Sąvoka „akloji kopija“ moko nedaryti kvailų dalykų. Naudingos frazės verslo korespondencijai O jei nieko neišsiųsi, kas tada bus? Nenoriu nieko patvirtinti
Šiandien teismai elektroninį susirašinėjimą dažnai priima kaip rašytinį įrodymą. Tačiau, kad tai įvyktų, jis turi turėti teisinę galią. Tuo tarpu aiškios ir vienodos virtualaus susirašinėjimo teisėtumo nustatymo taisyklės ir metodai dar nėra sukurti, todėl kyla daug problemų.
Pažvelkime į kelis būdus, kaip suteikti el. laiškams teisinę galią.
Seniai praėjo laikai, kai vienintelė bendravimo priemonė buvo laiškai, parašyti ant popieriaus. Ekonominių santykių tarp ūkio subjektų plėtra nebeįsivaizduojama be informacinių technologijų panaudojimo. Tai ypač aktualu, kai sandorio šalys yra skirtinguose miestuose ar net šalyse.
Bendravimas elektroniniu ryšiu padeda sumažinti materialines išlaidas, taip pat leidžia greitai suformuoti bendrą poziciją konkrečiais klausimais.
Tačiau tokia pažanga neturėtų būti vertinama tik iš teigiamos pusės. Tarp ekonominių santykių subjektų dažnai kyla įvairių ginčų, siekiant juos išspręsti, jie kreipiasi į teismus. Teismas sprendimą priima remdamasis šalių pateiktų įrodymų vertinimu.
Kartu analizuojamas kiekvieno įrodymo aktualumas, leistinumas, patikimumas atskirai, įrodymų visumos pakankamumas ir sąsajumas. Ši taisyklė yra įtvirtinta tiek Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekse (71 straipsnio 2 dalis), tiek Rusijos Federacijos civilinio proceso kodekse (67 straipsnio 3 dalis). Nustatydamas pateiktų įrodymų leistinumą ir patikimumą, teismas dažnai užduoda klausimus, kurių sprendimas turi esminės įtakos bylos baigčiai.
Elektroninio dokumentų valdymo naudojimą verslo subjektų santykiuose reglamentuoja Rusijos Federacijos civilinio kodekso normos. Visų pirma, 2 str. 434 nurodyta: rašytinė sutartis gali būti sudaroma pasikeičiant dokumentais elektroniniu ryšiu, leidžiančiu patikimai nustatyti, kad dokumentas yra iš sutarties šalies.
Pagal 1 str. 71 Rusijos Federacijos civilinio proceso kodeksas ir 1 str. Remiantis Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 75 straipsniu, rašytinis įrodymas yra verslo korespondencija, kurioje yra informacija apie aplinkybes, turinčias reikšmės bylai nagrinėti ir išspręsti, surašytas skaitmeniniu įrašu ir gautas elektroniniu ryšiu.
Norint naudoti elektroninius dokumentus teisminiuose procesuose, turi būti įvykdytos dvi sąlygos. Pirma, kaip jau minėta, jie turi turėti juridinę galią. Antra, dokumentas turi būti įskaitomas, tai yra, jame turi būti informacija, kuri būtų paprastai suprantama ir prieinama suvokimui.
Šis reikalavimas išplaukia iš bendrųjų teisminio proceso taisyklių, kurios suponuoja teisėjų informacijos iš įrodymų šaltinių suvokimą betarpiškai.
Neretai teismas atsisako priimti į bylą įrodymu aukščiau nurodytų sąlygų neatitinkantį elektroninį susirašinėjimą, o vėliau priima suinteresuoto asmens teisinių reikalavimų neatitinkantį sprendimą.
Panagrinėkime pagrindinius elektroninio susirašinėjimo įteisinimo būdus prieš ir po proceso pradžios.
Darbas su notaru
Jeigu procesas dar nepradėtas, tuomet norint suteikti elektroninei korespondencijai juridinę galią, reikia pasitelkti notarą. 1 str. Notariato teisės aktų pagrindų (pagrindai) 102 punkte nurodyta, kad suinteresuotų asmenų prašymu notaras pateikia teisme ar administracinėje institucijoje būtinus įrodymus, jeigu yra pagrindo manyti, kad įrodymų pateikimas vėliau taps neįmanomas arba apsunkintas. Ir 1 str. 103 pagrindų numato, kad notarė, siekdama užtikrinti įrodymus, tikrina rašytinius ir daiktinius įrodymus.
Pagal 2 str. 102 Iš esmės notaras nepateikia įrodymų byloje, kuri tuo metu, kai suinteresuoti asmenys kreipiasi į jį, yra nagrinėjama teisme ar administracinėje institucijoje. Priešingu atveju teismai neleistinais įrodymais pripažįsta notaro patvirtintą elektroninį susirašinėjimą (Devintojo AAS 2010 m. kovo 11 d. nutartis Nr. 09AP-656/2010-GK).
Verta priminti, kad remiantis 4 str. 103 Pagrindai, įrodymų teikimas nepranešus vienai iš šalių ir suinteresuotiems asmenims vykdomas tik skubiais atvejais.
Įrodymų apžiūrai surašomas protokolas, kuriame, be detalaus notaro veiksmų aprašymo, turi būti nurodyta ir informacija apie patikrinimo datą ir vietą, patikrinimą atliekantį notarą, jame dalyvaujančius suinteresuotus asmenis. , taip pat išvardijamos apžiūros metu nustatytos aplinkybės. Patys elektroniniai laiškai yra atspausdinti ir surašyti su protokolu, kurį pasirašo patikrinime dalyvaujantys asmenys, notaras ir užantspauduoja savo antspaudu. Remiantis Rusijos Federacijos Aukščiausiojo arbitražo teismo 2010 m. balandžio 23 d. sprendimu Nr. VAS-4481/10, notarinis elektroninės pašto dėžutės apžiūros protokolas yra pripažintas tinkamu įrodymu.
Šiuo metu ne visi notarai teikia elektroninių laiškų sertifikavimo paslaugas, o jų kaina yra gana didelė. Pavyzdžiui: vienas iš notarų Maskvoje už vieną aprašomosios protokolo dalies puslapį ima 2 tūkst.
Asmuo, suinteresuotas pateikti įrodymus, kreipiasi į notarą su atitinkamu prašymu. Jame turėtų būti nurodyta:
- įrodymai, kuriuos reikia užtikrinti;
- aplinkybės, kurias patvirtina šie įrodymai;
- pagrindai, dėl kurių reikalingi įrodymai;
- kreipimosi į notarą metu bylos nenagrinėja bendrosios kompetencijos teismas, arbitražo teismas ar administracinė institucija.
