"ბრმა ასლის" კონცეფცია, ჩვენ ვსწავლობთ არ გავაკეთოთ სისულელე. სასარგებლო ფრაზები საქმიანი მიმოწერისთვის და თუ არაფერს გამოგიგზავნით, რა მოხდება მაშინ? არაფრის დადასტურება არ მინდა

დღეს სასამართლოები ხშირად იღებენ ელექტრონულ მიმოწერას წერილობით მტკიცებულებად. თუმცა, ამისათვის მას იურიდიული ძალა უნდა ჰქონდეს. იმავდროულად, ვირტუალური მიმოწერის ლეგიტიმურობის დადგენის მკაფიო და ერთიანი წესები და მეთოდები ჯერ არ არის შემუშავებული, რაც იწვევს უამრავ პრობლემას.

მოდით შევხედოთ ელ.ფოსტის იურიდიული ძალის მინიჭების რამდენიმე გზას.

დიდი ხნის წინ წავიდა ის დრო, როდესაც კომუნიკაციის ერთადერთი საშუალება ქაღალდზე დაწერილი წერილები იყო. ეკონომიკურ სუბიექტებს შორის ეკონომიკური ურთიერთობების განვითარება წარმოუდგენელია საინფორმაციო ტექნოლოგიების გამოყენების გარეშე. ეს განსაკუთრებით ეხება მაშინ, როდესაც კონტრაგენტები განლაგებულია სხვადასხვა ქალაქში ან თუნდაც ქვეყანაში.

ელექტრონული კომუნიკაციის საშუალებით კომუნიკაცია ხელს უწყობს მატერიალური ხარჯების შემცირებას და ასევე საშუალებას გაძლევთ სწრაფად განავითაროთ საერთო პოზიცია კონკრეტულ საკითხებზე.

თუმცა, ასეთი პროგრესი მხოლოდ პოზიტიურად არ უნდა განიხილებოდეს. ეკონომიკური ურთიერთობის სუბიექტებს შორის ხშირად წარმოიქმნება სხვადასხვა დავა, მათ გადასაწყვეტად მიმართავენ სასამართლოებს. სასამართლო გადაწყვეტილებას იღებს მხარეთა მიერ მოწოდებული მტკიცებულებების შეფასების საფუძველზე.

ამავდროულად, გაანალიზებულია თითოეული მტკიცებულების ცალ-ცალკე შესაბამისობა, დასაშვებობა, სანდოობა, აგრეთვე მტკიცებულებათა საკმარისობა და ურთიერთდაკავშირება მთლიანობაში. ეს წესი გათვალისწინებულია როგორც რუსეთის ფედერაციის საარბიტრაჟო საპროცესო კოდექსში (71-ე მუხლის მე-2 პუნქტი), ასევე რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო საპროცესო კოდექსში (67-ე მუხლის მე-3 პუნქტი). მოწოდებული მტკიცებულებების დასაშვებობისა და სანდოობის დადგენის პროცესში სასამართლო ხშირად სვამს კითხვებს, რომელთა გადაწყვეტა მნიშვნელოვნად აისახება საქმის შედეგზე.

ელექტრონული დოკუმენტების მართვის გამოყენება ბიზნეს სუბიექტებს შორის ურთიერთობებში რეგულირდება რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო კოდექსის ნორმებით. კერძოდ, ხელოვნების მე-2 პუნქტში. 434-ში ნათქვამია: წერილობითი შეთანხმება შეიძლება დაიდოს დოკუმენტების ელექტრონული კომუნიკაციის გზით გაცვლით, რაც შესაძლებელს ხდის საიმედოდ დადგინდეს, რომ დოკუმენტი მომდინარეობს ხელშეკრულების მხარისგან.

ხელოვნების 1-ლი პუნქტის შესაბამისად. 71 რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო საპროცესო კოდექსი და ხელოვნების 1 პუნქტი. რუსეთის ფედერაციის საარბიტრაჟო საპროცესო კოდექსის 75, წერილობითი მტკიცებულება არის საქმიანი მიმოწერა, რომელიც შეიცავს ინფორმაციას საქმის განხილვისა და გადაწყვეტისთვის მნიშვნელოვანი გარემოებების შესახებ, დამზადებულია ციფრული ჩანაწერის სახით და მიღებული ელექტრონული კომუნიკაციით.

ელექტრონული დოკუმენტების სასამართლო პროცესებში გამოსაყენებლად ორი პირობა უნდა აკმაყოფილებდეს. პირველ რიგში, როგორც უკვე აღინიშნა, მათ უნდა ჰქონდეთ იურიდიული ძალა. მეორეც, დოკუმენტი უნდა იყოს იკითხებადი, ანუ ის უნდა შეიცავდეს ზოგადად გასაგები და აღქმისთვის მისაწვდომ ინფორმაციას.

ეს მოთხოვნა გამომდინარეობს სასამართლო პროცესის ზოგადი წესებიდან, რაც გულისხმობს მოსამართლის მიერ მტკიცებულების წყაროებიდან ინფორმაციის აღქმის უშუალობას.

ხშირად სასამართლო უარს ამბობს საქმის მასალებში მტკიცებულებად დაშვებაზე ელექტრონული მიმოწერა, რომელიც არ აკმაყოფილებს ზემოაღნიშნულ პირობებს და შემდგომში იღებს გადაწყვეტილებას, რომელიც არ აკმაყოფილებს დაინტერესებული მხარის სამართლებრივ მოთხოვნებს.

განვიხილოთ ელექტრონული მიმოწერის ლეგიტიმაციის ძირითადი გზები საქმის წარმოების დაწყებამდე და მის შემდეგ.

ნოტარიუსთან მუშაობა

თუ პროცესი ჯერ არ დაწყებულა, მაშინ ელექტრონული კორესპონდენციის იურიდიული ძალის მისაცემად საჭიროა ნოტარიუსის ჩართვა. ხელოვნების 1 პუნქტში. ნოტარიუსთა შესახებ კანონმდებლობის საფუძვლების (საფუძვლები) 102-ე პუნქტში ნათქვამია, რომ დაინტერესებული მხარეების მოთხოვნით ნოტარიუსი უზრუნველყოფს სასამართლოში ან ადმინისტრაციულ ორგანოში აუცილებელ მტკიცებულებებს, თუ არსებობს საფუძველი იმის დასაჯერებლად, რომ მტკიცებულებების მიწოდება შემდგომში შეუძლებელი ან რთული გახდება. და ხელოვნების 1 პუნქტში. საფუძვლების 103-ე პუნქტი ადგენს, რომ მტკიცებულებათა უზრუნველყოფის მიზნით ნოტარიუსი ამოწმებს წერილობით და ნივთიერ მტკიცებულებებს.

ხელოვნების მე-2 პუნქტის მიხედვით. 102 პრინციპში, ნოტარიუსი არ წარმოადგენს მტკიცებულებებს იმ საქმეზე, რომ დაინტერესებული მხარეები მასთან დაკავშირების დროს განიხილება სასამართლო ან ადმინისტრაციული ორგანო. წინააღმდეგ შემთხვევაში სასამართლოები ნოტარიულად დამოწმებულ ელექტრონულ კორესპონდენციას ცნობენ დაუშვებელ მტკიცებულებად (მეცხრე ასს-ის 2010 წლის 11 მარტის დადგენილება No09AP-656/2010-GK).

