгэж байсан. Би менежерээс CP-ийн төслийг батлах захидал хүлээн авсан бөгөөд хавсралтад “ForFedi.docx” нэртэй файл орсон. Үүнийг над руу илгээсэн менежер ийм яриа өрнүүлсэн:
Эрхэм менежер ээ, та энэ хүндтэй хүнтэй ойртож, түүнийг Федя гэж дуудахад бэлэн үү?
Ямар нэг байдлаар, үгүй, тэр хүндтэй хүн, бүгд түүнийг нэр, овог нэрээр нь дууддаг.
Та яагаад хавсралтыг "Федигийн төлөө" гэж нэрлэсэн бэ? Би яг одоо түүн рүү явуулчихвал энэ CP-ээр биднээс сүх худалдаж авна гэж бодож байна уу?
Би дараа нь нэрийг нь өөрчлөх гэж байсан ...
Яагаад цагийн бөмбөг бэлтгэх - боломжит үйлчлүүлэгчийн татгалзал - эсвэл файлын нэрийг өөрчлөх замаар өөртөө нэмэлт ажил хийх хэрэгтэй вэ? Яагаад хавсралтыг нэн даруй зөв нэрлэж болохгүй гэж: "Фёдор Михайловичийн хувьд.docx" эсвэл бүр илүү сайн - "KP_Sky_Axes.docx".
Тиймээс бид "хүн" гэсэн имэйлийг их бага хэмжээгээр ангилсан. Цаашид цахим шууданг үр дүнтэй ажиллах хэрэгсэл болгон авч үзээд түүний анхаарал сарниулах бүрэлдэхүүн хэсгийн талаар ярилцъя.
Үсэгтэй ажиллах
Имэйл бол анхаарал сарниулах хүчтэй зүйл юм. Аливаа анхаарал сарниулах зүйлсийн нэгэн адил цахим шуудангийн асуудлыг дүрэм журмуудыг чангатгаж, ажлын хуваарийг нэвтрүүлэх замаар шийдвэрлэх шаардлагатай.
Хамгийн багадаа та шуудан ирсэн тухай БҮХ мэдэгдлийг унтраах хэрэгтэй. Хэрэв и-мэйл клиентийг анхдагчаар тохируулсан бол дуут дохиогоор танд мэдэгдэх болно, цагийн хажууд байгаа дүрс анивчиж, захидлыг урьдчилан харах болно. Нэг үгээр хэлбэл, тэд эхлээд чамайг шаргуу хөдөлмөрөөс салгаж, дараа нь уншаагүй захидал, хараагүй шуудангийн ангал руу оруулахын тулд бүх зүйлийг хийх болно - таны амьдралаас нэг эсвэл хоёр цаг хасна.
Зарим хүмүүс мэдэгдэлд анхаарлаа сарниулахгүй байх хүчтэй хүсэл зоригтой байдаг ч жирийн хүмүүс хувь тавиланг уруу татаж, тэднийг унтраахгүй байх нь дээр. Mozilla Thunderbird дээр үүнийг "Хэрэгслүүд" → "Тохиргоо" → "Ерөнхий" → "Шинэ мессеж гарч ирэх үед" цэсээр дамжуулан хийдэг.
Хэрэв мэдэгдэл байхгүй бол захидал ирсэн гэдгийг яаж ойлгох вэ?
Маш энгийн. Та өөрөө ухамсартайгаар шуудангаа цэгцлэх, имэйл клиентээ нээж, уншаагүй бүх мессежийг үзэх цаг гарга. Үүнийг өдөрт хоёр удаа, жишээлбэл, үдийн хоол, оройн цагаар, эсвэл албадан зогсох үед, жишээлбэл, замын түгжрэлд хийж болно.
Хүмүүс хариулах хугацаа, яаралтай захидлуудын талаар байнга асуудаг. Би хариулдаг: таны шууданд яаралтай захидал байхгүй байна. Хэрэв та хэрэглэгчийн дэмжлэгийн хэлтэст ажиллахгүй бол (энэ хэлтэс нь шуудантай ажиллах өөрийн дүрэмтэй).