Notarai elektroninės pašto dėžutės turinį tikrina nuotoliniu būdu, tai yra, naudoja nuotolinę prieigą prie pašto serverio (tai gali būti tiekėjo, teikiančio elektroninių ryšių paslaugą pagal sutartį, serveris, domenų vardų registratoriaus pašto serveris ar nemokamas interneto pašto serveris), arba tiesiogiai iš suinteresuoto asmens kompiuterio, kuriame įdiegta el. pašto programa (Microsoft Outlook, Netscape Messenger ir kt.).
Nuotolinio patikrinimo metu, be prašymo, notarui gali prireikti domeno vardų registratoriaus ar interneto tiekėjo leidimo. Viskas priklauso nuo to, kas tiksliai pagal sutartį palaiko pašto dėžučių ar elektroninio pašto serverio veikimą.
Sertifikatas iš tiekėjo
Devintojo AAS nutarimai 2009-06-04 Nr.09AP-3703/2009-AK, 2009-04-27 Nr.09AP-5209/2009, FAS MO 2010-05-13 Nr.KG-A41/4133 -10 numato, kad teismai pripažįsta ir elektroninės korespondencijos leistinumą, jeigu ją patvirtina interneto paslaugų teikėjas arba domenų vardų registratorius, atsakingas už pašto serverio valdymą.
Teikėjas ar domeno vardų registratorius suinteresuoto asmens prašymu elektroninę korespondenciją patvirtina tik tuo atveju, jei valdo pašto serverį ir tokia teisė yra nurodyta paslaugų sutartyje.
Tačiau elektroninės korespondencijos apimtis gali būti gana didelė, o tai savo ruožtu gali apsunkinti popierinių dokumentų pateikimo procesą. Atsižvelgdamas į tai, teismas kartais leidžia teikti elektroninį susirašinėjimą elektroninėse laikmenose. Taigi Maskvos srities arbitražo teismas, priimdamas 2008 m. rugpjūčio 1 d. sprendimą byloje Nr. A41-2326/08, nurodė teismui pateiktos elektroninės korespondencijos keturiuose kompaktiniuose diskuose leistinumą.
Bet nagrinėdamas bylą apeliacinėje instancijoje, Dešimtasis AAC 2008-09-10 nutartimi byloje Nr. A41-2326/08 pripažino nuorodą į elektroninį susirašinėjimą nepagrįsta ir panaikino pirmosios instancijos teismo sprendimą. Pavyzdžiui, nurodant, kad suinteresuotas asmuo nepateikė jokių sudarytoje šalių sutartyje numatytų dokumentų.
Taigi elektroniniai laiškai, susiję su ginčo dalyku, teismui turi būti pateikiami raštu, o visi kiti dokumentai gali būti pateikti elektroninėse laikmenose.
Laiškų turinio patvirtinimas nurodant juos vėlesniame popieriniame susirašinėjime padės įrodyti virtualiame susirašinėjime nurodytus faktus. Kitų rašytinių įrodymų panaudojimas atsispindi 2010-12-20 Devintojo AAS nutarime Nr.09AP-27221/2010-GK. Tuo tarpu teismas, nagrinėdamas bylą ir vertindamas šalių pateiktus įrodymus, turi teisę popierinio susirašinėjimo su nuorodomis į elektroninį susirašinėjimą nelaikyti leistinu.
Jis tik atsižvelgia į tai ir priima sprendimą, remdamasis visapusiška visų pateiktų įrodymų analize.
Gaukite pagalbos iš eksperto
Jeigu procesas jau prasidėjo, tuomet norint suteikti elektroninei korespondencijai juridinę galią būtina pasinaudoti teise pritraukti ekspertą. 1 str. Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 82 straipsnis numato, kad siekiant išsiaiškinti klausimus, kylančius nagrinėjant bylą, kuriai reikia specialių žinių, arbitražo teismas skiria ekspertizę dalyvaujančio byloje asmens prašymu arba su joje dalyvaujančių asmenų sutikimas.
Jeigu ekspertizę nustato įstatymai ar sutartis, arba būtina patikrinti pareiškimą dėl pateiktų įrodymų suklastojimo, arba jeigu būtina atlikti papildomą ar pakartotinę ekspertizę, arbitražo teismas gali skirti ekspertizę savo iniciatyva. Ekspertizės, siekiant patikrinti pateiktus įrodymus, skyrimas taip pat numatytas 2005 m. 79 Rusijos Federacijos civilinio proceso kodeksas.
Prašyme skirti teismo ekspertizę būtina nurodyti organizaciją ir konkrečius ją atliksiančius ekspertus, taip pat klausimų, dėl kurių suinteresuotas asmuo nusprendė kreiptis į teismą dėl ekspertizės skyrimo, spektrą. Be to, turėtų būti pateikta informacija apie tokio tyrimo kainą ir laiką, o visa už jį sumokėtina suma turėtų būti pervesta į teismą. Įtrauktas ekspertas turi atitikti jam keliamus reikalavimus. Federalinio įstatymo „Dėl valstybinės teismo ekspertizės veiklos Rusijos Federacijoje“ 13 str.
Prie bylos medžiagos pridėjimą kaip eksperto išvados dėl elektroninio susirašinėjimo tikrumo įrodymą patvirtina teismų praktika (Maskvos arbitražo teismo 2009-08-21 nutartis byloje Nr. A40-13210/09-110-153; nutartis Maskvos srities federalinės antimonopolinės tarnybos 2010-01-20 Nr. KG-A40 /14271-09).
Remiantis sutartimi
3 str. Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 75 straipsnis nurodo, kad dokumentai, gauti elektroniniu ryšiu, pripažįstami rašytiniais įrodymais, jei tai numatyta šalių susitarime. Atitinkamai būtina nurodyti, kad šalys korespondencijos ir faksu, internetu ir kitomis elektroninio ryšio priemonėmis gautų dokumentų originalais pripažįsta vienodą teisinę galią. Tokiu atveju sutartyje turi būti nurodytas elektroninio pašto adresas, iš kurio bus siunčiama elektroninė korespondencija, bei informacija apie įgaliotą asmenį, įgaliotą tai vesti.
Sutartyje turi būti numatyta, kad nurodytą elektroninio pašto adresą šalys naudoja ne tik darbo korespondencijai, bet ir darbo rezultatams perduoti, ką patvirtina Maskvos srities federalinės antimonopolinės tarnybos pozicija nutarime Nr. 2009 m. sausio 12 d. A40/12090-08. Devintosios AAS 2010 m. gruodžio 24 d. nutarime Nr. 09AP-31261/2010-GK pabrėžiama, kad sutartyje turi būti numatyta galimybė techninėms specifikacijoms tvirtinti ir pretenzijoms dėl teikiamų paslaugų ir atliktų darbų kokybės reikšti elektroninį paštą.
