Se coloca una impresión de sello en un documento para... Cuando necesite imprimir en documentos. ¿Qué tipos de sellos existen?

Props 25 “Impresión del sello”. Actualmente, en el trabajo de oficina ruso, para certificar la autenticidad de documentos y certificar copias de documentos en una organización, se utilizan dos tipos de sellos:

· hogar (estampilla o marca ) sello,

· simple impresiones de unidades estructurales (10).

El sello principal de la organización se utiliza para certificar las firmas del titular, sus suplentes, los jefes del servicio financiero, el jefe de contabilidad, su suplente, así como otros funcionarios a quienes se les hayan otorgado los poderes correspondientes mediante poder o por orden del jefe.

El derecho a representar el emblema estatal de la Federación de Rusia en el sello de una organización está determinado por el art. 4 de la Ley Constitucional Federal de 25 de diciembre de 2000 No. 2-FZ "Sobre el emblema estatal de la Federación de Rusia". Las reglas para emitir un sello oficial se establecen en GOST R 51511-2001. Sellos con reproducción del Emblema Estatal de la Federación de Rusia. Forma, dimensiones y requisitos técnicos (modificado No. 1 de 26 de diciembre de 2002).

El elemento principal estampilla El sello es la imagen de un águila bicéfala. El sello oficial certifica las firmas del titular, sus suplentes, los jefes del servicio financiero, el jefe de contabilidad, su suplente, así como los demás funcionarios a quienes se les hayan otorgado las facultades correspondientes.

Los sellos oficiales se colocan en documentos que requieren una identificación especial: los relacionados con la recepción de dinero o bienes materiales, en documentos de identidad, en cartas de garantía y contratos.

El sello oficial también se utiliza para certificar copias de una serie de documentos, por ejemplo: copias de reglamentos, estatutos enviados a organizaciones gubernamentales, copias de decisiones judiciales y algunos otros documentos. Hay una lista de documentos en los que está estampado el sello oficial.

Utilizado en organizaciones no gubernamentales. marca un sello que equivale a una estampilla. El emblema de la organización o la abreviatura de su nombre se coloca en el centro del sello, y alrededor del círculo se indican el nombre completo de la organización y su número de registro estatal (OGRN).

La ubicación de la impresión del sello principal en relación con el título del puesto y la firma personal del funcionario se determina en las Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en los órganos ejecutivos federales (aprobadas por orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones Masivas de Rusia). Federación de fecha 8 de noviembre de 2005 No. 536 y registrada por el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia el 27 de enero de 2006 No. 418). La impresión del sello debe ser claramente legible e incluir únicamente el final del nombre del funcionario que firmó el documento. Imponer un sello a una firma personal es inaceptable (11).

Sellos simples utilizado para la documentación interna de la institución, en copias duplicadas de documentos administrativos, en certificados, pases, al sellar paquetes y bultos. Puede haber varios sellos simples en una institución, organización o empresa. En este caso, en el sello se reproducen dos nombres: organización y unidad estructural: "secretaría", "oficina", "administración", "departamento de personal", "sector de protocolo", "departamento administrativo", etc. A diferencia de los sellos, que tienen forma redonda y tamaños estándar, los sellos simples pueden ser de varios tamaños y formas, no solo redondas, sino también cuadradas, triangulares, ovaladas, etc.

Según la naturaleza de los materiales con los que están fabricados los sellos, se dividen en caucho y metal.

Para marcar la recepción, registro, paso y ejecución de documentos, así como otras marcas de referencia, se utilizará la correspondiente sellos de masilla .

18.5. Marcas en documentos como reflejo de etapas.

su paso y ejecución

Requisito 26 “Copia de marca de certificación” Se utiliza para certificar que una copia de un documento corresponde a su original. La marca se coloca debajo del atributo "Firma" en el margen izquierdo del documento. Los detalles consisten en una inscripción de certificación. Bien(con mayúscula, sin comillas), el título del cargo de quien certificó la copia; firma personal, transcripción de la firma (iniciales, apellido), fecha de certificación.

Las copias de los documentos son certificadas por el jefe de la organización o funcionarios autorizados por él (suplente, jefe de servicios de personal, dirección de oficina, etc.).

Jefe del Sector de Protocolo Firma personal L. I. Ivanov

En la copia de la carta saliente que quede en los asuntos de la empresa, no podrá indicarse la fecha de su certificación y el nombre del cargo de quien certificó la copia.

Al enviar copia a otras organizaciones, la copia de certificación es certificada con el sello de la organización. Al enviar documentos a organizaciones subordinadas, sus copias están certificadas con el sello del departamento (sector) donde se almacena el documento original. En dichas copias, en el lugar donde se proporciona la firma del gerente, se coloca el sello de la administración, oficina, sector de protocolo, etc.

