Con el concepto de “copia oculta”, aprendemos a no hacer estupideces. Frases útiles para correspondencia comercial Y si no envías nada, ¿qué pasará entonces? no quiero confirmar nada
Hoy en día, los tribunales suelen aceptar la correspondencia electrónica como prueba escrita. Sin embargo, para ello, debe tener fuerza legal. Mientras tanto, aún no se han desarrollado reglas y métodos claros y uniformes para determinar la legitimidad de la correspondencia virtual, lo que genera una gran cantidad de problemas.
Veamos varias formas de otorgar fuerza legal a los correos electrónicos.
Atrás quedaron los días en que el único medio de comunicación eran las cartas escritas en papel. El desarrollo de las relaciones económicas entre entidades económicas ya no es concebible sin el uso de la tecnología de la información. Esto es especialmente cierto cuando las contrapartes están ubicadas en diferentes ciudades o incluso países.
La comunicación a través de comunicación electrónica ayuda a reducir los costos de material y también le permite desarrollar rápidamente una posición común sobre temas específicos.
Sin embargo, esos avances no deben considerarse sólo desde el lado positivo. A menudo surgen diversas disputas entre sujetos de relaciones económicas; para resolverlas, recurren a los tribunales. El tribunal toma una decisión basándose en una evaluación de las pruebas aportadas por las partes.
Al mismo tiempo, se analiza la relevancia, admisibilidad, confiabilidad de cada prueba por separado, así como la suficiencia e interconexión de las pruebas en su totalidad. Esta regla está consagrada tanto en el Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia (cláusula 2 del artículo 71) como en el Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia (cláusula 3 del artículo 67). En el proceso de determinar la admisibilidad y confiabilidad de las pruebas aportadas, el tribunal a menudo hace preguntas cuya solución afecta significativamente el resultado del caso.
El uso de la gestión de documentos electrónicos en las relaciones entre entidades comerciales está regulado por las normas del Código Civil de la Federación de Rusia. En particular, en el apartado 2 del art. 434 establece: un acuerdo por escrito puede celebrarse mediante el intercambio de documentos mediante comunicación electrónica, lo que permite establecer de manera confiable que el documento proviene de una de las partes del acuerdo.
De conformidad con el apartado 1 del art. 71 Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia y párrafo 1 del art. 75 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia, la prueba escrita es correspondencia comercial que contiene información sobre circunstancias relevantes para la consideración y resolución del caso, realizada en forma de registro digital y recibida mediante comunicación electrónica.
Para utilizar documentos electrónicos en procedimientos judiciales se deben cumplir dos condiciones. En primer lugar, como ya se indicó, deben tener fuerza legal. En segundo lugar, el documento debe ser legible, es decir, debe contener información que sea generalmente comprensible y accesible a la percepción.
Este requisito se deriva de las reglas generales del procedimiento judicial, que presuponen la inmediatez de la percepción por parte de los jueces de la información procedente de las fuentes de prueba.
A menudo, el tribunal se niega a admitir como prueba en el caso correspondencia electrónica que no cumple con las condiciones anteriores y posteriormente toma una decisión que no satisface los requisitos legales del interesado.
Consideremos las principales formas de legitimar la correspondencia electrónica antes y después del inicio del procedimiento.
Trabajar con un notario
Si el proceso aún no ha comenzado, luego, para darle fuerza legal a la correspondencia electrónica, es necesario involucrar a un notario. En el apartado 1 del art. 102 de los Fundamentos de la legislación sobre notarios (Fundamentos) establece que, a solicitud de las partes interesadas, un notario proporciona las pruebas necesarias ante un tribunal o ante un órgano administrativo si hay motivos para creer que la aportación de pruebas resultará posteriormente imposible o difícil. Y en el apartado 1 del art. 103 de los Fundamentos establece que, para obtener pruebas, el notario inspecciona las pruebas escritas y materiales.
Según el apartado 2 del art. 102 Fundamentalmente, un notario no aporta prueba en un caso que, en el momento en que los interesados contactan con él, se encuentra en trámite ante un tribunal o un órgano administrativo. En caso contrario, los tribunales reconocen como prueba inaceptable la correspondencia electrónica notariada (Resolución de la Novena AAS de 11 de marzo de 2010 No. 09AP-656/2010-GK).
Vale recordar que, con base en la Parte 4 del art. 103 Fundamentos, la aportación de prueba sin notificar a una de las partes e interesados se realiza únicamente en casos urgentes.
Para la inspección de pruebas se elabora un protocolo que, además de una descripción detallada de la actuación del notario, también debe contener información sobre la fecha y lugar de la inspección, el notario que realiza la inspección, los interesados que participan en la misma. y también enumere las circunstancias descubiertas durante la inspección. Los propios correos electrónicos se imprimen y se guardan con un protocolo, que es firmado por las personas que participan en la inspección, por un notario y sellado con su sello. En virtud de la Resolución del Tribunal Supremo de Arbitraje de la Federación de Rusia de 23 de abril de 2010 No. VAS-4481/10, se reconoce como prueba apropiada el protocolo notarial para la inspección de un buzón de correo electrónico.
Actualmente, no todos los notarios brindan servicios de certificación de correos electrónicos y su costo es bastante elevado. Por ejemplo: uno de los notarios de Moscú cobra 2 mil rublos por una página de la parte descriptiva del protocolo.
La persona interesada en aportar pruebas se dirige a un notario con la solicitud correspondiente. Debe indicar:
- pruebas que deben obtenerse;
- las circunstancias que se sustentan en esta evidencia;
- los motivos por los cuales se requiere evidencia;
- en el momento de contactar a un notario, el caso no está siendo procesado por un tribunal de jurisdicción general, un tribunal de arbitraje o un órgano administrativo.