შეგახსენებთ, რომ ხელოვნების მე-4 ნაწილის საფუძველზე. 103 საფუძვლები, მტკიცებულებების მიწოდება ერთ-ერთი მხარის და დაინტერესებული მხარის გაფრთხილების გარეშე ხორციელდება მხოლოდ გადაუდებელ შემთხვევებში.

მტკიცებულებების შესამოწმებლად დგება ოქმი, რომელიც, გარდა ნოტარიუსის ქმედებების დეტალური აღწერისა, ასევე უნდა შეიცავდეს ინფორმაციას შემოწმების თარიღისა და ადგილის, შემოწმების განმახორციელებელი ნოტარიუსის, მასში მონაწილე დაინტერესებული პირების შესახებ. , ასევე ჩამოთვალეთ შემოწმების დროს აღმოჩენილი გარემოებები. თავად ელფოსტა იბეჭდება და შეივსება ოქმით, რომელსაც ხელს აწერენ შემოწმებაში მონაწილე პირები, ნოტარიუსი და ილუქება მისი ბეჭდით. რუსეთის ფედერაციის უზენაესი საარბიტრაჟო სასამართლოს 2010 წლის 23 აპრილის No VAS-4481/10 გადაწყვეტილებით, ელექტრონული საფოსტო ყუთის შემოწმების სანოტარო ოქმი აღიარებულია შესაბამის მტკიცებულებად.

ამჟამად ყველა ნოტარიუსი არ ახორციელებს ელ.ფოსტის სერტიფიცირების მომსახურებას და მათი ღირებულება საკმაოდ მაღალია. მაგალითად: მოსკოვის ერთ-ერთი ნოტარიუსი იხდის 2 ათას რუბლს პროტოკოლის აღწერითი ნაწილის ერთ გვერდზე.

მტკიცებულების მიწოდებით დაინტერესებული პირი შესაბამისი განცხადებით მიმართავს ნოტარიუსს. უნდა მიუთითებდეს:

• უზრუნველყოფილი მტკიცებულებები;
• გარემოებები, რომლებსაც ეს მტკიცებულება ადასტურებს;
• საფუძვლები, რისთვისაც საჭიროა მტკიცებულება;
• ნოტარიუსთან დაკავშირების დროს საქმეს არ განიხილავს საერთო იურისდიქციის სასამართლო, საარბიტრაჟო სასამართლო ან ადმინისტრაციული ორგანო.

ელექტრონული ფოსტის გადაცემის ტექნიკური პროცესის გათვალისწინებით, ელ.ფოსტის აღმოჩენის ადგილები შეიძლება იყოს მიმღების კომპიუტერი, გაგზავნის ფოსტის სერვერი, მიმღების ფოსტის სერვერი ან იმ პირის კომპიუტერი, რომელსაც ელექტრონული მიმოწერა მიემართება.

ნოტარიუსები ელექტრონული საფოსტო ყუთის შიგთავსს დისტანციურად ამოწმებენ, ანუ იყენებენ დისტანციურ წვდომას ფოსტის სერვერზე (ეს შეიძლება იყოს პროვაიდერის სერვერი, რომელიც უზრუნველყოფს ელექტრონული საკომუნიკაციო სერვისს კონტრაქტით; დომენის რეგისტრატორის ფოსტის სერვერი ან უფასო ინტერნეტ ფოსტის სერვერი), ან უშუალოდ დაინტერესებული პირის კომპიუტერიდან, რომელზედაც დაინსტალირებულია ელექტრონული ფოსტის პროგრამა (Microsoft Outlook, Netscape Messenger და ა.შ.).

დისტანციური შემოწმების დროს, განაცხადის გარდა, ნოტარიუსს შეიძლება დასჭირდეს დომენის რეგისტრატორის ან ინტერნეტ პროვაიდერის ნებართვა. ეს ყველაფერი დამოკიდებულია იმაზე, თუ ვინ უჭერს მხარს საფოსტო ყუთების ან ელექტრონული ფოსტის სერვერის მუშაობას კონტრაქტით.

სერთიფიკატი პროვაიდერისგან

მეცხრე AAS-ის დადგენილებები 04/06/2009 No09AP-3703/2009-AK, 04/27/2009 No09AP-5209/2009, FAS MO 05/13/2010 No41384 -10 ადგენს, რომ სასამართლოები ასევე აღიარებენ ელექტრონული კორესპონდენციის დასაშვებობას, თუ ის დამოწმებულია ინტერნეტ სერვისის პროვაიდერის ან დომენის რეგისტრატორის მიერ, რომელიც პასუხისმგებელია ფოსტის სერვერის მართვაზე.

პროვაიდერი ან დომენის რეგისტრატორი ამოწმებს ელექტრონულ მიმოწერას დაინტერესებული მხარის მოთხოვნით მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ის მართავს ფოსტის სერვერს და ასეთი უფლება მითითებულია მომსახურების ხელშეკრულებაში.

თუმცა, ელექტრონული მიმოწერის მოცულობა შეიძლება იყოს საკმაოდ დიდი, რაც თავის მხრივ გაართულებს ქაღალდის დოკუმენტების მიწოდების პროცესს. ამასთან დაკავშირებით სასამართლო ზოგჯერ იძლევა ელექტრონულ მედიაზე ელექტრონული მიმოწერის მიწოდების საშუალებას. ამრიგად, მოსკოვის ოლქის საარბიტრაჟო სასამართლომ, 2008 წლის 1 აგვისტოს გადაწყვეტილებით No A41-2326/08 საქმეზე, მიუთითა სასამართლოსთვის ოთხ დისკზე მიწოდებული ელექტრონული კორესპონდენციის დასაშვებობაზე.

მაგრამ სააპელაციო ინსტანციაში საქმის განხილვისას მეათე შსს-მ 2008 წლის 10/09/2008 დადგენილებით No A41-2326/08 საქმეზე ელექტრონულ მიმოწერაზე მითითება უსაფუძვლოდ ცნო და გააუქმა პირველი სასამართლოს გადაწყვეტილება. მაგალითად, მიუთითებს, რომ დაინტერესებულმა მხარემ არ წარმოადგინა მხარეთა ხელშეკრულებით გათვალისწინებული დოკუმენტები.

ამრიგად, დავის საგანთან დაკავშირებული ელ.წერილი სასამართლოს უნდა წარედგინოს წერილობით, ხოლო ყველა სხვა დოკუმენტის წარდგენა შესაძლებელია ელექტრონულ მედიაზე.

წერილების შინაარსის დადასტურება მათზე მითითებით შემდგომ ქაღალდის მიმოწერაში დაგეხმარებათ ვირტუალურ მიმოწერაში მითითებული ფაქტების დამტკიცებაში. სხვა წერილობითი მტკიცებულებების გამოყენება აისახება მეცხრე AAS-ის 2010 წლის 20 დეკემბრის No09AP-27221/2010-GK დადგენილებაში. იმავდროულად, სასამართლოს, საქმის განხილვისას და მხარეთა მიერ მოწოდებული მტკიცებულებების შეფასებისას, უფლება აქვს, დასაშვებად არ მიიჩნიოს ქაღალდის მიმოწერა ელექტრონულ კორესპონდენციაზე ბმულით.