Be to, šalys sutartyje gali numatyti, kad el. paštu siunčiamus pranešimus ir žinutes jos atpažįsta, tačiau per tam tikrą laikotarpį turi būti papildomai patvirtintos kurjeriu arba registruotu paštu (2008 m. balandžio 25 d. trylikto AAC nutarimas Nr. A56 -42419/2007).
Apibendrinant galima teigti, kad šiandien susiformavo praktika, kai teismai elektroninį susirašinėjimą naudoja kaip rašytinį įrodymą. Tačiau atsižvelgdamas į proceso teisės aktų reikalavimus dėl įrodymų leistinumo ir patikimumo, į virtualų susirašinėjimą teismas atsižvelgia tik tuo atveju, jei jis turi juridinę galią.
Šiuo atžvilgiu kyla daug problemų, nes dar nėra suformuota vieninga elektroninio susirašinėjimo teisėtumo nustatymo metodika. Suinteresuoto asmens teisė kreiptis į notarą siekiant užtikrinti įrodymus yra įtvirtinta, tačiau nėra Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos norminio akto, reglamentuojančio notarų tokių paslaugų teikimo tvarką. Dėl to nėra vieno požiūrio, kaip nustatyti jų vertę ir suformuoti aiškų šios teisės įgyvendinimo mechanizmą.
Yra keletas būdų, kaip suteikti elektroninei korespondencijai teisinę galią, norint ją pateikti kaip įrodymą teisme: elektroninės korespondencijos gavimas iš notaro, interneto tiekėjo patvirtinimas, remiantis el. laiškais tolesnėje popierinėje korespondencijoje, taip pat jų autentiškumo patvirtinimas teismo medicinos ekspertizė.
Kompetentingas požiūris į elektroninės korespondencijos, kaip rašytinio įrodymo, pateikimą laiku leis verslo subjektams visiškai atkurti pažeistas teises sprendžiant ginčus.
Kasdien siunčiame dešimtis el. laiškų. Kartais tai būna labai trumpos žinutės, pavyzdžiui: „Eime papietauti? Kartais – kurių pagalba pristatote savo verslą ar svetainę. Kai yra daug laiškų ir mažai laiko, pradedame skubėti ir klysti. Paprastai nereikšminga, kaip rašybos klaida, tačiau kartais nutinka dalykų, kurie gali rimtai pakenkti jūsų reputacijai ir sugadinti santykius su klientu ar darbuotoju.
To galima išvengti, tereikia susikaupti ir žinoti apie kai kuriuos spąstus. Štai dažniausiai daromos klaidos siunčiant el. Atidžiai perskaitykite ir atminkite, kad pirmiausia turite padaryti trumpą pauzę, patikrinti, ar viskas tvarkoje, ir tik tada spustelėkite mygtuką „Siųsti“.
Įvedate neteisingą adresą
Dažniausia ir nemaloniausia klaida. Įsivaizduokite, kad norite nusiųsti gana asmeniškas nuotraukas draugui, bet automatiškai įvedate savo viršininko ar kliento adresą. Ir tik išėjus laiškui su siaubu supranti, kas ką tik įvyko. Jei tai kokia paguoda, kiekvienas iš mūsų bent kartą gyvenime buvome atsidūrę tokioje situacijoje: teisininkai siuntė konfidencialius dokumentus priešingai šaliai, dizaineriai siuntė svetainės maketus ne tam klientui ir pan. Bet kai taip nutinka mums, atrodo, kad žemė dingsta iš po kojų.
Laimei, daugelis el. pašto paslaugų, pavyzdžiui, Gmail, turi funkciją. Įjunkite jį ir nurodykite didelį laiko intervalą – žinote, tyliau.
Pamiršote apie priedą
Rašėte, kad prie laiško buvo pridėtas tam tikras failas, bet pamiršote jį pridėti. Dar viena dažna klaida, kuri dažnai sukelia nesusipratimų ir atsiprašymų. Viena vertus, viskas gerai, niekas nėra tobulas, bet geriau iš pradžių viską patikrinti ir tik tada siųsti laišką. O norint išvengti gavėjo klausimų, rekomenduojame visus prisegtus failus išvardyti tiesiai laiško tekste. Pavyzdžiui, taip:
Sveiki, Maksimai! Siunčiu jums kelis failus, jie pridedami:
Paslaugų sutartis
GIF su katinu
Jūs negalvojate apie dizainą
Jie sveikina jus, kaip prisimenate, savo drabužiais. Jei norite, kad jūsų el. laiškas neleistų jums jo nedelsiant ištrinti, dirbkite su jo forma. Sako, tam reikia skirti tiek pat laiko, kiek turiniui. Laimei, šiandien tai lengva. Norėdami tai padaryti, rekomenduojame naudoti Wix ShoutOut programą, pasirinkti tinkamą šabloną ir pridėti prie jo tekstą. Nereikia jokių specialių žinių, tik pasirūpinkite, kad viskas atrodytų tvarkingai ir gražiai. Beje, geras informacinis biuletenis turi savo paslaptis ir taisykles, todėl rekomenduojame perskaityti mūsų rinkodaros el. paštu direktorių. Nedėkokite man.
Jūs nenurodote laiško temos
Laiško tema atlieka maždaug tokį patį vaidmenį kaip ir teksto pavadinimas. Jis pasirodo šalia jūsų vardo, gavėjas jį mato ir supranta, ką jam atsiuntėte: sąskaitą faktūrą, susitikimo rezultatus, darbo pasiūlymą, svetainės maketą ir pan. Atminkite, kad tema turi būti aiškiai suformuluota, kad prireikus žmogus greitai surastų jūsų laišką, ir įtikinama, kad jis susidomėtų, jei kalbame, tarkime, apie naujienlaiškį. Ne taip seniai rašėme apie tai, kaip, jei pamiršote, verta perskaityti iš naujo.
Jūs neišsaugosite juodraščių
Jei mėgstate rašyti laiškus teksto rengyklėse, tai dažnai taupykite, antraip rašysite laišką visą dieną, o tada staiga užšąla kompiuteris ir viskas dingo. Arba rašykite tiesiai į pašto tarnybą - tada visi jūsų eskizai bus automatiškai išsaugoti aplanke „Juodraščiai“.