Los notarios inspeccionan el contenido de un buzón de correo electrónico de forma remota, es decir, utilizan el acceso remoto a un servidor de correo (puede ser el servidor de un proveedor que proporciona un servicio de comunicación electrónica bajo un contrato; un servidor de correo de un registrador de nombres de dominio o un servidor de correo de Internet gratuito), o directamente desde el ordenador del interesado, en el que esté instalado un programa de correo electrónico (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, etc.).
Durante una inspección remota, además de la solicitud, el notario puede necesitar permiso del registrador de nombres de dominio o del proveedor de Internet. Todo depende de quién respalda exactamente el funcionamiento de los buzones de correo o del servidor de correo electrónico según el contrato.
Certificación del proveedor.
Resoluciones de la Novena AAS de 06/04/2009 No. 09AP-3703/2009-AK, de 27/04/2009 No. 09AP-5209/2009, FAS MO de 13/05/2010 No. KG-A41/4138 -10 estipulan que los tribunales también reconocen la admisibilidad de la correspondencia electrónica, si está certificada por el proveedor de servicios de Internet o el registrador de nombres de dominio que son responsables de administrar el servidor de correo.
El proveedor o registrador de nombres de dominio certifica la correspondencia electrónica a solicitud de un interesado sólo si administra el servidor de correo y tal derecho está especificado en el contrato de servicio.
Sin embargo, el volumen de correspondencia electrónica puede ser bastante grande, lo que a su vez puede complicar el proceso de presentación de documentos en papel. En este sentido, el tribunal a veces permite el suministro de correspondencia electrónica en medios electrónicos. Así, el Tribunal de Arbitraje de la Región de Moscú, mediante Decisión de 1 de agosto de 2008 en el caso No. A41-2326/08, se refirió a la admisibilidad de la correspondencia electrónica entregada al tribunal en cuatro CD.
Pero al considerar el caso en instancia de apelación, la Décima AAC, mediante Resolución de 09/10/2008 en el expediente No. A41-2326/08, reconoció como infundada la referencia a la correspondencia electrónica y anuló la decisión del tribunal de primera. caso, indicando que el interesado no presentó ningún documento previsto en el acuerdo de partes celebrado.
Por lo tanto, los correos electrónicos relacionados con el tema de la disputa deben presentarse al tribunal por escrito y todos los demás documentos pueden presentarse en medios electrónicos.
Confirmar el contenido de las cartas haciendo referencia a ellas en correspondencia impresa posterior ayudará a probar los hechos declarados en la correspondencia virtual. El uso de otras pruebas escritas se refleja en la Resolución de la Novena AAS de 20 de diciembre de 2010 No. 09AP-27221/2010-GK. Mientras tanto, el tribunal, al considerar el caso y valorar las pruebas aportadas por las partes, tiene derecho a no considerar admisible la correspondencia en papel con enlaces a correspondencia electrónica.
Sólo lo tiene en cuenta y toma una decisión basada en un análisis exhaustivo de todas las pruebas presentadas.
Obtenga ayuda de un experto
Si el proceso ya ha comenzado, entonces para dar fuerza legal a la correspondencia electrónica es necesario ejercer el derecho a atraer a un perito. En el apartado 1 del art. 82 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia estipula que para aclarar cuestiones que surgen durante la consideración de un caso que requieren conocimientos especiales, el tribunal de arbitraje designa un examen a solicitud de una persona que participa en el caso, o con el consentimiento de las personas que participan en el mismo.
Si la designación de un examen está prescrita por ley o un contrato, o es necesaria para verificar una solicitud de falsificación de las pruebas presentadas, o si es necesario un examen adicional o repetido, el tribunal de arbitraje podrá designar un examen por propia iniciativa. La designación de un examen con el fin de verificar las pruebas presentadas también está prevista en el art. 79 Código de Procedimiento Civil de la Federación de Rusia.
En la petición para designar un examen forense, es necesario indicar la organización y los peritos específicos que lo llevarán a cabo, así como el conjunto de cuestiones por las cuales el interesado decidió acudir al tribunal para ordenar un examen. Además, se debe proporcionar información sobre el costo y el momento de dicho examen y se debe depositar ante el tribunal el monto total para pagarlo. El perito involucrado deberá cumplir con los requisitos establecidos para él en el art. 13 de la Ley federal "sobre las actividades de los peritos forenses estatales en la Federación de Rusia".
El adjunto al material del caso como prueba de la opinión de un experto sobre la autenticidad de la correspondencia electrónica está confirmado por la práctica judicial (Decisión del Tribunal de Arbitraje de Moscú de fecha 21 de agosto de 2009 en el caso No. A40-13210/09-110-153; Resolución del Servicio Federal Antimonopolio de la Región de Moscú de fecha 20/01/2010 No. KG-A40 /14271-09).
Basado en el contrato
En el apartado 3 del art. 75 del Código de Procedimiento de Arbitraje de la Federación de Rusia señala que los documentos recibidos mediante comunicación electrónica se reconocen como prueba escrita si así se especifica en el acuerdo entre las partes. En este sentido, es necesario indicar que las partes reconocen la misma fuerza jurídica a la correspondencia y a los documentos recibidos por fax, Internet y otros medios de comunicación electrónicos que los originales. En este caso, el acuerdo debe especificar la dirección de correo electrónico desde donde se enviará la correspondencia electrónica y la información sobre la persona autorizada para realizarla.
El contrato debe estipular que la dirección de correo electrónico designada será utilizada por las partes no solo para la correspondencia laboral, sino también para la transferencia de los resultados del trabajo, lo cual está confirmado por la posición del Servicio Federal Antimonopolio de la Región de Moscú en la Resolución No. KG- A40/12090-08 de 12 de enero de 2009. El Decreto de la Novena AAS de 24 de diciembre de 2010 No. 09AP-31261/2010-GK enfatiza que el contrato debe estipular la posibilidad de utilizar el correo electrónico para aprobar especificaciones técnicas y realizar reclamaciones sobre la calidad de los servicios prestados y los trabajos realizados.
