अंग्रेजी में अक्षरों का सही प्रारूपण। डमी के लिए व्यावसायिक पत्राचार या व्यावसायिक पत्रों में किन वाक्यांशों का उपयोग किया जा सकता है। अतिरिक्त शीट के लिए, लेटरहेड के "दूसरे पृष्ठ" का उपयोग करें

कैसपर्सकी लैब की प्रोजेक्ट मैनेजर ऐलेना सोलोविओवा ने ब्लॉग के लिए विशेष रूप से अंग्रेजी में विदेशी सहयोगियों और भागीदारों के साथ व्यावसायिक पत्राचार कैसे करें, इस पर युक्तियां साझा कीं। लेख प्रतियोगिता में भाग ले रहा है.

इलेक्ट्रॉनिक संदेश लंबी दूरी पर सूचनाओं का त्वरित आदान-प्रदान करना संभव बनाते हैं। विचारों के प्रसारण की गति के संदर्भ में, यह उन्हें टेलीफोन पर बातचीत के बराबर बनाता है। हालाँकि, ईमेल ईमेल सर्वर पर संग्रहीत होते हैं और हमारे शब्दों के मुद्रित साक्ष्य के रूप में उपयोग किए जाते हैं। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार के लिए एक जिम्मेदार रवैये की आवश्यकता होती है।

यदि आप अन्य संस्कृतियों के प्रतिनिधियों के साथ गैर-देशी अंग्रेजी भाषा में संवाद करते हैं तो कार्य अधिक कठिन हो जाता है। लेख में मैं साझा करूंगा कि इस मामले में किन बातों पर ध्यान देना चाहिए, गलतियों से कैसे बचा जाए और विदेशी सहयोगियों और भागीदारों के साथ आपसी समझ कैसे हासिल की जाए।

शिष्टाचार

भले ही आप किसके साथ और किस भाषा में संचार कर रहे हों, ईमेल शिष्टाचार के नियमों के बारे में न भूलें।

1. पत्र का विषय (विषय) स्पष्ट रूप से बताएं।

रेडिकाटी ग्रुप एजेंसी के एक अध्ययन के अनुसार, व्यापार प्रतिनिधियों को प्रति दिन 80 ईमेल तक प्राप्त होते हैं। किसी को अपना पत्र पढ़ने के लिए कैसे मनाएँ? ऐसा शीर्षक बनाएं जो सामग्री को पूरी तरह से प्रतिबिंबित करे। जो कहा जा रहा है वह जितना स्पष्ट होगा, वार्ताकार उतनी ही तेजी से संदेश पढ़ेगा।

नहीं: « विचार".

हाँ: "एच 2017 की चौथी तिमाही के अंत तक ऑनलाइन बिक्री को 15% तक बढ़ाना है".

2. पेशेवर अभिवादन का प्रयोग करें और परिचित होने से बचें।

नहीं:"अरे", "यो", "हाय"।

हाँ: "प्रिय", "हैलो", "हाय"।

3. भेजने से पहले पत्र को दोबारा पढ़ें. त्रुटियाँ और टाइपो त्रुटियाँ आपके वार्ताकार की नज़र में आपकी छवि को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेंगी।

4. यदि आप पत्राचार में किसी नए वार्ताकार का परिचय करा रहे हैं, तो मुद्दे की पृष्ठभूमि का संक्षेप में वर्णन करें। उसे नीचे स्क्रॉल करके विषय पर सभी पोस्ट पढ़ने के लिए बाध्य न करें। मुद्दे का सार बताएं, क्या चर्चा हुई, आप इसके बारे में क्या कहना चाहते हैं।

5. संदेशों का उत्तर दें. यदि आपके पास अभी इस विषय पर शोध करने का समय नहीं है, तो कृपया पुष्टि करें कि ईमेल प्राप्त हो गया है और बताएं कि आप इस मुद्दे का समाधान कब कर पाएंगे।

6. किसी विचार की ओर ध्यान आकर्षित करने के लिए लाल रंग का प्रयोग न करें। लाल रंग खतरे की बात करता है और नकारात्मक भावनाएं पैदा करता है। अलग दिखने के लिए विशेष शब्दों और वाक्यांशों का उपयोग करें, ग्राफ़िक्स या रंग का नहीं:

• मैं रेखांकित करना चाहूंगा→ मैं ज़ोर देना चाहूँगा.
• मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहूँगा→ मैं आपका ध्यान आकर्षित करना चाहूंगा.
• कृपया ध्यान दीजिए→ कृपया ध्यान दें.
• कृपया ध्यान→ कृपया जागरूक रहें.

श्रोता

अंग्रेजी विभिन्न देशों के लोगों के बीच संचार की सार्वभौमिक भाषा है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि पत्राचार शैली हमेशा एक जैसी रहेगी। आइए अंतरों पर नजर डालें।

चीन, जापान, अरब देश

इन देशों के सहकर्मियों और साझेदारों के साथ संवाद करते समय, विशेषकर अपने परिचय की शुरुआत में, सबसे विनम्र रूपों का उपयोग करें। प्रत्येक पत्र की शुरुआत विनम्र अभिवादन और शिष्टाचार के रूपों से करें, उदाहरण के लिए:

• आशा है कि यह ईमेल आपको अच्छी तरह से पाता है→ मुझे आशा है कि आप अच्छा कर रहे हैं,
• आपको परेशान किया उसके लिए क्षमा करें→ मैं व्यवधान के लिए क्षमा चाहता हूँ।
• क्या मैं आपका एक क्षण ले सकता हूँ? →क्या मैं आपसे एक मिनट उधार ले सकता हूँ?

अनुरोध के सबसे विनम्र रूप का प्रयोग करें:

• यदि आप कर सके तो मैं आपका आभारी रहूं गा...→ यदि आप कर सकें तो मैं बहुत आभारी रहूँगा...
• क्या आप इतने दयालु हो सकते हैं… →क्या आप इतने दयालु होंगे...

जर्मनी, यूके

वाक्यांशों के तौर-तरीकों को कम करें, लेकिन शिष्टाचार के विनम्र रूपों और रूपों को न छोड़ें:

• यदि आपके कोई और प्रश्न हों, तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें।→ यदि आपके कोई प्रश्न हों तो कृपया संपर्क करें
• मैं इस मामले में आपकी मदद की सराहना करूंगा.→ मैं आपकी मदद की सराहना करूंगा.
• मैं आपकी यथाशीघ्र सुविधानुसार प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा हूँ।→ यथाशीघ्र उत्तर दें.

यूएसए

जब तक आप किसी ऐसे सहकर्मी या साथी के साथ संवाद नहीं कर रहे हैं जो आपसे श्रेष्ठ है, तब तक शिष्टाचार के रूपों को छोड़ दें। इस बारे में स्पष्ट रहें कि क्या हुआ और आपको क्या चाहिए। के साथ कम डिज़ाइन होगा, हो सकता, शायद, शुभ कामना।

अफ़्रीका, दक्षिण अमेरिका

यदि आप पहले से ही इन देशों के किसी सहकर्मी या साथी को जानते हैं, तो पूछें कि वह कैसा कर रहा है और उसका परिवार कैसा चल रहा है। व्यक्तिगत मुद्दों को संबोधित करना बुरे आचरण के रूप में नहीं माना जाता है, इसके विपरीत, यह अच्छे रिश्ते स्थापित करने में मदद करता है।

भाषा सिद्धांत

आइए ईमेल लिखने के सामान्य सिद्धांतों पर नजर डालें।

कम करना

व्यावसायिक पत्राचार में अलंकारों, जटिल निर्माणों और मिश्रित काल के लिए कोई जगह नहीं है। पत्र का मुख्य कार्य बिना किसी हानि के अपनी बात पहुंचाना है। इसलिए, ऐसी कोई भी चीज़ जिसे समझना मुश्किल हो सकता है उसे हटा देना चाहिए।

आपको जॉन याद होगा जिससे हम सम्मेलन में मिले थे, वह अपने मज़ाकिया सूट में था और ज़ोर से बात कर रहा था। जब मैंने हाल ही में उनसे पूछा कि वह कैसा काम कर रहे हैं तो उन्होंने कहा कि वह एक बहुत ही दिलचस्प प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हैं और मुझसे उनकी सहायता करने के लिए कहा।→ आपको शायद जॉन याद होगा, जिससे हम सम्मेलन में मिले थे, वह अभी भी अपनी अजीब जैकेट पहने हुए था और जोर-जोर से बात कर रहा था। हाल ही में मैंने उनसे पूछा कि वह कैसा कर रहे हैं, और उन्होंने जवाब दिया कि वह एक बहुत ही दिलचस्प परियोजना पर काम कर रहे थे और मुझसे उनकी मदद करने के लिए कहा।

जॉन जॉनसन अब अपनी कंपनी के लिए नए पार्टनर प्रोग्राम पर काम कर रहे हैं। उन्होंने हमें इस परियोजना पर उनका उपठेकेदार बनने का प्रस्ताव दिया। →जॉन जॉनसन वर्तमान में अपनी कंपनी के लिए एक नए संबद्ध कार्यक्रम पर काम कर रहे हैं। उन्होंने हमें इस परियोजना के लिए ठेकेदार बनने के लिए आमंत्रित किया।

शब्दजाल से बचें

शब्दजाल से बचें, भले ही आप उन सहकर्मियों के साथ संवाद कर रहे हों जो मुद्दे को समझते हैं। आपका पत्राचार उन लोगों को भेजा जा सकता है जो विषय से परिचित नहीं हैं।

वार्ताकार के शीर्षक, नाम और लिंग पर ध्यान दें

रूसी में, सब कुछ सरल है: इवानोवा एक महिला है, इवानोव एक पुरुष है। अंग्रेजी में सब कुछ इतना सरल नहीं है. उदाहरण के लिए, जोडी जोंसन, क्या वह पुरुष है या महिला? अंतिम नाम हमें कुछ नहीं बताता. इसके अलावा, पुरुष और महिला दोनों ही जोडी नाम धारण करते हैं:

यदि आप निश्चित नहीं हैं कि आपका वार्ताकार कौन है, तो अपने सहकर्मियों से जांच करें और सोशल नेटवर्क पर उसका खाता ढूंढें। मिस्टर जॉनसन को मिसेज जॉनसन कहना आपको अजीब स्थिति में डाल देगा।

चुटकुलों और व्यक्तिगत टिप्पणियों से बचें

पूरी तरह से औपचारिक शैली आवश्यक नहीं है, लेकिन पेशेवर दिखना महत्वपूर्ण है।

जहां संभव हो पूर्वसर्ग हटाएं

बड़ी संख्या में पूर्वसर्गों को समझना कठिन हो जाता है और पाठ में "जल" प्रभाव पैदा होता है। उदाहरण के लिए, के बजाय मार्केटिंग रणनीति को लेकर बैठक 1 दिसंबर को→ "मार्केटिंग रणनीति के विषय पर पहली दिसंबर को बैठक," लिखें 1 दिसंबर मार्केटिंग रणनीति बैठक→ "विपणन रणनीति बैठक 1 दिसंबर को।"

वाक्यांश क्रियाओं के बजाय साथ आएं- साथ आओ, और पता लगाना- पता लगाएं, उनके गैर-पूर्वसर्गीय पर्यायवाची शब्दों का उपयोग करें उत्पन्नऔर ठानना.