Accesorios 27 « Nota sobre el intérprete" indica la persona que redactó el documento. GOST R 6.30-2003 recomienda solo una forma de diseñar accesorios: las iniciales y apellido del artista, su número de teléfono:

VIRGINIA. petrov

Los detalles están destinados a una pronta comunicación telefónica con el contratista con el fin de obtener aclaraciones y aclaraciones sobre las cuestiones planteadas en el documento. La etiqueta comercial prescribe dirigirse a un funcionario desconocido ya sea por su nombre y patronímico, o por su apellido en combinación con la palabra "Sr." El método de registro de datos propuesto por GOST excluye la posibilidad de la primera opción de dirección (las iniciales no contienen la información necesaria). La segunda opción de dirección (solo por apellido) no siempre es conveniente, especialmente si no se rechaza el apellido del artista (Chernykh, Lominago, Shevchenko, etc.). Por lo tanto, en la utilería está permitido indicar el nombre completo y patronímico del intérprete en lugar de las iniciales (12).

Se coloca una marca sobre el artista en el anverso de la última hoja del documento en la esquina inferior izquierda. El número de teléfono se indica mediante tres grupos de números sin guiones entre ellos.

En las cartas de respuesta, puede indicar no solo un número de teléfono, sino también un número de oficina, si el destinatario de la carta expresa su deseo de reunirse personalmente con la persona que preparó el documento. En cartas de larga distancia, el código de ciudad se indica entre paréntesis antes del número de teléfono de la oficina.

Requisito 28 “Nota sobre la ejecución del documento y envío a archivo” colocado en documentos ejecutados sujetos a cancelación para su posterior almacenamiento y uso con fines de referencia.

La marca de ejecución se coloca en la primera hoja del documento debajo de la marca del ejecutante. Los detalles incluyen los siguientes datos: un enlace a la fecha y el número del documento que indica su ejecución y, en ausencia de dicho documento, una breve información sobre la ejecución, así como las palabras En el caso no. indicando el número de caso en el que se almacenará el documento; firma del ejecutante y fecha de colocación de la marca.

Los resultados de la ejecución se pueden formular de la siguiente manera: “Respuesta enviada, fecha, No.”; “Se dio respuesta oral”; “Teniendo en cuenta al momento de preparar la solicitud”; “El problema se resolvió por teléfono”, etc.

Requisito 29 “Sello al recibir el documento por parte de la organización” pegado a mano o utilizando un numerador especial en la parte inferior derecha del anverso de la primera hoja de los documentos entrantes. Es posible poner una marca en el reverso de la hoja.

Los detalles consisten en el nombre de la organización (o unidad estructural) donde se recibió el documento; la fecha de su recepción y el número de registro entrante. El sello de hora de llegada podrá, en su caso, contener una indicación de horas y minutos. El nombre de la organización suele indicarse de forma abreviada.

03.01.2008 № 001

Props 30 “Identificador de la copia electrónica del documento” es una marca (pie de página) que se coloca en la parte inferior de cada página del documento y contiene el nombre del archivo en el medio informático, código de operador, fecha y otros datos de búsqueda instalados en la organización.

Normalmente, el nombre del archivo refleja su contenido, así como información sobre nombres y fechas. La longitud del nombre del archivo (número de caracteres) está determinada por las características del sistema operativo de la computadora.

Preguntas de prueba para el autoexamen:

1) ¿Qué documentos firma el jefe de la organización y/o sus adjuntos? ¿En qué caso se firman todas las copias de los documentos enviados?

2) ¿En qué caso sólo se firma la primera copia del documento que se envía? ¿Qué marca se coloca en otras copias del documento?

3) Cuéntenos sobre las reglas para registrar el requisito “Firma”.

4) ¿Cuál es el procedimiento para firmar un documento si el funcionario cuya firma está preparada en el borrador del documento está ausente?

5) ¿Cuándo se requieren dos o más firmas en un documento? Dé ejemplos de documentos certificados con dos firmas.

6) ¿Es aceptable utilizar una firma facsímil en un documento original? ¿Qué documentos reglamentarios regulan el uso de fax y firmas electrónicas en documentos?

7) ¿Qué significa aprobación de documento? Nombra los métodos de coordinación.

8) ¿Cómo se coordina el documento si hay varias autoridades externas?

9) ¿Es aceptable la denegación de aprobación? ¿Cómo se requiere la “Visa de Aprobación de Documento” en los casos en que un funcionario no está de acuerdo con el contenido del documento?

10) ¿Qué sellos se utilizan en las oficinas rusas para certificar la autenticidad de los documentos?