Además, las partes podrán estipular en el contrato que las notificaciones y mensajes enviados por correo electrónico sean reconocidos por ellas, pero deberán ser confirmados adicionalmente dentro de un plazo determinado por mensajería o correo certificado (Resolución de la Decimotercera AAC de 25 de abril de 2008 No. A56 -42419/2007).
En resumen, podemos decir que hoy en día existe la práctica de que los tribunales utilicen la correspondencia electrónica como prueba escrita. Sin embargo, teniendo en cuenta los requisitos de la legislación procesal en materia de admisibilidad y fiabilidad de la prueba, el tribunal sólo tiene en cuenta la correspondencia virtual si tiene fuerza legal.
En este sentido, surgen una gran cantidad de problemas, ya que aún no se ha formado una metodología unificada para determinar la legitimidad de la correspondencia electrónica. Se consagra el derecho de una parte interesada a acudir a un notario para obtener pruebas, pero no existe ninguna ley reglamentaria del Ministerio de Justicia de la Federación de Rusia que regule el procedimiento para la prestación de dichos servicios por parte de los notarios. Como resultado, no existe un enfoque único para determinar su valor y formar un mecanismo claro para implementar este derecho.
Hay varias formas de otorgar fuerza legal a la correspondencia electrónica para presentarla como prueba ante un tribunal: obtener la correspondencia electrónica ante un notario, la certificación de un proveedor de Internet, mediante referencia a los correos electrónicos en correspondencia en papel posterior, así como la confirmación de su autenticidad por examen forense.
Un enfoque competente para el suministro oportuno de correspondencia electrónica como prueba escrita permitirá a las entidades comerciales restablecer plenamente sus derechos violados al resolver disputas.
Enviamos decenas de correos electrónicos todos los días. A veces se trata de mensajes muy breves, por ejemplo: “¿Vamos a almorzar?” A veces, con la ayuda de la cual presenta su negocio o sitio web. Cuando hay muchas letras y poco tiempo, empezamos a apresurarnos y a cometer errores. Suele ser trivial, como un error tipográfico, pero a veces suceden cosas que pueden dañar gravemente su reputación y estropear su relación con un cliente o empleado.
Esto se puede evitar, sólo hay que ser sereno y conocer algunos errores. Estos son los errores más comunes que se cometen al enviar correos electrónicos. Lea atentamente y recuerde que primero debe hacer una breve pausa, verificar si todo está en orden y solo luego hacer clic en el botón "Enviar".
Estás escribiendo la dirección incorrecta
El error más común y desagradable. Imagina que quieres enviar fotos bastante personales a un amigo, pero automáticamente escribes la dirección de tu jefe o cliente. Y sólo después de que sale la carta te das cuenta con horror de lo que acaba de suceder. Si nos sirve de consuelo, todos nos hemos encontrado al menos una vez en la vida en esta situación: los abogados enviaron documentos confidenciales a la parte contraria, los diseñadores enviaron diseños de sitios web al cliente equivocado, etc. Pero cuando esto nos sucede a nosotros, parece que el suelo desaparece bajo nuestros pies.
Afortunadamente, muchos servicios de correo electrónico, como por ejemplo Gmail, tienen esta función. Enciéndelo y especifica un intervalo de tiempo largo; es más silencioso, ¿sabes?
Te olvidaste del archivo adjunto
Escribiste que se adjuntaba cierto archivo a la carta, pero olvidaste adjuntarlo. Otro error común que muchas veces lleva a malentendidos y disculpas. Por un lado, está bien, nadie es perfecto, pero es mejor comprobarlo todo primero y sólo después enviar la carta. Y para evitar preguntas por parte del destinatario, recomendamos enumerar todos los archivos adjuntos directamente en el cuerpo de la carta. Por ejemplo, así:
¡Hola Máximo! Te envío varios archivos, se adjuntan:
Acuerdo de servicio
GIF con un gato
No piensas en el diseño.
Te saludan, como recordarás, por su ropa. Si desea evitar que su correo electrónico le dé ganas de eliminarlo inmediatamente, trabaje en su formulario. Dicen que hay que dedicarle tanto tiempo como al contenido. Afortunadamente, hoy es fácil. Para hacer esto, recomendamos usar la aplicación Wix ShoutOut, seleccionar una plantilla adecuada y agregarle su texto. No se requieren conocimientos especiales, sólo asegúrese de que todo luzca limpio y hermoso. Por cierto, una buena newsletter tiene sus propios secretos y reglas, por eso te recomendamos leer a nuestro director de email marketing. No me agradezcas.
No especificas el asunto de la carta.
El tema de la carta desempeña aproximadamente la misma función que el título del texto. Aparece junto a tu nombre, el destinatario lo ve y comprende lo que le enviaste: una factura, resultados de una reunión, oferta de trabajo, diseño del sitio web, etc. Recuerde que el tema debe estar claramente formulado para que, si es necesario, una persona encuentre rápidamente su carta y convincente para que se interese, si hablamos de, digamos, un boletín. No hace mucho escribimos sobre cómo, si lo has olvidado, vale la pena volver a leerlo.
No guardas borradores
Si le gusta escribir cartas en editores de texto, guárdelas con frecuencia; de lo contrario, terminará escribiendo una carta todo el día y, de repente, su computadora se congela y todo desaparece. O escriba directamente al servicio de correo; luego todos sus bocetos se guardarán automáticamente en la carpeta "Borradores".
estas siendo grosero
La cortesía en la correspondencia no es menos importante que en la vida. Estas son las reglas básicas que todos deben seguir:
Agradezca siempre al remitente la carta, especialmente si ve que hizo un buen trabajo. ¿Recuerdas cuando a todos nos enseñaban palabras “mágicas” cuando éramos niños? No los olvidemos, aunque seamos adultos.
