Відбиток друку на документі ставиться для. Коли потрібний друк на документах. Які бувають печатки

Реквізит 25 «Відбиток печатки». Нині у російському діловодстві посвідчення справжності документів і засвідчення копій документів у створенні використовуються друку двох видів:

· головна (гербова або фірмова ) Друк,

· прості печатки структурних підрозділів (10).

Головною печаткою організації засвідчуються підписи керівника, його заступників, керівників фінансової служби, головного бухгалтера, його заступника, а також інших посадових осіб, яким довіреністю чи наказом керівника надано відповідні повноваження.

Право на зображення Державного герба Російської Федерації на печатці організації визначено ст. 4 Федерального конституційного закону від 25 грудня 2000 р. № 2-ФЗ «Про державний герб РФ». Правила оформлення гербового друку встановлені у ГОСТ Р 51511-2001. Друк із відтворенням Державного герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги (із зміною № 1 від 26.12.2002).

Головним елементом гербовий друку є зображення двоголового орла. Гербовою печаткою засвідчуються підписи керівника, його заступників, керівників фінансової служби, головного бухгалтера, його заступника, а також інших посадових осіб, яким надано відповідні повноваження.

Гербові печатки ставляться на документах, що вимагають особливого посвідчення: пов'язаних з отриманням грошей або матеріальних цінностей, документах, що засвідчують особу, на гарантійних та договірних листах.

Гербова печатка використовується також при засвідченні копій ряду документів, наприклад: копії положень, статутів, що направляються до державних організацій, копії судових рішень та деяких інших документів. Існує перелік документів, на яких проставляється гербовий друк.

У недержавних організаціях використовується фірмова друк, який прирівняний до гербової. У центрі друку розміщується емблема організації або абревіатура її найменування, а по колу вказується повне найменування організації та номер її державної реєстрації (ОДРН).

Розташування відбитка головного друку стосовно назви посади та особистого підпису посадової особи визначено у Типовій інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади (затверджено Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 р. № 536 та зареєстровано Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 р. № 418). Відбиток друку має бути добре читаним і захоплювати лише закінчення найменування посадової особи, яка підписала документ. Накладення друку на особистий підпис неприпустиме (11).

Прості печаткизастосовуються для внутрішньої документації установи, на розмножених екземплярах розпорядчих документів, на довідках, перепустках, при опечатуванні бандеролей, пакетів. Простих печаток в установі, організації, на підприємстві може бути кілька. І тут друку відтворюються два найменування - організації та структурного підрозділи: «секретаріат», «канцелярія», «управління справами», «відділ кадрів», «протокольний сектор», «адміністративний відділ» тощо. На відміну від гербових печаток, що мають круглу форму і стандартні розміри, прості печатки можуть бути різної величини, а формою - не тільки круглими, але також квадратними, трикутними, овальними та ін.

За характером матеріалів, з яких виготовлені печатки, вони поділяються на каучукові та металеві.

Для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, проходження та виконання документів, а також інших позначок довідкового характеру застосовуються відповідні мастичні штампи .

18.5. Позначки на документах як відображення етапів

їх проходження та виконання

Реквізит 26 «Відмітка про засвідчення копії»використовується під час засвідчення відповідності копії документа його оригіналу. Відмітку мають нижче реквізиту «Підпис» від лівого поля документа. Реквізит складається із засвідчувального напису Правильно(з великої літери, без лапок), найменування посади особи, яка засвідчила копію; особистого підпису, розшифрування підпису (ініціали, прізвище), дати засвідчення.

Копії документів засвідчуються керівником організації чи уповноваженими ним посадовими особами (заступником, керівником служби кадрів, діловодства та ін.).

Начальник Протокольного сектора Особистий підпис Л. І. Іванов

На копії вихідного листа, що залишається у справах підприємства, дату її засвідчення, найменування посади особи, яка засвідчила копію, можна не вказувати.

При пересиланні копії до інших організацій засвідчувальну копію засвідчують печаткою організації. При розсиланні документів підвідомчим організаціям їх копії засвідчують печаткою відділу (сектору), де зберігається справжній документ. На таких копіях у місці, де передбачено підпис керівника, розміщується печатка управління справами, канцелярії, протокольного сектора тощо.