ის მხოლოდ ითვალისწინებს და გადაწყვეტილებას იღებს ყველა წარმოდგენილი მტკიცებულების ყოვლისმომცველი ანალიზის საფუძველზე.

მიიღეთ დახმარება ექსპერტისგან

თუ პროცესი უკვე დაწყებულია, მაშინ ელექტრონული კორესპონდენციის იურიდიული ძალის მისაცემად აუცილებელია ექსპერტის მოზიდვის უფლების განხორციელება. ხელოვნების 1 პუნქტში. რუსეთის ფედერაციის საარბიტრაჟო საპროცესო კოდექსის 82-ე პუნქტი ადგენს, რომ საქმის განხილვისას წარმოქმნილი საკითხების გასარკვევად, რომელიც საჭიროებს სპეციალურ ცოდნას, საარბიტრაჟო სასამართლო დანიშნავს ექსპერტიზას საქმეში მონაწილე პირის მოთხოვნით, ან მასში მონაწილე პირთა თანხმობა.

თუ ექსპერტიზის დანიშვნა კანონით ან ხელშეკრულებით არის გათვალისწინებული, ან საჭიროა წარდგენილი მტკიცებულებების გაყალბების შესახებ განცხადების გადამოწმება, ან თუ საჭიროა დამატებითი ან განმეორებითი ექსპერტიზა, საარბიტრაჟო სასამართლოს შეუძლია საკუთარი ინიციატივით დანიშნოს ექსპერტიზა. წარმოდგენილი მტკიცებულებების გადამოწმების მიზნით ექსპერტიზის დანიშვნა ასევე გათვალისწინებულია მუხ. 79 რუსეთის ფედერაციის სამოქალაქო საპროცესო კოდექსი.

სასამართლო ექსპერტიზის დანიშვნის შესახებ შუამდგომლობაში აუცილებელია მიეთითოს ორგანიზაცია და კონკრეტული ექსპერტები, რომლებიც ჩაატარებენ მას, ასევე იმ საკითხების სპექტრი, რისთვისაც დაინტერესებულმა მხარემ გადაწყვიტა მიმართოს სასამართლოს ექსპერტიზის დაკვეთის მოთხოვნით. გარდა ამისა, ინფორმაცია უნდა მიეწოდოს ასეთი ექსპერტიზის ღირებულებისა და ვადის შესახებ და სასამართლოში ჩარიცხული იქნეს მისი გადასახდელი სრული თანხა. ჩართული ექსპერტი უნდა აკმაყოფილებდეს მისთვის დადგენილ მოთხოვნებს ხელოვნებაში. ფედერალური კანონის 13 „რუსეთის ფედერაციაში სახელმწიფო სასამართლო ექსპერტიზის საქმიანობის შესახებ“.

საქმის მასალებზე მიმაგრება, როგორც ექსპერტის დასკვნის მტკიცებულება ელექტრონული მიმოწერის ავთენტურობის შესახებ, დასტურდება სასამართლო პრაქტიკით (მოსკოვის საარბიტრაჟო სასამართლოს გადაწყვეტილება 21.08.2009 წ. საქმეზე No A40-13210/09-110-153; დადგენილება. მოსკოვის რეგიონის ფედერალური ანტიმონოპოლიური სამსახურის 01/20/2010 No KG-A40 /14271-09).

ხელშეკრულების საფუძველზე

ხელოვნების მე-3 პუნქტში. რუსეთის ფედერაციის საარბიტრაჟო საპროცესო კოდექსის 75-ე აღნიშნავს, რომ ელექტრონული კომუნიკაციით მიღებული დოკუმენტები აღიარებულია წერილობით მტკიცებულებად, თუ ეს მითითებულია მხარეთა შეთანხმებაში. შესაბამისად, აუცილებელია მიეთითოს, რომ მხარეები დედნად აღიარებენ ფაქსით, ინტერნეტით და სხვა ელექტრონული საკომუნიკაციო საშუალებებით მიღებულ კორესპონდენციასა და დოკუმენტაციას. ამ შემთხვევაში ხელშეკრულებაში უნდა იყოს მითითებული ელექტრონული ფოსტის მისამართი, საიდანაც გაიგზავნება ელექტრონული კორესპონდენცია და ინფორმაცია მის განსახორციელებლად უფლებამოსილი უფლებამოსილი პირის შესახებ.

ხელშეკრულებაში უნდა იყოს მითითებული, რომ დანიშნულ ელ.ფოსტის მისამართს მხარეები იყენებენ არა მხოლოდ სამუშაო მიმოწერისთვის, არამედ სამუშაოს შედეგების გადასაცემად, რაც დასტურდება მოსკოვის რეგიონის ფედერალური ანტიმონოპოლიური სამსახურის პოზიციით No KG- დადგენილებაში. A40/12090-08 2009 წლის 12 იანვრით დათარიღებული. მეცხრე AAS-ის 2010 წლის 24 დეკემბრის დადგენილება No. 09AP-31261/2010-GK ხაზს უსვამს, რომ ხელშეკრულება უნდა ითვალისწინებდეს ელექტრონული ფოსტის გამოყენების შესაძლებლობას ტექნიკური მახასიათებლების დასამტკიცებლად და პრეტენზიების წარმოდგენის შესახებ გაწეული მომსახურების ხარისხთან და შესრულებულ სამუშაოსთან დაკავშირებით.

გარდა ამისა, მხარეებს შეუძლიათ ხელშეკრულებაში განსაზღვრონ, რომ ელექტრონული ფოსტით გაგზავნილი შეტყობინებები და შეტყობინებები აღიარებულია მათ მიერ, მაგრამ დამატებით უნდა დადასტურდეს გარკვეული პერიოდის განმავლობაში კურიერის ან რეგისტრირებული ფოსტით (XIII AAC-ის დადგენილება 2008 წლის 25 აპრილი No. A56. -42419/2007).

რომ შევაჯამოთ, შეგვიძლია ვთქვათ, რომ დღეს არის სასამართლოს პრაქტიკა, რომ ელექტრონული კორესპონდენცია წერილობით მტკიცებულებად გამოიყენონ. თუმცა, საპროცესო კანონმდებლობის მოთხოვნების გათვალისწინებით მტკიცებულებათა დასაშვებობასთან და სანდოობასთან დაკავშირებით, ვირტუალურ კორესპონდენციას სასამართლო ითვალისწინებს მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ მას აქვს იურიდიული ძალა.

ამასთან დაკავშირებით წარმოიქმნება პრობლემების დიდი რაოდენობა, ვინაიდან ელექტრონული მიმოწერის ლეგიტიმურობის დადგენის ერთიანი მეთოდოლოგია ჯერ არ ჩამოყალიბებულა. დაინტერესებული მხარის უფლება, დაუკავშირდეს ნოტარიუსს მტკიცებულებების უზრუნველსაყოფად, განმტკიცებულია, მაგრამ არ არსებობს რუსეთის ფედერაციის იუსტიციის სამინისტროს მარეგულირებელი აქტი, რომელიც არეგულირებს ნოტარიუსების მიერ ასეთი მომსახურების გაწევის პროცედურას. შედეგად, არ არსებობს ერთიანი მიდგომა მათი ღირებულების დადგენისა და ამ უფლების განხორციელების მკაფიო მექანიზმის ფორმირებისთვის.