Mantenga la calma, incluso si el asunto es extremadamente urgente e importante. El nerviosismo y los reproches definitivamente no conducirán a nada bueno.
Comienza y termina tu carta con frases comunes. El grado de formalidad dependerá de con quién se corresponda. Si se trata de su jefe o simplemente de una persona oficial, no utilice "Hola", "Adiós" o "Besos". Y viceversa, si le escribes a un colega o amigo, puedes prescindir del tradicional "Atentamente".
No corriges el texto.
Los errores tipográficos pueden arruinar toda la impresión, así que vuelva a leer atentamente la carta escrita, preferiblemente varias veces. Si tienes dudas sobre ortografía o sintaxis, accede a Gramotu.ru. Es mejor medir siete veces, es decir, verificar, que luego disculparse por los errores tipográficos y demostrar que realmente sabe leer y escribir.
Y por cierto: si tiene miedo de enviar accidentalmente una carta sin terminar, primero escriba el texto completo y solo luego escriba la dirección del destinatario.
No estás poniendo a las personas adecuadas en la copia de la carta.
Averigüemos quién podría recibir realmente su carta. El campo Para es el destinatario principal. Campo "Ss": la persona que recibirá la copia. No está directamente relacionado con el tema que se está discutiendo, pero quiere o necesita ser consciente. El campo "CCO" son los destinatarios ocultos. Los agregas, pero el destinatario principal no los ve. Y aquí hay que tener cuidado: puedes confundir CC y CCO, y entonces el destinatario pensará que lo están espiando.
Tenga en cuenta que es importante que algunas personas estén conscientes de lo que está sucediendo. No querrás escuchar reproches como “¡¿Cómo no pudiste agregarme a la copia?! ¡Trabajé en este proyecto durante dos meses! En caso de duda, agregue a todos los que tengan algo que ver con la pregunta. Tal vez no todos estén contentos de que los distraigan, pero no habrá quejas en su contra.
no te suscribes
Escribiste "Atentamente, Masha" y crees que todo está en orden, pero el destinatario de la carta se sienta y se pregunta qué tipo de Masha es esta. ¿De la imprenta? ¿O tal vez un ilustrador? Para evitar dejarlo adivinando, configura una firma y se agregará automáticamente al final de cada uno de tus mensajes. Asegúrese de incluir su nombre y apellido, nombre de la empresa, puesto e información de contacto, como Skype o número de teléfono. Puede agregar una dirección; aunque se trata de publicidad, es discreta.
Estás eligiendo el momento equivocado
Escribir cartas por la noche no es una buena idea. Primera razón: probablemente esté terriblemente cansado durante el día, no piense muy bien y corre el riesgo de cometer todos los errores anteriores. Segunda razón: la avalancha de correo de la mañana enterrará su carta de medianoche y el destinatario definitivamente no la verá en un futuro próximo. Y tercero: aparentemente no tienes nada mejor que hacer si escribes cartas comerciales a las tres de la mañana.
Nuestro consejo: si no ha pasado nada Importante o Urgente, envía mensajes de lunes a viernes y en horario laboral, como toda persona normal.
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Las siguientes expresiones se utilizan con mayor frecuencia para escribir correos electrónicos formales:
1. Si queremos adjuntar algún archivo, entonces indicamos:
Por favorencontraradjunto– Por favor aceptar como archivo adjunto
Por favor encontrar adjunto mi reanudar. – Por favor aceptar como archivo adjunto mi resumen.
Por favor encontrar adjunto fotos de el conferencia. – Por favor aceptar como archivo adjunto fotos de la conferencia.
2. Si queremos reenviar (redireccionar) una carta, usamos la expresión:
he reenviado ________ A usted. – Te envié ________.
estoy reenviando ________ A usted. - Te estoy enviando _______.
he reenviadoEl currículum de Bill para ti. –I redirigido A usted resumen Factura.
estoy reenviandoEl correo electrónico de John para ti. –estoy reenviando A ustedEl correo electrónico de Juan.
3. Si queremos etiquetar a alguien en una copia de la carta, usamos la expresión:
(nombre) en este correo electrónico |
– He anotado (nombre) en la copia de este correo electrónico.
I` ve cc` d Omar en este correo electrónico. – Marqué a Umar en la copia de este correo electrónico.
* Hemos copiado a Umar. amantenera élenelbucle. – Hemos anotado a Umar en la copia de la carta para mantenerlo informado.
Por favor mantenme informado. –Por favor, sostener a mí V curso.
4. La siguiente expresión ayudará a cerrar la carta:
Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo. – Si tiene alguna pregunta, por favor póngase en contacto conmigo.
Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto conmigo.
Atentamente,
John –
Si tiene alguna pregunta, por favor póngase en contacto conmigo.
Atentamente,
John
5. Para finalizar la carta, utilizamos las siguientes expresiones:
Espero con ansias | escucharEn gdetú- Esperando una respuesta tuya. encontrarseEn gtú- Espero conocerte. suresponder- En espera de su respuesta. |
Esperar + verbo + En g- esperar)
Para finalizar un correo electrónico utilizamos las siguientes expresiones:
AmableSaludos (Saludos) – Mis mejores deseos, saludos cordiales.
CálidoDeseos — Los mejores deseos
TuyoRealmente– Atentamente, con todo respeto.
Broma inglesa
El camarero del restaurante barato intentó entablar conversación con el hombre que estaba a su lado en el mostrador.
"Espantoso hechizo de lluvia, como una inundación".
"¿La inundación?" El tono fue cortés, pero inquisitivo.
