Antspaudo įspaudas dedamas ant dokumento... Kai reikia spausdinti ant dokumentų. Kokių tipų sandarikliai yra?

25 rekvizitas „Antspaudo įspaudas“. Šiuo metu Rusijos biure, siekiant patvirtinti dokumentų autentiškumą ir patvirtinti dokumentų kopijas organizacijoje, naudojami dviejų tipų antspaudai:

· namai (antspaudas arba firminis ) antspaudas,

· paprastas struktūrinių vienetų atspaudai (10).

Pagrindinis organizacijos antspaudas tvirtinamas vadovo, jo pavaduotojų, finansų tarnybos vadovų, vyriausiojo buhalterio, jo pavaduotojo, taip pat kitų pareigūnų, kuriems įgaliojimu suteikti atitinkami įgaliojimai arba parašai. vadovo įsakymu.

Teisę pavaizduoti Rusijos Federacijos valstybės herbą organizacijos antspaude nustato 3 str. 2000 m. gruodžio 25 d. Federalinio konstitucinio įstatymo Nr. 2-FZ „Dėl Rusijos Federacijos valstybės herbo“ 4 str. Oficialaus antspaudo išdavimo taisyklės nustatytos GOST R 51511-2001. Antspaudai su Rusijos Federacijos valstybės herbo reprodukcija. Forma, matmenys ir techniniai reikalavimai (2002 m. gruodžio 26 d. pakeitimai Nr. 1).

Pagrindinis elementas antspaudas Antspaudas yra dvigalvio erelio atvaizdas. Tarnybinis antspaudas patvirtina vadovo, jo pavaduotojų, finansų tarnybos vadovų, vyriausiojo buhalterio, jo pavaduotojo, taip pat kitų pareigūnų, kuriems suteikti atitinkami įgaliojimai, parašus.

Oficialūs antspaudai dedami ant dokumentų, kuriems reikalingas specialus identifikavimas: susiję su pinigų ar materialinių vertybių gavimu, ant asmens dokumentų, ant garantinių raštų ir sutarčių.

Oficialus antspaudas taip pat naudojamas daugelio dokumentų kopijoms patvirtinti, pavyzdžiui: nuostatų, vyriausybinėms organizacijoms siunčiamų chartijų, teismų sprendimų ir kai kurių kitų dokumentų kopijų. Yra dokumentų, ant kurių uždedamas oficialus antspaudas, sąrašas.

Naudojamas nevyriausybinėse organizacijose firminis antspaudui prilygstantį antspaudą. Antspaudo centre yra organizacijos emblema arba jos pavadinimo santrumpa, o apskritime nurodomas visas organizacijos pavadinimas ir valstybinis registracijos numeris (OGRN).

Pagrindinio antspaudo atspaudo vieta, atsižvelgiant į pareigų pavadinimą ir pareigūno asmeninį parašą, nustatyta Standartinėse darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijose (patvirtintos Rusijos kultūros ir masinių komunikacijų ministerijos įsakymu). Federacija, 2005 m. lapkričio 8 d. Nr. 536 ir įregistruota Rusijos Federacijos teisingumo ministerijos 2006 m. sausio 27 d. Nr. 418). Antspaudo atspaudas turi būti aiškiai įskaitomas ir jame turi būti tik dokumentą pasirašiusio pareigūno vardo ir pavardės pabaiga. Antspaudas ant asmeninio parašo yra nepriimtinas (11).

Paprasti antspaudai naudojamas įstaigos vidaus dokumentacijai, administracinių dokumentų dublikatams, pažymose, leidimuose, plombuojant siuntas ir pakuotes. Įstaigoje, organizacijoje ar įmonėje gali būti keli paprasti antspaudai. Šiuo atveju antspaude yra du pavadinimai - organizacija ir struktūrinis padalinys: „sekretoriatas“, „biuras“, „administracija“, „personalo skyrius“, „protokolo sektorius“, „administravimo skyrius“ ir kt. Skirtingai nuo antspaudų, kurie turi apvalią formą ir standartinius dydžius, paprasti antspaudai gali būti įvairaus dydžio, o formos – ne tik apvalūs, bet ir kvadratiniai, trikampiai, ovalūs ir kt.

Atsižvelgiant į medžiagų, iš kurių gaminami sandarikliai, pobūdį, jie skirstomi į guminius ir metalinius.

Pažymėti dokumentų gavimo, registravimo, praėjimo ir įforminimo, taip pat kitus atskaitos ženklus, tinkamus mastikos antspaudai .

18.5. Ženklai ant dokumentų kaip etapų atspindys

jų ištrauka ir vykdymas

26 reikalavimas „Kopijuoti sertifikavimo ženklą“ naudojamas dokumento kopijos atitikčiai originalui patvirtinti. Ženklas dedamas po atributu „Parašas“ iš kairės dokumento paraštės. Išsamią informaciją sudaro sertifikavimo užrašas Teisingai(didžia raide, be kabučių), kopiją patvirtinusio asmens pareigų pavadinimas; asmeninis parašas, parašo nuorašas (inicialai, pavardė), patvirtinimo data.

Dokumentų kopijos tvirtinamos organizacijos vadovo ar jo įgaliotų pareigūnų (pavaduotojo, personalo paslaugų, biuro vadovybės ir kt.).

Protokolo sektoriaus vadovas Asmeninis parašas L. I. Ivanovas

Ant siunčiamo laiško kopijos, likusios įmonės reikaluose, negali būti nurodyta jo patvirtinimo data ir kopiją patvirtinusio asmens pareigos.