არსებობს ელექტრონულ კორესპონდენციას იურიდიული ძალის მინიჭების რამდენიმე გზა სასამართლოში მისი მტკიცებულებად წარდგენის მიზნით: ელექტრონული კორესპონდენციის უზრუნველყოფა ნოტარიუსთან, სერტიფიცირება ინტერნეტ პროვაიდერისგან, ელ. ფოსტის მითითებით შემდგომ ქაღალდის მიმოწერაში, აგრეთვე მათი ავთენტურობის დადასტურება. სასამართლო ექსპერტიზა.

ელექტრონული კორესპონდენციის წერილობითი მტკიცებულების სახით დროულად მიწოდების კომპეტენტური მიდგომა ბიზნეს სუბიექტებს საშუალებას მისცემს სრულად აღადგინონ დარღვეული უფლებები დავების გადაწყვეტისას.

ყოველდღიურად ათობით წერილს ვუგზავნით. ზოგჯერ ეს არის ძალიან მოკლე შეტყობინებები, მაგალითად: "სადილზე წავიდეთ?" ზოგჯერ - რომლის დახმარებითაც წარმოგიდგენთ თქვენს ბიზნესს ან ვებსაიტს. როცა ბევრი ასოა და დრო ცოტაა, ვიწყებთ ჩქარობას და შეცდომებს. ჩვეულებრივ ტრივიალურია, როგორც ბეჭდური შეცდომა, მაგრამ ზოგჯერ ისეთი რამ ხდება, რამაც შეიძლება სერიოზულად დააზიანოს თქვენი რეპუტაცია და გააფუჭოს ურთიერთობა კლიენტთან ან თანამშრომელთან.

ამის თავიდან აცილება შესაძლებელია, თქვენ უბრალოდ უნდა იყოთ შეგროვებული და იცოდეთ გარკვეული ხარვეზების შესახებ. აქ არის ყველაზე გავრცელებული შეცდომები ელ.ფოსტის გაგზავნისას. ყურადღებით წაიკითხეთ და გახსოვდეთ, რომ ჯერ მცირე პაუზა გჭირდებათ, შეამოწმეთ ყველაფერი რიგზეა და მხოლოდ ამის შემდეგ დააწკაპუნეთ ღილაკზე „გაგზავნა“.

არასწორ მისამართს წერთ

ყველაზე გავრცელებული და ყველაზე უსიამოვნო შეცდომა. წარმოიდგინეთ, რომ გსურთ გაუგზავნოთ საკმაოდ პერსონალური ფოტოები მეგობარს, მაგრამ ავტომატურად აკრიფოთ თქვენი უფროსის ან მომხმარებლის მისამართი. და მხოლოდ წერილის წასვლის შემდეგ ხვდები საშინლად რაც მოხდა. თუ ეს რაიმე ნუგეშია, თითოეული ჩვენგანი ცხოვრებაში ერთხელ მაინც აღმოვჩნდით ამ სიტუაციაში: ადვოკატებმა კონფიდენციალური დოკუმენტები გაუგზავნეს საპირისპირო მხარეს, დიზაინერებმა ვებგვერდის განლაგება გაუგზავნეს არასწორ კლიენტს და ა.შ. მაგრამ როდესაც ეს ხდება ჩვენთან, როგორც ჩანს, მიწა ქრება ჩვენი ფეხების ქვეშ.

საბედნიეროდ, ელ.ფოსტის ბევრ სერვისს, მაგალითად Gmail-ს აქვს ფუნქცია. ჩართეთ და მიუთითეთ დიდი დროის ინტერვალი - ეს უფრო მშვიდია, იცით.

თქვენ დაგავიწყდათ დანართი

თქვენ დაწერეთ, რომ წერილს დართული ჰქონდა გარკვეული ფაილი, მაგრამ დაგავიწყდათ მისი მიმაგრება. კიდევ ერთი გავრცელებული შეცდომა, რომელიც ხშირად იწვევს გაუგებრობას და ბოდიშს. ერთის მხრივ, კარგია, არავინ არის სრულყოფილი, მაგრამ უმჯობესია ჯერ ყველაფერი შეამოწმოთ და მხოლოდ ამის შემდეგ გაგზავნოთ წერილი. მიმღების მხრიდან კითხვების თავიდან ასაცილებლად, ჩვენ გირჩევთ ყველა თანდართული ფაილების ჩამოთვლას პირდაპირ წერილის ტექსტში. მაგალითად, ასე:

გამარჯობა, მაქსიმ! გამოგიგზავნით რამდენიმე ფაილს, თან ერთვის:

Მომსახურების ხელშეკრულება

GIF კატასთან ერთად

თქვენ არ ფიქრობთ დიზაინზე

როგორც გახსოვთ, ტანსაცმლით გილოცავენ. თუ გსურთ თავიდან აიცილოთ თქვენი ელ.წერილი, რომ არ მოგინდეთ მისი დაუყოვნებლივ წაშლა, იმუშავეთ მის ფორმაზე. ისინი ამბობენ, რომ მას იმდენი დრო უნდა დაუთმოთ, როგორც შინაარსს. საბედნიეროდ, დღეს ეს ადვილია. ამისათვის ჩვენ გირჩევთ გამოიყენოთ Wix ShoutOut აპლიკაცია, აირჩიოთ შესაფერისი შაბლონი და დაამატოთ მასში თქვენი ტექსტი. განსაკუთრებული ცოდნა არ არის საჭირო, უბრალოდ დარწმუნდით, რომ ყველაფერი გამოიყურება მოწესრიგებული და ლამაზი. სხვათა შორის, კარგ ბიულეტენს აქვს თავისი საიდუმლოებები და წესები, ამიტომ გირჩევთ წაიკითხოთ ჩვენი ელექტრონული ფოსტის მარკეტინგის დირექტორი. ნუ მადლობთ.

თქვენ არ აკონკრეტებთ წერილის საგანს

წერილის თემა ასრულებს დაახლოებით იგივე როლს, როგორც ტექსტის სათაური. ის გამოჩნდება თქვენი სახელის გვერდით, მიმღები ხედავს მას და ხვდება, რა გაუგზავნეთ მას: ინვოისი, შეხვედრის შედეგები, სამუშაო შეთავაზება, ვებსაიტის განლაგება და ა.შ. დაიმახსოვრე, რომ თემა უნდა იყოს მკაფიოდ ჩამოყალიბებული ისე, რომ საჭიროების შემთხვევაში, ადამიანმა სწრაფად იპოვნოს თქვენი წერილი და დამაჯერებელი, რომ დაინტერესდეს, თუ ვსაუბრობთ, ვთქვათ, ბიულეტენზე. არც ისე დიდი ხნის წინ დავწერეთ იმის შესახებ, თუ როგორ, თუ დაგავიწყდათ, ღირს ხელახლა წაკითხვა.