11) Cuéntenos sobre las reglas para diseñar los accesorios “Seal Imprint”.

12) ¿Cómo se pueden emitir los detalles “marca sobre el artista intérprete o ejecutante”? Justifica tu respuesta.

Literatura

· Ley Federal de 10 de enero de 2002 No. 1-FZ “Sobre Firma Digital Electrónica”.

· Ley Federal de 27 de julio de 2006 No. 149-FZ “Sobre la información, tecnologías de la información y protección de la información”.

· GOST R 51141-98. Mantenimiento y archivo de registros. Términos y definiciones. - M.: Gosstandart, 1998.

· GOST R 6.30-2003. Sistemas de documentación unificados. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación. - M.: Gosstandart, 2003.

· Instrucciones estándar para el trabajo de oficina en las autoridades ejecutivas federales, aprobadas por Orden del Ministerio de Cultura y Comunicaciones de la Federación de Rusia del 8 de noviembre de 2005 No. 536 y registradas por el Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia el 27 de enero de 2006 N° 418.

· Basakov M.I. Trabajo de oficina [Documentación de apoyo a la gestión]: Libro de texto / M.I. Basakov, O.I. Zamytskova. - 5ª ed., rev. y adicional - Rostov s/f: Phoenix, 2007. - 352 p.

· Berezina N.M., Vorontsova E.P., Lysenko L.M. Trabajo de oficina moderno. - San Petersburgo: Peter, 2004. - 256 p.

· Demin Yu.M. Trabajo de oficina. Elaboración de documentos oficiales / Yu.M. Demin. - San Petersburgo: Peter, 2003. - 220 p.

· Kryukova N.P. Documentación de las actividades de gestión: Libro de texto. prestación. - M.: INFRA-M, 2008. - 268 p.

· Kugusheva T.V. Trabajo de oficina: Libro de texto. subsidio /T.V. Kugusheva. - Rostov s/f.: Phoenix, 2007. - 256 p.

· Novoselov V.I. Fuerza legal del documento //Archivos soviéticos. 1971. N° 1. Págs. 57-63.

· Pshenko A.V., Doronina L.A. Trabajo de oficina: una guía práctica. - M.: Yurait-Izdat, 2004. - 182 p.

· Razdorozhny A.A. Documentación de las actividades de gestión: Libro de texto. prestación. - M.: INFRA-M, 2008. - 304 p.

· Spivak V.A. Documentación de las actividades de gestión (Gestión de oficina). - San Petersburgo: Peter, 2005. - 240 p.

· Chukovenkov A.Yu., Yankovaya V.F. Reglas para la preparación de documentos: Comentario sobre GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentación unificada. Sistema unificado de documentación organizativa y administrativa. Requisitos de documentación." - M.: Editorial. "Perspectiva", 2004. - 216 p.

Sello para documentos: dónde colocarlo ella y lo que debería ser? La respuesta a estas preguntas aparentemente simples se caracteriza por una serie de matices: veámoslos.

¿Qué tipo de sello se debe utilizar para los documentos?

Las organizaciones y empresarios individuales pueden utilizar el siguiente sello para certificar documentos:

• principal;
• unidad estructural;
• especial (por ejemplo, sello para documentos para uso interno).

La legislación de la Federación de Rusia no contiene ninguna clasificación de focas; el uso de las variedades anteriores se ha desarrollado en la práctica.

Necesidad de participación sellos para documentos, diferente al principal, puede deberse a la dificultad de obtener acceso operativo al sello principal por parte de divisiones estructurales de la empresa o empleados específicos. Por lo tanto, se les puede dar la oportunidad de utilizar instrumentos alternativos apropiados para la certificación de documentos.

Desde el punto de vista legal, todos los tipos de precintos utilizados por una empresa son equivalentes si:

• a través de ellos es posible registrar en papel el nombre completo de la empresa, así como su dirección;
• tienen forma redonda;
• el nombre del tipo de sello utilizado (por ejemplo, "Para el departamento de recursos humanos") no contradice el alcance de su uso (es decir, el departamento de recursos humanos no puede certificar documentos del departamento de ventas con su sello).

Si un documento se envía a una agencia gubernamental, debe estar certificado únicamente con el sello principal. El uso de sellos especiales o precintos correspondientes a divisiones estructurales por parte de la empresa en la interacción con socios y contratistas se realiza con su consentimiento.

De acuerdo con las enmiendas introducidas por la Ley N ° 82-FZ del 6 de abril de 2015 a una serie de regulaciones federales, las organizaciones rusas generalmente no están obligadas a utilizar un sello en las relaciones legales, a menos que ciertas normas legales prescriban expresamente lo contrario.