Хэрэв яаралтай захидал байгаа бол илгээгч нь бусад сувгууд - утас, SMS, Skype-ээр дамжуулан танд мэдэгдэх болно. Дараа нь та өөрийн имэйл клиент рүү ухамсартайгаар нэвтэрч, яаралтай захидал боловсруулах болно. Бүх цагийн менежментийн багш нар (жишээлбэл, Глеб Архангельский "Цагийн жолоодлого"-той) 24 цагийн дотор имэйлд стандарт хариу өгөхийг мэдэгддэг. Энэ бол ёс суртахууны ердийн дүрэм юм - ярилцагчаасаа имэйлээр шууд хариу хүлээх хэрэггүй. Яаралтай захидал байгаа бол илүү хурдан холбооны сувгаар энэ тухай мэдэгдээрэй.
Тиймээс бид мэдэгдлүүдийг унтрааж, одоо хуваарийн дагуу имэйл клиентийг асааж байна.
Бид шуудан руу орж "и-мэйлээр эрэмбэлэх" нэртэй үйл ажиллагаанд оролцох үед яах вэ? Энэ ажлын эхлэл төгсгөл хаана байна?
0 inbox системийн талаар би зөндөө сонссон ч харамсалтай нь үүнийг хэрэглэж байгаа хүнтэй таарч байгаагүй. Би дугуйгаа дахин зохион бүтээх хэрэгтэй болсон. Lifehacker дээр энэ сэдвээр нийтлэлүүд байдаг. Жишээлбэл, " ". Доор би тайлбартаа тэг ирсэн имэйлийн системийн талаар ярих болно. Хэрэв GTD багш нар тайлбарлаж, тайлбарласан системийг нэмж эсвэл сайжруулбал би талархах болно.
Имэйл нь даалгавар төлөвлөгч эсвэл таны үйл ажиллагааны архив биш гэдгийг ойлгож, хүлээн зөвшөөрөх нь чухал юм. Тиймээс Ирсэн имэйл хавтас үргэлж хоосон байх ёстой. Ирсэн имэйлээ ангилж эхэлмэгц энэ фолдерыг хоослох хүртлээ юунд ч бүү сатаар, бүү зогсоо.
Ирсэн имэйл хайрцагт байгаа имэйлийг яах вэ? Та үсэг бүрийг дараалан уншиж, устгах хэрэгтэй. Тийм ээ, зүгээр л тэмдэглээд гар дээрээ Устгах товчийг дарна уу. Хэрэв та захиаг устгаж чадахгүй бол юу хийхээ шийдэх хэрэгтэй.
- Та гурван минутын дотор хариулж чадах уу? Би үүнд хариулах шаардлагатай юу? Тийм ээ, энэ нь зайлшгүй шаардлагатай бөгөөд хариулт нь гурван минутаас илүүгүй хугацаа шаардагдах бөгөөд дараа нь шууд хариулах болно.
- Та хариулах ёстой, гэхдээ хариулт бэлтгэхэд гурван минутаас илүү хугацаа шаардагдана. Хэрэв та имэйлийг даалгавар болгон хувиргах боломжийг олгодог даалгавар төлөвлөгч ашигладаг бол имэйлийг даалгавар болгон хувиргаж, хэсэг хугацаанд мартаарай. Жишээлбэл, би Doit.im үнэхээр гайхалтай үйлчилгээг ашигладаг. Энэ нь танд хувийн и-мэйл хаяг үүсгэх боломжийг олгодог: та захидал илгээж, энэ нь даалгавар болж хувирдаг. Гэхдээ хэрэв танд даалгавар төлөвлөгч байхгүй бол уг үсгийг "0_Run" дэд хавтас руу шилжүүлээрэй.
- Захидал руу хурдан хариу илгээж, үүнийг даалгавар болгон хувиргасны дараа эсвэл зүгээр л уншсаны дараа та энэ мессежийг юу хийхээ шийдэх хэрэгтэй: устгах эсвэл урт хугацааны хадгалалтанд зориулж хавтаснуудын аль нэг рүү илгээнэ үү.
Энд надад байгаа урт хугацааны хадгалах хавтаснууд байна.
- 0_Гүйцэтгэх.Надад ийм хавтас байхгүй, гэхдээ хэрэв танд төлөвлөгч байхгүй бол би давтан хэлье, та нарийвчилсан ажил шаарддаг захидлыг энд байрлуулж болно. Энэ хавтсыг мөн тогтмол цэвэрлэж байх шаардлагатай, гэхдээ үүнд зориулж тусгайлан хуваарилсан цаг хугацаанд нь анхааралтай хандах хэрэгтэй.
- 1_Ref.Энд би үндсэн мэдээлэл бүхий захидлуудыг оруулав: янз бүрийн вэб үйлчилгээнүүдийн нэвтрэлт бүхий мэндчилгээний захидал, удахгүй болох нислэгийн тийз гэх мэт.