Siunčiant kopiją kitoms organizacijoms, sertifikavimo kopija patvirtinama organizacijos antspaudu. Siunčiant dokumentus pavaldžioms organizacijoms, jų kopijos tvirtinamos skyriaus (sektoriaus), kuriame saugomas dokumento originalas, antspaudu. Ant tokių kopijų toje vietoje, kur yra vadovo parašas, uždedamas administracijos, biuro, protokolų sektoriaus ir kt. antspaudas.

Rekvizitas 27 « Pažymėkite apie atlikėją" nurodo dokumentą surašiusį asmenį. GOST R 6.30-2003 rekomenduoja tik vieną rekvizito dizaino būdą: atlikėjo inicialus ir pavardę, jo telefono numerį:

V.A. Petrovas

Detalės skirtos greitam bendravimui telefonu su rangovu, siekiant gauti paaiškinimų ir paaiškinimų dokumente keliamais klausimais. Verslo etiketas numato kreiptis į nepažįstamą pareigūną vardu ir patronimu arba pavarde kartu su žodžiu „ponas“. GOST siūlomas duomenų registravimo būdas atmeta pirmosios adreso parinkties galimybę (inicialai neturi būtinos informacijos). Antrasis adreso variantas (tik pagal pavardę) ne visada patogus, ypač jei neatsisakoma atlikėjo pavardės (Černychas, Lominagas, Ševčenka ir kt.). Todėl rekvizituose vietoj inicialų (12) leidžiama nurodyti pilną atlikėjo vardą ir patronimą.

Ženklas apie atlikėją dedamas paskutinio dokumento lapo priekinėje pusėje apatiniame kairiajame kampe. Telefono numeris nurodomas trimis skaičių grupėmis, tarp kurių nėra brūkšnelių.

Atsakomuosiuose laiškuose galite nurodyti ne tik telefono numerį, bet ir biuro numerį, jei laiško gavėjas pareiškia norą asmeniškai susitikti su dokumentą rengusiu asmeniu. Tolimojo susisiekimo raidėmis miesto kodas nurodomas skliausteliuose prieš biuro telefono numerį.

28 rekvizitas „Pastaba apie dokumento įforminimą ir siuntimą į bylą“ priklijuojama prie įvykdytų dokumentų, kurie nurašomi, kad vėliau būtų saugomi ir naudojami informaciniais tikslais.

Vykdymo ženklas dedamas pirmame dokumento lape po atlikėjo ženklu. Išsamią informaciją sudaro šie duomenys: nuoroda į dokumento datą ir numerį, nurodantį jo įvykdymą, o jei tokio dokumento nėra - trumpa informacija apie vykdymą, taip pat žodžiai Byloje Nr. nurodant bylos numerį, kuriame bus saugomas dokumentas; atlikėjo parašas ir ženklo pritvirtinimo data.

Vykdymo rezultatus galima suformuluoti taip: „Atsakymas išsiųstas, data, Nr.“; „Atsakymas buvo pateiktas žodžiu“; „Atsižvelgiama rengiant paraišką“; „Problema buvo išspręsta telefonu“ ir kt.

29 rekvizitas „Antspaudas, kai organizacija gauna dokumentą“ priklijuoti ranka arba naudojant specialų numeratorių pirmojo gaunamų dokumentų lapo priekinės pusės apatinėje dešinėje dalyje. Galima uždėti ženklą kitoje lapo pusėje.

Rekvizitus sudaro organizacijos (ar struktūrinio padalinio), kurioje buvo gautas dokumentas, pavadinimas; jo gavimo data ir gaunamas registracijos numeris. Prireikus atvykimo laiko antspaude gali būti nurodytos valandos ir minutės. Paprastai organizacijos pavadinimas nurodomas sutrumpinta forma.

03.01.2008 № 001

30 pasiūlymai „Dokumento elektroninės kopijos identifikatorius“ yra ženklas (poraštė), kuris dedamas kiekvieno dokumento puslapio apačioje ir kuriame yra failo pavadinimas kompiuterinėje laikmenoje, operatoriaus kodas, data ir kiti organizacijoje įdiegti paieškos duomenys.

Paprastai failo pavadinimas atspindi jo turinį, taip pat informaciją apie pavadinimus ir datas. Failo pavadinimo ilgį (simbolių skaičių) lemia kompiuterio operacinės sistemos charakteristikos.

Testo klausimai savitestui:

1) Kokius dokumentus pasirašo organizacijos vadovas ir/ar jo pavaduotojai? Kokiu atveju visos atsiųstų dokumentų kopijos pasirašomos?

2) Kokiu atveju pasirašomas tik pirmasis siunčiamo dokumento egzempliorius? Koks ženklas dedamas kitose dokumento kopijose?

3) Papasakokite apie „Parašo“ rekvizito registravimo taisykles.

4) Kokia dokumento pasirašymo tvarka, jei pareigūno, kurio parašas parengtas ant dokumento projekto, nėra?

5) Kada dokumente reikalingi du ar daugiau parašų? Pateikite dviem parašais patvirtintų dokumentų pavyzdžius.

6) Ar priimtina naudoti faksimilinį parašą ant originalaus dokumento? Kokie norminiai dokumentai reglamentuoja fakso ir elektroninio parašo naudojimą dokumentuose?

7) Ką reiškia dokumento patvirtinimas? Įvardykite derinimo būdus.

8) Kaip derinamas dokumentas, jei yra kelios išorės institucijos?