Реквізит 27 « Відмітка про виконавця»вказує на особу, яка склала документ. У ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендується лише один спосіб оформлення реквізиту: ініціали та прізвище виконавця, номер його телефону:

В.А. Петров

Реквізит призначений для здійснення оперативного телефонного зв'язку з виконавцем з метою одержання роз'яснень та уточнень щодо порушених у документі питань. Діловий етикет наказує звернення до незнайомої посадової особи або на ім'я та по батькові, або на прізвище у поєднанні зі словом «пан» або «пані». Пропонований ГОСТом спосіб оформлення реквізиту унеможливлює перший варіант звернення (ініціали не несуть необхідної інформації). Другий варіант звернення (тільки на прізвище) не завжди зручний, особливо якщо прізвище виконавця не схиляється (Чорних, Ломінаго, Шевченка та ін.). Тому в реквізиті допустимо замість ініціалів вказати повністю ім'я та по батькові виконавця (12).

Позначку про виконавця розташовують на лицьовій стороні останнього аркуша документа в нижньому лівому кутку. Телефон позначається трьома групами цифр за відсутності рисок між ними.

У листах у відповідь можна вказати не тільки номер телефону, а й номер кабінету, якщо одержувач листа виявить бажання особисто зустрітися з людиною, яка підготувала документ. У міжміських листах перед номером службового телефону позначається код міста в дужках.

Реквізит 28 «Відмітка про виконання документа та направлення його у справу»проставляється на виконаних документах, що підлягають списанню у справу для подальшого зберігання та використання у довідкових цілях.

Відмітка про виконання проставляється на першому аркуші документа нижче відмітки про виконавця. До складу реквізиту включаються такі дані: посилання на дату та номер документа, що свідчить про його виконання, а за відсутності такого документа – короткі відомості про виконання, а також слова У справу №із зазначенням номера справи, в якій зберігатиметься документ; підпис виконавця та дата проставлення позначки.

Результати виконання можуть формулюватися так: «Направлена ​​відповідь, дата, №»; «Дана усна відповідь»; "Враховано при складанні заявки"; «Питання вирішено по телефону» та ін.

Реквізит 29 «Відмітка про надходження документа до організації»проставляється від руки або за допомогою спеціального нумератора у правій нижній частині лицьової сторони першого аркуша документів, що входять. Можливе проставлення позначки на зворотному боці аркуша.

Реквізит складається із назви організації (або структурного підрозділу), куди надійшов документ; дати його отримання та вхідного реєстраційного номера. Позначка про час надходження при необхідності може містити вказівку на години та хвилини. Найменування організації вказується, зазвичай, у скороченому вигляді.

03.01.2008 № 001

Реквізит 30 "Ідентифікатор електронної копії документа"є відміткою (колонтитулом), яка проставляється в нижній частині кожної сторінки документа та містить найменування файлу на машинному носії, код оператора, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.

Зазвичай у імені файлу відображається його зміст, а також є відомості про імена та дати. Довжина імені файлу (кількість знаків) визначається характеристиками операційної комп'ютерної системи.

Контрольні питання для самоперевірки:

1) Які документи підписують керівник організації та/або його заступники? У якому разі підписуються всі екземпляри документів, що відправляються?

2) У якому разі підписується лише перший екземпляр документа, що надсилається? Яка відмітка проставляється в інших примірниках документа?

3) Розкажіть про правила оформлення реквізиту «Підпис».

4) Який порядок підписання документа у разі, якщо посадова особа, підпис якої заготовлена ​​на проекті документа, відсутня?

5) У якому разі потрібні два або більше підписів у документі? Наведіть приклади документів, які засвідчуються двома підписами.

6) Чи можна використовувати факсимільний підпис у оригіналі документа? Якими нормативними документами регламентується застосування факсимільного та електронного підписів у документах?

7) Що означає узгодження документа? Назвіть способи узгодження.

8) Як узгоджується документ, якщо зовнішніх інстанцій є кілька?

9) Чи припустимо відмову від узгодження? Як оформляється реквізит «Віза погодження документа» у разі незгоди посадової особи із змістом документа?