विस्मयादिबोधक चिह्न से बचें

ईमेल के माध्यम से भावनाओं को व्यक्त करना कठिन है। किसी पाठ में विस्मयादिबोधक को स्वर में वृद्धि के रूप में माना जाता है।

यदि किसी संदेश में बहुत अधिक विस्मयादिबोधक चिह्न हैं, तो उनका अवमूल्यन किया जाता है। वार्ताकार अब उन्हें ध्यान देने के आह्वान के रूप में नहीं समझेगा।

अपने आप को पाँच वाक्यों तक सीमित रखें

गाइ कावासाकी के अनुसार, यदि किसी संदेश में 5 से कम वाक्य हैं, तो यह अशिष्ट लगता है, यदि अधिक है, तो यह समय की बर्बादी है।

छोटे शब्दों, वाक्यों और पैराग्राफों का प्रयोग करें

यह सिद्धांत उन लोगों के लिए विशेष रूप से प्रासंगिक है जो फोन या टैबलेट से मेल के साथ काम करते हैं: आपको पत्र को तुरंत पढ़ने, समझने और प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता है, स्क्रीन का आकार प्रतिबंध लगाता है। संदेश में टेक्स्ट जितना छोटा होगा, वह उतनी ही तेजी से पढ़ा जाएगा।

निष्क्रिय आवाज़ से बचें

नहीं: यह जानकारी मुझे पीटर द्वारा भेजी गई थी→ जानकारी मुझे पीटर द्वारा भेजी गई थी।

हाँ: पीटर ने मुझे यह जानकारी भेजी→ पीटर ने मुझे यह जानकारी भेजी।

सूचियों का प्रयोग करें

यदि आप किसी मुद्दे पर किसी सहकर्मी की राय जानने में रुचि रखते हैं और उसे विकल्पों का विकल्प प्रदान करते हैं, तो उन्हें क्रमांकित सूची के रूप में सूचीबद्ध करें। अन्यथा, आपको एक-अक्षरीय उत्तर प्राप्त होने का जोखिम है। हाँ. वार्ताकार संदेश का तुरंत उत्तर देना चाहता है। उसके लिए हां, ना कहना या अपनी पसंद के विकल्प की संख्या बताना अधिक सुविधाजनक होता है। अन्य स्थितियों में, सूचियाँ संरचना और सहायता समझ प्रदान करती हैं।

एक समय सीमा निर्धारित करें

यदि आपको किसी विशिष्ट तिथि पर प्रतिक्रिया चाहिए, तो कृपया इसे ईमेल में इंगित करें। इससे वार्ताकार अनुशासित होगा और वह जवाब देने में देरी नहीं करेगा।

पत्र संरचना

ईमेल में पाँच अर्थपूर्ण भाग होते हैं:

1. अभिवादन।
2. संदेश।
3. समापन।
4. बिदाई.
5. हस्ताक्षर।

आइए प्रत्येक भाग के लिए मानक वाक्यांशों को देखें।

अभिवादन

शब्दों का प्रयोग करें प्रिय, नमस्ते, नमस्कार(यदि आप जिस व्यक्ति से बात कर रहे हैं उसे पहले से नहीं जानते हैं) और नमस्ते(अनौपचारिक के करीब)।

संदेश

यह सर्वाधिक जानकारीपूर्ण भाग है. इसमें हम जानकारी संप्रेषित करते हैं, विवरण देते हैं, बहस करते हैं, विचार पेश करते हैं, आदि। आइए विभिन्न प्रकार के संदेशों के लिए उपयोगी वाक्यांशों पर नज़र डालें।

मैसेज कैसे खोलें

सहकर्मियों के साथ रोजमर्रा के संचार के लिए तटस्थ वाक्यांशों और मालिकों, ग्राहकों और भागीदारों को संदेशों के लिए औपचारिक वाक्यांशों का उपयोग करें।

औपचारिक रूप से	औपचारिक अर्ध	तटस्थ
मैं आपको लिख रहा हूं… मैं आपको लिख रहा हूं...	आपको यह बताने के लिए बस एक त्वरित नोट... एक संक्षिप्त टिप्पणी...	आपके मेल के लिए धन्यवाद… आपके पत्र के लिए धन्यवाद…
आपके अनुरोध के अनुसार... आपके अनुरोध के अनुसार...	ये इस को... यह पत्र...	इस संबंध में आपके मेल के लिए धन्यवाद... आपके पत्र के लिए धन्यवाद...
हम इस संबंध में अपने मेल का संदर्भ लेते हैं... हमारे पत्र का हवाला देते हुए...	मैं आपको यह बताना चाहता था/आपको इसके बारे में बताना चाहता था/आपसे पूछना चाहता था कि क्या... मैं आपको सूचित करना चाहता था कि.../आपको इसके बारे में बताऊं.../आपसे पूछूं...	आपके मेल के उत्तर में... आपके पत्र के उत्तर में...
मै इस बारे मे लिख रहा हू… मैं के बारे में लिख रहा हूँ...		आपके दिनांकित ईमेल का संदर्भ देते हुए... आपके पत्र का हवाला देते हुए...
(तारीख) के संबंध में आपके ई-मेल के लिए धन्यवाद... (तारीख) के आपके पत्र के लिए धन्यवाद...
शुक्रवार को हमारी टेलीफोन पर हुई बातचीत के संदर्भ में, मैं आपको बताना चाहूंगा कि... शुक्रवार को हमारी टेलीफोन पर हुई बातचीत का हवाला देते हुए, मैं आपको सूचित करना चाहूंगा कि...
मैं.../के संबंध में.../आपको यह बताने के लिए.../पुष्टि करने के लिए... के बारे में पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं। मैं पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं/मैं इसके संबंध में लिख रहा हूं/मैं रिपोर्ट करने के लिए लिख रहा हूं.../मैं पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूं...

समय सीमा कैसे स्पष्ट करें

घंटा और समय क्षेत्र दर्ज करें. इसके बिना, समय सीमा धुंधली हो जाती है और एक इच्छा के रूप में मानी जाती है:
कृपया 10 मार्च, ईओबी सीईटी को अपनी रिपोर्ट (उत्तर) जमा करें→ कृपया अपनी रिपोर्ट/प्रतिक्रिया बिजनेस सीईटी की समाप्ति तक 10 मार्च तक भेजें।

कैसे पूछें और विवरण दें

हम विवरण देते हैं:
कृपया विवरण दें:

किसी समस्या की रिपोर्ट कैसे करें

1. किसी समस्या का परिचय देने के लिए, फ़्लैग करने की क्रिया का प्रयोग अक्सर "इंगित करना, ज़ोर देना" के अर्थ में किया जाता है:
इस मुद्दे के बारे में आपको सूचित कर रहा हूँ...→ आपकी समस्या की ओर इशारा करते हुए...
इस पत्र के माध्यम से मैं आपको एक समस्या बताना चाहता हूं...→ अपने पत्र के माध्यम से मैं आपको एक समस्या बताना चाहता हूँ...

2. टिप्पणियों को स्पष्ट करने या प्राप्त करने के लिए वाक्यांशों का उपयोग करें मेरी/हमारी/आपकी ओर सेया मेरी/हमारी/आपकी तरफ से- "मेरी/हमारी/आपकी तरफ से।"

3. प्राय: संज्ञा का प्रयोग समस्याओं पर चर्चा के सन्दर्भ में किया जाता है कारगर युक्तियाँ- स्थिति से बाहर निकलने का एक रास्ता, एक समाधान।

अपने सहकर्मियों की नकल कैसे करें

1. प्रतिलिपि बनाने के लिए कहने के लिए, वाक्यांश का उपयोग करें मुझे सीसी करो, कहाँ प्रतिलिपिएक क्रिया के रूप में कार्य करता है "प्रतिलिपि बनाना", अर्थात एक पंक्ति में रखना प्रतिलिपि. शब्द से प्रतिलिपिएक कृदंत बनता है कॉपी भेज दी- वर्तनी पर ध्यान दें. वाक्यांश मुझे cc'ed किया गयाइसका अनुवाद इस प्रकार है "मुझे एक प्रति बना दी गई थी।"

2. अपने वार्ताकार को यह संकेत देने के लिए कि आप किसी को चर्चा में शामिल कर रहे हैं, लिखें धागे में (नाम) जोड़ना- बातचीत में (नाम) जोड़ना।

3. यदि चर्चा कई सहकर्मियों के साथ है, लेकिन आपको उनमें से किसी एक को संबोधित करना है तो @ चिह्न का उपयोग करें: @स्टीव, मेरा मानना ​​है कि अगला कदम आप पर है, है ना?- @स्टीव, मुझे लगता है कि अगला कदम आपका है, है ना?

माफ़ी कैसे मांगें

औपचारिक रूप से	तटस्थ
हमें आपको सूचित करते हुए अफसोस है कि… दुर्भाग्य से, हमें आपको इसके बारे में सूचित करना होगा...	दुर्भाग्य से… दुर्भाग्य से…
मुझे आपको यह बताते हुए दुख हो रहा है कि... मेरे लिए आपको बताना कठिन है, लेकिन...	मुझे भय है कि... मैं चिंतित हूं कि…
कृपया इसके लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें... कृपया इसके लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें...	मुझे खुशी होगी/प्रसन्नता होगी/प्रसन्नता होगी... मुझे खुशी होगी/मुझे खुशी होगी...
मुझे इसका बहुत अफसोस है... मुझे इसका बहुत अफसोस है...	मुझे खेद है, लेकिन मैं इसे कल नहीं बना सकता। मुझे क्षमा करें, लेकिन मैं कल नहीं आ पाऊंगा।
किसी भी असुविधा के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ। मुझे हुई असुविधा के लिए खेद है।	अपनी समझ के लिए धन्यवाद. समझने के लिए धन्यवाद।
	के लिए, हम माफी माँगते हैं… के लिए, हम माफी माँगते हैं...
	मुझे (अत्यंत) खेद है कि/के लिए... मैं इस तथ्य के लिए क्षमा चाहता हूँ कि...

कैसे पूछें और मदद की पेशकश करें

हम सहायता प्रदान करते हैं:

औपचारिक रूप से	तटस्थ
यदि आप चाहें तो मुझे ख़ुशी होगी... यदि आप चाहें तो मुझे ख़ुशी होगी...	यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें। यदि आपके कोई प्रश्न हों तो बेझिझक मुझे लिखें।
हम एक और बैठक की व्यवस्था करने को तैयार हैं... हम इसके साथ एक और नियुक्ति करना चाहेंगे...	क्या मैं आपके लिए ऐसा करूँ…? क्या मैं कर सकता हूँ)…?
यदि आपको किसी और जानकारी/सहायता की आवश्यकता हो तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें। यदि आपको किसी और जानकारी/सहायता की आवश्यकता है तो कृपया संपर्क करें।	यदि मैं आकर आपकी सहायता करूँ तो कैसा रहेगा? शायद मैं आकर मदद कर सकूं?
यदि आप इस बातचीत को जारी रखना चाहते हैं, तो कृपया बेझिझक मुझे कॉल करें (संपर्क करें)। यदि आप हमारी बातचीत जारी रखना चाहते हैं, तो कृपया मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें।
कृपया मुझे बताएं कि क्या मैं और सहायता कर सकता हूं। यदि आपको किसी और सहायता की आवश्यकता हो तो कृपया मुझे बताएं।
मुझे बताएं कि क्या आप चाहेंगे कि मैं... यदि आपको मेरी सहायता की आवश्यकता हो तो मुझे बताएं...

हम मदद माँगते हैं:

बातचीत

अक्सर इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार में पूर्ण व्यावसायिक वार्ता का चरित्र होता है। उन्हें प्रारूपित करने के लिए, निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग करें।

हम अपनी संतुष्टि व्यक्त करते हैं:
हम प्रस्ताव रखते हैं:
हम सहमत:

• मैं उस बात पर आपसे सहमत हूं.→ मैं इस बात पर आपसे सहमत हूं.
• आपके पास वहां एक मजबूत पक्ष है.→ आप यहीं हैं.
• मुझे लगता है कि हम दोनों इस बात पर सहमत हो सकते हैं...→ मुझे लगता है कि हम दोनों इस बात से सहमत हैं...
• मुझे इसमें कोई समस्या नहीं दिखती.→ मुझे इसमें कोई समस्या नहीं दिखती.