Jūs elgiatės nemandagiai
Mandagumas susirašinėjime yra ne mažiau svarbus nei gyvenime. Štai pagrindinės taisyklės, kurių privalo laikytis visi:
Visada padėkokite siuntėjui už laišką, ypač jei matote, kad jis atliko gerą darbą. Prisimeni, kai vaikystėje visi buvome mokomi „stebuklingų“ žodžių? Nepamirškime jų, nors esame suaugę.
Išlikite ramūs, net jei reikalas itin skubus ir svarbus. Nervingumas ir priekaištai tikrai nieko gero neprives.
Laišką pradėkite ir užbaikite įprastomis frazėmis. Formalumo laipsnis priklausys nuo to, su kuo susirašinėsite. Jei tai jūsų viršininkas ar tiesiog oficialus asmuo, nenaudokite „Labas“, „Iki pasimatymo“ ar „Bučiniai“. Ir atvirkščiai, jei rašote kolegai ar draugui, galite apsieiti be tradicinio „Pagarbiai“.
Jūs neperskaitote teksto
Rašybos klaidos gali sugadinti visą įspūdį, todėl atidžiai perskaitykite parašytą laišką, geriausia kelis kartus. Jei abejojate dėl rašybos ar sintaksės, eikite į Gramotu.ru. Geriau išmatuoti septynis kartus, ty patikrinti, nei tada atsiprašyti už rašybos klaidas ir įrodyti, kad iš tikrųjų esi raštingas.
Ir beje: jei bijote netyčia išsiųsti nebaigtą laišką, pirmiausia parašykite visą tekstą, o tik tada įrašykite gavėjo adresą.
Ant laiško kopijos rašote ne tinkamus žmones
Išsiaiškinkime, kas iš tikrųjų gali gauti jūsų laišką. Laukas Kam yra pagrindinis gavėjas. Laukelis „Ss“ – asmuo, kuris gaus kopiją. Jis nėra tiesiogiai susijęs su svarstomu klausimu, bet nori arba turi žinoti. Laukas „Bcc“ yra paslėpti gavėjai. Pridedate juos, bet pagrindinis gavėjas jų nemato. Ir čia reikia būti atsargiems: galite supainioti Cc ir Bcc, tada gavėjas manys, kad jį šnipinėja.
Atminkite, kad kai kuriems žmonėms svarbu žinoti, kas vyksta. Nesinori klausytis priekaištų „Kaip tu nepridėjai manęs prie kopijos?! Prie šio projekto dirbau du mėnesius! Jei abejojate, pridėkite visus, kurie turi ką nors bendro su klausimu. Galbūt ne visi džiaugsis, kad yra blaškomi, bet priekaištų jums nebus.
Jūs neprenumeruojate
Parašėte „Pagarbiai, Maša“ ir manote, kad viskas tvarkoje, bet laiško gavėjas sėdi ir stebisi, kokia čia Maša. Iš spaustuvės? O gal iliustratorius? Kad neliktų jo spėlioti, nustatykite parašą ir jis bus automatiškai pridėtas prie kiekvieno jūsų pranešimo pabaigos. Būtinai nurodykite savo vardą ir pavardę, įmonės pavadinimą, pareigas ir kontaktinę informaciją, pvz., Skype arba telefono numerį. Galite pridėti adresą – nors tai reklama, bet neįkyri.
Jūs pasirenkate netinkamą laiką
Rašyti laiškus naktį nėra gera idėja. Priežastis viena: tikriausiai esate siaubingai pavargęs per dieną, blogai mąstote ir rizikuojate padaryti visas minėtas klaidas. Antra priežastis: rytinio pašto lavina palaidos jūsų vidurnakčio laišką, o adresatas jo artimiausiu metu tikrai nepamatys. Ir trečia: matyt, neturite ką geriau veikti, jei rašote dalykinius laiškus trečią valandą nakties.
Mūsų patarimas: jei nieko svarbaus ar skubaus neatsitiko, siųskite žinutes nuo pirmadienio iki penktadienio ir darbo valandomis, kaip ir visi normalūs žmonės.
Reikia tavo verslui? Sukurkite jį patys naudodami Wix – tai paprasta ir nemokama!
Šios išraiškos dažniausiai naudojamos oficialiems el. laiškams rašyti:
1. Jei norime pridėti failą, nurodome:
Prašaurastipridedamas– Priimkite kaip priedą
Prašau rasti pridedamas mano Aprašymas. – Priimkite kaip priedą Mano reziumė.
Prašau rasti pridedamas nuotraukos iš į konferencija. – Priimkite kaip priedą nuotraukos iš konferencijos.
2. Jei norime persiųsti (peradresuoti) laišką, naudojame posakį:
Aš persiunčiau ________ tau. – Persiunčiau jums ________.
Aš siunčiu ________ tau. - Aš siunčiu tau _______.
Aš persiunčiauBill's CV jums. –aš nukreipta Tau santrauka Bill.
Aš siunčiuJono el. laiškas jums. –Aš siunčiu TauJono el.
3. Jei norime ką nors pažymėti laiško kopijoje, naudojame posakį:
(vardas) šiame el. laiške |
– Šio el. laiško kopijoje pažymėjau (vardą).
aš` ve cc` d Umaras įjungta tai paštu. – pažymėjau Umarą šio el. laiško kopijoje.
* Nukopijavome Umarą įišlaikytijaminįkilpa. – Mes pažymėjome Umarą laiško kopijoje, kad jį informuotume.
Prašau, neleiskite man žinoti. –Prašau, laikykite aš V kursą.
4. Ši išraiška padės užbaigti laišką:
Jei turite klausimų, nedvejodami susisiekite su manimi. – Jei turite klausimų, susisiekite su manimi.
Jei turite klausimų, nedvejodami susisiekite su manimi.
Pagarbiai,
Jonas –
Jei turite klausimų, susisiekite su manimi.
Pagarbiai
Jonas
5. Norėdami užbaigti laišką, naudojame šias išraiškas:
nekantriai laukiu | girdėtiingištu– Laukiu iš tavęs atsakymo. susitiktiingtu- Nekantrauju su Tavimi susitikti. tavoatsakyti- Laukiu Jūsų atsakymo. |
Laukiu + veiksmažodis + ing- žiūrėk į priekį)
Norėdami užpildyti el. laišką, naudojame šias išraiškas:
MalonusPagarbiai (Pagarbiai) – Linkėjimai, geriausi linkėjimai
Šiltaslinkėjimai — Geriausi linkėjimai
TavoNuoširdžiai– Pagarbiai, su pagarba.
Anglų pokštas
Pusryčiautojas pigiame restorane bandė užmegzti pokalbį su šalia prie prekystalio esančiu vyru.