- 2_Төслүүд.Одоогийн харилцаатай байгаа түншүүд болон төслүүдийн захидал харилцааны архивыг энд хадгалдаг. Мэдээжийн хэрэг, төсөл эсвэл түнш тус бүрт тусдаа хавтас үүсгэсэн. Түншийн хавтсанд би зөвхөн түүний ажилчдын захидал төдийгүй Небийн ажилчдын энэ түнштэй холбоотой захидлуудыг оруулав. Маш тохиромжтой: шаардлагатай бол төслийн бүх захидал харилцааг хэдхэн товшилтоор авах боломжтой.
- 3_Музей.Устгавал өрөвдмөөр байна гэсэн үсгүүдийг би энд тавьсан бөгөөд ашиг тус нь тодорхойгүй байна. "2_Төсөл"-ийн хаалттай төслүүдтэй хавтаснуудыг энд зөөсөн. Товчхондоо, "Музейд" хасагдах эхний нэр дэвшигчдийг хадгалдаг.
- 4_Баримт бичиг.Ирээдүйд нягтлан бодох бүртгэлд хэрэг болох баримт бичгийн цахим дээж бүхий захидлууд, жишээлбэл, үйлчлүүлэгчдийн эвлэрлийн тайлан, аяллын тийз зэрэг болно. Уг хавтас нь “2_Төсөл”, “1_Лавлагаа” хавтастай ижил төстэй олон талтай бөгөөд зөвхөн нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээлэл, удирдлагын мэдээлэл “2_Төсөл” хавтсанд хадгалагддаг. “4_Баримт бичиг”-т үхсэн мэдээлэл, “2_Төсөл”-д шууд мэдээлэл байна.
- 5_Мэдлэг.Энд би хэсэг хугацааны дараа урам зориг авах эсвэл шийдлийг олохын тулд буцаж очихыг хүсч буй үнэхээр хэрэгтэй мэдээллийн товхимолуудыг тавьдаг.
Энэ системийн үйл ажиллагаанд чухал ач холбогдолтой бусад имэйл клиентийн тохиргоонууд байдаг. Нэгдүгээрт, Thunderbird-д анхдагч байдлаар "Мессежийг уншсан гэж тэмдэглэх" гэсэн хайрцаг байдаг. Би үүнийг ухамсартайгаар хийхийг илүүд үздэг тул туг далбаатай! Үүнийг хийхийн тулд "Хэрэгслүүд" → "Тохиргоо" → "Нарийвчилсан" → "Унших ба харуулах" цэс рүү очно уу.
Хоёрдугаарт, бид ашигладаг шүүлтүүрүүд . Өмнө нь би илгээгчийн хаяг дээр үндэслэн захидалыг зохих хавтас руу автоматаар дамжуулдаг шүүлтүүрүүдийг идэвхтэй ашигладаг байсан. Тухайлбал, өмгөөлөгчийн захидлыг “Өмгөөлөгч” хавтас руу шилжүүлсэн. Би хэд хэдэн шалтгааны улмаас энэ аргыг орхисон. Нэгдүгээрт: 99% тохиолдолд өмгөөлөгчийн захидал нь зарим төсөл эсвэл түнштэй холбоотой байдаг тул тэдгээрийг энэ түнш эсвэл төслийн хавтас руу шилжүүлэх ёстой гэсэн үг юм. Хоёрдугаарт: Би мэдлэг нэмэхээр шийдсэн. Та тодорхой захидлыг хаана хадгалахаа өөрөө шийдэх ёстой бөгөөд боловсруулаагүй мессежийг зөвхөн нэг газраас - ирсэн хайрцагнаас хайх нь илүү тохиромжтой. Одоо би шүүлтүүрийг зөвхөн янз бүрийн системүүдийн автомат тогтмол үсгүүдийг хавтас болгон зохион байгуулахад ашигладаг, өөрөөр хэлбэл шийдвэр гаргахыг шаарддаггүй захидал. Mozilla Thunderbird дахь шүүлтүүрүүдийг "Хэрэгслүүд" → "Мессежийн шүүлтүүрүүд" цэсэнд тохируулсан болно.
Тиймээс, зөв арга барилаар захидал харилцааны хэмжээнээс хамааран өдөрт 10-аас 60 минут хүртэл имэйл илгээх ёстой.
Тийм ээ, бас нэг зүйл. Та шинэ захидал ирэх тухай мэдэгдлийг аль хэдийн унтраасан уу? ;)