თქვენ არ ინახავთ მონახაზებს

თუ გსურთ ტექსტის რედაქტორებში ასოების წერა, მაშინ ხშირად შეინახეთ, თორემ მთელი დღე წერილს დაასრულებთ, შემდეგ კი უცებ თქვენი კომპიუტერი იყინება და ყველაფერი გაქრება. ან ჩაწერეთ პირდაპირ ფოსტის სერვისში - შემდეგ თქვენი ყველა ესკიზი ავტომატურად შეინახება "დრაფტების" საქაღალდეში.

უხეში ხარ

მიმოწერაში თავაზიანობა არანაკლებ მნიშვნელოვანია, ვიდრე ცხოვრებაში. აქ არის ძირითადი წესები, რომლებიც ყველამ უნდა დაიცვას:

ყოველთვის მადლობა გადაუხადეთ გამგზავნს წერილისთვის, განსაკუთრებით თუ ხედავთ, რომ მან კარგად გაართვა თავი. გახსოვთ, როცა ბავშვობაში ყველას გვასწავლიდნენ „ჯადოსნურ“ სიტყვებს? არ დავივიწყოთ ისინი, მიუხედავად იმისა, რომ ზრდასრულები ვართ.

შეინარჩუნეთ სიმშვიდე, მაშინაც კი, თუ საქმე უკიდურესად გადაუდებელი და მნიშვნელოვანია. ნერვიულობა და საყვედურები ნამდვილად არ გამოიწვევს რაიმე კარგს.

დაიწყეთ და დაასრულეთ თქვენი წერილი ჩვეულებრივი ფრაზებით. ფორმალობის ხარისხი დამოკიდებული იქნება იმაზე, თუ ვისთან გაქვთ მიმოწერა. თუ ეს არის თქვენი უფროსი ან უბრალოდ ოფიციალური პირი, არ გამოიყენოთ "გამარჯობა", "ნახვამდის" ან "კოცნა". და პირიქით, თუ კოლეგას ან მეგობარს წერთ, შეგიძლიათ გააკეთოთ ტრადიციული „პატივისცემის“ გარეშე.

თქვენ არ ასწორებთ ტექსტს

ბეჭდურმა შეცდომებმა შეიძლება გააფუჭოს მთელი შთაბეჭდილება, ამიტომ ყურადღებით წაიკითხეთ დაწერილი წერილი, სასურველია რამდენჯერმე. თუ ეჭვი გაქვთ მართლწერაში ან სინტაქსში, გადადით Gramotu.ru. ჯობია შვიდჯერ გაზომო, ანუ შეამოწმო, ვიდრე მერე ბოდიში მოიხადო ბეჭდური შეცდომებისთვის და დაამტკიცო, რომ მართლა წიგნიერი ხარ.

სხვათა შორის: თუ თქვენ გეშინიათ დაუმთავრებელი წერილის შემთხვევით გაგზავნის, ჯერ დაწერეთ მთელი ტექსტი სრულად და მხოლოდ ამის შემდეგ ჩაწერეთ მიმღების მისამართი.

თქვენ არ აყენებთ სწორ ადამიანებს წერილის ასლზე

მოდით გავარკვიოთ, ვინ შეიძლება მიიღოს რეალურად თქვენი წერილი. To ველი არის ძირითადი მიმღები. "Ss" ველი არის ადამიანი, რომელიც მიიღებს ასლს. ის პირდაპირ არ არის დაკავშირებული განსახილველ საკითხთან, მაგრამ სურს ან უნდა იცოდეს. ველი "Bcc" არის დამალული მიმღებები. თქვენ დაამატებთ მათ, მაგრამ ძირითადი მიმღები ვერ ხედავს მათ. და აქ თქვენ უნდა იყოთ ფრთხილად: შეგიძლიათ აურიოთ Cc და Bcc და შემდეგ მიმღები იფიქრებს, რომ მას ჯაშუშობენ.

გაითვალისწინეთ, რომ ზოგიერთისთვის მნიშვნელოვანია იცოდეს რა ხდება. თქვენ არ გსურთ საყვედურების მოსმენა იმის შესახებ, რომ „როგორ ვერ დამამატე ასლში?! ამ პროექტზე ორი თვე ვიმუშავე!“ თუ ეჭვი გეპარებათ, დაამატეთ ყველა, ვისაც რაიმე კავშირი აქვს ამ კითხვასთან. შესაძლოა, ყველას არ გაუხარდეს, რომ მათ ყურადღებას უთმობენ, მაგრამ თქვენზე პრეტენზია არ იქნება.

თქვენ არ გამოიწერთ

თქვენ დაწერეთ „პატივისცემით, მაშა“ და ფიქრობთ, რომ ყველაფერი რიგზეა, მაგრამ წერილის მიმღები ზის და ფიქრობს, როგორი მაშაა ეს. სტამბიდან? ან იქნებ ილუსტრატორი? იმისათვის, რომ არ დატოვოთ მისი გამოცნობა, დააყენეთ ხელმოწერა და ის ავტომატურად დაემატება ყოველი თქვენი შეტყობინების ბოლოს. აუცილებლად მიუთითეთ თქვენი სახელი და გვარი, კომპანიის სახელი, პოზიცია და საკონტაქტო ინფორმაცია, როგორიცაა სკაიპი ან ტელეფონის ნომერი. თქვენ შეგიძლიათ დაამატოთ მისამართი - თუმცა ეს რეკლამაა, მაგრამ შეუმჩნეველია.

თქვენ არასწორ დროს ირჩევთ

ღამით წერილების წერა არ არის კარგი იდეა. მიზეზი პირველი: ალბათ საშინლად დაღლილი ხართ დღის განმავლობაში, კარგად არ ფიქრობთ და ყველა ზემოთ ჩამოთვლილი შეცდომის დაშვების რისკის ქვეშ ხართ. მიზეზი მეორე: დილის ფოსტის ზვავი დამარხავს თქვენს შუაღამის წერილს და ადრესატი მას უახლოეს მომავალში ნამდვილად ვერ ნახავს. და მესამე: როგორც ჩანს, არაფერი გაქვთ უკეთესი, თუ საქმიან წერილებს წერთ დილის სამ საათზე.

ჩვენი რჩევა: თუ არაფერი მნიშვნელოვანი ან გადაუდებელი არ მომხდარა, გაგზავნეთ შეტყობინებები ორშაბათიდან პარასკევის ჩათვლით და სამუშაო საათებში, როგორც ყველა ნორმალური ადამიანი.

საჭიროა თქვენი ბიზნესისთვის? შექმენი ის თავად Wix-ზე - ეს მარტივი და უფასოა!

შემდეგი გამონათქვამები ყველაზე ხშირად გამოიყენება ფორმალური წერილების დასაწერად:

1. თუ გვსურს ფაილის მიმაგრება, მაშინ მივუთითებთ:

გთხოვთიპოვემიმაგრებული- გთხოვთ, მიიღოთ დანართად

გთხოვთ იპოვე მიმაგრებული ჩემი გაგრძელება. – გთხოვთ მიიღოთ დანართადჩემი რეზიუმე.

გთხოვთ იპოვე მიმაგრებული ფოტოები საწყისი The კონფერენცია. – გთხოვთ მიიღოთ დანართადფოტოები კონფერენციიდან.

2. თუ გვინდა წერილის გადაგზავნა (გადამისამართება), ვიყენებთ გამოთქმას:

მე გადავიტანე ________ შენთის. – მე გადამიგზავნე ________ თქვენ.