"El diluvio: Noé, el Arca, el monte Ararat".
El otro mordió media rebanada de pan, meneó la cabeza y murmuró entre dientes:
"Todavía no he leído el periódico de hoy".
La mayoría de los clientes de correo electrónico, incluidos Gmail, correo.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, le permite colocar varios destinatarios en Una copia(en inglés se acepta la abreviatura SS), o Cco (CCB). EN Copias los destinatarios pueden ver las direcciones de otras personas. En el segundo caso, se oculta la identidad de destinatarios adicionales.
Agregar la dirección de un destinatario
Para especificar los destinatarios del correo electrónico, ingrese su dirección de correo electrónico en el campo A quien (Eso):Algunos clientes de correo electrónico le permiten simplemente ingresar su nombre de usuario en un campo, que luego el programa completa automáticamente.
Si utiliza este campo para enviar correo electrónico a varias personas, cada una de ellas podrá ver la lista completa de otros destinatarios.
Cómo crear una copia de un correo electrónico
Campo CC o Copiar utilizado para intercambiar mensajes electrónicos de una manera más indirecta que el campo A quien. Si no se dirige directamente a la persona en su correo electrónico, pero le gustaría que esa persona siga la conversación en el hilo del correo electrónico o simplemente esté al tanto del tema, el campo Copiar sería una gran opción. El destinatario, que se encuentra en Copias cartas, recibe en su buzón una carta no leída, igual a la que fue colocada en el buzón A quien; la única diferencia es a quién le dirige la carta primero en el cuerpo de su correo electrónico. En el mundo profesional, enviar correo a Copias se utiliza ampliamente y sirve para mantener informados a los colegas sobre diversos eventos y temas.Puede enumerar los destinatarios de correo electrónico simplemente ingresando una lista de direcciones en el campo Copiar, que generalmente se encuentra inmediatamente debajo del campo A quien. Todos los miembros de esta cadena de destinatarios podrán ver los nombres y direcciones de correo electrónico de todos los demás destinatarios:
Cómo hacer BCC en un correo electrónico
Cada cliente de correo electrónico (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo, etc.) permite al remitente de un correo electrónico llegar a un gran número de personas sin exponer su información a otros usuarios de la cadena de correo electrónico. Esta función se llama BCC o copia oculta. Puede ocultar los destinatarios ingresando sus direcciones en el campo copia oculta en lugar de usar campos A quien Y Copiar:Puede utilizar esta función para correos electrónicos individuales y grupales. Esto es especialmente útil si desea mantener la privacidad de sus contactos, protegerlos del spam y correos electrónicos no deseados o simplemente si no desea que sus destinatarios sepan quién recibió el mismo mensaje.
Campo copia oculta no siempre está disponible de forma predeterminada para todos los clientes de correo electrónico. Por ejemplo, en panorama Tendrás que ir a Opciones para acceder a la configuración; V pájaro trueno deberá seleccionar esta función en el menú desplegable; V Gmail necesito presionar un boton Copiar Y copia oculta; V Correo en vivo de Windows Deberá presionar las teclas simultáneamente Alt. + B.
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¿Qué es el correo electrónico? En el mundo empresarial moderno esto es:
- Tu cara. Es con la ayuda del correo electrónico que se puede crear una imagen positiva ante los ojos de la contraparte o estropear la primera impresión.
- Tu herramienta de trabajo. Gran parte de la comunicación con el mundo exterior se realiza a través del correo electrónico. Por lo tanto, si dominas este instrumento, podrás hacer tu vida mucho más fácil.
- Una distracción poderosa. El mundo exterior intenta llegar a usted, distraerlo y desviarlo a través del correo electrónico.
Desde esta perspectiva, veamos cómo trabajar con el correo electrónico. Comencemos con algo simple.
Formatear una carta
Utilizo el cliente de correo electrónico Mozilla Thunderbird, así que lo usaré como ejemplo. Creemos una nueva letra y vayamos de arriba a abajo por la lista de campos.
A quien. Copiar. copia oculta
Puede que algunos no lo sepan, pero "Para" en Mozilla se puede cambiar a "Cc" o "Cco".
- A quien: escribimos el destinatario principal o varios destinatarios separados por punto y coma.
- Copiar: le escribimos a alguien que debería leer la carta, pero de quien no esperamos reacción.
- copia oculta: le escribimos a alguien que debería leer la carta, pero que debería permanecer desconocido para los demás destinatarios de la carta. Es especialmente apropiado utilizarlo para el envío masivo de cartas comerciales, como notificaciones.
Equivocado en envíos masivos, indique los destinatarios utilizando los campos “Copiar” o “Para”. Varias veces al año recibo cartas que enumeran entre 50 y 90 destinatarios en el campo "Cc". Hay una violación de la privacidad. No todos sus destinatarios necesitan saber con quién más está trabajando en un tema similar. Es bueno que se trate de personas que se conocen. ¿Qué pasa si hay empresas competidoras en la lista que no se conocen entre sí? Como mínimo, debe estar preparado para explicaciones innecesarias y, como máximo, para poner fin a la cooperación con uno de ellos. No lo hagas de esta manera.
Asunto de la carta
Los servicios de correo profesionales suelen escribir (a veces con sensatez) sobre la importancia del asunto del correo electrónico en sus blogs corporativos. Pero la mayoría de las veces estamos hablando de cartas de ventas, donde el asunto de la carta resuelve el problema "hay que abrir el correo electrónico".
Estamos discutiendo la correspondencia comercial diaria. Aquí el tema resuelve el problema de que “la carta y su autor deben ser fácilmente identificados y luego encontrados”. Además, su diligencia volverá a usted en forma de karma de numerosas cartas de respuesta, solo con prefijos. Re: o adelante, entre los cuales tendrás que buscar la letra deseada sobre el tema.