9) Ar priimtinas atsisakymas patvirtinti? Kaip reikalinga „Dokumento patvirtinimo viza“ tais atvejais, kai pareigūnas nesutinka su dokumento turiniu?

10) Kokie spaudai naudojami Rusijos biuro darbe patvirtinant dokumentų tikrumą?

11) Papasakokite apie „Antspaudo įspaudo“ rekvizitų projektavimo taisykles.

12) Kaip gali būti išduodami rekvizitai „ženklas apie atlikėją“? Pateikite savo atsakymo priežastis.

Literatūra

· 2002 m. sausio 10 d. federalinis įstatymas Nr. 1-FZ „Dėl elektroninio skaitmeninio parašo“.

· 2006 m. liepos 27 d. Federalinis įstatymas Nr. 149-FZ „Dėl informacijos, informacinių technologijų ir informacijos apsaugos“.

· GOST R 51141-98. Įrašų tvarkymas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai. - M.: Gosstandart, 1998 m.

· GOST R 6.30-2003. Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai. - M.: Gosstandart, 2003 m.

· Standartinės darbo federalinėse vykdomosiose institucijose instrukcijos, patvirtintos Rusijos Federacijos Kultūros ir masinių komunikacijų ministerijos 2005 m. lapkričio 8 d. įsakymu Nr. 536 ir įregistruotos Rusijos Federacijos teisingumo ministerijoje 2006 m. sausio 27 d. Nr. 418.

· Basakovas M.I. Biuro darbas [Vadybos dokumentacija]: Vadovėlis / M.I. Basakovas, O.I. Zamytskova. - 5-asis leidimas, red. ir papildomas - Rostovas n/d: Feniksas, 2007. - 352 p.

· Berezina N.M., Voroncova E.P., Lysenko L.M. Šiuolaikinis biuro darbas. - Sankt Peterburgas: Petras, 2004. - 256 p.

· Demin Yu.M. Darbas biure. Oficialių dokumentų rengimas / Yu.M. Demin. - Sankt Peterburgas: Petras, 2003. - 220 p.

· Kryukova N.P. Valdymo veiklos dokumentacija: Proc. pašalpa. - M.: INFRA-M, 2008. - 268 p.

· Kugusheva T.V. Biuro darbas: Vadovėlis. pašalpa /T.V. Kuguševa. - Rostovas n/d.: Feniksas, 2007. - 256 p.

· Novoselovas V.I. Dokumento teisinė galia //Sovietų archyvai. 1971. Nr.1. P. 57-63.

· Pshenko A.V., Doronina L.A. Darbas biure: praktinis vadovas. - M.: Yurayt-Izdat, 2004. - 182 p.

· Razdorozhny A.A. Valdymo veiklos dokumentacija: Proc. pašalpa. - M.: INFRA-M, 2008. - 304 p.

· Spivakas V.A. Valdymo veiklos dokumentavimas (Office management). - Sankt Peterburgas: Petras, 2005. - 240 p.

· Chukovenkov A.Yu., Yankovaya V.F. Dokumentų rengimo taisyklės: GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos“ komentaras. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentacijai“. - M.: Leidykla. "Prospektas", 2004. - 216 p.

Antspaudas dokumentams – kur dėti ji ir kokia ji turi buti? Atsakymas į šiuos iš pažiūros paprastus klausimus pasižymi daugybe niuansų – pažvelkime į juos.

Kokio tipo antspaudas turėtų būti naudojamas dokumentams?

Organizacijos ir individualūs verslininkai dokumentams tvirtinti gali naudoti šį antspaudą:

• pagrindinis;
• struktūrinis padalinys;
• specialus (pvz. antspaudas dokumentams vidiniam naudojimui).

Rusijos Federacijos teisės aktuose nėra jokios ruonių klasifikacijos - pirmiau minėtų veislių naudojimas išsivystė praktiškai.

Poreikis įsitraukti antspaudai dokumentams, skiriasi nuo pagrindinės, gali kilti dėl to, kad įmonės struktūriniams padaliniams ar konkretiems darbuotojams sunku pasiekti pagrindinį plombą. Todėl jiems gali būti suteikta galimybė naudoti atitinkamas alternatyvias dokumentų sertifikavimo priemones.

Teisiniu požiūriu visų rūšių įmonės naudojamos plombos yra lygiavertės, jei:

• per juos galima popieriuje įrašyti visą įmonės pavadinimą, taip pat adresą;
• jie yra apvalios formos;
• naudojamo antspaudo tipo pavadinimas (pvz., „Personalų skyriui“) neprieštarauja jo naudojimo apimčiai (tai yra, personalo skyrius negali savo antspaudu tvirtinti pardavimo skyriaus dokumentų).

Jei dokumentas siunčiamas valstybinei įstaigai, jis turėtų būti patvirtintas tik pagrindiniu antspaudu. Specialių plombų arba plombų, atitinkančių struktūrinius padalinius, naudojimas bendraujant su partneriais ir rangovais vykdomas su jų sutikimu.

Remiantis 2015 m. balandžio 6 d. Įstatymu Nr. 82-FZ pateiktais daugelio federalinių taisyklių pakeitimais, Rusijos organizacijos paprastai neprivalo naudoti antspaudo teisiniuose santykiuose, nebent tam tikrose teisės normose aiškiai nurodyta kitaip.

Daugiau apie teisės normų, reglamentuojančių spaudų naudojimą organizacijose, taikymo specifiką galite sužinoti straipsnyje.

Bet jei įmonė vis tiek naudoja savo antspaudas dokumentams – kur galima dėti? ji, kurioje lapo dalyje?