10) Які печатки застосовують у російському діловодстві посвідчення справжності документів?

11) Розкажіть правила оформлення реквізиту «Відбиток друку».

12) Як може бути оформлений реквізит «позначка про виконавця»? Мотивуйте свою відповідь.

Література

· Федеральний закон від 10.01.2002 № 1-ФЗ «Про електронний цифровий підпис».

· Федеральний закон від 27 липня 2006 року №149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології та про захист інформації».

· ГОСТ Р 51141-98. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення. - М: Держстандарт, 1998.

· ГОСТ Р 6.30-2003. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів. - М: Держстандарт, 2003.

· Типова інструкція з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджена Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 8 листопада 2005 № 536 і зареєстрована Міністерством юстиції РФ 27 січня 2006 № 418.

· Басаков М.І. Діловодство [Документаційне забезпечення управління]: Підручник/М.І. Басаков, О.І. Замицькова. - 5-те вид., Випр. та дод. – Ростов н/Д: Фенікс, 2007. – 352 с.

· Березіна Н.М., Воронцова Є.П., Лисенко Л.М. Сучасне діловодство. – СПб.: Пітер, 2004. – 256 с.

· Демін Ю.М. Діловодство. Підготовка службових документів/Ю.М. Дьомін. – СПб.: Пітер, 2003. – 220 с.

· Крюкова Н.П. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – М.: ІНФРА-М, 2008. – 268 с.

· Кугушева Т.В. Діловодство: Навч. посібник/Т.В. Кугушова. – Ростов н/Д.: Фенікс, 2007. – 256 с.

· Новосьолов В.І. Юридична сила документа // Радянські архіви. 1971. № 1. С. 57-63.

· Пшенко А.В., Дороніна Л.А. Діловодство: Практичний посібник. – М.: Юрайт-Іздат, 2004. – 182 с.

· Роздорожний А.А. Документування управлінської діяльності: Навч. допомога. – М.: ІНФРА-М, 2008. – 304 с.

· Співак В.А. Документування управлінської діяльності (Діловодство). – СПб.: Пітер, 2005. – 240 с.

· Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Правила оформлення документів: Коментар до ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів». - М: Вид. «Проспект», 2004. – 216 с.

Друк для документів – куди можна ставити її і якою вона має бути? Відповідь на ці, начебто, найпростіші питання характеризується низкою нюансів — розглянемо їх.

Яким має бути друк для документів?

Організації та ІП з метою завірення документів можуть використовувати друк:

• основну;
• структурного підрозділу;
• спеціальну (наприклад, друк для документівдля внутрішнього використання).

У законодавстві РФ немає якоїсь класифікації печаток — використання вищевказаних різновидів склалося практично.

Необхідність у залученні печаток для документів, відмінних від основної, може бути обумовлена ​​труднощами отримання структурними підрозділами фірми або конкретними співробітниками оперативного доступу до основного друку. Тому їм може бути надана можливість користуватись відповідними альтернативними інструментами для засвідчення документів.

З юридичної точки зору всі типи печаток, що використовуються фірмою, рівнозначні, якщо:

• з них можлива фіксація на папері повного найменування підприємства, і навіть її адреси;
• вони мають круглу форму;
• назва використовуваного різновиду друку (наприклад, «Для відділу кадрів») не суперечить сфері її використання (тобто відділ кадрів не може засвідчувати своєю печаткою документи відділу продажу).

Якщо документ направляється до державного органу, завіряти його слід лише основною печаткою. Використання фірмою спеціальних або відповідних структурних підрозділів печаток при взаємодії з партнерами та контрагентами здійснюється за їх згодою.

Відповідно до поправок, внесених законом від 06.04.2015 № 82-ФЗ до ряду федеральних НПА, російські організації в загальному випадку не зобов'язані використовувати печатку у правовідносинах, якщо інше прямо не передбачено окремими нормами права.

Дізнатися більше про специфіку застосування норм права, що регулюють використання печаток організаціями, можна у статті .

Але якщо фірма все ж таки використовує власну друк для документів – куди можна ставитиїї, в яку частину аркуша?