Veinte cartas es el volumen de correspondencia de un día para un directivo intermedio. No me refiero en absoluto a empresarios y dueños de negocios; su número de cartas a veces se sale de escala, llegando a 200 o más por día. Por eso una vez más: no envíes correos electrónicos con un asunto vacío.
Entonces, ¿cómo formular correctamente la línea de asunto de un correo electrónico?
Error #1 : Sólo el nombre de la empresa en el asunto. Por ejemplo, “Sky” y listo. En primer lugar, probablemente usted no sea el único miembro de su empresa que se comunica con esta contraparte. En segundo lugar, un tema así no tiene ningún significado, porque el nombre de su empresa ya es visible en la dirección. En tercer lugar, ¿adivina cómo se verá tu propio buzón con este enfoque de correspondencia? Algo como esto.
¿Es conveniente buscar sobre este tipo de temas?
Error #2 : titular llamativo y vendedor. Es genial si sabes cómo escribir esos titulares. Pero, ¿es apropiado utilizar estas habilidades en la correspondencia comercial? Recuerde el propósito de la línea de asunto de un correo electrónico comercial: no vender, sino proporcionar identificación y búsqueda.
Texto de la carta
Hay muchas guías de escritura para diferentes ocasiones. Por ejemplo, Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin y otros maestros de la palabra tienen mucha información útil. Le aconsejo que lea sus artículos, al menos para mejorar la alfabetización general y mejorar el estilo general del discurso escrito.
En el proceso de redacción de una carta debemos tomar varias decisiones de forma secuencial.
Una cuestión de cortesía . Al comienzo de la carta, puede confundirse con bromas o incluso con ternura en el espíritu de "Mi querido Rodya, hace más de dos meses que no hablé contigo por escrito, de lo cual yo mismo sufrí e incluso no dormí algunos ratos". noches, pensando”. Muy educado y muy costoso, tanto en términos de tiempo para escribir dicha introducción como en términos de tiempo del interlocutor para leerla. La correspondencia es un negocio, ¿recuerdas? No es un ensayo de género epistolar para un concurso ni una carta a la madre de Raskolnikov, sino correspondencia comercial.
¡Respetamos nuestro tiempo y el del destinatario!
Sólo tiene sentido presentarse y recordar las circunstancias de su relación en la primera carta enviada después de un fugaz encuentro en una exposición. Si se trata de una continuación de la cooperación o de la correspondencia en curso, en la primera carta del día escribimos: "Hola, Iván", en la segunda y siguientes: "Iván, ...".
Apelar . Siempre me ha preocupado la cuestión de a quién dirigirme en una carta si hay varios destinatarios. Recientemente escribí una carta dirigida a tres niñas llamadas Anna. Sin duda escribí “Hola Anna” y no me preocupé. Pero esa suerte no siempre es así.
¿Qué pasa si hay tres o incluso siete destinatarios y no tienen el mismo nombre? Puede enumerarlos por nombre: "Buenas tardes, Rodion, Pulcheria, Avdotya y Pyotr Petrovich". Pero es largo y lleva tiempo. Puedes escribir: "¡Hola, compañeros!"
Para mí, utilizo la regla de dirigirme por el nombre de la persona en el campo "Para". Y no se comunique con quienes están en la copia en absoluto. Esta regla también le permite determinar con mayor precisión (¡uno!) el destinatario de la carta y el propósito de esta carta.
Citación . A menudo, la correspondencia es una cadena de cartas con preguntas y respuestas; en una palabra, un diálogo. Se considera una buena práctica no borrar el historial de correspondencia y escribir su respuesta en la parte superior del texto citado, de modo que cuando regrese a esta correspondencia una semana después, pueda leer fácilmente el diálogo de arriba a abajo, descendiendo por fecha.
Por alguna razón, la configuración predeterminada en Mozilla es "Colocar el cursor después del texto citado". Recomiendo cambiarlo en el menú “Herramientas” → “Opciones de cuenta” → “Redacción y direccionamiento”. Tiene que ser así.
Propósito de la carta . Hay dos tipos de cartas comerciales:
- cuando simplemente informamos al interlocutor (por ejemplo, un informe sobre el trabajo realizado durante el mes);
- y cuando queremos algo del interlocutor. Por ejemplo, para que apruebe el pago de la factura adjunta.
Como regla general, hay muchas más cartas de aliento que cartas de denuncia. Si queremos conseguir algo del interlocutor, es muy importante decirlo en una carta en texto plano. El llamado a la acción debe ir acompañado de un nombre y ser la última oración de la carta.
Equivocado : “Porfiry Petrovich, sé quién mató a machetazos a la anciana”.
Bien : “Porfiry Petrovich, fui yo quien mató a machetazos a la anciana, por favor toma medidas para arrestarme, ¡estoy cansada de sufrir!”
¿Por qué el corresponsal debería pensar por usted qué hacer con esta carta? Después de todo, es posible que tome la decisión equivocada.
Firma en el texto . Ella debe ser. Además, todos los clientes de correo electrónico permiten configurar la sustitución automática de firmas, por ejemplo el clásico “Atentamente,…”. En Mozilla, esto se hace en el menú "Herramientas" → "Opciones de cuenta".
Escribir o no los contactos en la firma es un asunto personal de cada uno. Pero si tiene alguna relación con las ventas, asegúrese de escribir. Incluso si la transacción no se concreta como resultado de la comunicación, en el futuro será fácil encontrarlo utilizando los contactos de la firma.