ვაგზავნი ________ შენთის. - Გიგზავნი _______.

მე გადავიტანებილის რეზიუმე თქვენთვის. -მე გადამისამართებული Შენთის შემაჯამებელი ბილ.

ვაგზავნიჯონის ელფოსტა თქვენ. -ვაგზავნი Შენთისჯონის ელ.წერილი.

3. თუ გვინდა ვინმეს მონიშვნა წერილის ასლში, ვიყენებთ გამოთქმას:

(სახელი) ამ ელფოსტაზე

– მე აღვნიშნე (სახელი) ამ წერილის ასლში.

მე` ვე სს` დ უმარი on ეს ელ. – მოვნიშნე უმარი ამ ელფოსტის ასლში.

* ჩვენ გადავწერეთ უმარი რომშენარჩუნებამასinTheმარყუჟი. – წერილის ასლში უმარი შევნიშნეთ, რომ ინფორმირებული ყოფილიყო.

გთხოვ დამინახე მარყუჟში. -გთხოვთ, გამართავს მე ვ კურსი.

4. შემდეგი გამოთქმა დაეხმარება წერილის დასრულებას:

თუ თქვენ გაქვთ რაიმე შეკითხვები, გთხოვთ, ნუ მოგერიდებათ დამიკავშირდეთ. -თუ თქვენ გაქვთ რაიმე შეკითხვები, გთხოვთ დამიკავშირდეთ.

თუ თქვენ გაქვთ რაიმე შეკითხვები, გთხოვთ, ნუ მოგერიდებათ დამიკავშირდეთ.

პატივისცემით,

იოანე –

თუ თქვენ გაქვთ რაიმე შეკითხვები, გთხოვთ დამიკავშირდეთ.

პატივისცემით,

იოანე

5. წერილის დასასრულებლად ვიყენებთ შემდეგ გამოთქმებს:

მოუთმენლად ველი

მოისმინეინგსაწყისიშენ-შენგან პასუხს ველოდები. შეხვედრაინგშენ- მოუთმენლად ველი შენთან შეხვედრას. შენიპასუხი- Ველოდები შენს პასუხს.

Მოუთმენლად ველით + ზმნა + ინგ- წინ იყურე)

ელფოსტის დასასრულებლად ვიყენებთ შემდეგ გამოთქმებს:

Კეთილიპატივისცემით (პატივისცემით) - საუკეთესო სურვილებით, საუკეთესო სურვილებით

თბილისურვილები — Საუკეთესო სურვილებით

Შენიაჭეშმარიტად- პატივისცემით, პატივისცემით.

ინგლისური ხუმრობა

იაფფასიან რესტორანში საუზმეს ცდილობდა დახლთან მის გვერდით მყოფ მამაკაცთან საუბარი.

"საშინელი წვიმიანი შელოცვა, როგორც წყალდიდობა."

"წყალდიდობა?" ტონი თავაზიანი იყო, მაგრამ კითხვის ნიშნის ქვეშ.

"წარღვნა - ნოე, კიდობანი, არარატის მთა".

მეორემ პურის ნახევარი ნაჭერი დაკბინა, თავი დაუქნია და სქლად ჩაილაპარაკა:

"არ წავიკითხე დღევანდელი გაზეთი."

ელ.ფოსტის კლიენტების უმეტესობა, მათ შორის Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, საშუალებას გაძლევთ ჩადოთ რამდენიმე მიმღები კოპირება(ინგლისურად აბრევიატურა მიღებულია SS), ან ბსკ (CCB). IN ასლებიმიმღებებს შეუძლიათ ნახონ სხვა ადამიანების მისამართები. მეორე შემთხვევაში, დამატებითი მიმღებების ვინაობა იმალება.

მიმღების მისამართის დამატება

ელ.ფოსტის მიმღებ(ებ)ის დასაზუსტებლად, ველში შეიყვანეთ მათი ელფოსტის მისამართი Ვის (რომ):

ელ.ფოსტის ზოგიერთი კლიენტი საშუალებას გაძლევთ უბრალოდ შეიყვანოთ თქვენი მომხმარებლის სახელი ველში, რომელიც შემდეგ ავტომატურად ივსება პროგრამის მიერ.

თუ ამ ველს იყენებთ რამდენიმე ადამიანთან ელფოსტის გასაგზავნად, თითოეული მათგანი შეძლებს ნახოს სხვა მიმღებთა სრული სია.

როგორ შევქმნათ ელ.ფოსტის ასლი

ველი CCან კოპირებაგამოიყენება ელექტრონული შეტყობინებების გაცვლისთვის უფრო არაპირდაპირი გზით, ვიდრე ველში Ვის. თუ პირდაპირ არ მიმართავთ პირს თქვენს ელფოსტაში, მაგრამ გსურთ, რომ ეს ადამიანი მიყვეს საუბარს ელფოსტის თემაში ან უბრალოდ იცოდეს თემა, ველი კოპირებაშესანიშნავი ვარიანტი იქნება. ადრესატი, რომელიც არის ასლებიწერილებს, იღებს წაუკითხავ წერილს თავის საფოსტო ყუთში, ისევე როგორც ყუთში მოთავსებული Ვის; ერთადერთი განსხვავება ისაა, ვის მიმართავთ წერილს პირველ რიგში თქვენი ელ.ფოსტის ტექსტში. პროფესიულ სამყაროში ფოსტით გაგზავნა ასლებიგამოიყენება ძალიან ფართოდ და ემსახურება კოლეგების ინფორმირებას სხვადასხვა ღონისძიებებისა და თემების შესახებ.

თქვენ შეგიძლიათ ჩამოთვალოთ ელ.ფოსტის მიმღებები ველში მისამართების სიის უბრალოდ შეყვანით კოპირება, რომელიც ჩვეულებრივ მდებარეობს მინდვრის უშუალოდ ქვემოთ Ვის. მიმღებთა ამ ჯაჭვში ყველა შეძლებს ნახოს ყველა სხვა მიმღების სახელები და ელფოსტის მისამართები:

როგორ დავაფიქსიროთ ელ.წერილი BCC

ელ.ფოსტის ყველა კლიენტი (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo და ა.შ.) ელფოსტის გამგზავნს აძლევს საშუალებას მიაღწიოს ადამიანთა დიდ რაოდენობას ელფოსტის ჯაჭვის სხვა მომხმარებლებისთვის მათი ინფორმაციის გასაჯაროების გარეშე. ეს ფუნქცია ე.წ BCCან დამალული ასლი. მიმღებების დამალვა შეგიძლიათ ველში მათი მისამართების შეყვანით დამალული ასლიველების გამოყენების ნაცვლად Ვისდა კოპირება:

თქვენ შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეს ფუნქცია როგორც ინდივიდუალური, ასევე ჯგუფური ელფოსტისთვის. ეს განსაკუთრებით სასარგებლოა, თუ გსურთ შეინახოთ თქვენი კონტაქტები კონფიდენციალურად, დაიცვათ ისინი სპამისგან და არასასურველი ელფოსტისგან, ან უბრალოდ, თუ არ გსურთ, რომ თქვენმა მიმღებებმა იცოდნენ, ვინ მიიღო იგივე შეტყობინება.