„Baisus lietingas burtas, panašus į potvynį“.
"Potvynis?" Tonas buvo mandagus, bet klausiantis.
"Tvanas - Nojus, arka, Ararato kalnas".
Kitas nukando pusę duonos riekės, papurtė galvą ir garsiai sumurmėjo:
„Neskaičiau šios dienos laikraščio“.
Dauguma el. pašto klientų, įskaitant Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, „Mozilla Thunderbird“., leidžia įdėti kelis gavėjus Kopija(anglų kalba santrumpa priimtina SS), arba Bcc (CCB). IN Kopijos gavėjai gali matyti kitų žmonių adresus. Antruoju atveju papildomų gavėjų tapatybė yra paslėpta.
Gavėjo adreso pridėjimas
Norėdami nurodyti el. laiško gavėją (-us), lauke įveskite jo el. pašto adresą Kam (Tai):Kai kurios el. pašto programos leidžia tiesiog įvesti savo vartotojo vardą į lauką, kurį programa automatiškai užpildo.
Jei naudosite šį lauką el. laiškams siųsti keliems žmonėms, kiekvienas iš jų galės matyti visą kitų gavėjų sąrašą.
Kaip sukurti el. laiško kopiją
Laukas CC arba Kopijuoti naudojamas keistis elektroniniais pranešimais netiesioginiu būdu nei lauke Kam. Jei tiesiogiai nesikreipiate į savo el. laiške esantį asmenį, bet norite, kad tas asmuo sektų pokalbį el. pašto grandinėje arba tiesiog žinotų temą, laukelis Kopijuoti butu puikus variantas. Adresatas, kuris yra Kopijos laiškų, į savo pašto dėžutę gauna neskaitytą laišką, kaip ir tą, kuris buvo įdėtas į dėžutę Kam; vienintelis skirtumas yra tas, kam pirmiausia adresuojate laišką savo el. laiško tekste. Profesionaliame pasaulyje siunčiant el Kopijos yra naudojamas labai plačiai ir padeda užtikrinti, kad kolegos būtų informuoti apie įvairius įvykius ir temas.Galite įrašyti el. pašto gavėjus tiesiog įvesdami adresų sąrašą lauke Kopijuoti, kuris paprastai yra iškart po lauku Kam. Visi šios gavėjų grandinės nariai galės matyti visų kitų gavėjų vardus ir el. pašto adresus:
Kaip įrašyti BCC el
Kiekviena el. pašto programa („Gmail“, „Outlook“, „Mozilla Thunderbird“, „Yahoo“ ir kt.) leidžia laiško siuntėjui pasiekti daug žmonių, neatskleidžiant jų informacijos kitiems el. pašto grandinės vartotojams. Ši funkcija vadinama BCC arba Paslėpta kopija. Galite paslėpti gavėjus įvesdami jų adresus lauke Paslėpta kopija užuot naudoję laukus Kam Ir Kopijuoti:Šią funkciją galite naudoti tiek individualiems, tiek grupiniams el. Tai ypač naudinga, jei norite išlaikyti savo kontaktus privačius, apsaugoti juos nuo šiukšlių ir nepageidaujamų el. laiškų arba tiesiog nenorite, kad gavėjai žinotų, kas gavo tą patį pranešimą.
Laukas Paslėpta kopija ne visada pasiekiama pagal numatytuosius nustatymus visoms el. pašto programoms. Pavyzdžiui, į Outlook Jums reikės eiti į Galimybės pasiekti nustatymus; V Perkūno paukštis išskleidžiamajame meniu turėsite pasirinkti šią funkciją; V Gmail reikia paspausti mygtuką Kopijuoti Ir Paslėpta kopija; V Windows Live Mail Vienu metu turėsite paspausti klavišus Alt + B.
Vaizdas: © Web Hosting - Unsplash.com
Kas yra el. Šiuolaikiniame verslo pasaulyje tai yra:
- Tavo veidas. Būtent elektroninio pašto pagalba galite sukurti teigiamą įvaizdį sandorio šalies akyse arba sugadinti pirmąjį įspūdį.
- Jūsų darbo įrankis. Daug bendravimo su išoriniu pasauliu vyksta elektroniniu paštu. Todėl, jei esate įgudęs naudoti šį instrumentą, galite labai palengvinti savo gyvenimą.
- Galingas išsiblaškymas. Išorinis pasaulis el. paštu bando tave užklupti, atitraukti ir suklaidinti.
Iš šios perspektyvos pažvelkime į darbą su el. Pradėkime nuo kažko paprasto.
Laiško formatavimas
Naudoju „Mozilla Thunderbird“ el. pašto programą, todėl pateiksiu ją kaip pavyzdį. Sukurkime naują raidę ir eikime iš viršaus į apačią per laukų sąrašą.
Kam. Kopijuoti. Paslėpta kopija
Kai kurie gali nežinoti, bet „Mozilla“ „To“ galima pakeisti į „Cc“ arba „Bcc“.
- Kam: rašome pagrindinį gavėją arba kelis gavėjus, atskirtus kabliataškiais.
- Kopijuoti: rašome tam, kas turėtų perskaityti laišką, bet iš kurio reakcijos nesitikime.
- Paslėpta kopija: rašome tam, kuris turėtų perskaityti laišką, bet likti nežinomas kitiems laiško gavėjams. Ypač tinkamas naudoti masiniam verslo laiškų, pvz., pranešimų, siuntimui.
Neteisingai masiniuose laiškuose nurodykite gavėjus naudodami laukus „Kopijuoti“ arba „Kam“. Keletą kartų per metus gaunu laiškų, kurių laukelyje „Cc“ surašyta 50–90 gavėjų. Yra privatumo pažeidimas. Ne visi jūsų gavėjai turi žinoti, su kuo dar dirbate panašia tema. Gerai, jei tai žmonės, kurie vienas kitą pažįsta. Ką daryti, jei sąraše yra konkuruojančių įmonių, kurios viena apie kitą nežino? Jūs turite būti pasiruošę bent jau nereikalingiems paaiškinimams, o maksimaliai – nutraukti bendradarbiavimą su vienu iš jų. Nedarykite to tokiu būdu.
Laiško tema
Profesionalios pašto tarnybos dažnai rašo (kartais protingai) apie el. pašto temos eilutės svarbą savo įmonių tinklaraščiuose. Tačiau dažniausiai kalbame apie pardavimo laiškus, kur laiško tema išsprendžia problemą „el. laišką reikia atidaryti“.