हम सहमत नहीं हैं:
हम आमंत्रित करते हैं:
हम अपना असंतोष व्यक्त करते हैं:

किसी पत्र में अतिरिक्त सामग्री कैसे संलग्न करें

यदि आप किसी दस्तावेज़ को किसी पत्र के साथ संलग्न कर रहे हैं, तो निम्नलिखित वाक्यांशों का उपयोग करके वार्ताकार का ध्यान इस ओर आकर्षित करें:

• कृपया संलग्न खोजें →इस पत्र के साथ संलग्न.
• आप अनुलग्नक में पा सकते हैं… →आप एप्लिकेशन में पा सकते हैं...
• मैं बंद कर रहा हूं…→ मैं आवेदन कर रहा हूं...
• मैं आपको अग्रेषित करता हूं...→ मैं तुम्हें भेज रहा हूं...
• हमें संलग्न करते हुए खुशी हो रही है...→ हमें आपको भेजते हुए खुशी हो रही है...
• संलग्न आप पाएंगे...→ संलग्न फ़ाइल में आप पाएंगे...

समापन

इससे पहले कि आप दूसरे व्यक्ति को अलविदा कहें, उन्हें उनके समय के लिए धन्यवाद दें, मदद करने की इच्छा व्यक्त करें और/या स्पष्टीकरण और विवरण प्रदान करें।

औपचारिक रूप से	तटस्थ
तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा है मुझे। आपके उत्तर की प्रतीक्षा	आपके जवाब का इंतज़ार रहेगा। आपके उत्तर की प्रतीक्षा
मुझे आपके उत्तर की प्रतीक्षा रहेगी। आपके उत्तर की प्रतीक्षा	आप से जल्दी सुनने की उम्मीद। उम्मीद है आपसे जल्द बात होगी।
यदि आपको किसी सहायता की आवश्यकता हो तो मुझसे संपर्क करने में संकोच न करें। यदि आपको किसी सहायता की आवश्यकता हो तो कृपया हमसे संपर्क करें।	आपको किसी और चीज़ की ज़रुरत हो तो मुझे बताएं। आपको किसी और चीज़ की ज़रुरत हो तो मुझे बताएं।
यदि आपका कोई प्रश्न हो तो कृपया बेझिझक मुझे बताएं। यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया संपर्क करें।	आपका दिन/सप्ताहान्त अच्छा रहे. आपका दिन/सप्ताह मंगलमय हो.
आपकी सहायता के लिए धन्यवाद। आपकी मदद के लिए बहुत बहुत शुक्रिया।	आपकी मदद के लिए आपको धन्यवाद। मदद के लिए धन्यवाद।
आपका अग्रिम में ही बहुत धन्यवाद! आपका अग्रिम में ही बहुत धन्यवाद।	आपके ई-मेल के लिए धन्यवाद, आपसे सुनकर बहुत अच्छा लगा। आपके पत्र के लिए धन्यवाद, आपकी बात सुनकर मुझे बहुत खुशी हुई।
असुविधा के लिए माफी माँगता हूं! असुविधा के लिए हमें खेद है!

संक्षिप्ताक्षरों को कैसे समझें

उन संक्षिप्ताक्षरों पर ध्यान दें जिनका उपयोग विदेशी वार्ताकार शैली की परवाह किए बिना ईमेल पत्राचार में करते हैं:

• ईओबी (कार्य दिवस की समाप्ति) → कार्य दिवस की समाप्ति।
• एसओबी (कार्य दिवस की शुरुआत) → कार्य दिवस की शुरुआत।
• EOQ (तिमाही का अंत) → तिमाही के अंत तक।
• टीबीडी (निर्धारित किया जाना है) या टीबीए (घोषित किया जाना है), हम इसका उपयोग तब करते हैं जब समय या तारीख की जानकारी अभी तक ज्ञात नहीं है।
• पीटीओ (भुगतान किया गया अवकाश) → अवकाश।
• OOO (कार्यालय से बाहर) → कार्यालय के बाहर, काम पर नहीं। इस वाक्यांश का प्रयोग स्वचालित उत्तरों में किया जाता है।
• एफयूपी (फॉलोअप) → फॉलो करें, नियंत्रण रखें।
• पीओसी (संपर्क बिंदु) → संपर्क व्यक्ति।
• आपकी जानकारी के लिए (आपकी जानकारी के लिए) → आपकी जानकारी के लिए।
• AAMOF (तथ्य की बात के रूप में) → अनिवार्य रूप से।
• AFAIK (जहाँ तक मुझे पता है) → जहाँ तक मुझे पता है।
• बीटीडब्ल्यू (वैसे) →वैसे।
• सीयू (आपसे मिलेंगे) → आपसे मिलेंगे
• F2F (आमने-सामने) → अकेला।
• IMHO (मेरी विनम्र (ईमानदार) राय में) → मेरी विनम्र राय में।

जुदाई

अलविदा कहने के लिए निम्नलिखित वाक्यांशों का प्रयोग करें: सादर, सादर, सादर, शुभकामनाएँ, हार्दिक शुभकामनाएँ, ईमानदारी से आपका(औपचारिक रूप से)।

हस्ताक्षर

कृपया अपना पहला और अंतिम नाम, पद और संपर्क फ़ोन नंबर प्रदान करें। इससे दूसरे व्यक्ति को आपसे सीधे संपर्क करने और आवश्यक विवरण जानने का अवसर मिलेगा।

टेम्पलेट्स

यदि आप अच्छी तरह से अंग्रेजी नहीं बोलते हैं या अक्सर एक ही प्रकार के पत्र लिखते हैं, तो कई तैयार टेम्पलेट हाथ में रखना सुविधाजनक है। आइए उनमें से कुछ को सूचीबद्ध करें।

प्रमोशन की घोषणा

विषय: प्रथम नाम अंतिम नाम- नई स्थिति

के प्रमोशन की घोषणा करते हुए मुझे खुशी हो रही है से को . के साथ रहा है के लिए और में काम किया है . उसे ये नई ज़िम्मेदारियाँ मिलेंगी .

उपस्थित हुए और आ गया स्नातक स्तर की पढ़ाई के बाद।
यहां उनके कार्यकाल के दौरान, ने ऐसे प्रोटोकॉल लागू किए हैं जिनसे दक्षता में सुधार हुआ है और अक्सर उत्कृष्ट उपलब्धि के लिए पहचाना गया है।

कृपया बधाई देने में मेरे साथ शामिल हों उसकी पदोन्नति पर, और नए विभाग/पद पर उसका स्वागत करते हुए।

नमस्कार,
नाम
शीर्षक

विषय: प्रथम नाम अंतिम नाम- नई स्थिति

मुझे प्रगति की घोषणा करते हुए खुशी हो रही है (प्रथम नाम अंतिम नाम)कार्यालय से (नाम)प्रति पद (नाम). (नाम)एक कंपनी में काम करता है (कंपनी का नाम) (वर्षों की संख्या)विभाग में वर्षों (विभाग का नाम).

(नाम)में अध्ययन किया (विश्वविद्यालय का नाम)और आ गया (कंपनी का नाम)इसके पूरा होने के बाद.
यहां अपने काम के दौरान, (नाम)ऐसे प्रोटोकॉल लॉन्च किए जिनसे दक्षता में वृद्धि हुई (विभाग का नाम), और अक्सर उनकी उपलब्धियों के लिए पहचाना जाता था।

आइए मिलकर बधाई दें (नाम)एक नए पद के साथ और नए विभाग (विभाग का नाम) में उसका स्वागत है।

ईमानदारी से,
नाम
नौकरी का नाम

आपके नए पद के लिए बधाई

विषय पंक्ति: आपकी पदोन्नति पर बधाई

प्रिय ,
आपकी पदोन्नति पर बधाई . मैंने लिंक्डइन के माध्यम से आपके सुयोग्य प्रचार के बारे में सुना। आपने वहां कई वर्षों तक अच्छा काम किया है और आप इस पद की मान्यता और जिम्मेदारी के पात्र हैं।
आपके करियर में निरंतर सफलता के लिए शुभकामनाएँ।
ईमानदारी से,
नाम
शीर्षक

विषय: आपकी नई स्थिति के लिए बधाई

(नाम), पद/विभाग में आपकी पदोन्नति पर बधाई (पद/विभाग का नाम). मुझे लिंक्डइन के माध्यम से आपके सुयोग्य प्रचार के बारे में पता चला। आपने अपनी पिछली नौकरी में कई वर्षों तक अच्छा काम किया और अपनी नई स्थिति की मान्यता और जिम्मेदारी के हकदार हैं।
ईमानदारी से,
नाम
नौकरी का नाम

नियुक्ति (आवेदक के लिए)

विषय पंक्ति: स्वागत है!
प्रिय ,
मुझे यह सुनकर खुशी हुई कि आपने हमारी फर्म में पद स्वीकार कर लिया है, और आप 7 सितंबर को हमारे साथ जुड़ेंगे। आपका स्वागत है!

आप पहले कुछ हफ़्तों तक मेरे साथ मिलकर काम करेंगे, जब तक कि आप यहां की दिनचर्या नहीं जान लेते।

मैं आपके विचार सुनने के लिए उत्सुक हूं. यदि आपके पास पहले दिन से पहले कोई प्रश्न हो तो मुझे कॉल, टेक्स्ट या ईमेल करने में संकोच न करें।

शुभकामनाएं,
नाम
शीर्षक

विषय: स्वागत है!

(नाम), मुझे खुशी है कि आपने हमारी कंपनी में एक पद के लिए निमंत्रण स्वीकार कर लिया है और आप 7 सितंबर को हमारे साथ जुड़ेंगे। स्वागत!
जब तक आप हमारी दिनचर्या से परिचित नहीं हो जाते, हम पहले कुछ हफ्तों तक साथ मिलकर काम करेंगे।
मैं आपके विचारों का इंतजार कर रहा हूं. यदि पहले दिन से पहले आपके कोई प्रश्न हों तो कॉल करें, संदेश भेजें या ईमेल करें।
ईमानदारी से,
नाम
नौकरी का नाम

नियुक्ति (सहकर्मियों के लिए)

प्रिय कर्मचारी:
1 मई को हमारी टीम में शामिल हो रहे हैं। के रूप में काम करेगा में विभाग।

इसलिए, यदि आप 1 मई को कोई नया चेहरा देखते हैं, तो आइए जान लें कि आप उसके हमारी टीम में शामिल होने को लेकर उत्साहित हैं।

दो अन्य के यहाँ काम किया है पिछले दस वर्षों में कंपनियों, इसलिए वह ज्ञान का खजाना लाता है .

की बैचलर डिग्री है जहां उन्होंने पढ़ाई की .

का जुनून है .

मैं गर्मजोशी से स्वागत करने के लिए मेरे साथ शामिल होने के लिए आपकी सराहना करता हूं .

उत्साह के साथ,
विभाग प्रबंधक/बॉस का नाम

प्रिय साथियों,
(प्रथम नाम अंतिम नाम) 1 मई को हमारी टीम में शामिल होंगे। (नाम)के रूप में काम करेगा (नौकरी का नाम)वी (विभाग का नाम).

इसलिए यदि आप 1 मई को कोई नया चेहरा देखें, तो उन्हें बताएं (नाम)कि आप उसे अपनी टीम में पाकर खुश हैं।

(नाम)दो अन्य में काम किया (कंपनियों का नाम)पिछले दस वर्षों से कंपनियों, इसलिए वह हमारे लिए ज्ञान का खजाना लाएगा (क्षेत्र का नाम).

(नाम)स्नातक की डिग्री है (अनुशासन का नाम) (विश्वविद्यालय का नाम).

(नाम)बहक जाता है (नाम).

मेरे साथ हार्दिक शुभकामनाओं में शामिल हों (नाम).

उत्साह के साथ,
विभाग प्रमुख/पर्यवेक्षक का नाम.