Kuri dokumento dalis yra antspauduota?

Yra pritvirtintas antspaudas dokumentams dažniausiai prie oficialų dokumentą patvirtinusio asmens parašo. Paprastai atitinkamoje dokumento srityje yra santrumpa „M.P.“. (vieta spausdinimui). Bet jei jis nepateiktas pradine forma, neturėtumėte jo įvesti rankiniu būdu.

Kur galiu antspauduoti dokumentus? jų sertifikavimo metu? Taigi ant tvirtinamo dokumento antspaudas turi būti uždėtas taip, kad leistų:

• atpažinti kitus reikšmingus dokumento duomenis (stulpelių pavadinimus ir juose esančią informaciją);
• patvirtina dokumentą patikrinusio asmens parašo tikrumą.

Taip pat pageidautina, kad antspaudas iš dalies uždengtų vieną iš žodžių, sudarančių dokumentą pasirašančio asmens pareigų pavadinimą.

Rangovai, mokesčių institucijos ir kitos vyriausybinės agentūros visada džiaugiasi kuo aiškesniu spausdinimu ant popieriaus (bet ne paryškintu).

Kur galiu rasti dokumentų antspaudų pavyzdžius?

Mūsų specialistai jums paruošė kelis pavyzdžius antspaudai dokumentams, kurie naudojami įvairiais atvejais. Taip pat galite pamatyti pavyzdį, kaip tinkamai antspauduoti dokumentą.

Rezultatai

Siekdamos optimizuoti dokumentų srautą, Rusijos įmonės turi teisę naudoti ne tik pagrindinį, bet ir papildomą antspaudai dokumentams. Tačiau oficialioms struktūroms turėtų būti siunčiami tik pagrindiniu antspaudu patvirtinti dokumentai.

Svarbu užtikrinti, kad pagrindinė ir papildomos struktūra antspaudai dokumentamsįmonių pavadinimai ir adresai. Visų rūšių antspaudai dokumentams, kuriuos naudoja įmonė joms sertifikuoti, siunčiami išorės subjektams – sandorio šalims, valstybinėms įstaigoms, turi būti apvalios.

Kur dedamas antspaudas ant dokumentų? Jis turi būti pateiktas taip, kad neuždengtų kitų svarbių dokumente esančių įrašų.

Straipsnyje galite susipažinti su kitais spausdinimo naudojimo niuansais organizuojant dokumentų srautą įmonėje.

Dokumento teisinė galia

Praktikoje gana dažnai personalo darbuotojams kyla klausimas, kokius dokumentus reikia patvirtinti darbdavio antspaudu.

Kad dokumentas suteiktų teisinę galią, turi būti pateikti šie privalomi duomenys:

Organizacijos ir (ar) struktūrinio padalinio pavadinimas;
- dokumento paskelbimo data;
- registracijos indeksas;
- parašas.

Tam tikrų tipų dokumentams papildoma informacija, suteikianti jiems juridinę galią, yra patvirtinimo antspaudas, antspaudas, kopijos patvirtinimo žyma (Baltarusijos Respublikos teisingumo ministerijos 2009 m. sausio 19 d. nutarimo Nr. 18 punktas 4 „Dėl Tarnybinio darbo valdžios institucijose ir kitose organizacijose instrukcijos patvirtinimo“).

Parašas yra privalomas dokumentą patvirtinantis rekvizitas, papildomas antspaudas. Taigi, patvirtinant dokumento autentiškumą, pirmiausia jis turi būti pasirašytas, o vėliau (jei reikia) patvirtintas antspaudu. Patvirtinti dokumentai antspauduojami (jei reikia) patvirtinus dokumentą.

Rekvizitai „Seal“

Atributas „Antspaudas“ dedamas ant dokumentų, kuriems reikalingas specialus jų autentiškumo patvirtinimas.

Yra 3 rūšių antspaudai: organizacijos antspaudas, organizacijos struktūrinio padalinio antspaudas, antspaudas, nurodantis jo paskirtį (dokumentams ir pan.). Organizacijų antspaudai skirstomi į oficialiuosius (antspaudai su Baltarusijos Respublikos valstybės herbo atvaizdu) ir paprastus.

Naudojimo tvarka ir atsakomybė už plombų laikymą turi būti įtvirtinta organizacijos vietiniuose norminiuose teisės aktuose, parengtuose pagal Baltarusijos Respublikos teisės aktus. Informacija apie plombų naudojimą ir saugojimą gali būti įtvirtinta Organizacijos biuro valdymo instrukcijose arba Personalo tarnybos nuostatuose.

Dokumentų, ant kurių uždedamas antspaudas, sąrašą organizacija nustato savarankiškai, vadovaudamasi Baltarusijos Respublikos teisės aktais.

Antspaudas būtinas ant originalių dokumentų ir jų kopijų (kopijos tikrumui patvirtinti), įsk. faksimilė, patvirtinanti piliečių teises, laisves ir (ar) teisėtus interesus, juridinių asmenų teises ir pareigas, leidžianti išleisti lėšas ir materialinį turtą.

Antspaudo atspaude turi būti dalis dokumentą pasirašiusio (patvirtinusio) asmens pareigų pavadinimo.

Pavyzdys

instituto direktorius Parašas S.A. Sidorovas
MP

SVARBU! Atkreipiame personalo aptarnavimo darbuotojų dėmesį, kad apytikslė darbo sutarties forma, patvirtinta Baltarusijos Respublikos darbo ministerijos 1999 m. gruodžio 27 d. nutarimu Nr. 155 (su 2010 m. spalio 4 d. pakeitimais) , yra atributas „Seal“. Tuo pačiu apytikslėje sutarties formoje, patvirtintoje Baltarusijos Respublikos Ministrų Tarybos 1999-02-08 nutarimu Nr. 1180 (su 2012-01-19 pakeitimais), nėra „ Antspaudas“ reikalavimas.