Aptariame kasdienę dalykinę korespondenciją. Čia tema išsprendžia problemą: „Laiškas ir jo autorius turi būti lengvai atpažįstami ir randami“. Be to, jūsų darbštumas grįš į jus daugybės atsakymo laiškų karmos pavidalu, tik su priešdėliais Re: arba Fwd, tarp kurių teks ieškoti norimos raidės tema.
Dvidešimt laiškų – tai vienos dienos korespondencijos apimtis viduriniosios grandies vadovui. Aš visai nekalbu apie verslininkus ir verslo savininkus, jų laiškų skaičius kartais nukrenta iki 200 ar daugiau per dieną. Todėl dar kartą: nesiųskite el. laiškų su tuščia tema.
Taigi, kaip teisingai suformuluoti el. laiško temos eilutę?
Klaida #1 : temoje tik įmonės pavadinimas. Pavyzdžiui, „Dangus“ ir viskas. Pirma, tikriausiai nesate vienintelis iš savo įmonės, bendraujantis su šia sandorio šalimi. Antra, tokia tema neįneša jokios prasmės, nes iš adreso jau matosi Jūsų įmonės pavadinimas. Trečia, atspėkite, kaip atrodys jūsų pašto dėžutė su tokiu požiūriu į susirašinėjimą? Kažkas panašaus į tai.
Ar patogu ieškoti tokiomis temomis?
Klaida #2 : prašmatnus, pardavimo antraštė. Puiku, jei mokate rašyti tokias antraštes. Tačiau ar tikslinga šiuos įgūdžius naudoti verslo susirašinėjime? Prisiminkite verslo laiško temos eilutės paskirtį: ne parduoti, o suteikti identifikaciją ir paiešką.
Laiško tekstas
Yra daug rašymo vadovų įvairioms progoms. Pavyzdžiui, Maksimas Iljachovas, Aleksandras Amzinas ir kiti žodžių meistrai turi daug naudingos informacijos. Patariu perskaityti jų straipsnius, bent jau pagerinti bendrą raštingumą ir pagerinti bendrą rašytinės kalbos stilių.
Rašydami laišką turime priimti kelis sprendimus paeiliui.
Mandagumo reikalas . Laiško pradžioje galite susilieti į malonumą ar net švelnumą dvasia „Brangioji Rodya, praėjo daugiau nei du mėnesiai, kai kalbėjausi su tavimi raštu, nuo ko aš pats kentėjau ir net nemiegojau. naktys, mąstymas“. Labai mandagus ir labai brangiai kainuoja tiek laiko tokiai įžangai parašyti, tiek pašnekovo perskaityti laiką. Susirašinėjimas yra verslas, prisimeni? Ne epistolinio žanro rašinys konkursui ar laiškas Raskolnikovo mamai, o dalykinė korespondencija.
Mes gerbiame savo ir gavėjo laiką!
Prisistatyti ir prisiminti pažinties aplinkybes prasminga tik pirmame laiške, išsiųstame po trumpalaikio susitikimo parodoje. Jei tai yra bendradarbiavimo ar nuolatinio susirašinėjimo tęsinys, pirmame dienos laiške rašome: „Labas, Ivanai“, antrajame ir vėlesniuose: „Ivanai, ...“.
Kreiptis . Man visada rūpėjo klausimas, į ką kreiptis laiške, jei yra keli gavėjai. Neseniai parašiau laišką, adresuotą trims mergaitėms, vardu Anna. Be jokios abejonės, parašiau „Sveika, Ana“ ir nesijaudinau. Tačiau tokia sėkmė ne visada būna.
Ką daryti, jei yra trys ar net septyni gavėjai ir jie neturi vienodo vardo? Galite juos išvardyti pagal pavadinimą: „Laba diena, Rodionai, Pulcherija, Avdotya ir Piotras Petrovičius“. Bet tai ilgai ir užtrunka. Galite parašyti: „Sveiki, kolegos!
Aš naudoju taisyklę kreiptis į asmenį vardu „Kam“ laukelyje. Ir visai nesikreipkite į kopiją. Ši taisyklė taip pat leidžia tiksliau nustatyti (vieną!) laiško adresatą ir šio laiško paskirtį.
Citata . Dažnai susirašinėjimas yra laiškų grandinė su klausimais ir atsakymais – žodžiu, dialogas. Manoma, kad gera praktika netrinti susirašinėjimo istorijos ir savo atsakymą rašyti cituojamo teksto viršuje, kad po savaitės grįžus prie šios korespondencijos būtų galima lengvai perskaityti dialogą iš viršaus į apačią, mažėjant pagal datą.
Dėl tam tikrų priežasčių numatytasis „Mozilla“ nustatymas yra „Padėkite žymeklį po cituoto teksto“. Rekomenduoju jį pakeisti meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“ → „Kūrimas ir adresavimas“. Taip turi būti.
Laiško tikslas . Yra dviejų tipų verslo laiškai:
- kai tiesiog informuojame pašnekovą (pvz., mėnesio atliktų darbų ataskaita);
- o kai ko nors norime iš savo pašnekovo. Pavyzdžiui, kad jis patvirtintų pridedamą sąskaitą apmokėjimui.
Paprastai padrąsinančių laiškų yra daug kartų daugiau nei pranešančių laiškų. Jei norime ko nors pasiekti iš pašnekovo, labai svarbu tai pasakyti laiške paprastu tekstu. Kartu su raginimu veikti turi būti nurodytas vardas ir jis turi būti paskutinis laiško sakinys.
Neteisingai : „Porfirijus Petrovičiau, aš žinau, kas mirtinai nulaužė seną moterį“.
Teisingai : „Porfirijus Petrovičiau, aš nulaužiau seną moterį, prašau imtis priemonių mane suimti, aš pavargau nuo kančių!
Kodėl korespondentas turėtų pagalvoti už jus, ką daryti su šiuo laišku? Juk jis gali priimti neteisingą sprendimą.
Parašas tekste . Ji turi būti. Be to, visos el. pašto programos leidžia konfigūruoti automatinį parašo pakeitimą, pavyzdžiui, klasikinį „Pagarbiai...“. „Mozilla“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Paskyros parinktys“.
Rašyti paraše kontaktus ar ne – kiekvieno asmeninis reikalas. Bet jei esate kaip nors susijęs su pardavimu, būtinai parašykite. Net jei sandoris neįvyks dėl bendravimo, ateityje būsite nesunkiai rastas naudojantis kontaktais iš parašo.