कंपनी छोड़ना

प्रिय साथियों
मैं आपको बताना चाहता हूं कि मैं अपना पद छोड़ रहा हूं पर .
मैंने अपने कार्यकाल का आनंद लिया है और आपके साथ काम करने का अवसर पाकर मैं आभारी हूं। मेरे कार्यकाल के दौरान आपने मुझे जो समर्थन और प्रोत्साहन प्रदान किया, उसके लिए धन्यवाद .

भले ही मुझे आपकी, ग्राहकों की और कंपनी की याद आएगी, मैं अपने करियर का एक नया चरण शुरू करने के लिए उत्सुक हूं।

कृपया संपर्क में रहना। मुझसे मेरे व्यक्तिगत ईमेल पते पर संपर्क किया जा सकता है या मेरा सेल फ़ोन . आप मुझसे लिंक्डइन पर भी संपर्क कर सकते हैं: http://linkedin.com/in/firstnamelastname.
एक बार फिर धन्यवाद। आपके साथ काम करना ख़ुशी की बात है।

साभार,
आपका

प्रिय साथियों,
मैं आपको सूचित करना चाहता हूं कि मैं कंपनी में अपना पद छोड़ रहा हूं। (कंपनी का नाम) (तारीख).
मुझे इसमें काम करके खुशी हुई (कंपनी का नाम), और मैं दिए गए अवसर की सराहना करता हूं
आपके साथ काम करना। इस दौरान आपने मुझे जो समर्थन और प्रेरणा दी, उसके लिए धन्यवाद
में मेरा काम (कंपनी का नाम).

लेकिन भले ही मुझे आपकी, ग्राहकों की और कंपनी की याद आएगी, मैं शुरुआत करना चाहता हूं
मेरे करियर में एक नया चरण।

कृपया संपर्क में बने रहें। आप मुझसे व्यक्तिगत ईमेल द्वारा संपर्क कर सकते हैं (पता
ईमेल)या फ़ोन (संख्या). आप मुझे लिंक्डइन पर भी पा सकते हैं: (पेज का पता).
एक बार फिर धन्यवाद। मुझे आपके साथ काम करके ख़ुशी हुई.

ईमानदारी से,
आपका (नाम)

जन्मदिन

यदि आप किसी सहकर्मी को उसके जन्मदिन पर बधाई देना चाहते हैं, तो कुछ स्टॉक वाक्यांशों को हाथ में रखना उपयोगी है:

• आपकी सभी इच्छाएँ पूरी हों → आपके सभी सपने सच हों।
• मैं आपको जन्मदिन की शुभकामनाएं देता हूं → मैं आपको जन्मदिन की शुभकामनाएं देता हूं।
• जन्मदिन की शुभकामनाएँ! अपने अद्भुत दिन का आनंद लें → जन्मदिन मुबारक हो! अपने अद्भुत दिन का आनंद लें.
• मैं आप सभी को शुभकामनाएँ देना चाहता हूँ! मुझे आशा है कि यह उतना ही शानदार होगा जितना आप हैं, क्योंकि आप सर्वश्रेष्ठ के पात्र हैं → मैं आपको शुभकामनाएं देना चाहता हूं! मुझे आशा है कि यह दिन भी उतना ही अद्भुत हो जितना आप हैं, क्योंकि आप सर्वश्रेष्ठ के पात्र हैं।
• शानदार दिन हो! मैं आपके लिए ढेर सारे अच्छे उपहारों और ढेर सारी मौज-मस्ती की कामना करता हूँ! → आपका दिन मंगलमय हो! मैं आपके लिए अनेक सुखद उपहारों और ढेर सारी मौज-मस्ती की कामना करता हूँ!

किसी मीटिंग/कॉल को पुनर्निर्धारित या रद्द करना

हेलो सब लोग,
इस कारण , का समय से बदल दिया गया है पर में को पर में .
यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया बेझिझक मुझसे संपर्क करें।
साभार,
नाम

नमस्ते!
के कारण (समस्या का नाम)समय (कार्यक्रम का शीर्षक)परिवर्तन: से (दिनांक समय)वी (बैठक बिंदु)पर (दिनांक समय)वी (बैठक बिंदु).
यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया संपर्क करें।
ईमानदारी से,
नाम

प्रिय साथियों
कुछ अपरिहार्य परिस्थितियों के कारण, मुझे अपनी बैठक को पुनर्निर्धारित करना पड़ा पर . मुझे आशा है कि आप/हर कोई इस नए शेड्यूल से सहज होंगे। यदि आपको/आपमें से किसी को इस नए कार्यक्रम से कोई समस्या है, तो कृपया अपनी सुविधानुसार शीघ्र मुझे सूचित करें।
आपको हुई असुविधा के लिए खेद है!
सधन्यवाद,
नाम
शीर्षक

प्रिय साथियों!
अपरिहार्य परिस्थितियों के कारण, मुझे अपनी बैठक स्थगित करने के लिए मजबूर होना पड़ा है (दिनांक समय)वी (जगह). मुझे आशा है कि नया शेड्यूल आपके/सभी के लिए उपयुक्त होगा। यदि नया प्रोग्राम आपके/किसी के लिए काम नहीं कर रहा है, तो कृपया मुझे यथाशीघ्र बताएं।
असुविधा के लिए हमें खेद है!
ईमानदारी से,
नाम
नौकरी का नाम

मानक पत्र और अन्य टेम्पलेट बनाने के सिद्धांतों पर विस्तृत सलाह https://www.thebalance.com पर उपलब्ध है।

भाषा के साथ काम करना

इलेक्ट्रॉनिक संचार मानक वाक्यांशों और टेम्पलेट्स के उपयोग तक सीमित नहीं है। संदेश किसी अनोखी समस्या या स्थिति का वर्णन करते हैं. यदि आप अच्छी भाषा नहीं बोलते हैं, तो आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि पत्र सही ढंग से और व्यावसायिक शैली में लिखा गया है?

व्याख्यात्मक शब्दकोशों का प्रयोग करें

यदि आप किसी शब्द का अनुवाद नहीं जानते तो द्विभाषी शब्दकोश मदद करेंगे। लेकिन जब स्टाइल की बात आती है तो इनका बहुत कम उपयोग होता है। अंग्रेजी व्याख्यात्मक शब्दकोशों का उपयोग करें: वे शैली (औपचारिक और अनौपचारिक) को इंगित करते हैं और उन स्थितियों का वर्णन करते हैं जिनमें शब्द का उपयोग किया जाता है।

अंग्रेजी पढ़ाने के लिए पेशेवर प्रकाशकों के शब्दकोश ऑनलाइन उपलब्ध हैं: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com . संक्षिप्त संस्करण निःशुल्क प्रदान किया जाता है, पूर्ण संस्करण खरीदा जाना चाहिए, लेकिन व्यावसायिक पत्राचार के प्रयोजनों के लिए संक्षिप्त संस्करण काफी पर्याप्त है।

शब्दकोश प्रविष्टि की संरचना:

• शब्द भेद,
• उच्चारण सुनने की क्षमता के साथ प्रतिलेखन,
• परिभाषा,
• उपयोग के उदाहरण,
• समानार्थी शब्द,
• अक्सर प्रयुक्त शब्द संयोजन और वाक्यांशवैज्ञानिक इकाइयाँ।

नोट पर ध्यान दें औपचारिक/तटस्थ/अनौपचारिक(औपचारिक, तटस्थ, अनौपचारिक), औपचारिक या तटस्थ शैली के शब्दों का प्रयोग करें। यदि चयनित शब्द अनौपचारिक रूप से चिह्नित है, तो समानार्थक शब्द अनुभाग की जाँच करें।

उदाहरणों को नज़रअंदाज न करें, वे आपके चुने हुए शब्द या वाक्यांश को एक वाक्य में सही ढंग से रखने में आपकी मदद करते हैं।

एक्टिवेटर शब्दकोशों का प्रयोग करें

ये शब्दकोश पारंपरिक शब्दकोशों की तरह शब्दों की वर्णमाला के सिद्धांत पर नहीं, बल्कि अवधारणाओं की वर्णमाला के सिद्धांत पर बनाए गए हैं। उदाहरण के लिए, आप "सुंदर" की अवधारणा को व्यक्त करना चाहते हैं। एक्टिवेटर डिक्शनरी में सुंदर अवधारणा ढूंढें। नीचे सुंदर शब्द के पर्यायवाची शब्दों की परिभाषा, उदाहरण और उनके बीच के अंतर की व्याख्या के साथ एक सूची दी गई है। "सुंदर" विचार को व्यक्त करने के सभी संभावित विकल्प एक ही स्थान पर एकत्र किए गए हैं, और प्रत्येक शब्द को अलग से खोजने की कोई आवश्यकता नहीं है।

आज डिक्शनरी-एक्टिवेटर लॉन्गमैन ब्रांड के तहत प्रकाशित होता है: लॉन्गमैन लैंग्वेज एक्टिवेटर।

Google खोज का उपयोग करके शब्द संगतता जांचें

यदि शब्दों को रूसी वाक्यांश में जोड़ा जाता है, तो अंग्रेजी में उनका संयुक्त अनुवाद हमेशा सही नहीं होता है। खोज इंजन में अंग्रेजी में वाक्यांश दर्ज करें और जांचें कि क्या शब्द आस-पास दिखाई देते हैं।

अपने पाठ का व्याकरण जांचें

यदि भाषा पर आपकी पकड़ कमज़ोर है, तो व्याकरण और विराम चिह्नों की जाँच के लिए विशेष सेवाओं का उपयोग करें, उदाहरण के लिए, व्याकरण।

निष्कर्ष

यदि आप विदेशी सहकर्मियों, साझेदारों और ग्राहकों के साथ इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार करते हैं, लेकिन बहुत अच्छी अंग्रेजी नहीं बोलते हैं, तो चेकलिस्ट का उपयोग करें:

• अपने दर्शकों को परिभाषित करें. अपना संदेश लिखते समय इसकी विशिष्टताओं को ध्यान में रखें।
• यह देखने के लिए जांचें कि क्या किसी मौजूदा टेम्पलेट को आपके उद्देश्य के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है। शायद आप किसी सहकर्मी को जन्मदिन की शुभकामना देना चाहते हैं? एक टेम्पलेट का प्रयोग करें.
• एक लेखन योजना बनाएं. मानक ईमेल संरचना पर भरोसा करें. सुनिश्चित करें कि आपने कुछ भी नहीं छोड़ा है।
• सामान्य वाक्यांश चुनें जिनका आप उपयोग करेंगे. वाक्यांशों की शैली चुनते समय, दर्शकों पर ध्यान केंद्रित करें।
• निर्मित संरचना को अपने शब्दों और वाक्यों से भरें।
• सेवाओं, शब्दकोशों और Google खोज का उपयोग करके सही भाषा के लिए संपूर्ण संदेश की जाँच करें। क्या आपने चुने गए शब्दों की शैली का ध्यान रखा है? क्या वे एक साथ चलते हैं?
• सुनिश्चित करें कि आप ईमेल लिखने के दिशानिर्देशों का उल्लंघन नहीं करते हैं। क्या इसका अर्थ खोए बिना इसे छोटा करना संभव है? क्या इसमें शब्दजाल शामिल है?
• संदेश दोबारा पढ़ें. सुनिश्चित करें कि ईमेल शिष्टाचार का पालन किया जाए। क्या पत्र का विषय स्पष्ट रूप से बताया गया है? क्या सभी टाइपो त्रुटियाँ ठीक कर दी गई हैं?
• भेजें पर क्लिक करें!