Įrašai darbuotojo darbo knygoje, kurie turi būti patvirtinti antspaudu

Pirmasis darbo knygos puslapis (titulinis puslapis), kuriame yra nurodyta informacija apie darbuotoją, yra patvirtintas darbdavio ar įgalioto pareigūno parašu ir darbdavio antspaudu, o jei individualus verslininkas jo neturi, iki individualų verslininką įregistravusios vietos vykdomosios ir administracinės institucijos antspaudas (antroji dalis 18 p. Darbuotojų darbo apskaitos tvarkymo instrukcijos, patvirtintos Baltarusijos Respublikos darbo ministerijos 1998-09-03 nutarimu 30 (toliau – Instrukcija Nr. 30)).

Be to, įrašus darbo knygelėje apie pavardę, vardą, tėvavardį, gimimo datą, išsilavinimą, profesiją, specialybę keičia darbdavys paskutinėje darbo vietoje, remdamasis atitinkamą informaciją patvirtinančiais dokumentais, su nuoroda į jų numerį ir datą (instrukcijos Nr. trisdešimt 38 punktas). Vidiniame viršelyje įrašyta nuoroda į atitinkamą dokumentą, patvirtinta darbdavio ar įgalioto pareigūno parašu ir darbdavio antspaudu, o jei individualus verslininkas jo neturi – vietos vykdomosios ir administracinės institucijos antspaudu. įstaiga, įregistravusi verslininką.

Darbo knygelės įrašo pavyzdį, patvirtintą antspaudu, rasite skyriuje „Naudinga dokumentacija“, 25 puslapyje.

Įrašų apie profesiją ar specialybę keitimas pirmame darbo knygelės puslapyje (tituliniame puslapyje) tuo atveju, jei darbuotojas įgyja naują profesiją ar specialybę, daroma papildant esamus įrašus, neperbraukiant anksčiau įrašytų.

Nuorodos į dokumentus, kurių pagrindu buvo padaryti korekciniai įrašai, rašomos darbo knygos vidiniame viršelyje ir patvirtinamos organizacijos vadovo ar jo specialiai įgalioto asmens parašu ir organizacijos antspaudu arba personalo skyriaus antspaudas.

Atleidžiant darbuotoją, visi jo darbo metu darbo knygelėje įrašyti įrašai apie darbą, apdovanojimai ir paskatinimai už sėkmę darbe turi būti patvirtinti darbdavio ar įgalioto pareigūno parašu ir darbdavio antspaudu (Įstatymo 45 punktas). Instrukcija Nr. 30).

Kokiais atvejais būtina antspauduoti užsakymus?

Organizacijos įsakymai nėra antspauduojami, nes įsakymas yra vidinis organizacinis ir administracinis dokumentas (įsakymai dėl įdarbinimo, įsakymai dėl darbo atostogų, įsakymai dėl atleidimo). Įdarbinimo įsakymų kopijos ir kitos personalo dokumentų kopijos, siunčiami dokumentai turi būti tinkamai patvirtinti, todėl turi būti antspauduoti.

Taigi galime daryti išvadą, kad tik tų dokumentų kopijos, kurios yra sukurtos pačioje organizacijoje, turi būti sertifikuojamos antspaudu.

Išimties tvarka, sprendžiant pačios organizacijos kompetencijai priklausančius klausimus, leidžiama daryti ir tvirtinti kitų organizacijų išduotų dokumentų kopijas. Pavyzdžiui, organizacija turi teisę pasidaryti ir patvirtinti išsilavinimo diplomo kopiją įtraukimui į darbuotojo asmens bylą, vaiko gimimo liudijimo kopiją ir pažymėjimą apie teisę gauti išmokas pateikti buhalterijai apskaitos tikslais, kai skaičiuojant pajamų mokestį ir kt.

Natalija Vladyko, teisininkė

Be įstatymų dėl LLC ir UAB, taip pat buvo pakeisti keli reglamentai, kurie anksčiau numatė privalomą dokumentų sertifikavimą organizacijos antspaudu. Dabar antspaudas dedamas tik tuo atveju, jei jis yra (tai yra, jei antspaudas yra nurodytas organizacijos įstatuose) šiuose dokumentuose:

• imtis veiksmų dėl pramoninės avarijos (Rusijos Federacijos darbo kodekso 230 straipsnis);
• atstovui organizacijos išduotas įgaliojimas (Rusijos Federacijos Arbitražo proceso kodekso 61 straipsnio 5 dalis, Rusijos Federacijos civilinio proceso kodekso 53 straipsnio 3 dalis, federalinio arbitražo kodekso 54 straipsnio 2 dalis). 2007 m. spalio 2 d. įstatymas Nr. 229-FZ „Dėl vykdymo procedūrų“);
• audito žurnalas (2008 m. gruodžio 26 d. Federalinio įstatymo Nr. 294-FZ „Dėl juridinių asmenų ir individualių verslininkų teisių apsaugos vykdant kontrolę (priežiūrą) ir savivaldybių kontrolę“ 10 dalis, 16 straipsnis);
• dvigubo sandėlio sertifikatas (Rusijos Federacijos civilinio kodekso 913 straipsnio 9 dalies 1 punktas);
• steigiamųjų dokumentų, pateiktų registracijos institucijai, kopijos (1997 m. liepos 21 d. federalinio įstatymo Nr. 122-FZ „Dėl teisių į nekilnojamąjį turtą ir sandorių su juo valstybinės registracijos“ 16 straipsnio 4 punktas);
• pranešimo apie akcizo mokėjimą avansu parduodant etilo alkoholį kopija (1995 m. lapkričio 22 d. federalinio įstatymo Nr. 171-FZ „Dėl etilo alkoholio gamybos ir apyvartos valstybinio reguliavimo“ 5 straipsnio 1 dalis, 10.2 straipsnis). etilo alkoholis, alkoholiniai ir alkoholio turintys produktai bei alkoholinių gėrimų vartojimo (gerimo) apribojimai“);
• vertybinių popierių sąskaitos išrašai ir hipotekos lakštai apie hipoteka užtikrintos prievolės įvykdymą (1998 m. liepos 16 d. federalinio įstatymo 5 dalis, 3 dalis, 16 straipsnis, 5 dalis, 1 dalis, 17 straipsnis, 2 dalis, 25 straipsnis). 102-FZ „Dėl hipotekos (nekilnojamojo turto įkeitimo)“);
• sprendimai dėl vertybinių popierių išleidimo, emisijos lygio vertybinių popierių sertifikatai; sprendimai dėl Rusijos depozitoriumo pakvitavimų išleidimo (1996 m. balandžio 22 d. federalinio įstatymo Nr. 39-FZ „Dėl vertybinių popierių rinkos“ 17 straipsnio 1 punktas, 18 straipsnio 4 dalies 11 punktas, 27.5-3 straipsnio 10 punktas ”);
• dokumentai, kuriuose yra informacija apie Rusijos Federacijos, Rusijos Federacijos subjekto ar savivaldybės subjekto dalį juridinio asmens įstatiniame kapitale, taip pat pareiškėjų pateikti dokumentai dėl turto pirkimo (4 d., 1 p. 2001 m. gruodžio 21 d. federalinio įstatymo Nr. 178-FZ „Dėl valstybės ir savivaldybių turto privatizavimo“ 1 straipsnio 2 dalis, 16 straipsnis);
• įgaliojimą organizacijos vardu (skundžiant muitinės veiksmus), prie prašymo įtraukti į įgaliotųjų ūkio subjektų registrą finansinės atskaitomybės patikimumo audito ataskaitos kopiją; ataskaitų apie sandėliuojamas, gabenamas, parduotas, perdirbtas ir (ar) panaudotas prekes bei atliktas muitinės operacijas teikimas; išrašai iš muitinės pareigūnams pateiktų prekių registravimo sistemos (2010 m. lapkričio 27 d. federalinio įstatymo 6 dalis, 39 straipsnis, 6 punktas, 3 dalis, 90 straipsnis, 2 punktas, 5 dalis, 177 straipsnis, 1 punktas, 184 straipsnis). Nr. 311-FZ „Dėl muitinės reguliavimo Rusijos Federacijoje“ (šie pakeitimai galioja nuo 2015 m. gegužės 18 d.);
• prie paraiškų dalyvauti atvirame konkurse, uždarame aukcione pridedamas įgaliojimas; įgaliojimas, išduotas elektroninio aukciono dalyvių akreditacijai gauti; paraiška dalyvauti uždarame aukcione (2013 m. balandžio 5 d. federalinio įstatymo Nr. 44-FZ „Dėl sutarčių sistemos prekių, darbų, paslaugų, skirtų valstybės ir savivaldybių poreikiams tenkinti pirkimo srityje“ 51, 61, 88 straipsniai “).

Jei organizacija nusprendžia atsisakyti naudoti antspaudą, patartina neįtraukti informacijos apie tai iš chartijos, nors įstatymai tokios pareigos nenumato. Atrodo, kad jei organizacijos įstatuose minimas antspaudas, bet jo įspaudo nėra išvardytuose dokumentuose, tai gali tapti įvairių reguliavimo institucijų ginčų ir pretenzijų objektu.

Primename: kaip ir anksčiau, organizacijos parengtose pirminės apskaitos dokumentacijos blankuose, kuriuose nėra žymos „M.P.“, plombuoti nereikia (antspaudo atspaudas nėra privalomas pirminio apskaitos dokumento rekvizitas () 2011 m. gruodžio 6 d. federalinio įstatymo Nr. 402 – Federalinis įstatymas „Dėl apskaitos“ 9 straipsnis; Buhalterinės apskaitos nuostatų 13 punktas, patvirtintas Rusijos Federacijos finansų ministerijos 1998 m. liepos 29 d. įsakymu Nr. 34 -n).Tas pats galioja ir sudarytoms sutartims.Uždėti antspaudu nedraudžiama, bet nebūtina (žr. FAS 2012 m. kovo 22 d. nutarimą Maskvos rajonas Nr. A40-62363/11-71-291 , FAS Maskvos rajono 2010 m. gruodžio 23 d. nutarimas Nr. KG-A40/13774-10, Volgos-Vjatkos rajono FAS nutarimas 2013 m. sausio 21 d. Nr. A28-3218/2012 ).

Iš mokyklos sužinojome: dokumentas be antspaudo negalioja. Taigi beveik ant visų popierių uždėjome antspaudą - košės aliejumi sugadinti negalima. Bet ar tai tikrai būtina? Kokius personalo dokumentus tikrai reikia antspauduoti, o kuriuose galima apsieiti be jo?