ველი დამალული ასლიყოველთვის არ არის ხელმისაწვდომი სტანდარტულად ყველა ელ.ფოსტის კლიენტისთვის. მაგალითად, in Outlookმოგიწევთ წასვლა Პარამეტრებიპარამეტრებზე წვდომისთვის; ვ Thunderbirdთქვენ უნდა აირჩიოთ ეს ფუნქცია ჩამოსაშლელი მენიუდან; ვ Gmailსაჭიროა ღილაკის დაჭერა კოპირებადა დამალული ასლი; ვ Windows Live Mailთქვენ უნდა დააჭიროთ ღილაკებს ერთდროულად ალტ + ბ.

სურათი: © ვებ ჰოსტინგი - Unsplash.com

რა არის ელექტრონული ფოსტა? თანამედროვე ბიზნეს სამყაროში ეს არის:

• Შენი სახე. სწორედ ელ.ფოსტის საშუალებით შეგიძლიათ შექმნათ დადებითი იმიჯი კონტრაგენტის თვალში ან გააფუჭოთ პირველი შთაბეჭდილება.
• თქვენი სამუშაო ინსტრუმენტი. გარე სამყაროსთან ბევრი კომუნიკაცია ხდება ელექტრონული ფოსტით. ამიტომ, თუ თქვენ ფლობთ ამ ინსტრუმენტს, შეგიძლიათ გაამარტივოთ თქვენი ცხოვრება.
• ძლიერი ყურადღების გაფანტვა. გარესამყარო ცდილობს შეგეჭრას, გადაგფანტოს ყურადღება და შეცდომაში შეგიყვანოს ელექტრონული ფოსტის საშუალებით.

ამ თვალსაზრისით, მოდით შევხედოთ ელ.ფოსტის მუშაობას. დავიწყოთ რაღაც მარტივით.

ასოს ფორმატირება

მე ვიყენებ Mozilla Thunderbird-ის ელ.ფოსტის კლიენტს, ამიტომ გამოვიყენებ მას, როგორც მაგალითად. მოდით შევქმნათ ახალი ასო და გადავიდეთ ზემოდან ქვემოდან ველების სიის მეშვეობით.

Ვის. კოპირება. დამალული ასლი

შეიძლება ზოგიერთმა არ იცის, მაგრამ Mozilla-ში "To" შეიძლება შეიცვალოს "Cc" ან "Bcc".

• Ვის: ვწერთ მთავარ მიმღებს ან რამდენიმე მიმღებს, რომლებიც გამოყოფილია მძიმით.
• კოპირება: ვწერთ მას, ვინც უნდა წაიკითხოს წერილი, მაგრამ ვისგანაც რეაქციას არ ველით.
• დამალული ასლი: ჩვენ ვწერთ ვინმეს, ვინც უნდა წაიკითხოს წერილი, მაგრამ უცნობი უნდა დარჩეს წერილის სხვა მიმღებებისთვის. განსაკუთრებით მიზანშეწონილია გამოიყენოთ საქმიანი წერილების მასობრივი გაგზავნისთვის, როგორიცაა შეტყობინებები.

არასწორი მასობრივ გზავნილებში მიუთითეთ მიმღებები ველების "ასლი" ან "მიმდევრობით". წელიწადში რამდენჯერმე ვიღებ წერილებს, რომლებშიც ჩამოთვლილია 50-90 მიმღები ველში "Cc". არსებობს კონფიდენციალურობის დარღვევა. თქვენმა ყველა მიმღებმა არ უნდა იცოდეს ვისთან მუშაობთ მსგავს თემაზე. კარგია, თუ ესენი არიან ადამიანები, რომლებიც ერთმანეთს იცნობენ. რა მოხდება, თუ სიაში არიან კონკურენტი კომპანიები, რომლებმაც არ იციან ერთმანეთის შესახებ? მინიმუმ, თქვენ უნდა მოემზადოთ არასაჭირო ახსნა-განმარტებისთვის და მაქსიმუმ, შეწყვიტოთ თანამშრომლობა ერთ-ერთ მათგანთან. არ გააკეთოთ ეს ასე.

წერილის საგანი

პროფესიონალური საფოსტო სერვისები ხშირად წერენ (ზოგჯერ გონივრულად) თავიანთ კორპორატიულ ბლოგებზე ელ.ფოსტის სათაურის ხაზის მნიშვნელობაზე. მაგრამ ყველაზე ხშირად ჩვენ ვსაუბრობთ გაყიდვების წერილებზე, სადაც წერილის თემა წყვეტს პრობლემას "ელ.წერილი უნდა გაიხსნას".

ჩვენ განვიხილავთ ყოველდღიურ საქმიან მიმოწერას. აქ თემა აგვარებს პრობლემას „წერილი და მისი ავტორი ადვილად უნდა ამოიცნონ და შემდეგ მოიძებნონ“. უფრო მეტიც, თქვენი მონდომება დაგიბრუნდებათ მრავალი საპასუხო წერილის კარმის სახით, მხოლოდ პრეფიქსებით. Re:ან Fwd, რომელთა შორის მოგიწევთ მოძებნოთ სასურველი წერილი თემაზე.

ოცი ასო არის ერთდღიანი მიმოწერის მოცულობა საშუალო მენეჯერისთვის. მე საერთოდ არ ვსაუბრობ მეწარმეებზე და ბიზნესის მფლობელებზე, მათი ასოების რაოდენობა ზოგჯერ სცილდება 200-ს ან მეტს დღეში. ამიტომ კიდევ ერთხელ: არ გაგზავნოთ ელ.წერილი ცარიელი თემით.

მაშ, როგორ სწორად ჩამოვაყალიბოთ ელ. ფოსტის სათაური?

შეცდომა #1 : სათაურში მხოლოდ კომპანიის სახელი. მაგალითად, "ცა" და ეს არის ის. ჯერ ერთი, თქვენ ალბათ ერთადერთი არ ხართ თქვენი კომპანიისგან, ვინც დაუკავშირდა ამ კონტრაგენტს. მეორეც, ასეთ თემას არანაირი მნიშვნელობა არ აქვს, რადგან თქვენი კომპანიის სახელი უკვე ჩანს მისამართიდან. მესამე, გამოიცანით როგორი იქნება თქვენი საფოსტო ყუთი მიმოწერის ამ მიდგომით? Რაღაც მსგავსი.

მოსახერხებელია ასეთ თემებზე ძიება?

შეცდომა #2 : მოციმციმე, გასაყიდი სათაური. კარგია, თუ იცი, როგორ დაწერო ასეთი სათაურები. მაგრამ არის თუ არა მიზანშეწონილი ამ უნარების გამოყენება ბიზნეს მიმოწერაში? დაიმახსოვრეთ ბიზნეს ელ. ფოსტის სათაურის ხაზის მიზანი: არა გაყიდვა, არამედ იდენტიფიკაციისა და ძიების უზრუნველყოფა.

წერილის ტექსტი

არსებობს მრავალი წერის სახელმძღვანელო სხვადასხვა შემთხვევისთვის. მაგალითად, მაქსიმ ილიახოვს, ალექსანდრე ამზინს და სიტყვის სხვა ოსტატებს ბევრი სასარგებლო ინფორმაცია აქვთ. გირჩევთ, წაიკითხოთ მათი სტატიები, სულ მცირე, ზოგადი წიგნიერების გასაუმჯობესებლად და წერითი მეტყველების საერთო სტილის გასაუმჯობესებლად.