अंग्रेजी में आधिकारिक पत्राचार के नियमों का ज्ञान किसी विदेशी स्कूल या विश्वविद्यालय में प्रवेश के लिए आवेदन, विदेश में ग्रीष्मकालीन या शीतकालीन स्कूल की यात्रा, एकीकृत राज्य परीक्षा उत्तीर्ण करने और विदेशी भागीदारों के साथ पत्राचार के लिए उपयोगी होगा। इस लेख में हम आपको बताएंगे कि अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्र या ई-मेल कैसे लिखें।

कागजी पत्र की संरचना

अंग्रेजी में आधिकारिक पत्र लिखते समय नौ अनिवार्य तत्व हैं जिनके बिना आप काम नहीं कर सकते:

प्रेषक का पता:पत्र में इंगित पहली चीज़ आपका पता है। यह शीट के ऊपरी दाएँ कोने में लिखा हुआ है।

दिनांक: पते के नीचे आप पत्र लिखे जाने की तारीख दर्शाते हैं। पते और तारीख के बीच एक लाइन छोड़ना न भूलें।

प्राप्तकर्ता का पता:दिनांक के बाद प्राप्तकर्ता का पता लिखा जाता है। यह पत्र के बाएं आधे भाग में प्रेषक के पते और पत्र लिखे जाने की तारीख के नीचे स्थित होता है।

अभिवादन: प्राप्तकर्ता के पते के नीचे स्थित है। अभिवादन के ऊपर और नीचे एक पंक्ति के आकार का इंडेंट बनाएं।

विषय पंक्ति: ई-मेल की तरह, एक औपचारिक पत्र में एक विषय या कारण होना चाहिए कि आप प्राप्तकर्ता तक क्यों पहुंच रहे हैं।

मुख्य भाग: यह वह जगह है जहां ईमेल का मुख्य भाग स्थित है। नियम याद रखें: एक विचार - एक अनुच्छेद। मुख्य भाग के अंत में, इंगित करें कि पत्र प्राप्त होने के बाद आप प्राप्तकर्ता से क्या कार्रवाई करने की अपेक्षा करते हैं।

निष्कर्ष: निष्कर्ष निकालने से पहले इंडेंट करना सुनिश्चित करें। किसी पत्र को सही तरीके से समाप्त करने के तरीके के बारे में अधिक जानकारी के लिए आगे पढ़ें।

हस्ताक्षर: आपके पत्र के अंतिम वाक्यांश के बाद हस्ताक्षर मैन्युअल रूप से जोड़ा जाता है।

आपका नाम बड़े अक्षरों में:कृपया अपने हस्ताक्षर के नीचे अपना पहला और अंतिम नाम बताएं।

ग्रीटिंग कैसे लिखें

औपचारिक पत्र की शुरुआत "प्रिय" से करें। "हाय" या अन्य अनौपचारिक अभिवादन जैसे शब्द निषिद्ध हैं। यदि आप पत्र को अधिक सख्त बनाना चाहते हैं, तो प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित न करें, स्वयं को अंतिम नाम तक सीमित रखें। कुछ स्थितियों में, नाम से बुलाना स्वीकार्य है: यदि आप उस व्यक्ति को व्यक्तिगत रूप से जानते हैं या उसने नाम से बुलाने पर जोर दिया है। अन्य मामलों में, निम्नलिखित नियमों का पालन करें:

• सर और मैडम - यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं तो पत्र की शुरुआत "प्रिय महोदय या महोदया" पते से करें: जब आप विश्वविद्यालय प्रशासन को लिख रहे हैं और यह नहीं जानते कि पत्र कौन पढ़ेगा।
• श्रीमान, श्रीमती, डॉ, आदि - जब आप प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं, तो उसे उसके शीर्षक या शीर्षक, यदि कोई हो, का उपयोग करके उसके अंतिम नाम से संबोधित करें। यदि प्राप्तकर्ता एक पुरुष है, तो संक्षिप्त नाम श्री + उपनाम का उपयोग करें: "श्री।" स्मिथ", यदि एक महिला है - संक्षिप्त नाम सुश्री + उपनाम - "सुश्री स्मिथ"। अपवाद यह है कि यदि आप जानते हैं कि प्राप्तकर्ता के पास कोई शीर्षक या पदवी है, जैसे "डॉ. स्मिथ" या "कैप्टन स्मिथ।"

निष्कर्ष कैसे लिखें

किसी पत्र को समाप्त करने के कई तरीके हैं:

• भवदीय - यदि आपने पत्र की शुरुआत "प्रिय महोदय या महोदया" शब्दों से की है तो इसका उपयोग किया जाता है।
• भवदीय - यदि आपने पत्र के आरंभ में प्राप्तकर्ता को नाम से संबोधित किया है तो लिखा है।
• वास्तव में आपका - यदि आप प्राप्तकर्ता को जानते हैं, लेकिन वास्तविक जीवन में नहीं मिले हैं तो इसका उपयोग किया जाता है। इस पते का प्रयोग मुख्यतः अमेरिका में किया जाता है।

यह न भूलें कि अंतिम वाक्यांश के अंत में अल्पविराम होना चाहिए।

ईमेल लिखने के नियम

ईमेल को कागजी पत्रों की तुलना में कम औपचारिक माना जाता है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि आप उनमें परिचित अभिव्यक्तियों या कठबोली भाषा का उपयोग कर सकते हैं। आपको विनम्र रहना चाहिए, भले ही पत्र के रूप में कुछ स्वतंत्रताएँ ली गई हों।

ईमेल में आवश्यक वस्तुएँ:

आपका ईमेल पता

व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए एक अलग इनबॉक्स रखें, जैसे विश्वविद्यालय प्रवेश कार्यालय या संभावित नियोक्ताओं को पत्र लिखना।

मजाकिया नाम वाला पता प्राप्तकर्ता को प्रभावित नहीं करेगा और हो सकता है कि वह आपके पत्र को गंभीरता से न ले। ई-मेल पते के लिए निम्नलिखित टेम्पलेट का उपयोग करें: पहला नाम.अंतिम नाम [ईमेल सुरक्षित]

विषय

इस पंक्ति में ईमेल के सार को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। विवरण को बहुत विस्तृत न बनाएं - मुख्य बात बताएं। यह पंक्ति एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है - यह वह है जो प्राप्तकर्ता का ध्यान आकर्षित कर सकती है और आपके पत्र को दूसरों से अलग कर देगी।

विषय पंक्ति में "तत्काल!" शब्दों से बचें। या "ध्यान दें!" यदि आपकी स्थिति को तत्काल प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है। यदि आप लिखते हैं कि ईमेल अत्यावश्यक है, लेकिन वास्तव में ऐसा नहीं है, तो इससे प्राप्तकर्ता नाराज हो जाएगा।

अभिवादन

यदि आप अपने ईमेल में औपचारिक शैली बनाए रखना चाहते हैं, तो औपचारिक कागजी पत्र के लिए दिशानिर्देशों का पालन करें।

यदि आप पहले ही पत्र-व्यवहार कर चुके हैं, तो इस बात पर ध्यान दें कि व्यक्ति ने पत्रों पर हस्ताक्षर कैसे किए: पत्र पर उसके पहले और अंतिम नाम से हस्ताक्षर किए गए थे - उससे संपर्क करते समय उसी प्रारूप का पालन करें। याद रखें कि आपको प्राप्तकर्ता को उसी तरह संबोधित करना है जैसे वह आपको संबोधित करता है: यदि उसका पत्र "प्रिय" से शुरू होता है, तो आपकी प्रतिक्रिया भी इसी शब्द से शुरू होनी चाहिए। यदि पत्र "हाय" से शुरू होता है, तो आपको भी उत्तर देने का अधिकार है।

एक अन्य अभिवादन विकल्प, जिसे औपचारिक और अनौपचारिक दोनों के रूप में वर्गीकृत किया जा सकता है, वह है "शुभ दिन" और "शुभ संध्या"। यह "प्रिय" की तुलना में थोड़ा अधिक मैत्रीपूर्ण और व्यक्तिगत है।

कम औपचारिक संचार में, प्राप्तकर्ता को "हैलो" या "हाय" कहकर स्वागत करना स्वीकार्य है।

हस्ताक्षर

ईमेल कागजी पत्रों की तुलना में अधिक अनौपचारिक होते हैं, इसलिए "ईमानदारी से आपका" हस्ताक्षर अजीब लगेगा। यदि आपने ईमेल को अधिक औपचारिक शैली में शुरू किया है, तो अंत तक इससे जुड़े रहना ही समझदारी है।

यदि आपने अनौपचारिक अभिवादन का उपयोग किया है, तो निम्न में से कोई एक चुनें:

- शुभकामनाएं,

- सधन्यवाद,

- साभार,

- शुभकामनाएं,

- बहुत धन्यवाद,

अंतिम दो ऐसे मामलों के लिए अधिक उपयुक्त हैं जहां आप प्राप्तकर्ता को किसी प्रश्न का उत्तर जानने के अनुरोध या इरादे से संबोधित कर रहे हैं। यह न भूलें कि इनमें से प्रत्येक वाक्यांश के अंत में अल्पविराम होना चाहिए।

यदि आपके पास एक टेम्पलेट है जो ईमेल के अंत में स्वचालित रूप से शामिल है, तो सुनिश्चित करें कि सामग्री आपके प्राप्तकर्ता को स्वीकार्य है। औपचारिक लेखन में मजाकिया कैप्शन और चित्र उपयोग के लिए स्वीकार्य नहीं हैं।

अच्छे आचरण के नियम

औपचारिक पत्र लिखने के लिए 4 और युक्तियाँ:

• बोलचाल की भाषा या अपशब्दों का प्रयोग न करें.
• बिंदुवार लिखें: यदि आप चाहते हैं कि आपका पत्र अंत तक पढ़ा जाए, तो अपने विचारों को अधिक संक्षेप में और स्पष्ट रूप से व्यक्त करें।
• भेजने से पहले पत्र को दोबारा पढ़ें: कोई गलती नहीं होनी चाहिए - वे आपकी पेशेवर छवि को कमजोर कर सकते हैं!
• ईमेल लिखते समय, अनावश्यक रूप से दस्तावेज़ संलग्न न करने का प्रयास करें, और इमोटिकॉन्स और इमोजीज़ का उपयोग भी न करें।

हमें उम्मीद है कि ये युक्तियाँ आपको व्यावसायिक पत्राचार में एक पेशेवर के रूप में खुद को दिखाने में मदद करेंगी।

वर्तमान में, सभी व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण की विशेषता उपयोग है ब्लॉक संरचना. ऐसा माना जाता है कि यह आधुनिक व्यवसाय शैली के साथ सबसे अधिक सुसंगत है। यह शैली, सबसे पहले, समय बचाने की अनुमति देती है, और दूसरी, सभी व्यावसायिक दस्तावेज़ों के लिए एक समान रूप बनाए रखने की अनुमति देती है।

ब्लॉक संरचना का अर्थ है कि पत्र को अलग-अलग ब्लॉकों में विभाजित किया जा सकता है - दिनांक, पता, शीर्षक, अभिवादन, अंत, आदि। एक स्पष्ट रूप से परिभाषित ब्लॉक संरचना एक पत्र लिखना आसान बनाती है, और एक समान रूप आपको व्यावसायिक पत्राचार के प्रवाह को जल्दी से नेविगेट करने की अनुमति देता है।

इस व्यवसाय शैली की एक उल्लेखनीय विशेषता यह भी है खुला विराम चिह्न, अर्थात। अनावश्यक अवधियों और अल्पविरामों का अभाव. इससे पत्र की संरचना स्पष्ट और अधिक पारदर्शी हो जाती है।

अंग्रेजी में नमूना व्यावसायिक पत्र

श्री जेम्स हिल्टन
महाप्रबंधक
जेएमके कंपनी लिमिटेड
34 वुड लेन
लंडन
ग्रेट ब्रिटेन WC2 5TP

मुझे आपको गुरुवार/शुक्रवार 10/11 दिसंबर 2009 को शेरेटन होटल, लंदन में आयोजित होने वाले हमारे विशेष सम्मेलन में भाग लेने के लिए आमंत्रित करते हुए खुशी हो रही है।

व्यवसायियों के लिए इस गहन, व्यावहारिक सम्मेलन का उद्देश्य है:

• अपनी व्यावसायिक उत्पादकता बढ़ाएँ
• व्यावसायिक साझेदारों के साथ नेटवर्किंग सक्षम करें

सेमिनार पेशेवर वक्ताओं के एक प्रतिष्ठित पैनल से सुसज्जित है जो कई उपयोगी विषयों पर विशेषज्ञ सलाह देगा।

यदि आप हमसे जुड़ना चाहते हैं तो कृपया संलग्न पंजीकरण फॉर्म पूरा करें और प्रति व्यक्ति ₤50 के शुल्क के साथ 30 अगस्त से पहले मुझे लौटा दें।

मैं इस रोमांचक सम्मेलन में आपको फिर से देखने के लिए उत्सुक हूं।

जॉन स्मिथ
सम्मेलन सचिव

व्यावसायिक पत्र के घटक

तारीख

तारीख पूरी बतानी होगी. यूके दिनांक प्रारूप इस प्रकार है: दिन महीने साल. अल्पविराम का प्रयोग नहीं किया जाता.