Mūsų redaktoriai dažnai sulaukia laiškų su klausimais, kurie vienaip ar kitaip susiję su teisingu antspaudo atspaudo panaudojimu. „Ar man reikia antspaudo darbo sutartyje? - klausia verslininkas iš Samaros. „Kur galiu rasti dokumentų, kurie turi būti antspauduoti, sąrašą? – klausia Maskvos personalo vadovas. "Netyčia uždėjau kitos organizacijos antspaudą darbuotojo darbo knygoje. Ką dabar daryti?" - skundžiasi personalo pareigūnas iš Stavropolio. Šiandien išspręsime šias ir daugelį kitų problemų.

Susipažinkite su antspaudu

Pirma, pakalbėkime apie tai, kas yra antspaudas. Tai kietos gumos klišė, skirta daryti atspaudus ant popieriaus, patvirtinantį dokumento autentiškumą. Techniniai reikalavimai oficialiems plomboms – jų forma, dydis, tekstas ir ant jų dedamas simboliai – nustatyti valstybiniame standarte GOST R 51511-2001*.

* Rusijos Federacijos valstybinis standartas "Antspaudai su Rusijos Federacijos herbo reprodukcija. Forma, dydžiai ir techniniai reikalavimai" (patvirtintas 2001 m. gruodžio 25 d. Rusijos valstybinio standarto nutarimu Nr. 573-st) .

Antspaudų be herbo techniniai reikalavimai valstybiniame standarte dar nenustatyti. Teisės aktai beveik nieko nesako apie plombų naudojimo taisykles. Pavyzdžiui, neaišku, kokius antspaudus turi turėti organizacija, kokiais atvejais jie turėtų būti dedami, kas atsakingas už jų saugumą, kiek plombų turi turėti įmonė ir pan. Visi šie klausimai lieka organizacijos vadovybės nuožiūra. .
Yra trijų tipų antspaudai: oficialūs, lygiaverčiai oficialiems ir paprastieji.

Oficialūs antspaudai(su Rusijos Federacijos herbo atvaizdu) naudojami tik valdžios institucijose ir valdžios institucijose. Be to, organizacijos, kurioms suteikti vyriausybės įgaliojimai, gauna oficialų antspaudą. Pavyzdžiui, privatūs notarų biurai.

Akcinė bendrovė turi turėti apvalų antspaudą, kuriame yra visas įmonės pavadinimas ir adresas

Komercinės įmonės naudojasi antspaudams prilygstantys antspaudai. Juose pavaizduota įmonės emblema, logotipas arba tiesiog įmonės pavadinimas. Tiek antspauduose, tiek jiems lygiaverčiuose antspauduose nurodomas juridinio asmens TIN ir valstybinio registracijos liudijimo numeris.

Privatūs verslininkai taip pat turi savo antspaudus. Pagal savo statusą jie laikomi lygiaverčiais antspaudams. Tačiau ant tokio antspaudo vietoj herbo ir emblemos yra individualaus verslininko pavardė, vardas ir patronimas, taip pat nurodoma jo vieta, mokesčių mokėtojo kodas ir registracijos numeris.

Antspaudai, pasimatymai, faksimilės
Antspaudas- Tai yra stačiakampio spaudinio tipas su tekstu. Dažniausiai antspaudai naudojami organizacijos informacijai įterpti į dokumentą. Yra antspaudai, patvirtinantys tam tikrą veiksmą. Pavyzdžiui, „Sumokėta“, „Įterpti išduota“.
Dater- štampavimo įrenginys, skirtas automatiniam datos antspaudavimui. Antspaudų ir daterių naudojimo tvarka nėra reglamentuota įstatymais, todėl organizacija turi ją nustatyti savarankiškai.
Faksimilė- Tai antspaudas arba klišė, kurios pagalba atkuriamas asmens parašas. Pagal DK 260 straipsnį faksimilės gali būti naudojamos tik įstatymų nustatyta tvarka. Tačiau tokios tvarkos kol kas nėra. Faksimilės negali būti dedamos ant personalo ir apskaitos dokumentų – reikalingas tik pareigūno ranka rašytas parašas. Bet ant laiškų, pažymėjimų, sveikinimų – tai visai priimtina.

Antspaudai ir panašūs spaudai dedami ant dokumentų, kuriems reikalingas specialus autentiškumo patvirtinimas – sutartys, laiškai ir sertifikatai, darbo knygos, paslaugų ID ir kt.
Paprasta Atsižvelgiama į įmonės struktūrinių padalinių antspaudus, tam tikros rūšies dokumentų antspaudus, antspaudus. Jie būna įvairių formų – apvalūs, trikampiai, stačiakampiai, kvadratiniai. Jie dedami ant tų dokumentų, kuriems nereikia specialaus autentiškumo patvirtinimo (pažymos, leidimai, kopijos ir kt.).

Antspaudų be herbo techniniai reikalavimai valstybiniame standarte dar nenustatyti

Kur turėčiau dėti antspaudą?

Antspaudo atspaudas turi būti dokumento apačioje, šalia pareigūno parašo. Atkreipkite dėmesį: antspaudas dedamas taip, kad iš dalies uždengtų žodį, nurodantį poziciją, bet nepatenka ant parašo ir parašo nuorašo.

Kai kuriuose dokumentuose yra specialus ženklas „M.P. (spausdinimo vieta). Jei toks yra, nerimauti reikia vienu dalyku mažiau: padėkite spaudinį tiesiai ant jo. Laiškai "M.P." yra darbo knygos tituliniame puslapyje, apskaitos dokumentuose ir pažymėjimų blankuose.