Por último, una característica más del cuerpo de la carta para aquellos interlocutores a los que no les gusta (no pueden, no quieren, no tienen tiempo) responder a sus cartas. Indique el valor predeterminado en el cuerpo de la carta. Por ejemplo, "Porfiry Petrovich, si no vienes a arrestarme antes de las 12:00 del viernes, me considero amnistiado". Eso sí, la fecha límite debe ser real (no debes enviar el texto del ejemplo el viernes a las 11:50). El destinatario debe poder físicamente leer y actuar en consecuencia de su carta. Este "silencio" le exime de responsabilidad por la falta de respuesta del interlocutor. Como siempre, debes abordar el uso de esta función con prudencia. Si una persona responde a sus cartas a tiempo y con regularidad, tal ultimátum puede, si no ofenderlo, estresarlo un poco o llevarlo a decidir no responder la carta en este momento, sino obligarlo a esperar hasta el viernes.
Archivos adjuntos
Las cartas suelen venir con archivos adjuntos: currículums, propuestas comerciales, presupuestos, cronogramas, escaneos de documentos: una herramienta muy conveniente y al mismo tiempo una fuente de errores populares.
Error : enorme tamaño de inversión. A menudo recibo correos electrónicos con archivos adjuntos de hasta 20 MB de tamaño. Por regla general, se trata de escaneos de algunos documentos en formato TIFF, con una resolución de 600 ppp. Es casi seguro que el programa de correo electrónico del corresponsal se congelará durante varios minutos en un intento inútil de cargar una vista previa del archivo adjunto. Y Dios no permita que el destinatario intente leer esta carta en un teléfono inteligente...
Personalmente, elimino inmediatamente esas cartas. ¿No quieres que tu correo electrónico acabe en la papelera antes de ser leído? Verifique el tamaño de la inversión. Se recomienda que no supere los 3 MB.
¿Qué hacer si se excede?
- Intente reconfigurar su escáner a un formato y resolución diferentes. Por ejemplo, PDF y 300 ppp producen escaneos bastante legibles.
- Piense en programas como WinRar o 7zip Archiver. Algunos archivos se comprimen perfectamente.
- ¿Qué hacer si el archivo adjunto es enorme y no puedes comprimirlo? Por ejemplo, una base de datos contable casi vacía pesa 900 MB. El almacenamiento de información en la nube vendrá al rescate: Dropbox, Google Drive y similares. Algunos servicios, como Mail.ru, convierten automáticamente archivos adjuntos de gran tamaño en enlaces al almacenamiento en la nube. Pero prefiero administrar yo mismo mi información almacenada en la nube, por lo que no acepto la automatización de Mail.ru.
Y una recomendación más, no del todo obvia, sobre las inversiones: su Nombre . Debe ser comprensible y aceptable para el destinatario. Una vez estábamos en la empresa preparando una propuesta comercial en nombre de... que sea Fyodor Mikhailovich Dostoievski. Recibí una carta del gerente con un borrador de CP para aprobación y el archivo adjunto incluía un archivo llamado "ForFedi.docx". El gerente que me envió esto tuvo un diálogo que decía algo como este:
Estimado gerente, ¿está usted personalmente dispuesto a acercarse a este respetado hombre y llamarlo Fedya en su cara?
De alguna manera no, es un hombre respetado, todos lo llaman por su nombre y patronímico.
¿Por qué llamaste al archivo adjunto “Para Fedi”? Si se lo envío ahora mismo, ¿crees que nos comprará hachas usando este CP?
Iba a cambiarle el nombre más tarde...
¿Por qué preparar una bomba de tiempo (la negativa de un cliente potencial) o crear trabajo extra cambiando el nombre del archivo? ¿Por qué no nombrar correctamente el archivo adjunto de inmediato: "Para Fyodor Mikhailovich.docx" o incluso mejor: "KP_Sky_Axes.docx"?
Entonces, más o menos hemos clasificado el correo electrónico como una "persona". Pasemos a considerar el correo electrónico como una herramienta para un trabajo eficaz y hablemos de su componente de distracción.
trabajando con letras
El correo electrónico es una poderosa distracción. Como ocurre con cualquier distracción, el correo electrónico debe abordarse endureciendo las reglas e introduciendo horarios de trabajo.
Como mínimo, debe desactivar TODAS las notificaciones sobre llegadas de correo. Si el cliente de correo electrónico está configurado de forma predeterminada, se le notificará con una señal sonora, un icono al lado del reloj parpadeará y se mostrará una vista previa de la carta. En una palabra, harán todo lo posible para arrancarlo primero del trabajo arduo y luego sumergirlo en el abismo de cartas no leídas y correos no vistos, menos una o dos horas de su vida.
Algunas personas tienen una poderosa fuerza de voluntad que les permite no distraerse con las notificaciones, pero es mejor que la gente común no tiente al destino y las apague. En Mozilla Thunderbird, esto se hace a través del menú "Herramientas" → "Configuración" → "General" → "Cuando aparecen nuevos mensajes".
Si no hay notificaciones, ¿cómo se puede saber que ha llegado una carta?
Muy simple. Usted mismo, conscientemente, reserva tiempo para revisar su correo, abrir su cliente de correo electrónico y ver todos los mensajes no leídos. Esto se puede hacer dos veces al día, por ejemplo, a la hora del almuerzo y por la noche, o durante tiempos de inactividad forzosos, por ejemplo, en atascos.
La gente suele preguntar: ¿qué pasa con los tiempos de respuesta y las cartas urgentes? Respondo: no tienes cartas urgentes en tu correo. A menos que trabaje en el departamento de atención al cliente (este departamento tiene sus propias reglas para trabajar con el correo).
Si hay cartas urgentes, el remitente se lo notificará a través de otros canales: teléfono, SMS, Skype. Luego, irás conscientemente a tu cliente de correo electrónico y procesarás el correo urgente. Todos los gurús de la gestión del tiempo (por ejemplo, Gleb Arkhangelsky con su "Time Drive") declaran una respuesta estándar al correo electrónico en un plazo de 24 horas. Esta es una regla normal de buenos modales: no espere respuestas instantáneas por correo electrónico de su interlocutor. Si hay una carta urgente, notifíquela a través de canales de comunicación más rápidos.