Puede obtener más información sobre los detalles de la aplicación de las normas legales que rigen el uso de sellos por parte de las organizaciones en el artículo.

Pero si la empresa todavía utiliza su propia Sello para documentos: ¿dónde ponerlo? ella, ¿en qué parte de la sábana?

¿En qué parte del documento se coloca el sello?

esta pegado sello para documentos en la mayoría de los casos, junto a la firma de la persona que certificó el documento oficial. Como regla general, la abreviatura "M.P." está presente en el área correspondiente del documento. (lugar para imprimir). Pero si no se proporciona en el formulario original, no debe ingresarlo manualmente.

¿Dónde puedo sellar documentos? en su certificación? Así, en el documento a certificar, el sello deberá colocarse de forma que permita:

• reconocer otros detalles significativos del documento (los nombres de las columnas y la información que contienen);
• certificar la autenticidad de la firma de la persona que verificó el documento.

También es deseable que el sello cubra parcialmente una de las palabras que componen el cargo de quien firma el documento.

Los contratistas, las autoridades fiscales y otras agencias gubernamentales siempre agradecen la impresión en papel lo más clara posible (pero no en negrita).

¿Dónde puedo encontrar muestras de sellos para documentos?

Nuestros especialistas han preparado varias muestras para usted. sellos para documentos, que se utilizan en varios casos. También puedes ver un ejemplo de cómo sellar correctamente un documento.

Resultados

Para optimizar el flujo de documentos, las empresas rusas tienen derecho a utilizar no solo el principal, sino también el adicional. sellos para documentos. Sin embargo, los documentos certificados únicamente con el sello principal deben enviarse a las estructuras oficiales.

Es importante asegurarse de que la estructura de los principales y adicionales. sellos para documentos nombres y direcciones de empresas. Todos los tipos sellos para documentos, utilizado por la empresa para certificarlos, enviado a entidades externas (contrapartes, agencias gubernamentales), debe ser redondo.

¿Dónde se coloca el sello en los documentos? Debe colocarse de tal manera que no cubra otras entradas importantes presentes en el documento.

Puede familiarizarse con otros matices del uso de la impresión al organizar el flujo de documentos en una empresa en el artículo.

Fuerza legal del documento.

En la práctica, muy a menudo los empleados de RR.HH. tienen dudas sobre qué documentos deben aprobarse con el sello del empleador.

Para darle fuerza legal a un documento, deben estar presentes los siguientes detalles obligatorios:

Nombre de la organización y (o) unidad estructural;
- fecha de publicación del documento;
- índice de registro;
- firma.

Para ciertos tipos de documentos, detalles adicionales que les dan fuerza legal son un sello de aprobación, un sello, una marca en la certificación de una copia (cláusula 18 de la Resolución del Ministerio de Justicia de la República de Bielorrusia de 19 de enero de 2009 No. . 4 “Tras la aprobación de las Instrucciones para el trabajo de oficina en órganos gubernamentales y otras organizaciones”).

La firma es un requisito obligatorio que acredita un documento y el sello es adicional. Así, al autenticar un documento, primero hay que firmarlo y luego (si es necesario) certificarlo con un sello. Los documentos aprobados se sellan (si es necesario) después de que se aprueba el documento.

Accesorios "Sello"

El atributo "Sello" se coloca en documentos que requieren una certificación especial de su autenticidad.

Hay 3 tipos de sello: el sello de la organización, el sello de la unidad estructural de la organización, el sello que indica su finalidad prevista (para documentos, etc.). Los sellos de organizaciones se dividen en oficiales (sellos con la imagen del Escudo Estatal de la República de Bielorrusia) y simples.

El procedimiento de uso y responsabilidad para el almacenamiento de sellos debe estar consagrado en los actos legales regulatorios locales de la organización, desarrollados de acuerdo con la legislación de la República de Bielorrusia. La información sobre el uso y almacenamiento de los sellos puede figurar en las instrucciones de gestión de la oficina de la organización o en el reglamento del servicio de personal.

La lista de documentos en los que se coloca el sello la determina la organización de forma independiente, guiada por la legislación de la República de Bielorrusia.

Es necesario sellar los documentos originales y sus copias (para certificar la autenticidad de la copia), incl. facsímil, que certifica los derechos, libertades y (o) intereses legítimos de los ciudadanos, los derechos y obligaciones de las personas jurídicas, autoriza el gasto de fondos y bienes materiales.

La impresión del sello debe incluir parte del cargo de la persona que firmó (aprobó) el documento.