Galiausiai dar viena laiško korpuso savybė tiems pašnekovams, kurie nemėgsta (negali, nenori, neturi laiko) atsakyti į jūsų laiškus. Nurodykite numatytąjį laiško tekstą. Pavyzdžiui, „Porfiry Petrovičiau, jei neatvyksi manęs suimti iki penktadienio 12 val., aš laikau save amnestuotu“. Žinoma, terminas turi būti realus (teksto iš pavyzdžio nereikėtų siųsti penktadienį 11:50). Gavėjas turi būti fiziškai pajėgus perskaityti jūsų laišką ir veikti pagal jį. Tokia „tyla“ atleidžia jus nuo atsakomybės už pašnekovo nesugebėjimą atsakyti. Kaip visada, šią funkciją reikia naudoti išmintingai. Jeigu žmogus į tavo laiškus atsako laiku ir reguliariai, toks ultimatumas gali, jei ne, jį įžeisti, tai šiek tiek sujaudinti arba lemti sprendimą neatsakyti į laišką dabar, o priversti laukti penktadienio.
Priedai
Laiškai dažnai būna su priedais: gyvenimo aprašymai, komerciniai pasiūlymai, sąmatos, grafikai, dokumentų skenavimas – labai patogus įrankis ir kartu populiarių klaidų šaltinis.
Klaida : didžiulis investicijų dydis. Dažnai gaunu el. laiškus su priedais iki 20 MB. Paprastai tai yra kai kurių dokumentų nuskaitymas TIFF formatu, kurio skiriamoji geba yra 600 dpi. Korespondento el. pašto programa beveik neabejotinai sustings kelioms minutėms beprasmiškam bandymui įkelti priedo peržiūrą. Ir neduok Dieve, kad gavėjas bandytų perskaityti šį laišką išmaniajame telefone...
Aš asmeniškai tokius laiškus iš karto ištrinu. Nenorite, kad jūsų el. laiškas atsidurtų šiukšliadėžėje prieš jį perskaitytas? Patikrinkite investicijos dydį. Rekomenduojama, kad ji būtų ne didesnė kaip 3 MB.
Ką daryti, jei jis viršija?
- Pabandykite iš naujo sukonfigūruoti skaitytuvą į kitą formatą ir skyrą. Pavyzdžiui, PDF ir 300 dpi nuskaito gana gerai.
- Pagalvokite apie tokias programas kaip WinRar arba 7zip archyvatorius. Kai kurie failai puikiai suspaudžiami.
- Ką daryti, jei priedas yra didžiulis ir negalite jo suspausti? Pavyzdžiui, beveik tuščia apskaitos duomenų bazė sveria 900 MB. Į pagalbą ateis informacijos saugykla debesyje: Dropbox, Google Drive ir panašiai. Kai kurios paslaugos, pvz., Mail.ru, automatiškai konvertuoja didžiulius priedus į nuorodas į debesies saugyklą. Bet aš norėčiau pats tvarkyti savo debesyje saugomą informaciją, todėl nepritariu automatizavimui iš Mail.ru.
Ir dar viena ne visai akivaizdi rekomendacija dėl investicijų – jų vardas . Ji turi būti suprantama ir priimtina gavėjui. Kartą mes įmonėje ruošėme komercinį pasiūlymą... tebūnie Fiodoras Michailovičius Dostojevskis. Gavau patvirtinti vadybininko laišką su CP projektu, o priede buvo failas pavadinimu „ForFedi.docx“. Vadovas, kuris man tai atsiuntė, turėjo dialogą, kuris vyko maždaug taip:
Gerbiamas vadove, ar jūs asmeniškai pasiruošęs prieiti prie šio gerbiamo žmogaus ir pavadinti jį Fedja į akis?
Kažkaip ne, jis gerbiamas žmogus, visi jį vadina vardu ir patronimu.
Kodėl priedą pavadinote „Už Fedi“? Jei aš jam atsiųsiu dabar, ar manote, kad jis pirks iš mūsų kirvius naudodamas šį CP?
Vėliau ketinau pervadinti...
Kam ruošti uždelsto veikimo bombą – potencialaus kliento atsisakymą – ar sukurti sau papildomo darbo pervardydami failą? Kodėl iš karto nepavadinus priedo teisingai: „Fiodorui Michailovičiui.docx“ arba dar geriau - „KP_Sky_Axes.docx“.
Taigi, mes daugiau ar mažiau sutvarkėme el. paštą kaip „asmuo“. Pažiūrėkime į el. paštą kaip į efektyvaus darbo įrankį ir pakalbėkime apie jo blaškymo komponentą.
Darbas su raidėmis
El. paštas yra galingas blaškymas. Kaip ir su bet kokiu blaškymu, elektroniniu paštu reikia kovoti sugriežtinus taisykles ir įvedant darbo grafikus.
Bent jau turite išjungti VISUS pranešimus apie pašto siuntas. Jei el. pašto programa sukonfigūruota pagal numatytuosius nustatymus, jums bus pranešta garso signalu, mirksės šalia laikrodžio esanti piktograma ir bus rodoma laiško peržiūra. Žodžiu, jie padarys viską, kad iš pradžių atitrauktų jus nuo kruopštaus darbo, o paskui panardintų į neskaitytų laiškų ir neperžiūrėtų laiškų bedugnę – atėmus valandą ar dvi iš jūsų gyvenimo.
Kai kurie žmonės turi galingą valios jėgą, kuri leidžia jiems nesiblaškyti nuo pranešimų, tačiau paprastiems žmonėms geriau nevilioti likimo ir jų išjungti. „Mozilla Thunderbird“ tai atliekama meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Bendra“ → „Kai pasirodo nauji pranešimai“.
Jei pranešimų nėra, kaip suprasti, kad atėjo laiškas?
Labai paprasta. Jūs pats sąmoningai skiriate laiko rūšiuoti savo paštą, atidaryti el. pašto programą ir pamatyti visus neskaitytus pranešimus. Tai galima padaryti du kartus per dieną, pavyzdžiui, per pietus ir vakare, arba priverstinės prastovos metu, pavyzdžiui, eismo spūstyse.
Žmonės dažnai klausia, o kaip su atsakymo laiku ir skubiais laiškais? Atsakau: jūsų pašte nėra skubių laiškų. Nebent dirbate klientų aptarnavimo skyriuje (šis skyrius turi savo darbo su paštu taisykles).
Jei yra skubių laiškų, siuntėjas apie tai praneš kitais kanalais – telefonu, SMS, Skype. Tada jūs sąmoningai eisite į savo el. pašto programą ir apdorosite skubius laiškus. Visi laiko valdymo guru (pavyzdžiui, Glebas Archangelskis su savo „Laiko važiavimu“) deklaruoja standartinį atsakymą į el. laišką per 24 valandas. Tai įprasta geros manieros taisyklė – nesitikėk iš pašnekovo momentinių atsakymų el. paštu. Jei yra skubus laiškas, praneškite apie jį greitesniais ryšio kanalais.