Яку частину документа ставиться печатку?

Проставляється друк для документівв більшості випадків поруч із підписом особи, яка завірила офіційний папір. Як правило, у відповідній галузі документа є абревіатура «М.П.» (місце для друку). Але якщо вона не передбачена вихідною формою, не варто прописувати її вручну.

Куди можна ставити друк для документівпри їх засвідченні? Отже, на документі, що засвідчується, друк повинен стояти так, щоб він дозволяв:

• розпізнавати інші значущі реквізити документа (найменування граф та відомості, що містяться в них);
• засвідчити справжність підпису особи, яка засвідчила документ.

Бажано також, щоб друк частково захоплював одне зі слів, що становлять назву посади особи, яка підписала документ.

Контрагентами, податківцями та іншими держструктурами завжди вітається якомога чіткіший відбиток печатки на папері (але не жирний).

Де можна ознайомитись із зразками печаток для документів?

Наші спеціалісти підготували для вас кілька зразків печаток для документів, які використовуються у різних випадках. Також ви можете подивитися приклад того, як правильно проставляється друк на документі.

Підсумки

З метою оптимізації документообігу російські фірми мають право використовувати як основну, а й додаткові. друку для документів. Однак до офіційних структур слід спрямовувати документи, завірені лише основною печаткою.

Важливо забезпечити відображення у структурі основної та додаткових печаток для документівназви та адреси фірми. Усі типи печаток для документів, що використовуються компанією для їх запевнення, які направляються на адресу зовнішніх суб'єктів — контрагентів, держструктур, мають бути круглими.

Куди ставиться друк документів?Вона має бути проставлена ​​так, щоб не закривалися інші значущі записи, які є в документі.

Ознайомитись з іншими нюансами застосування печатки при організації документообігу на підприємстві ви можете у статті.

Юридична сила документа

На практиці досить часто у працівників кадрових служб виникає питання, які документи потрібно затверджувати печаткою наймача.

Для надання документу юридичної сили потрібна наявність наступних обов'язкових реквізитів:

Найменування організації та (або) структурного підрозділу;
- Дата видання документа;
- Реєстраційний індекс;
- Підпис.

Для окремих видів документів додатковими реквізитами, що надають їм юридичної чинності, є гриф затвердження, печатка, відмітка про засвідчення копії (п. 18 постанови Мін'юсту РБ від 19.01.2009 № 4 «Про затвердження Інструкції з діловодства у державних органах, інших організаціях»).

Підпис є обов'язковим реквізитом, що засвідчує документ, а друк – додатковим. Таким чином, при посвідченні справжності документа він має бути спочатку підписаний, а потім (за потреби) – засвідчений печаткою. На документах, що затверджуються, друк (при необхідності) проставляється після затвердження документа.

Реквізит «Друк»

Реквізит «Друк» ставиться на документах, які потребують особливого посвідчення їхньої автентичності.

Існує 3 види друку: печатка організації, друк структурного підрозділу організації, друк, що вказує на її цільове призначення (для документів тощо). Печатки організацій поділяються на гербові (друки із зображенням Державного герба РБ) та прості.

Порядок використання та відповідальність за зберігання печаток мають бути закріплені у локальних нормативних правових актах організації, що розробляються відповідно до законодавства РБ. Інформація про використання та зберігання печаток може бути закріплена в Інструкції з діловодства організації або Положення про кадрову службу.

Перелік документів, у яких проставляється печатка, організація визначає самостійно, керуючись законодавством РБ.

Проставлення друку необхідне на оригіналах документів та їх копіях (для засвідчення автентичності копії), у т.ч. факсимільних, що засвідчують права, свободи та (або) законні інтереси громадян, права та обов'язки юридичних осіб, які санкціонують витрачання коштів та матеріальних цінностей.

Відбиток печатки повинен захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала (затвердила) документ.

приклад

Директор Інституту ПідписС.А. Сидорів
МП

ЦЕ ВАЖЛИВО!Звертаємо увагу працівників кадрової служби на той факт, що приблизна форма трудового договору, затверджена постановою Мінпраці РБ від 27.12.1999 № 155 (в ред. від 04.10.2010), містить реквізит «Друк». Водночас зразкова форма контракту, затверджена постановою Ради Міністрів РБ від 02.08.1999 р. № 1180 (в ред. від 19.01.2012 р.), реквізиту «Друк» не містить.