Ejemplo

director del instituto Firma S.A. Sidorov
diputado

¡ES IMPORTANTE! Llamamos la atención de los trabajadores de servicios de personal sobre el hecho de que la forma aproximada del contrato de trabajo, aprobada por Resolución del Ministerio de Trabajo de la República de Bielorrusia de 27 de diciembre de 1999 No. 155 (modificada el 4 de octubre de 2010) , contiene el atributo “Sello”. Al mismo tiempo, la forma aproximada del contrato, aprobada por Resolución del Consejo de Ministros de la República de Bielorrusia de fecha 02/08/1999 No. 1180 (modificada el 19/01/2012), no contiene el " Requisito “Sello”.

Entradas en el libro de trabajo del empleado que deben estar certificadas con un sello.

La primera página (portada) del libro de trabajo, que contiene la información enumerada sobre el empleado, está certificada por la firma del empleador o de un funcionario autorizado y el sello del empleador, y si el empresario individual no lo tiene, por el sello del órgano ejecutivo y administrativo local que registró al empresario individual (segunda parte p. 18 Instrucciones sobre el procedimiento para mantener los registros laborales de los empleados, aprobado por Resolución del Ministerio de Trabajo de la República de Bielorrusia del 09/03/1998 No. 30 (en adelante, Instrucción No. 30)).

Además, los cambios en las entradas en el libro de trabajo sobre apellido, nombre, patronímico, fecha de nacimiento, educación, profesión, especialidad son realizados por el empleador en el último lugar de trabajo sobre la base de documentos que confirman la información relevante, con referencia a su número y fecha (cláusula 38 de la Instrucción No. treinta). En la cubierta interior está escrito un enlace al documento correspondiente, certificado con la firma del empleador o de un funcionario autorizado y el sello del empleador, y si el empresario individual no lo tiene, con el sello del ejecutivo y administrativo local. organismo que registró al empresario.

Para obtener una entrada de muestra en un libro de trabajo, que está certificado por un sello, consulte la sección "Documentación útil" en la página 25.

El cambio de entradas sobre una profesión o especialidad en la primera página (portada) del libro de trabajo en caso de que un empleado reciba una nueva profesión o especialidad se realiza agregando a las entradas existentes sin tachar las ingresadas anteriormente.

Los enlaces a los documentos a partir de los cuales se realizaron las anotaciones correctivas están escritos en la portada interior del libro de trabajo y certificados con la firma del jefe de la organización o de una persona especialmente autorizada por él y el sello de la organización o del sello del departamento de personal.

Al despedir a un empleado, todas las anotaciones sobre el trabajo, premios e incentivos por el éxito en el trabajo, introducidas en el libro de trabajo durante su trabajo, deben estar certificadas con la firma del empleador o de un funcionario autorizado y el sello del empleador (cláusula 45 de Instrucción No. 30).

¿En qué casos es necesario sellar los pedidos?

Las órdenes de la organización no están selladas, ya que la orden es un documento organizativo y administrativo interno (órdenes de contratación, órdenes de baja laboral, órdenes de despido). Las copias de órdenes de empleo y otras copias de documentos personales, los documentos salientes requieren una certificación adecuada, por lo que deben estar sellados.

Por lo tanto, podemos concluir que las copias de solo aquellos documentos que se crean en la propia organización están sujetas a certificación de sello.

Como excepción, se permite realizar y certificar copias de documentos emitidos por otras organizaciones al resolver cuestiones dentro de la competencia de la propia organización. Por ejemplo, una organización tiene derecho a hacer y certificar una copia de un diploma de educación para incluirlo en el expediente personal del empleado, una copia del certificado de nacimiento de un niño y un certificado de derecho a beneficios para presentarlo al departamento de contabilidad con fines contables cuando calcular el impuesto sobre la renta, etc.

Natalia Vladyko, abogada

Además de las leyes sobre LLC y JSC, también se realizaron cambios en una serie de regulaciones que anteriormente preveían la certificación obligatoria de documentos con el sello de la organización. Ahora se coloca un sello solo si está disponible (es decir, si la presencia de un sello se indica en los estatutos de la organización) en los siguientes documentos:

• actuar sobre un accidente laboral (artículo 230 del Código del Trabajo de la Federación de Rusia);
• poder emitido por una organización a un representante (parte 5 del artículo 61 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia, parte 3 del artículo 53 del Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia, parte 2 del artículo 54 de la Ley Federal Ley de 2 de octubre de 2007 No. 229-FZ “Sobre Procedimientos de Ejecución”);
• registro de auditoría (Parte 10, artículo 16 de la Ley Federal de 26 de diciembre de 2008 No. 294-FZ “Sobre la protección de los derechos de las personas jurídicas y de los empresarios individuales en el ejercicio del control (supervisión) y el control municipal";
• certificado de doble almacén (párrafo 9, cláusula 1, artículo 913 del Código Civil de la Federación de Rusia);
• copias de los documentos constitutivos presentados a la autoridad de registro (cláusula 4 del artículo 16 de la Ley Federal de 21 de julio de 1997 No. 122-FZ "Sobre el registro estatal de derechos sobre bienes inmuebles y transacciones con ellos";
• copia del aviso de pago anticipado del impuesto especial sobre la venta de alcohol etílico (cláusula 5, inciso 1, artículo 10.2 de la Ley Federal de 22 de noviembre de 1995 No. 171-FZ “Sobre la regulación estatal de la producción y circulación de alcohol etílico, productos alcohólicos y que contienen alcohol y restricciones al consumo (beber) bebidas alcohólicas");
• declaraciones de cuentas de valores y pagarés hipotecarios sobre el cumplimiento de la obligación garantizada por la hipoteca (párrafo 5, párrafo 3, artículo 16, párrafo 5, párrafo 1, artículo 17, párrafo 2, artículo 25 de la Ley Federal de 16 de julio de 1998 No. 102-FZ “Sobre hipoteca (hipoteca de bienes inmuebles)");
• decisiones sobre la emisión de valores, certificados de valores con grado de emisión; decisiones sobre la emisión de recibos de depósito rusos (cláusula 1 del artículo 17, párrafo 11 de la parte 4 del artículo 18, cláusula 10 del artículo 27.5-3 de la Ley Federal de 22 de abril de 1996 No. 39-FZ “Sobre el Mercado de Valores ”);
• documentos que contengan información sobre la participación de la Federación de Rusia, una entidad constitutiva de la Federación de Rusia o una entidad municipal en el capital autorizado de una entidad jurídica, así como los documentos presentados por los solicitantes para la compra de una propiedad (párrafo 4, párrafo 1, párrafo 1, párrafo 2, artículo 16 de la Ley Federal de 21 de diciembre de 2001 No. 178-FZ “Sobre la privatización de la propiedad estatal y municipal”);
• un poder en nombre de la organización (al apelar las acciones de la autoridad aduanera), una copia del informe de auditoría sobre la confiabilidad de los estados financieros adjunto a la solicitud de inclusión en el registro de operadores económicos autorizados; informar sobre mercancías almacenadas, transportadas, vendidas, procesadas y (o) usadas y sobre operaciones aduaneras realizadas; extractos del sistema de registro de mercancías presentado a los funcionarios de aduanas (parte 6, artículo 39, inciso 6, parte 3, artículo 90, inciso 2, parte 5, artículo 177, inciso 1, artículo 184 de la Ley Federal de 27 de noviembre de 2010 N° 311-FZ “Sobre la regulación aduanera en la Federación de Rusia”) (estos cambios entrarán en vigor a partir del 18 de mayo de 2015);
• poder adjunto a las solicitudes de participación en un concurso abierto, subasta cerrada; poder emitido con el fin de obtener la acreditación de los participantes en una subasta electrónica; solicitud de participación en una subasta cerrada (artículos 51, 61, 88 de la Ley Federal de 5 de abril de 2013 No. 44-FZ “Sobre el sistema de contratación en el campo de la adquisición de bienes, obras y servicios para satisfacer las necesidades estatales y municipales) ”).

Si una organización decide negarse a utilizar un sello, es aconsejable excluir la información al respecto de la carta, aunque la ley no prevé tal obligación. Parece que si los estatutos de la organización mencionan un sello, pero su impresión no está en los documentos enumerados, esto puede convertirse en objeto de disputas y reclamaciones por parte de varias autoridades reguladoras.

Le recordamos: como antes, en los formularios de documentación contable primaria preparados por una organización que no contienen la marca "M.P.", no es necesario colocar un sello (la impresión del sello no es un requisito obligatorio del documento contable primario ( Artículo 9 de la Ley Federal de 6 de diciembre de 2011 No. 402- Ley Federal "Sobre Contabilidad"; cláusula 13 del Reglamento de Contabilidad, aprobado por orden del Ministerio de Finanzas de la Federación de Rusia de 29 de julio de 1998 No. 34 -n. Lo mismo se aplica a los acuerdos celebrados, pero no es necesario sellarlos (ver resolución FAS del Distrito de Moscú del 22 de marzo de 2012 No. A40-62363/11-71-291, resolución del FAS del Distrito de Moscú de diciembre). 23, 2010 No. KG-A40/13774-10, Resolución FAS del distrito Volga-Vyatka de 21 de enero de 2013 No. A28-3218/2012).

Aprendimos en la escuela: un documento sin sello no es válido. Por eso ponemos un sello en casi todos los papeles: no se puede estropear la papilla con aceite. ¿Pero es esto realmente necesario? ¿Qué documentos personales es realmente necesario sellar y cuáles pueden prescindir de él?