उदाहरण

कुछ अन्य देश निम्नलिखित दिनांक प्रारूप का उपयोग करते हैं: महीना दिन साल, और अक्सर दिन के बाद अल्पविराम लगाया जाता है।

उदाहरण

पता

प्राप्तकर्ता का नाम और पता अलग-अलग पंक्तियों में होना चाहिए। प्राप्तकर्ता का नाम बिल्कुल वैसे ही लिखा जाना चाहिए जैसे वे अपने पत्रों पर हस्ताक्षर करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि प्राप्तकर्ता हस्ताक्षर करता है डगलस पार्सन, ठीक इसी तरह से आपको उसका नाम लिखना है, उसके पहले जोड़ना है श्री. लिखना श्री डी पार्सनइसे नहीं करें।

उदाहरण

श्री डगलस पार्सन
महाप्रबंधक
पार्सन्स कंपनी लिमिटेड
14 ब्रैकेन हिल
मैनचेस्टर
ग्रेट ब्रिटेन M50 8FD

विशेष नोट

यदि पत्र गोपनीय है, तो इसे आमतौर पर पते के ऊपर एक अलग पंक्ति में दर्शाया जाता है। यह अंकन अपरकेस वर्णों या अंडरस्कोर का उपयोग करके किया जा सकता है।

उदाहरण

श्री डगलस पार्सन
महाप्रबंधक
पार्सन्स कंपनी लिमिटेड
14 ब्रैकेन हिल
मैनचेस्टर
ग्रेट ब्रिटेन M50 8FD

अभिवादन

यदि आपने पत्र के पते में प्राप्तकर्ता का नाम (केवल कंपनी का नाम नहीं) शामिल किया है, तो आपको पत्र को व्यक्तिगत अभिवादन के साथ शुरू करना होगा।

उदाहरण

प्रिय श्री। स्मिथ
प्यारे जेम्स
प्रिय मिस हेस्टिंग्स
प्रिय मार्गरेथ

यदि पत्र किसी विशिष्ट व्यक्ति के बजाय किसी संगठन को संबोधित है, तो अधिक औपचारिक अभिवादन का उपयोग किया जाना चाहिए श्रीमान.

उदाहरण

यदि पत्र किसी विभाग या संगठन के प्रमुख को संबोधित है जिसका नाम आप नहीं जानते हैं, तो आपको अभिवादन के निम्नलिखित रूप का उपयोग करना चाहिए।

उदाहरण

प्रिय महोदय या महोदया

शीर्षक

शीर्षलेख संक्षेप में पत्र की सामग्री का वर्णन करता है। यह आमतौर पर अभिवादन के बाद एक पंक्ति पाई जाती है। आमतौर पर, शीर्षक के लिए बड़े अक्षरों का उपयोग किया जाता है, लेकिन आप पहले बड़े अक्षरों और पूरे शीर्षक को रेखांकित करने के लिए भी उपयोग कर सकते हैं।

उदाहरण

समापन

आमतौर पर पत्र का अंत विनम्र अंत के साथ होता है। सबसे आम अंत: आपका विश्वासी(केवल पते के साथ संयोजन में उपयोग किया जाता है प्रिय महोदय/महोदय/महोदय या महोदया) और सादर(व्यक्तिगत अपीलों के साथ संयोजन में प्रयुक्त)।

उदाहरण

प्रिय महोदय श्रीमान प्रिय मैडम प्रिय महोदय या महोदया

आपका विश्वासी

यदि किसी अन्य को प्रेषक के लिए पत्र पर हस्ताक्षर करने की आवश्यकता होती है, तो वे आमतौर पर प्रेषक के नाम से पहले लिखते हैं के लिएया पीपी. पीपी प्रति प्रोक्योरेशनम का संक्षिप्त रूप है, जिसका अर्थ है "किसी की ओर से"।

उदाहरण

आपका विश्वासी

पैट्रिक क्लार्क के लिए
अध्यक्ष

संलग्नक

यह इंगित करने का सबसे आम तरीका है कि किसी ईमेल में अनुलग्नक हैं, लिखना है एन सीया एन.सी.एसपत्र के निचले भाग में, प्रेषक की स्थिति के बाद एक पंक्ति छोड़ें।

उदाहरण

जीना टॉमसन (श्रीमती)
बिक्री प्रबंधक

पैट्रिक क्लार्क के लिए
अध्यक्ष

प्रतियां

यदि आपको पत्र की एक प्रति किसी तीसरे पक्ष (आमतौर पर प्रेषक के संगठन से) को भेजने की आवश्यकता है, तो इसे संक्षिप्त नाम का उपयोग करके दर्शाया जा सकता है प्रतिलिपि. यदि आपको पत्र की एक प्रति किसी तीसरे पक्ष (आमतौर पर प्रेषक के संगठन से) को भेजने की आवश्यकता है, तो इसे संक्षिप्त नाम का उपयोग करके दर्शाया जा सकता है प्रतिलिपि(प्रतिलिपि प्रसारित या सौजन्य प्रतिलिपि) या शब्द प्रतिलिपि, उसके बाद कॉपी प्राप्तकर्ता का नाम और शीर्षक। यदि प्रतियां दो या दो से अधिक प्राप्तकर्ताओं को भेजने की आवश्यकता होती है, तो उन्हें आमतौर पर वर्णमाला क्रम में सूचीबद्ध किया जाता है।

उदाहरण

कॉपी एडगर मेसन, प्रबंध निदेशक
जोआना युंग, सचिव
एंड्रयू विल्सन, लेखाकार

यदि पत्र का लेखक नहीं चाहता कि पत्र प्राप्तकर्ता को पता चले कि यह पत्र किसी तीसरे पक्ष को भी प्राप्त होगा, तो संक्षिप्त नाम का प्रयोग करें गुप्त प्रतिलिपि(अंध सौजन्य प्रति)। बेशक, इसे मूल पत्र पर नहीं, बल्कि केवल प्रतियों पर दर्शाया जाना चाहिए।

एक अंग्रेजी औपचारिक पत्र लिखना मुश्किल नहीं है, लेकिन आपको यह पता होना चाहिए कि यह किस क्रम में लिखा गया है, इसके प्रत्येक भाग की स्थिति क्या है और यह समग्र रूप से कैसा दिखना चाहिए। नीचे आप अंग्रेजी में औपचारिक लेखन के उदाहरण पा सकते हैं। हमें आशा है कि वे आपको अपना पत्र लिखने में मदद करेंगे।

अंग्रेजी नंबर 1 में आधिकारिक पत्र का उदाहरण (पाठ्यक्रमों में प्रवेश की घोषणा के संबंध में)

प्रिय महोदय या महोदया,

मैं आपके विद्यालय द्वारा आयोजित भाषा पाठ्यक्रमों के बारे में पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूं। मुझे स्थानीय समाचार पत्र में इसके बारे में जानकारी मिली और मैं और अधिक जानना चाहता हूं।

भले ही मैं अंग्रेजी के अपने ज्ञान को प्रमाणित नहीं कर सकता, लेकिन स्कूल में वर्षों तक भाषा सीखने के बाद मैं सुरक्षित रूप से यह मान सकता हूं कि मैं अपर-इंटरमीडिएट का छात्र हूं। क्या आप मुझे कोई ऐसा कोर्स सुझा सकते हैं जो मेरे लिए अच्छा हो?

मैं आपके विज्ञापन से समझता हूं कि आपके पाठ्यक्रम निःशुल्क हैं। क्या वे सभी के लिए निःशुल्क हैं, या केवल आपके विद्यालय के छात्रों के लिए?

आखिरी सवाल यह है कि मुझे आपके पढ़ाने के तरीकों को लेकर चिंता है। चूँकि मुझे विशेष रूप से अपने प्रवाह में सुधार की आशा है, मैं जानना चाहूँगा कि बोलने के कौशल को विकसित करने के लिए स्कूल के शिक्षकों द्वारा कितना ध्यान दिया जाता है और किन तरीकों का उपयोग किया जाता है। यह मेरे लिए बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि मेरा प्रवाह मेरी अंग्रेजी का सबसे खराब पक्ष है।

मैं आपके उत्तर की प्रतीक्षा करूंगा।

आपका विश्वासी,
XYZ

अंग्रेजी नंबर 2 में एक आधिकारिक पत्र का उदाहरण (एक समाचार पत्र में एक विज्ञापन के बारे में प्रश्नों के साथ)

प्रिय महोदय या महोदया,

मैं इस महीने "वेकेशंस अब्रॉड" पत्रिका में विज्ञापित गोल्डन सैंड्स में हॉलिडे अपार्टमेंट के बारे में पूछने के लिए लिख रहा हूं।

अपने विज्ञापन में आपने उल्लेख किया है कि सभी अपार्टमेंट स्व-खानपान व्यवस्था वाले हैं। क्या आप मुझे बता सकते हैं कि रसोई में खाना पकाने की कौन सी सुविधाएँ उपलब्ध हैं? क्या आप मुझे यह भी बता सकते हैं कि क्या खाना पकाने के बर्तन भी उपलब्ध कराए जाते हैं?