Записи у трудовій книжці працівника, що підлягають посвідченню печаткою

Перша сторінка (титульний лист) трудової книжки, що містить перелічені відомості про працівника, засвідчується підписом наймача або уповноваженої посадової особи та печаткою наймача, а у разі її відсутності в індивідуального підприємця - печаткою місцевого виконавчого та розпорядчого органу, який здійснив реєстрацію індивідуального підприємця ( 18 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої постановою Мінпраці РБ від 09.03.1998 № 30 (далі – Інструкція № 30)).

Крім того, зміна записів у трудовій книжці про прізвище, ім'я, по батькові, дату народження, освіту, професію, спеціальність проводиться наймачем за останнім місцем роботи на підставі документів, що підтверджують відповідні відомості, з посиланням на їх номер та дату (п. 38 Інструкції № 30). Посилання на відповідний документ записують на внутрішній стороні обкладинки, засвідчують підписом наймача або уповноваженої посадової особи та печаткою наймача, а у разі її відсутності в індивідуального підприємця - печаткою місцевого виконавчого та розпорядчого органу, який здійснив реєстрацію підприємця.

Зразок запису у трудову книжку, яка засвідчується печаткою, дивіться у рубриці «Корисна документація» на сторінці 25.

Зміну записів про професію, спеціальності на першій сторінці (титульному листі) трудової книжки у разі отримання працівником нової професії, спеціальності провадять шляхом доповнення наявних записів без закреслення раніше внесених.

Посилання на документи, на підставі яких були внесені коригувальні записи, записують на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки та засвідчують підписом керівника організації або спеціально уповноваженої ним особи та печаткою організації чи печаткою відділу кадрів.

При звільненні працівника всі записи про роботу, нагороди та заохочення за успіхи в роботі, внесені в трудову книжку за час його роботи, слід завіряти підписом наймача або уповноваженої посадової особи та печаткою наймача (п. 45 Інструкції № 30).

У яких випадках слід ставити печатку на наказах

Печатка на наказах організації не ставиться, оскільки наказ є внутрішнім організаційно-розпорядчим документом (накази про прийом на роботу, накази про надання трудових відпусток, накази про звільнення). Копії наказів про прийом на роботу та інші копії кадрових документів, вихідні документи вимагають належного засвідчення, тому на них потрібно проставляти друк.

Таким чином, можна дійти невтішного висновку, що посвідченню печаткою підлягають копії лише документів, створених у самій організації.

Як виняток дозволяється виготовляти і завіряти копії документів, виданих іншими організаціями, під час вирішення питань, що у компетенції самої організації. Наприклад, організація має право виготовити та завірити копію диплома про освіту для включення до особистої справи працівника, копії свідоцтва про народження дитини та свідоцтва про право на пільги для подання до бухгалтерії з метою обліку при обчисленні прибуткового податку тощо.

Наталія Владико, юрист

Крім законів про ТОВ та АТ зміни були внесені також до низки нормативних актів, які раніше передбачали обов'язкове посвідчення документів печаткою організації. Тепер друк проставляється виключно за його наявності (тобто при вказівці на наявність печатки у статуті організації) у наступних документах:

• акт про нещасний випадок з виробництва (ст. 230 ТК РФ);
• доручення, що видається організацією представнику (ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 3 ст. 53 ЦПК РФ, ч. 2 ст. 54 Федерального закону від 02.10.2007 № 229-ФЗ «Про виконавче провадження»);
• журнал обліку перевірок (ч. 10 ст. 16 Федерального закону від 26.12.2008 № 294-ФЗ «Про захист прав юридичних осіб та індивідуальних підприємців при здійсненні контролю (нагляду) та муніципального контролю»;
• подвійне складське свідоцтво (абз. 9 п. 1 ст. 913 ЦК України);
• копії установчих документів, що подаються до реєструючого органу (п. 4 ст. 16 Федерального закону від 21.07.1997 № 122-ФЗ «Про державну реєстрацію прав на нерухоме майно та угод з ним»;
• копія повідомлення про сплату авансового платежу акцизу при реалізації етилового спирту (пп. 5 п. 1 ст. 10.2 Федерального закону від 22.11.1995 № 171-ФЗ «Про державне регулювання виробництва та обігу етилового спирту, алкогольної та спиртовмісної продукції та розпивання) алкогольної продукції»);
• виписки за рахунком депо та заставні про виконання забезпеченого іпотекою зобов'язання (абз. 5 п. 3 ст. 16, абз. 5 п. 1 ст. 17, п. 2 ст. 25 Федерального закону від 16.07.1998 № 102-ФЗ «Про іпотеці (заставі нерухомості)»);
• рішення про емісію цінних паперів; сертифікати емісійного цінного паперу; рішення про випуск російських депозитарних розписок (п. 1 ст. 17, абз. 11 ч. 4 ст. 18, п. 10 ст. 27.5-3 Федерального закону від 22.04.1996 № 39-ФЗ «Про ринок цінних паперів»);
• документи, що містять відомості про частку РФ, суб'єкта РФ або муніципального освіти у статутному капіталі юридичної особи, а також документи, що надаються претендентами на купівлю майна (абз. 4 п. 1, абз. 1 п. 2 ст. 16 Федерального закону від 21.12. 2001 № 178-ФЗ «Про приватизацію державного та муніципального майна»);
• довіреність від імені організації (при оскарженні дій митного органу), копія аудиторського висновку про достовірність бухгалтерської звітності, що додається до заяви про включення до Реєстру уповноважених економічних операторів; звітність про товари, що зберігаються, перевозяться, реалізуються, переробляються та (або) використовуються і про скоєні митні операції; виписки із системи обліку товарів, що подаються посадовим особам митних органів (ч. 6 ст. 39, п. 6 ч. 3 ст. 90, п. 2 ч. 5 ст. 177, п. 1 ст. 184 Федерального закону від 27.11. 2010 р. № 311-ФЗ «Про митне регулювання в РФ») (ці зміни діють з 18.05.2015);
• доручення, що додається до заявок на участь у відкритому конкурсі, закритому аукціоні; доручення, що видається з метою одержання акредитації учасників електронного аукціону; заявка на участь у закритому аукціоні (ст. 51, 61, 88 Федерального закону від 05.04.2013 № 44-ФЗ «Про контрактну систему у сфері закупівель товарів, робіт, послуг для забезпечення державних та муніципальних потреб»).

Якщо організація вирішила відмовитися від використання печатки, доцільно виключити інформацію про неї та зі статуту, хоча законом і не передбачено такого обов'язку. Звісно ж, якщо у статуті організації згадується друк, а перелічених документах її відбиток відсутня, це може стати предметом для суперечок і претензій з боку різних контролюючих органів.

Нагадуємо: як і раніше, на оформлюваних організацією бланках первинної облікової документації, які не містять позначки «М.П.», друк проставляти необов'язково (відбиток печатки не є обов'язковим реквізитом первинного облікового документа (ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-) ФЗ «Про бухгалтерський облік»; Положення з ведення бухобліку, утв. Московського округу від 22.03.2012 № А40-62363/11-71-291, ухвала ФАС Московського округу від 23.12.2010 № КГ-А40/13774-10, постанова ФАС Волго-Вятського округу від 21.0122. ).

Ще зі шкільної лави ми засвоїли: документ без друку недійсний. Ось і ставимо друк чи не на всіх паперах – каші олією не зіпсуєш. Але чи так це потрібно? На яких кадрових документах справді потрібно ставити відбиток печатки, а які можуть обійтися без нього?

До редакції часто надходять листи з питаннями, які так чи інакше пов'язані з правильним використанням відбитка друку. "Чи потрібна печатка на трудовому договорі?" - Запитує підприємець із Самари. "Де знайти перелік документів, на яких обов'язково ставити відбиток печатки?" - Цікавиться московський менеджер з персоналу. "Я випадково поставила в трудовій книжці працівника печатку іншої організації. Що тепер робити?" - Нарікає кадровик зі Ставрополя. Сьогодні ми вирішимо ці та багато інших проблем.