Nuestros editores a menudo reciben cartas con preguntas que de una forma u otra están relacionadas con el uso correcto de la impresión del sello. "¿Necesito un sello en un contrato de trabajo?" - pregunta un empresario de Samara. “¿Dónde puedo encontrar una lista de los documentos que deben sellarse?” - pregunta el director de recursos humanos de Moscú. "Accidentalmente puse el sello de otra organización en el libro de trabajo del empleado. ¿Qué debo hacer ahora?" - se queja un oficial de personal de Stavropol. Hoy resolveremos estos y muchos otros problemas.

Conoce el sello

Primero, hablemos un poco de qué es una foca. Se trata de un cliché de goma dura para realizar impresiones en papel para confirmar la autenticidad de un documento. Los requisitos técnicos para los sellos oficiales (su forma, tamaño, texto y símbolos colocados en ellos) se establecen en la norma estatal GOST R 51511-2001*.

* Norma estatal de la Federación de Rusia “Sellos con la reproducción del escudo de armas de la Federación de Rusia” Forma, tamaños y requisitos técnicos (aprobada por Resolución de la Norma Estatal de Rusia del 25 de diciembre de 2001 No. 573-st) .

Los requisitos técnicos para los sellos sin escudo de armas aún no se han establecido en la norma estatal. La legislación casi no dice nada sobre las reglas para el uso de sellos. No está claro, por ejemplo, qué sellos debe tener una organización, en qué casos deben colocarse, quién es responsable de su seguridad, cuántos sellos debe tener una empresa, etc. Todas estas cuestiones quedan a discreción de la dirección de la organización. .
Existen tres tipos de sellos: oficial, equivalente a oficial y simple.

Sellos oficiales(con la imagen del escudo de armas de la Federación de Rusia) se utilizan únicamente en organismos e instituciones gubernamentales. Además, las organizaciones que tienen poderes gubernamentales reciben el sello oficial. Por ejemplo, notarías privadas.

Una sociedad anónima debe tener un sello redondo que contenga el nombre completo de la empresa y su dirección.

Las empresas comerciales utilizan Sellos equivalentes a sellos de timbre. Representan el emblema de la empresa, el logotipo o simplemente el nombre de la empresa. Tanto los sellos como los sellos equivalentes a ellos indican el TIN de la persona jurídica y el número del certificado de registro estatal.

Los empresarios privados también tienen sus propios sellos. En cuanto a su estatus, se consideran equivalentes a los de sello. Pero en dicho sello, en lugar del escudo de armas y el emblema, se encuentran el apellido, el nombre y el patronímico del empresario individual, y también se indica su ubicación, número de identificación fiscal y número de registro.

Sellos, fechadores, facsímiles
Estampilla- Este es un tipo de impresión rectangular con algo de texto. La mayoría de las veces, los sellos se utilizan para poner los detalles de una organización en un documento. Hay sellos que confirman una determinada acción. Por ejemplo, "Pagado", "Insertar emitido".
persona que tiene citas- un dispositivo de estampado para el estampado automático de la fecha. El procedimiento de uso de sellos y fechadores no está regulado por ley, por lo que la organización debe determinarlo de forma independiente.
Facsímil- Se trata de un sello o cliché con cuya ayuda se reproduce la firma de una persona. De conformidad con el artículo 260 del Código Civil, los facsímiles sólo pueden utilizarse de conformidad con el procedimiento establecido por la ley. Sin embargo, tal orden aún no existe. No se pueden colocar faxes en la documentación personal y contable; solo se requiere la firma manuscrita del funcionario. Pero en cartas, certificados, felicitaciones, esto es bastante aceptable.

Se colocan sellos y sellos similares en documentos que requieren una confirmación especial de autenticidad: contratos, cartas y certificados, libros de trabajo, identificaciones de servicio, etc.
Simple Se consideran sellos de las divisiones estructurales de la empresa, sellos para determinado tipo de documentos y sellos. Los hay de diferentes formas: redondos, triangulares, rectangulares y cuadrados. Se colocan en aquellos documentos que no requieren una confirmación especial de autenticidad (certificados, pases, copias, etc.).

Los requisitos técnicos para los sellos sin escudo de armas aún no se han fijado en la norma estatal.

¿Dónde debo colocar la impresión del sello?

La impresión del sello debe ubicarse en la parte inferior del documento, al lado de la firma del funcionario. Tenga en cuenta: el sello se coloca de tal manera que cubra parcialmente la palabra que denota el puesto, pero no termina en la firma y transcripción de la firma.

Algunos documentos tienen una marca especial "M.P." (lugar de impresión). Si lo hay, hay una cosa menos de qué preocuparse: colocar la impresión directamente sobre él. Letras "M.P." están presentes en la portada del libro de trabajo, en los documentos contables y en los formularios de certificado.