Kam skirtas antspaudas?

Antspaudas suteikia dokumentui juridinę galią – patvirtina pareigūno parašo tikrumą. Tačiau ne visuose personalo dokumentuose reikalaujama šios informacijos. Deja, galiojančiuose teisės aktuose nėra aiškiai apibrėžta, kokius popierius reikia spausti ir kokį antspaudą. Remdamiesi nusistovėjusia praktika, sudarėme personalo dokumentų, patvirtintų antspaudu komercinėse organizacijose, sąrašą. Jis pateiktas lentelėje 33 puslapyje.
Antspaudu patvirtinami ne tik personalo dokumentai, bet ir apskaitos dokumentai (įsakymai, registrai, sąmatos), taip pat organizacijos steigimo dokumentai, kolektyvinė sutartis, įvairios sutartys. Šiame sąraše nepaminėtiems dokumentams sertifikuoti antspaudu nereikia.

Ant blankų parašytų laiškų (išskyrus garantijas) antspauduoti nereikia

Kokius dokumentus turėčiau dėti antspaudus?

Tvirtiname dokumentus pagal taisykles

Žinoma, nieko blogo nenutiks, jei per klaidą uždėsite antspaudą ant personalo įsakymo ar laiško. Bet jei nepatvirtinsite dokumento, kuriam jo tikrai reikia (pavyzdžiui, sutarties), pasekmės gali būti labai skaudžios. Toks susitarimas neturės teisinės galios, ir teismas greičiausiai jo nelaikys įrodymu.
Norint išvengti tokių nesklandumų, patariame aiškiai apibrėžti spausdinimo naudojimo tvarką vietiniu lygiu. Pirmiausia reikia nustatyti slinktiįmonės dokumentai, ant kurių turėsite uždėti antspaudą. Tada reikia pagaminti naudojimo instrukcijos antspaudai, kuriuose rašyti, kada dėti antspaudui prilygintą antspaudą, o kada paprastą, kaip naudojami antspaudai, jei organizacija juos turi. Atskirai nurodykite, kur bus saugomas antspaudas ir kas yra paskirtas atsakingas už jos saugojimą (šį klausimą dažniausiai sprendžia organizacijos vadovas).

Patartina šią instrukciją kartu su sąrašu padaryti kaip priedą prie bendrųjų Jūsų įmonės biuro valdymo instrukcijų, o jei jos nėra – atskiru dokumentu arba įstatų priedu. Ateityje, jei reikės patvirtinti dokumentą antspaudu, kuris nenurodytas vietos akte, organizacijos vadovas išduoda specialų įsakymą. Antspaudu patvirtintų dokumentų sąrašas laikui bėgant gali būti papildytas.

Plombų naudojimo instrukcijose turi būti nurodyta pasenusių plombų naikinimo tvarka

Antspaudas darbo knygelėje

Atskirai reikia pasakyti apie antspaudo įspaudą darbuotojo darbo knygoje. Darbo knygelių pildymo tvarka aiškiai nurodyta dviejuose reglamentuose - Darbo knygelių tvarkymo ir saugojimo taisyklėse* ir Darbo knygelių pildymo instrukcijose**, kurių būtina griežtai laikytis. Išstudijavę šiuos dokumentus, darome išvadą: yra tik trys atvejai, kai darbuotojo darbo knygelėje uždedamas organizacijos ar personalo tarnybos antspaudas (galima naudoti bet kurį iš jų):
- pirminės knygos registracijos metu - tituliniame puslapyje;
- keičiant darbuotojo asmens duomenis - vidiniame viršelyje;
- atleidžiant - įrašius atleidimą skiltyje „Darbo informacija“.
* Patvirtinta Rusijos Federacijos Vyriausybės 2003 m. balandžio 16 d. dekretu Nr. 225.
** Patvirtinta Rusijos Federacijos darbo ir socialinės plėtros ministerijos 2003 m. spalio 10 d. dekretu Nr. 69.

Be to, pasitaiko vienas atvejis, kai reikia dėti antspaudą darbo knygelėje – jei darbuotojui duodamas įdėklas. Šis antspaudas dedamas ant vidinio knygos viršelio arba antraštinio puslapio ir yra stačiakampio formos įspaudas su žodžiais „Išduotas intarpas“.

Larisa SANKINA ,

Rusijos valstybinio humanitarinio universiteto Dokumentologijos katedros docentas:

Deja, nė viename reglamente, reglamentuojančiame darbą su darbo apskaitos knyga, nekalbama apie tai, kaip panaikinti neteisingai uždėtą antspaudą (pavyzdžiui, kitos organizacijos antspaudą). Tuo tarpu tokia klaida gali kelti klausimų Pensijų fondo institucijoms skiriant pensiją darbuotojui. Manome, kad jį galima ištaisyti taip pat, kaip ir neteisingą įrašą darbo knygos skiltyje „Darbo informacija“. Po paskutinio įrašo įrašykite kitą serijos numerį ir parašykite, kad tokios ir tokios organizacijos antspaudas buvo uždėtas neteisingai. Pavyzdžiui: „Neteisingai uždėtas atvirosios akcinės bendrovės „Gloria“ antspaudas. Tada šalia šio antspaudo padėkite tinkamą.
Gali būti, kad tokį žymą darbo knygelėje turintis darbuotojas vis tiek turės patvirtinti darbo jūsų organizacijoje laikotarpį įsakymų kopijomis. Todėl darbuotojui išeidamas pateikite reikiamas kopijas.

• Personalo dokumentų tvarkymas ir Darbo teisė