Taigi, mes išjungėme pranešimus, o dabar įjunkite el. pašto programą pagal savo tvarkaraštį.
Ką daryti, kai einame į paštą ir užsiimame veikla, vadinama „rūšiavimu el. paštu“? Kur šio darbo pradžia ir pabaiga?
Daug girdėjau apie zero inbox sistemą, bet, deja, nesutikau nė vieno ja besinaudojančio žmogaus. Turėjau išradinėti savo dviratį iš naujo. „Lifehacker“ yra straipsnių šia tema. Pavyzdžiui, " ". Žemiau aš kalbėsiu apie nulinę gautųjų sistemą mano interpretacijoje. Būčiau dėkingas, jei GTD guru pakomentuotų ir papildytų ar patobulintų aprašytą sistemą.
Svarbu suprasti ir priimti, kad el. paštas nėra jūsų veiklos užduočių planuoklis ar archyvas. Todėl aplankas Gautieji visada turi būti tuščias. Pradėję rūšiuoti gautuosius, nesustokite ir nieko nesiblaškykite, kol neištuštinsite šio aplanko.
Ką daryti su el. laiškais gautuosiuose? Turite eiti per kiekvieną raidę iš eilės ir ją ištrinti. Taip, tiesiog pažymėkite ir klaviatūroje paspauskite Delete. Jei negalite priversti ištrinti laiško, turėsite nuspręsti, ką su juo daryti.
- Ar galite atsakyti per tris minutes? Ar man reikia į jį atsakyti? Taip, būtina, o atsakymas užtruks ne ilgiau kaip tris minutes, tada atsakykite iš karto.
- Privalote atsakyti, bet atsakymo paruošimas užtruks daugiau nei tris minutes. Jei naudojate užduočių planavimo priemonę, leidžiančią paversti el. laišką užduotimi, paverskite el. laišką užduotimi ir kuriam laikui pamirškite. Pavyzdžiui, naudojuosi visiškai nuostabia paslauga Doit.im. Tai leidžia sugeneruoti asmeninį el. pašto adresą: persiunčiate jam laišką ir jis virsta užduotimi. Bet jei neturite užduočių planavimo priemonės, perkelkite raidę į poaplankį „0_Run“.
- Greitai atsakius į laišką, pavertus jį užduotimi ar tiesiog perskaičius, reikia nuspręsti, ką toliau daryti su šiuo pranešimu: ištrinti arba išsiųsti į vieną iš aplankų ilgalaikiam saugojimui.
Štai mano turimi ilgalaikio saugojimo aplankai.
- 0_Vykdyti. Aš tokio aplanko neturiu, bet jei neturite planuotojo, kartoju, čia galite įdėti detalaus darbo reikalaujančius laiškus. Šį aplanką taip pat reikia reguliariai valyti, tačiau apgalvotai, specialiai tam skirtu laiku.
- 1_Nuor.Čia dedu laiškus su fonine informacija: sveikinimo laiškai su prisijungimais iš įvairių interneto paslaugų, bilietai į artėjančius skrydžius ir pan.
- 2_Projektai.Čia saugomas korespondencijos apie partnerius ir projektus, su kuriais palaikomi dabartiniai santykiai, archyvas. Natūralu, kad kiekvienam projektui ar partneriui buvo sukurtas atskiras aplankas. Į partnerio aplanką dedu ne tik jo darbuotojų, bet ir su šiuo partneriu susijusių Neb darbuotojų laiškus. Labai patogu: jei reikia, visa korespondencija apie projektą pasiekiama keliais paspaudimais.
- 3_Muziejus.Čia padėjau tuos laiškus, kuriuos būtų gaila ištrinti, o nauda iš jų nėra akivaizdi. Čia taip pat perkeliami aplankai su uždarais projektais iš „2_Projects“. Trumpai tariant, „Muziejus“ saugo pirmuosius kandidatus pašalinti.
- 4_Dokumentai. Pateikiame laiškus su elektroniniais dokumentų pavyzdžiais, kurie ateityje gali būti naudingi apskaitai, pavyzdžiui, klientų sutikrinimo ataskaitos, išvyktų kelionių bilietai. Aplankas turi daug panašumų su „2_Projects“ ir „1_Reference“ aplankais, jame saugoma tik apskaitos informacija, o valdymo informacija – aplanke „2_Projects“. „4_Dokumentuose“ yra negyva informacija, o „2_Projektuose“ yra tiesioginė informacija.
- 5_Žinios.Čia dedu tik tikrai naudingus naujienlaiškius, prie kurių norisi sugrįžti po kurio laiko, pasisemti įkvėpimo ar ieškoti sprendimų.
Yra ir kitų el. pašto programos nustatymų, kurie yra svarbūs šios sistemos veikimui. Pirma, pagal numatytuosius nustatymus „Thunderbird“ yra žymimasis laukelis „Žymėti pranešimus kaip skaitytus“. Man labiau patinka tai daryti sąmoningai, todėl nuleiskite vėliavą! Norėdami tai padaryti, eikite į meniu „Įrankiai“ → „Nustatymai“ → „Išplėstiniai“ → „Skaitymas ir rodymas“.
Antra, mes naudojame filtrai . Anksčiau aktyviai naudojau filtrus, kurie automatiškai persiųsdavo laiškus į atitinkamus aplankus pagal siuntėjo adresą. Pavyzdžiui, advokato laiškai buvo perkelti į aplanką „Advokatas“. Atsisakiau šio požiūrio dėl kelių priežasčių. Pirma: 99% atvejų advokato laiškai yra susiję su kokiu nors projektu ar partneriu, o tai reiškia, kad jie turi būti perkelti į šio partnerio ar projekto aplanką. Antra: nusprendžiau padidinti sąmoningumą. Jūs patys turite nuspręsti, kur saugoti konkretų laišką, o neapdorotų žinučių patogiau ieškoti tik vienoje vietoje – pašto dėžutėje. Dabar filtrus naudoju tik automatiniams įprastiems laiškams iš įvairių sistemų suskirstyti į aplankus, tai yra laiškus, kuriems nereikia priimti sprendimų. „Mozilla Thunderbird“ filtrai konfigūruojami meniu „Įrankiai“ → „Pranešimų filtrai“.
Taigi, laikantis tinkamo požiūrio, el. laiškas turėtų užtrukti nuo 10 iki 60 minučių per dieną, priklausomai nuo susirašinėjimo apimties.
Taip, ir dar vienas dalykas. Ar jau išjungėte pranešimus apie naujų laiškų atėjimą? ;)