¿Para qué sirve el sello?

El sello confiere fuerza jurídica al documento: confirma la autenticidad de la firma del funcionario. Pero no todos los documentos personales requieren estos detalles. Lamentablemente, la legislación actual no define claramente qué papeles deben sellarse y qué tipo de sello. Basado en la práctica establecida, hemos compilado una lista de documentos personales certificados por un sello en organizaciones comerciales. Se presenta en la tabla de la página 33.
El sello certifica no solo los documentos de personal, sino también los documentos contables (pedidos, registros, estimaciones), así como los documentos constitutivos de la organización, un convenio colectivo y varios convenios. Los documentos no mencionados en esta lista no requieren certificación con sello.

No es necesario sellar las cartas escritas en formularios (excepto garantías).

¿Qué documentos debo poner en qué sellos?

Certificamos documentos según las normas.

Por supuesto, no pasará nada malo si por error pone un sello en una orden o carta de personal. Pero si no certifica un documento que realmente lo necesita (por ejemplo, un contrato), las consecuencias pueden ser muy nefastas. Tal acuerdo no tendrá fuerza legal y lo más probable es que el tribunal no lo considere como prueba.
Para evitar tales problemas, le recomendamos que defina claramente el procedimiento para utilizar la impresión a nivel local. Primero necesitas determinar Desplazarse documentos de la empresa en los que deberá poner un sello. Entonces necesitas hacer instrucciones de uso sellos, en que escribir, cuando poner un sello equivalente a una estampilla, y cuando poner uno simple, como se usan los sellos, si la organización los tiene. Especifique por separado dónde se almacenará el sello y quién será el responsable de su almacenamiento (esta cuestión generalmente la decide el jefe de la organización).

Es recomendable hacer de esta instrucción, junto con el listado, un anexo a las instrucciones generales para la gestión administrativa de su empresa, y en su defecto, un documento aparte o un complemento al estatuto. En el futuro, si es necesario certificar un documento con un sello que no está especificado en la ley local, el jefe de la organización emite una orden especial al respecto. La lista de documentos certificados por el sello se puede complementar con el tiempo.

Las instrucciones de uso de los precintos deben especificar el procedimiento para destruir los precintos obsoletos.

Sello en el libro de trabajo.

Por separado, es necesario decir sobre la impresión del sello en el libro de trabajo del empleado. El procedimiento para completar los libros de trabajo está claramente establecido en dos normas: las Reglas para mantener y almacenar los libros de trabajo* y las Instrucciones para completar los libros de trabajo**, que deben seguirse estrictamente. Habiendo estudiado estos documentos, concluimos: solo hay tres casos en los que el sello de una organización o servicio de personal se coloca en el libro de trabajo de un empleado (se puede utilizar cualquiera de ellos):
- durante el registro inicial del libro - en la portada;
- al cambiar los datos personales de un empleado - en el interior de la portada;
- al momento del despido - después de registrar el despido en el apartado “Información laboral”.
* Aprobado por Decreto del Gobierno de la Federación de Rusia del 16 de abril de 2003 No. 225.
** Aprobado por Decreto del Ministerio de Trabajo y Desarrollo Social de la Federación de Rusia de 10 de octubre de 2003 No. 69.

Además, hay un caso en el que es necesario poner un sello en el libro de trabajo, si el empleado recibe un encarte. Este sello se coloca en la portada interior del libro o en la portada y es una impresión rectangular con las palabras "Insertar emitido".

Larisa SANKINA ,

Profesor asociado, Departamento de Ciencia Documental, Universidad Estatal Rusa de Humanidades:

Lamentablemente, ninguna de las normas que regulan el trabajo con libro de registro de trabajo habla de cómo cancelar un sello colocado incorrectamente (por ejemplo, el sello de otra organización). Mientras tanto, un error de este tipo puede plantear dudas entre las autoridades del Fondo de Pensiones a la hora de asignar una pensión a un empleado. Creemos que se puede corregir de la misma manera que una entrada incorrecta en la sección "Información laboral" del libro de trabajo. Después de la última entrada, coloque el siguiente número de serie y escriba que el sello de tal o cual organización se colocó incorrectamente. Por ejemplo: “El sello de la sociedad anónima abierta Gloria estaba colocado incorrectamente”. Luego coloque el correcto al lado de este sello.
Es posible que un empleado con dicha marca en el libro de trabajo aún tenga que confirmar el período de trabajo en su organización con copias de los pedidos. Por lo tanto, proporcione al empleado las copias necesarias cuando se vaya.

• Gestión de registros de personal y Derecho Laboral.