Знайомтесь: друк

Спочатку трохи розповімо про те, що є друком. Це кліше з твердої гуми для нанесення відбитків на папір для підтвердження справжності документа. Технічні вимоги до гербових печаток - їхньої форми, розмірів, тексту та символів, що розміщується на них, - викладені в державному стандарті ГОСТ Р 51511-2001*.

* Державний стандарт РФ "Друки з відтворенням герба Російської Федерації. Форма, розміри та технічні вимоги" (затверджений постановою Держстандарту Росії від 25 грудня 2001 р. No 573-ст).

Технічні вимоги до печаток без герба у державному стандарті поки що не закріплені. У законодавстві майже нічого не йдеться про правила використання печаток. Неясно, наприклад, які печатки повинні бути в організації, в яких випадках їх потрібно ставити, хто несе відповідальність за їх збереження, скільки у фірми має бути печаток тощо. Всі ці питання залишаються на розсуд керівництва організації.
Печатки бувають трьох видів: гербові, прирівняні до гербових та прості.

Гербові печатки(Із зображенням герба РФ) використовуються тільки в органах державної влади та державних установах. Крім того, гербову печатку набувають організації, які наділені державними повноваженнями. Наприклад, приватні нотаріальні контори.

Акціонерне товариство повинне мати круглий друк, що містить його повне фірмове найменування та адресу

Комерційні фірми використовують печатки, прирівняні до гербових.На них зображено фірмову емблему, логотип або просто написано назву компанії. Як на гербових, так і на прирівняних до них печатках зазначається ІПН юридичної особи та номер свідоцтва про державну реєстрацію.

Є свої печатки і приватні підприємці. За своїм статусом вони вважаються прирівняними до гербових. Але на такому друку замість герба та емблеми розташовується прізвище, ім'я та по батькові індивідуального підприємця, а також вказується його місцезнаходження, ІПН та реєстраційний номер.

Штампи, датери, факсиміле
Штамп- це вид друку прямокутної форми з будь-яким текстом. Найчастіше штампи використовують, щоб нанести на документ реквізити організації. Бувають штампи, що підтверджують певну дію. Наприклад "Оплачено", "Видано вкладку".
Датер- Штемпельний прилад для автоматичного проставлення дат. Порядок використання штампів та датерів у законодавстві не врегульований, тому організація має визначити його самостійно.
Факсиміле- це друк чи кліше, з допомогою якого відтворюється підпис людини. Відповідно до статті 260 Цивільного кодексу факсиміле можна використовувати лише у встановленому законом порядку. Однак такого порядку поки що не існує. На кадровій та бухгалтерській документації факсимілі ставити не можна - там потрібний лише власноручний підпис посадової особи. А ось на листах, грамотах, привітаннях – цілком допустимо.

Гербові та прирівняні до них печатки ставлять на документи, що вимагають особливого підтвердження справжності, - договори, грамоти та свідоцтва, трудові книжки, службові посвідчення тощо.
Простимивважаються печатки структурних підрозділів підприємства, печатки окремих видів документів, штампи. Вони бувають різної форми – круглі, трикутні, прямокутні, квадратні. Ставляться ті документи, які вимагають особливого підтвердження справжності (довідки, пропуску, копії тощо. п.).

Технічні вимоги до печаток без герба в державному стандарті поки що не закріплені

Де розмістити відбиток друку?

Відбиток печатки має розташовуватися внизу документа, поруч із підписом посадової особи. Зверніть увагу: друк ставиться таким чином, щоб частково закрити слово, яке означає посаду, але не потрапити на підпис та розшифровку підпису.

На деяких документах стоїть спеціальна позначка "М. П." (місце друку). Якщо вона є - однією турботою менше: ставте відбиток прямо на неї. Літери "М. П." присутні на титульному аркуші трудової книжки, бухгалтерських паперах, бланках посвідчень.

Навіщо потрібна друк?