मैंने आपके विज्ञापन से देखा कि समुद्र तट काफी नजदीक है। हालाँकि, मैं यह भी जानना चाहूंगा कि क्या अपार्टमेंट में स्विमिंग पूल तक पहुंच है।

यदि आप जुलाई में आरक्षण कराने की दृष्टि से मुझे अपार्टमेंट और कीमतों की एक सूची भेज सकें तो मैं बहुत आभारी रहूंगा।

आपका विश्वासी,

टॉम स्मिथ

अंग्रेजी संख्या 3 में एक आधिकारिक पत्र का उदाहरण (घोषणा के संबंध में)

प्रिय महोदय या महोदया

मैं आपको इसलिए लिख रहा हूं क्योंकि मैंने आपका विज्ञापन नेट पर देखा और पहली नजर में वह दिलचस्प लगा। मुझे इस विज्ञापन में गहरी दिलचस्पी है क्योंकि मुझे रॉक संगीत पसंद है, इसलिए मुझे लगता है कि मैं इस जगह पर सहज महसूस करूंगा।

मैं टिकट विक्रेता बन सकता हूं क्योंकि मैं गणित में अच्छा हूं। इसके अलावा, मैं एक ऐसा व्यक्ति हो सकता हूं, जो रॉक स्टार्स को उनकी जरूरत की हर चीज उपलब्ध कराता है क्योंकि मैं एक मददगार व्यक्ति हूं।

मैं त्योहार के दौरान मुफ्त पेय और नाश्ता लेना चाहूंगा। निःसंदेह, मैं वादा करता हूँ कि मैं आपको निराश नहीं करूँगा और आप जो माँगेंगे वही करूँगा।

यदि आप कर सकते हैं, तो कृपया मुझे आवास की स्थिति और कार्यक्रम स्थल तक परिवहन के बारे में कुछ और जानकारी भेजें।

तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा है मुझे।

आपका विश्वासी,

अंग्रेजी संख्या 4 में एक आधिकारिक पत्र का उदाहरण (नौकरी विज्ञापन के संबंध में)

प्रिय महोदय या महोदया,

मैं आपके साहसिक कार्य के संबंध में लिख रहा हूं, जो आपकी वेबसाइट पर दिखाई दिया: ? भविष्य के ग्राफ़िक्स? 20 जुलाई 2013 को। मैं कंप्यूटर ग्राफिक्स कलाकार के पद के लिए आवेदन करना चाहता हूं।

मैं अपने पिछले कार्य अनुभव के विवरण के साथ अपना सीवी संलग्न करता हूं। जैसा कि आप दस्तावेज़ में देख सकते हैं, मैं दो साल से ग्राफिक डिजाइनर के रूप में काम कर रहा हूं और मेरे पास 'सर्वश्रेष्ठ कार्यकर्ता' का डिप्लोमा है। मैं फोटोस्केप, जिम्प का उपयोग कर सकता हूं, लेकिन मैं नए प्रोग्राम भी सीख सकता हूं।

मैं बहुत मेहनती इंसान हूं इसलिए मेरे साथ काम करना असरदार है।' मैं रचनात्मक हूं और मेरे पास कई अच्छे विचार हैं। अंग्रेजी में मेरी दक्षता का स्तर प्री-इंटरमीडिएट है।

मैंने इंग्लैंड, चीन और भारत की कंपनियों के साथ काम किया है, मुझे इन देशों के लोगों के साथ संवाद करने में कोई समस्या नहीं है। क्या आप कृपया मुझे उस पोस्ट पर अधिक जानकारी भेज सकते हैं?

मेरे आवेदन पर विचार के लिए धन्यवाद।

तुम्हारे उत्तर की प्रतीक्षा है मुझे,

आपका विश्वासी,

अंग्रेजी संख्या 5 में एक आधिकारिक पत्र का उदाहरण (घोषणा के बारे में प्रश्नों के साथ)

आप अंग्रेजी बोलने वाले देश में अंग्रेजी और अमेरिकी अध्ययन पाठ्यक्रम में भाग लेना चाहते हैं और आप कॉलेज प्रॉस्पेक्टस में यह अनुभाग देखते हैं:

छात्रवृत्ति
हर साल, विदेश से आए उम्मीदवारों को दो छात्रवृत्तियां प्रदान की जाती हैं, जो यह दिखा सकते हैं कि हमारा एक साल का पाठ्यक्रम उनके करियर में कैसे मदद करेगा। छात्रवृत्ति में फीस, आवास और भोजन शामिल है, लेकिन परिवहन या व्यक्तिगत खर्च का पैसा नहीं। यह बताते हुए लिखित रूप में आवेदन करें कि आप क्यों सोचते हैं कि आप छात्रवृत्ति के योग्य हैं।

अपना पत्र लिखें. कोई भी डाक पता शामिल न करें. अपना उत्तर उचित शैली में 120-180 शब्दों में लिखें।

प्रिय महोदय/महोदया,

मैं आपके प्रॉस्पेक्टस में विज्ञापित छात्रवृत्ति कार्यक्रमों में से एक के लिए आवेदन करना चाहता हूं। वर्तमान में, मैं अंग्रेजी के माध्यमिक विद्यालय शिक्षक बनने के लिए प्रशिक्षण ले रहा हूं और जून के अंत में अपना पाठ्यक्रम पूरा कर रहा हूं। हालाँकि, मुझे लगता है कि मुझे अभी भी अंग्रेजी भाषी देश की भाषा और संस्कृति के बारे में बहुत कुछ सीखना है।

मैं छात्रवृत्ति के लिए आवेदन इसलिए कर रहा हूं क्योंकि मैं विदेश में पढ़ाई का खर्च वहन नहीं कर सकता। मेरे छात्र अनुदान के अलावा मेरी कोई आय नहीं है, इसलिए यदि मैं भाग्यशाली हूं कि मुझे छात्रवृत्ति दी जाए, तो मुझे कुछ व्यक्तिगत खर्च के पैसे बचाने के लिए अंशकालिक काम करना होगा। अगर मैं सफल रहा तो मेरे माता-पिता मेरे हवाई किराए के लिए कुछ पैसे उधार लेंगे।

मैं आपके कॉलेज में अध्ययन करने का अवसर दिए जाने की सराहना करूंगा और यदि आप मेरे आवेदन पर विचार करेंगे तो मैं बहुत आभारी रहूंगा।

आपका विश्वासी,

अंग्रेजी संख्या 6 में एक आधिकारिक पत्र का उदाहरण (खरीदे गए उत्पाद के बारे में शिकायत)

प्रिय महोदय या महोदया

मैं एक डेनिम बनियान के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहा हूं जो मैंने पिछले महीने आपकी ऑनलाइन दुकान से खरीदी थी।

जब मैंने उसे डिब्बे से बाहर निकाला तो उसे अलग रंग में देखकर मैं बहुत दुखी हुआ। जैसे कि यह पर्याप्त नहीं था, यह डेनिम बनियान बहुत छोटा था।

पिछले साल मेरी भी ऐसी ही स्थिति थी जब मैंने ऑनलाइन एक ड्रेस खरीदी थी। यह बहुत बड़ा था. मैंने इस समस्या के बारे में इस कंपनी को एक ई-मेल लिखा और उन्होंने मुझे सही आकार में एक और पोशाक भेजी।

आप इस बनियान को सही बनियान से बदल सकते हैं या यदि यह संभव नहीं होगा तो मैं पूरा रिफंड लेना चाहता हूं।

मैं रसीद संलग्न कर रहा हूँ.

मैं निकट भविष्य में आपसे सुनने की आशा रखता हूँ।

कम से कम प्री-इंटरमीडिएट के स्तर तक पहुंचने के बाद ही व्यावसायिक पत्राचार पर आगे बढ़ने की सलाह दी जाती है। तथ्य यह है कि केवल इस स्तर पर ही छात्र अंग्रेजी भाषा में भाषण संचार की शैलियों का एक स्थिर विचार विकसित करता है। कई लोग आश्वस्त हैं कि अंग्रेज प्रतिगामी हैं, और उन्होंने व्यावसायिक संचार की कई प्राचीन परंपराओं को संरक्षित रखा है। कई मायनों में, वे सही हैं, लेकिन अंग्रेजों की कुख्यात कठोरता लंबे समय से गुमनामी में डूब गई है, और जो कुछ बचा है, वह शायद व्यापार, न्यायिक, वाणिज्यिक, बैंकिंग, नोटरी और अन्य प्रकार के संचालन में उनकी पांडित्य और व्यवस्था की इच्छा है। पत्र-व्यवहार। यह "बुरा नहीं है," और अंग्रेजी में एक आधिकारिक पत्र को सही ढंग से लिखने की क्षमता आपको घटनाओं और नुकसान से बचने में मदद करेगी, न केवल वित्तीय लागत, बल्कि आपकी प्रतिष्ठा को भी नुकसान पहुंचाएगी।

मौखिक संचार की शैली औपचारिक और व्यावसायिक है, और अंग्रेजी में अपने व्यावसायिक भागीदारों के साथ संवाद करने से पहले, आपको यह पता लगाना होगा कि अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार क्या है और नमूना पत्रों का अध्ययन करना होगा।

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार के प्रमुख नियम

सबसे पहले, आपको आधिकारिक व्यावसायिक शैली में व्यक्त अंग्रेजी पत्राचार के प्रमुख नियमों से खुद को परिचित करना होगा। अंग्रेजी के व्यावसायिक पत्र में हर चीज का अपना स्थान होता है।

• पत्र की सामग्री के बावजूद, इसके बाहरी डिज़ाइन के लिए कुछ निश्चित पैरामीटर हैं।
• सबसे सरल, सबसे सामान्य फ़ॉन्ट प्रकार का उपयोग किया जाता है (आमतौर पर एरियल या टाइम्स न्यू रोमन);
• फ़ॉन्ट रंग - केवल काला (अन्य रंगों में हाइलाइट करने की अनुमति नहीं है);
• पैराग्राफ को डबल स्पेसिंग (लाइन स्किपिंग) द्वारा अलग किया जाता है;
• "लाल रेखा" का उपयोग नहीं किया जाता है;
• सभी मार्जिन समान हैं, "इंच" (2.5 सेमी) के बराबर।
• कागज A4 आकार या विशेष अक्षर आकार का होना चाहिए। यदि दस्तावेज़ किसी संगठन की ओर से भेजा गया है, तो लोगो के साथ लेटरहेड का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है।

I. पत्र की शुरुआत

1. प्रेषक का संकेत.पत्र की शुरुआत ऊपरी बाएँ (!) कोने में संगठन का नाम या प्राप्तकर्ता (प्रेषक) का नाम और उपनाम बताकर करें। कंपनी का पता अत्यंत सटीकता से लिखा जाता है: प्रत्येक आइटम को एक नई लाइन पर लिखा जाता है। ऐसी शुरुआत का एक उदाहरण:

श्री पावेल कार्पोव
टेविक्स कंपनी
कार्यालय 77, भवन 57
चाकलोव स्ट्रीट
इरकुत्स्क
रूस

यदि पत्र कंपनी के लेटरहेड पर मुद्रित है, तो आप इस भाग को छोड़ सकते हैं। यदि पत्र अंतरराष्ट्रीय है, तो देश का नाम आमतौर पर बड़े अक्षरों में छपा होता है।

2. दिनांक.भेजने वाली कंपनी के बारे में जानकारी नीचे दो पंक्तियों में दी गई है। गलतफहमी से बचने के लिए सलाह दी जाती है कि लिखने की तारीख ''बैकडेटेड'' न डालें।

3. प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी.दिनांक के बाद (इसके नीचे) दो पंक्तियाँ अंकित हैं। इसमें प्राप्तकर्ता का नाम, कंपनी का पूरा नाम और विस्तृत पता शामिल है। हमेशा उस व्यक्ति का नाम और पद बताना सर्वोत्तम होता है जिसे पत्र सीधे संबोधित किया गया है।

डिज़ाइन उदाहरण:

श्री। जॉन डो
अध्यक्ष
बाल्टन गैलोर, इंक.
772 कैनाइन रोड
लॉस एंजिल्स, कैलिफोर्निया 90002

4. नमस्कार.यदि आप अपने पहले पत्र में हैलो जॉन लिखें तो यह बहुत अजीब होगा, इसलिए आपको यह लिखना होगा:

प्रिय जॉन,
नमस्ते श्री। हरिणी

पत्र की शुरुआत औपचारिक पते से होनी चाहिए, खासकर यदि यह पहला पत्र हो। किसी एक टेम्प्लेट का उपयोग करें:

नमस्ते श्री। इवानोव
प्रिय सर्गेई
प्रिय साथियो- शायद यदि आप नहीं जानते कि आप किसी पुरुष या महिला को लिख रहे हैं या कंपनी के किसी प्रतिनिधि से प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहे हैं;
प्रिय महोदय- आप प्राप्तकर्ता का लिंग तो जानते हैं, लेकिन उसका नाम नहीं जानते। फिर भी, सबसे अच्छा समाधान यह होगा कि प्राप्तकर्ता का नाम जानने का प्रयास किया जाए।

यदि आपको बिल्कुल भी पता नहीं है कि आप कंपनी के किस कर्मचारी को पत्र संबोधित कर रहे हैं, तो आप "किसके लिए यह चिंता का विषय हो सकता है" पते का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, ऐसा फेसलेस फॉर्म सबसे अच्छा विकल्प नहीं है।

द्वितीय. पत्र का मुख्य भाग

5. मुख्य सामग्री.एक पते के बाद (जो व्यक्तिगत प्रकृति के पत्रों पर भी लागू होता है), एक अल्पविराम लगभग निश्चित रूप से जोड़ा जाता है, और पत्र का पाठ एक नई पंक्ति पर शुरू होता है, और आप एक पंक्ति को छोड़ सकते हैं। यदि आप किसी अत्यंत महत्वपूर्ण व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं तो अल्पविराम का उपयोग करना संभव है (वीआईपी - बहुत महत्वपूर्ण व्यक्ति).