Entonces, desactivamos las notificaciones y ahora activamos el cliente de correo electrónico según nuestro cronograma.
¿Qué hacer cuando vamos al correo y realizamos una actividad llamada “clasificar el correo electrónico”? ¿Dónde está el principio y el final de esta obra?
He oído hablar mucho del sistema de bandeja de entrada cero, pero, lamentablemente, no he conocido a ninguna persona que lo utilice. Tuve que reinventar mi rueda. Hay artículos sobre este tema en Lifehacker. Por ejemplo, " ". A continuación hablaré sobre el sistema de bandeja de entrada cero en mi interpretación. Estaría agradecido si los gurús de GTD comentaran y agregaran o mejoraran el sistema descrito.
Es importante comprender y aceptar que el correo electrónico no es un programador de tareas ni un archivo de sus actividades. Por lo tanto, la carpeta Bandeja de entrada siempre debe estar vacía. Una vez que comiences a revisar tu bandeja de entrada, no te detengas ni te distraigas con nada hasta que hayas vaciado esta carpeta.
¿Qué hacer con los correos electrónicos en tu bandeja de entrada? Debe revisar cada letra secuencialmente y eliminarla. Sí, simplemente resalte y presione Eliminar en su teclado. Si no puede eliminar la carta, tendrá que decidir qué hacer con ella.
- ¿Puedes responder en tres minutos? ¿Necesito responderla? Sí, es necesario, y la respuesta no te llevará más de tres minutos, luego contesta inmediatamente.
- Debes responder, pero preparar una respuesta te llevará más de tres minutos. Si utiliza un programador de tareas que le permite convertir un correo electrónico en una tarea, convierta el correo electrónico en una tarea y olvídese de él por un tiempo. Por ejemplo, utilizo el maravilloso servicio Doit.im. Te permite generar una dirección de correo electrónico personal: le reenvías la carta y se convierte en una tarea. Pero si no tienes un programador de tareas, mueve la letra a la subcarpeta “0_Run”.
- Después de responder rápidamente a una carta, convertirla en una tarea o simplemente leerla, debe decidir qué hacer con este mensaje a continuación: eliminarlo o enviarlo a una de las carpetas para su almacenamiento a largo plazo.
Aquí están las carpetas de almacenamiento a largo plazo que tengo.
- 0_Ejecutar. No tengo esa carpeta, pero si no tienes una agenda, repito, puedes poner aquí las cartas que requieran un trabajo detallado. Esta carpeta también debe limpiarse con regularidad, pero con un enfoque reflexivo en un momento especialmente asignado para ello.
- 1_Ref. Aquí pongo cartas con información general: cartas de bienvenida con inicios de sesión de varios servicios web, boletos para próximos vuelos, etc.
- 2_Proyectos. Aquí se almacena un archivo de correspondencia sobre socios y proyectos con los que existen relaciones actuales. Naturalmente, se ha creado una carpeta separada para cada proyecto o socio. En la carpeta del socio pongo cartas no solo de sus empleados, sino también cartas de empleados de Neba relacionados con este socio. Muy cómodo: si es necesario, toda la correspondencia sobre el proyecto está a mano con un par de clics.
- 3_Museo. Aquí es donde puse esas letras que sería una pena borrar, y el beneficio de ellas no es obvio. Las carpetas con proyectos cerrados de “2_Projects” también se mueven aquí. En resumen, el “Museo” almacena los primeros candidatos a ser removidos.
- 4_Documentos. Aquí se muestran cartas con muestras electrónicas de documentos que pueden ser útiles en el futuro para la contabilidad, por ejemplo, informes de conciliación de clientes, boletos de viajes realizados. La carpeta tiene muchas similitudes con las carpetas “2_Projects” y “1_Reference”, solo se almacena información contable y la información de gestión se almacena en la carpeta “2_Projects”. En “4_Documentos” hay información muerta y en “2_Proyectos” hay información viva.
- 5_Conocimiento. Aquí sólo pongo newsletters realmente útiles a las que quiero volver después de un tiempo en busca de inspiración o para encontrar soluciones.
Hay otras configuraciones del cliente de correo electrónico que son importantes para el funcionamiento de este sistema. Primero, de forma predeterminada en Thunderbird hay una casilla de verificación "Marcar mensajes como leídos". Prefiero hacerlo conscientemente, ¡así que abajo la bandera! Para hacer esto, vaya al menú “Herramientas” → “Configuración” → “Avanzado” → “Lectura y visualización”.
En segundo lugar, utilizamos filtros . Anteriormente, utilizaba activamente filtros que reenviaban cartas automáticamente a las carpetas apropiadas según la dirección del remitente. Por ejemplo, las cartas de un abogado se trasladaron a la carpeta "Abogado". Abandoné este enfoque por varias razones. Primero: las cartas de un abogado en el 99% de los casos se relacionan con algún proyecto o socio, lo que significa que deben trasladarse a la carpeta de ese socio o proyecto. Segundo: decidí agregar conciencia. Usted mismo debe decidir dónde almacenar una carta específica, y es más conveniente buscar mensajes no procesados en un solo lugar: en la bandeja de entrada. Ahora uso filtros solo para organizar cartas automáticas regulares de varios sistemas en carpetas, es decir, cartas que no requieren que tome decisiones. Los filtros en Mozilla Thunderbird se configuran en el menú “Herramientas” → “Filtros de mensajes”.
Entonces, con el enfoque correcto, el correo electrónico debería tomar de 10 a 60 minutos por día, dependiendo del volumen de correspondencia.
Sí, y una cosa más. ¿Ya desactivaste las notificaciones sobre la llegada de nuevas cartas? ;)