Друк надає документу юридичної чинності - він підтверджує справжність підпису посадової особи. Але далеко не всі кадрові документи потребують цього реквізиту. На жаль, чинне законодавство чітко не визначає, на яких паперах необхідно ставити друк та який саме друк. На основі практики, що склалася, ми склали список кадрових документів, що засвідчуються відбитком друку в комерційних організаціях. Він представлений у таблиці на сторінці 33.
Друкуванням засвідчуються як кадрові документи, а й бухгалтерські папери (доручення, реєстри, кошторису), і навіть установчі документи організації, колективний договір, різні угоди. Документи, які не згадані в цьому переліку, засвідчення печаткою не вимагають.

Листи, що виконуються на бланках (крім гарантійних), завіряти печаткою не потрібно

На яких документах які печатки ставити

Засвідчуємо документи за правилами

Звичайно, нічого страшного не станеться, якщо ви помилково поставите друк на кадровому наказі чи листі. Але якщо ви не завірите печаткою документ, який дійсно цього потребує (наприклад, договір), наслідки можуть бути дуже плачевними. Такий договір не матиме юридичної сили, а суд швидше за все не розглядатиме його як доказ.
Щоб уникнути подібних неприємностей, радимо чітко прописати порядок використання друку на локальному рівні. Спочатку потрібно визначити списокдокументів компанії, на яких ви обов'язково ставитимете друк. Потім необхідно скласти інструкцію щодо використанняпечаток, в яких написати, коли ставиться печатка, прирівняна до гербової, а коли - проста, як використовуються штампи, якщо вони є в організації. Окремо обмовте, де зберігатиметься друк і хто призначається відповідальним за її зберігання (зазвичай це питання вирішує керівник організації).

Цю інструкцію разом із переліком доцільно зробити додатком до загальної інструкції з діловодства вашої компанії, а якщо такої немає – самостійним документом чи доповненням до статуту. Надалі, якщо знадобиться завірити печаткою документ, не зазначений у локальному акті, керівник організації видає спеціальний наказ. Список документів, які засвідчуються печаткою, можна згодом доповнювати.

В інструкції щодо використання печаток необхідно прописати порядок знищення застарілих печаток

Друк у трудовій книжці

Окремо слід сказати про відбитку печатки у трудовій книжці працівника. Порядок заповнення трудових книжок чітко прописаний у двох нормативних актах - Правилах ведення та зберігання трудових книжок* та Інструкції щодо заповнення трудових книжок**, яких слід дотримуватися неухильно. Вивчивши ці документи, робимо висновок: існує лише три випадки, коли у трудовій книжці співробітника ставиться печатка організації або кадрової служби (можна використовувати будь-яку з них):
- при первинному оформленні книжки – на титульному листі;
- при зміні анкетних даних співробітника – на внутрішній стороні обкладинки;
- при звільненні – після запису про звільнення у розділі "Відомості про роботу".
* Затверджено постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. No 225.
** Затверджено постановою Міністерства праці та соціального розвитку РФ від 10 жовтня 2003 р. No 69.

Крім того, є один випадок, коли у трудовій книжці потрібно поставити штамп – якщо працівнику видано вкладку. Проставляється цей штамп на внутрішній стороні обкладинки книжки або на титульному листі і є прямокутним відбитком зі словами "Виданий вкладиш".

Лариса САНКІНА ,

Доцент кафедри документознавства Російського державного гуманітарного університету:

На жаль, жоден із нормативних актів, що регламентують роботу з трудовою книжкою, не говорить про те, як анулювати неправильно поставлений друк (наприклад, друк іншої організації). А тим часом така помилка може викликати питання в органів Пенсійного фонду при призначенні працівнику пенсії. Вважаємо, що виправити її можна в тому самому порядку, що й неправильний запис у розділі "Відомості про роботу" трудової книжки. Після останнього запису поставте наступний порядковий номер і напишіть, що друк такої організації поставлено помилково. Наприклад: "Друк відкритого акціонерного товариства "Глорія" поставлена ​​помилково". Потім поставте поруч із цією печаткою правильну.
Не виключено, що співробітнику з такою відміткою в трудовій книжці доведеться підтверджувати період роботи у вашій організації копіями наказів. Тому видайте співробітнику необхідні копії, коли він звільнятиметься.

• Кадрове діловодство та Трудове право