पत्र की शुरुआत में अपना परिचय देना काफी सभ्य है, लेकिन यह उस स्थिति में है जब आप पहली बार लिख रहे हैं या बहुत कम ही, और आपको यकीन नहीं है कि कंपनी का प्रमुख अभी भी आपको याद करता है। हम कहते हैं मैं एक्सवाईजेड कंपनी की निदेशक अन्ना शेवेल्योवा हूं।

एक पत्र शुरू करने के लिए क्लासिक वाक्यांश है "मैं तुम्हें इस संबंध में लिख रहा हूं..." / "मैं तुम्हें इस संबंध में लिख रहा हूं..." ("मैं तुम्हें इस संबंध में लिख रहा हूं..."), "मैं तुम्हें इसके जवाब में लिख रहा हूं आपके चिठ्ठी " (मैं आपके पत्र के जवाब में लिख रहा हूं)।

पिछले संपर्क के लिए धन्यवाद देना सुनिश्चित करें, यदि यह पहले ही हो चुका है:
इतने महत्वपूर्ण मुद्दे पर मुझसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद। हम आपकी कंपनी के उत्पादन के बारे में अधिक जानकारी भेजने के लिए बहुत आभारी हैं।

• अपने विचारों को बेहतर ढंग से व्यक्त करने के लिए, एक व्यावसायिक पत्र को पैराग्राफों में विभाजित किया जाता है, जिसमें बिल्कुल भी पानी नहीं होना चाहिए - केवल स्पष्ट, शुष्क, विशिष्ट और व्यापक जानकारी। निष्क्रिय निर्माणों का उपयोग न करें, केवल सक्रिय निर्माणों का उपयोग करें।
• आप निश्चित रूप से अपनी समस्या के भविष्य के समाधान के लिए प्राप्तकर्ता को धन्यवाद देते हैं (भले ही आप इसके बारे में पूरी तरह से आश्वस्त न हों)। मेरे मुद्दे पर अपना समय बिताने के लिए धन्यवाद। हम आपकी भागीदारी के लिए पहले से आभारी हैं।या ऐसा कुछ भी.
• यदि पत्र के पाठ को दूसरी शीट पर जारी रखने की आवश्यकता है, तो शीर्ष पर प्राप्तकर्ता के नाम, तिथि और जानकारी के साथ एक नोट शामिल करना सुनिश्चित करें कि यह दूसरे पृष्ठ पर पत्र की निरंतरता है।

6. सारांश.अंतिम पैराग्राफ में पूरे पत्र का "निचोड़" होना चाहिए जो आपके आगे के कार्यों या आपके भागीदारों से उनकी अपेक्षाओं को दर्शाता हो। हमें बताएं कि आप किसी भी प्रश्न या सुझाव पर संवाद करने के लिए तैयार हैं। "अगर आपके मन में कोई प्रश्न हैं, तो कृपया हमसे संपर्क करें"(यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो कृपया संपर्क करें)।

तृतीय. समापन

अंग्रेजी में किसी पत्र को कैसे समाप्त किया जाए, इसके बारे में सोचना महत्वपूर्ण है। तथ्य यह है कि पत्र का अंतिम भाग उस व्यक्ति के प्रति सम्मान का एक प्रकार का संकेतक है जिसके साथ आप संवाद कर रहे हैं। पत्र के अंत में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले क्लिच में से एक, "ईमानदारी से," का उपयोग करना सुनिश्चित करें (अंग्रेजी में नमूना: "ईमानदारी से आपका" या "ईमानदारी से")। समापन वाक्यांश जैसे "सौहार्दपूर्ण," "सम्मानपूर्वक," "सादर" और "वास्तव में आपका" भी स्वीकार्य हैं (कम बार उपयोग किया जाता है)। कम औपचारिक, लेकिन पूरी तरह से स्वीकार्य भी, वाक्यांश "ऑल द बेस्ट," "शुभकामनाएं," "हार्दिक संबंध" और "धन्यवाद" हैं।

अंत में, आप सभी आवश्यक जानकारी छोड़कर अपने पत्र पर हस्ताक्षर करते हैं, भले ही प्राप्तकर्ता को यह पता हो।

अन्ना शेवेल्योवा
निदेशक
एक्सवाईजेड कंपनी
टी.76-65-75
ईमेल: [ईमेल सुरक्षित]

नियम बहुत जटिल नहीं हैं, लेकिन ऐसे पत्र में सबसे कठिन बात संचार की व्यावसायिक शैली को बनाए रखना है। समय के साथ, जब आपकी पहले से ही कई व्यावसायिक बैठकें हो चुकी हों, तो पत्राचार में बयानों की शैली कुछ हद तक वैयक्तिकृत हो सकती है, लेकिन आपको हमेशा याद रखना चाहिए कि एक व्यावसायिक पत्र सूखा, सटीक, अस्पष्टता या चूक के बिना होना चाहिए।

व्यावसायिक पत्राचार के लिए उपयोगी वाक्यांश और अभिव्यक्तियाँ

1. मैं सूचित करने के लिए लिखता हूं/यह सूचित करने के लिए है - मैं इसके द्वारा सूचित करता हूं...
2. आपके 19 जून के पत्र के संदर्भ में... - आपके 19 जून के पत्र के जवाब में...
3. हम इसके बारे में पूछताछ करने के लिए लिख रहे हैं - हम इसके बारे में जानकारी में रुचि रखते हैं…
4. मैं आपका ध्यान आकर्षित करता हूं... - मैं आपका ध्यान आकर्षित करता हूं...
5. क्या आप संभवतः समझा सकते हैं... - क्या आप समझा सकते हैं...
6. जानकारी के लिए धन्यवाद - जानकारी के लिए धन्यवाद.
7. आपके प्रश्न के संबंध में… - आपके प्रश्न के संबंध में…
8. मैं तुम्हें भेज रहा हूं.. - मैं तुम्हें भेज रहा हूं
9. कृपया क्या आप मुझे भेज सकते हैं... - क्या आप मुझे भेज सकते हैं...
10. यदि आप कर सकें तो मैं आभारी रहूँगा... - यदि आप कर सकें तो मैं आभारी रहूँगा
11. आपसे जल्द मुलाकात की मुझे उम्मीद। - मैं आपकी त्वरित प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा कर रहा हूं।
12. हम समझ की उम्मीद कर रहे हैं. - समझने की आशा.
13. आपकी सहायता के लिए अग्रिम धन्यवाद... - सहायता प्रदान करने के लिए अग्रिम धन्यवाद...
14. अपना समय देने के लिए धन्यवाद। - अपना समय देने के लिए धन्यवाद।
15. यदि हम सहायता कर सकते हैं, तो कृपया पूछने में संकोच न करें। - किसी भी समय हमसे संपर्क करें, हम मदद करने में हमेशा प्रसन्न होंगे।

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्र का उदाहरण

उपरोक्त नियमों को ध्यान में रखते हुए, अधिक स्पष्टता के लिए हम देशी वक्ताओं के बीच पत्राचार के नमूने के रूप में अंग्रेजी में एक व्यावसायिक पत्र प्रस्तुत करते हैं।

रॉबर्ट बेकर
इकोलाइन्स, लिमिटेड
5 हिल स्ट्रीट
मैडिसन, विस्कॉन्सिन 53700

16 अप्रैल 2016
श्रीमती। पेट्रीसिया विल्बर
महाप्रबंधक
आरएसपीएसआर कंपनी लिमिटेड
15 नारियल रोड
मैनचेस्टर
यूके WFY2 3JР

हमें अपनी पूर्व सहमति भेजने के लिए धन्यवाद और अब मुझे आपको सोमवार/बुधवार 12/15 मई 2016 को डोरसी होटल, लंदन में आयोजित होने वाले हमारे अंतरराष्ट्रीय पर्यावरण मंच में भाग लेने के लिए लंदन आने के लिए आमंत्रित करते हुए खुशी हो रही है।

पारिस्थितिकीविदों के लिए इस गहन, पर्यावरण मंच का उद्देश्य है:

हमारे ग्रह की पर्यावरण सुरक्षा बढ़ाएँ

दुनिया भर के पारिस्थितिकीविदों के साथ फीडबैक और नेटवर्किंग सक्षम करें

फोरम सेमिनार अंतरराष्ट्रीय वक्ताओं के प्रतिष्ठित समूह द्वारा आयोजित किए जाते हैं जो उन मुद्दों पर विशेषज्ञों को पर्यावरण-अनुकूल परियोजनाएं पेश करने जा रहे हैं।

मैं आपको 5 मई से पहले वापस भेजने के लिए एक पंजीकरण फॉर्म भेज रहा हूं। शुल्क में प्रति व्यक्ति ₤65 शामिल है।

हमारे मंच पर इतने प्रतिष्ठित सदस्यों के समूह के साथ आपसे मिलना मेरे लिए सौभाग्य की बात होगी।

सादर
रॉबर्ट बेकर
मंच सचिव
दूरभाष. 777-XXX-777
[ईमेल सुरक्षित]

अंग्रेजी और रूसी में व्यावसायिक पत्राचार के बीच अंतर

रूसी भाषा	अंग्रेजी भाषा
जटिल क्लिच का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है, जिससे इसे समझना मुश्किल हो जाता है	समझ को सरल बनाने के लिए क्लिच का उपयोग किया जाता है
भावनात्मक रूप से आवेशित शब्दावली का पूर्ण अभाव	इसमें भावनात्मक रूप से आवेशित वाक्यांशों का उपयोग करने की अनुमति है
पत्र का कोई भी भाग प्राप्तकर्ता के साथ व्यक्तिगत संपर्क स्थापित करने के उद्देश्य से नहीं है	पत्र की शुरुआत में व्यावसायिक भागीदारों के साथ संपर्क स्थापित करने के उद्देश्य से वाक्यांश होने चाहिए
"हम-दृष्टिकोण" और "मैं-दृष्टिकोण" दोनों का उपयोग किया जाता है (मैं लिखता हूं - मैं लिखता हूं)	केवल "हम-दृष्टिकोण" ही विशिष्ट है
परिचयात्मक और समापन विनम्र फॉर्मूलेशन के उपयोग की दिशा में बदलाव अभी शुरू हो रहा है	वार्ताकार के प्रति सम्मान, सम्मान, शिष्टाचार की मौखिक अभिव्यक्ति स्पष्ट रूप से प्रकट होती है
पत्र निरंतर पाठ में लिखा गया है	पत्र में कड़ाई से ब्लॉक संरचना है

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार सम्मेलनों के लिए विभिन्न निमंत्रणों, व्यावसायिक परियोजनाओं में भागीदारी, उपकरण खरीदने, उत्पादन में सहयोग या निवेश प्राप्त करने के उदाहरण प्रस्तुत करता है।

दिलचस्प ऑनलाइन अभ्यासों के साथ साइट पर अपनी अंग्रेजी सुधारें। अंग्रेजी भाषण को उन वाक्यांशों में याद रखने की आवश्यकता है जो कई शताब्दियों में विकसित हुए हैं। उसी समय, हमारे मस्तिष्क में एक निश्चित अतिरिक्त केंद्र प्रकट होता है, जो देशी वक्ताओं की मानसिकता की समझ बनाने के लिए जिम्मेदार होता है।