წერილის დაწერის პროცესში რამდენიმე გადაწყვეტილება თანმიმდევრულად უნდა მივიღოთ.

ზრდილობის საკითხია . წერილის დასაწყისში, თქვენ შეგიძლიათ გადაიტანოთ სასიამოვნო ან თუნდაც სინაზე სულისკვეთებით: „ჩემო ძვირფასო როდია, უკვე ორ თვეზე მეტია, რაც თქვენთან წერილობით გესაუბრები, რის გამოც მე თვითონ განვიცდიდი და არც კი მეძინა. ღამეები, ფიქრი." ძალიან თავაზიანი და ძალიან ძვირი, როგორც ასეთი შესავლის დასაწერად, ასევე თანამოსაუბრის წასაკითხად დროის თვალსაზრისით. მიმოწერა ბიზნესია, გახსოვს? არა ესე ეპისტოლარული ჟანრის კონკურსისთვის ან წერილი რასკოლნიკოვის დედას, არამედ საქმიანი მიმოწერა.

ჩვენ პატივს ვცემთ ჩვენს და მიმღების დროს!

აზრი აქვს მხოლოდ საკუთარი თავის გაცნობას და თქვენი გაცნობის გარემოებების გახსენებას გამოფენაზე დროებითი შეხვედრის შემდეგ გაგზავნილ პირველ წერილში. თუ ეს არის თანამშრომლობის გაგრძელება ან მიმდინარე მიმოწერა, დღის პირველ წერილში ვწერთ: "გამარჯობა, ივანე", მეორეში და შემდეგში: "ივანე, ...".

გასაჩივრება . მე ყოველთვის მაწუხებდა კითხვა, ვის მივმართო წერილში, თუ რამდენიმე მიმღებია. ამას წინათ წერილი მივწერე სამ გოგონას სახელად ანას. ყოველგვარი ეჭვის გარეშე დავწერე "გამარჯობა, ანა" და არ ვნერვიულობ. მაგრამ ასეთი იღბალი ყოველთვის არ არის საქმე.

რა მოხდება, თუ არის სამი ან თუნდაც შვიდი მიმღები და მათ არ აქვთ იგივე სახელი? თქვენ შეგიძლიათ ჩამოთვალოთ ისინი სახელით: ”დილა მშვიდობისა, როდიონ, პულჩერია, ავდოტია და პიოტრ პეტროვიჩ”. მაგრამ ეს გრძელია და დრო სჭირდება. შეგიძლიათ დაწეროთ: "გამარჯობა, კოლეგებო!"

მე თვითონ ვიყენებ პირის სახელით მიმართვის წესს ველში „To“. და საერთოდ ნუ დაუკავშირდებით მათ ასლში. ეს წესი ასევე გაძლევთ საშუალებას უფრო ზუსტად განსაზღვროთ (ერთი!) წერილის ადრესატი და ამ წერილის მიზანი.

ციტატა . ხშირად მიმოწერა არის ასოების ჯაჭვი კითხვა-პასუხით - ერთი სიტყვით, დიალოგი. კარგ პრაქტიკად ითვლება, რომ არ წაშალოთ მიმოწერის ისტორია და არ დაწეროთ თქვენი პასუხი ციტირებული ტექსტის ზედა ნაწილში, რათა ამ მიმოწერას ერთი კვირის შემდეგ დაუბრუნდეთ, ადვილად წაიკითხოთ დიალოგი ზემოდან ქვემოდან, თარიღის მიხედვით.

რატომღაც, Mozilla-ში ნაგულისხმევი პარამეტრია „კურსორის განთავსება ციტირებული ტექსტის შემდეგ“. გირჩევთ შეცვალოთ ის მენიუში "ინსტრუმენტები" → "ანგარიშის პარამეტრები" → "შედგენა და მისამართი". ასეც უნდა იყოს.

წერილის მიზანი . საქმიანი წერილების ორი ტიპი არსებობს:

• როდესაც უბრალოდ ვაცნობებთ თანამოსაუბრეს (მაგალითად, ანგარიში თვის გაწეული სამუშაოს შესახებ);
• და როცა თანამოსაუბრისგან რაღაც გვინდა. მაგალითად, რათა მან დაამტკიცოს თანდართული ინვოისი გადახდისთვის.

როგორც წესი, ბევრჯერ მეტი წამახალისებელი წერილებია, ვიდრე საანგარიშო წერილები. თუ თანამოსაუბრისგან რაღაცის მიღწევა გვინდა, ძალიან მნიშვნელოვანია ამის თქმა წერილში უბრალო ტექსტით. მოქმედებისკენ მოწოდებას უნდა ახლდეს სახელი და იყოს ბოლო წინადადება წერილში.

არასწორი : ”პორფირი პეტროვიჩ, მე ვიცი, ვინ მოკლა მოხუცი ქალი.”

უფლება : ”პორფირი პეტროვიჩ, სწორედ მე მოვკალი მოხუცი ქალი, გთხოვთ მიიღოთ ზომები ჩემი დაკავებისთვის, დავიღალე ტანჯვით!”

რატომ უნდა იფიქროს კორესპონდენტმა თქვენთვის რა უნდა გააკეთოს ამ წერილთან? ბოლოს და ბოლოს, მან შეიძლება არასწორი გადაწყვეტილება მიიღოს.

ხელმოწერა ტექსტში . ის უნდა იყოს. უფრო მეტიც, ელ.ფოსტის ყველა კლიენტი საშუალებას გაძლევთ დააკონფიგურიროთ ხელმოწერის ავტომატური ჩანაცვლება, მაგალითად კლასიკური "პატიოსნად, ...". Mozilla-ში ეს კეთდება მენიუში "Tools" → "Account Options".

ხელმოწერაში კონტაქტების ჩაწერა თუ არა, ეს ყველას პირადი საქმეა. მაგრამ თუ რაიმე ფორმით ხართ დაკავშირებული გაყიდვებთან, აუცილებლად დაწერეთ. მაშინაც კი, თუ გარიგება არ შედგა კომუნიკაციის შედეგად, მომავალში თქვენ ადვილად აღმოჩნდებით ხელმოწერის კონტაქტების გამოყენებით.

და ბოლოს, წერილის ტექსტის კიდევ ერთი ფუნქცია იმ თანამოსაუბრეებისთვის, რომლებსაც არ მოსწონთ (არ შეუძლიათ, არ სურთ, არ აქვთ დრო) თქვენს წერილებზე პასუხის გაცემა. გთხოვთ მიუთითოთ ნაგულისხმევი წერილის ტექსტში. მაგალითად, „პორფირი პეტროვიჩ, თუ პარასკევს 12:00 საათამდე არ მოხვალ ჩემს დასაჭერად, მაშინ თავს ამნისტირებულად ვთვლი“. რა თქმა უნდა, ვადა რეალური უნდა იყოს (არ უნდა გამოაგზავნოთ ტექსტი მაგალითიდან პარასკევს 11:50 საათზე). მიმღებს ფიზიკურად უნდა შეეძლოს თქვენი წერილის წაკითხვა და მოქმედება. ასეთი "დუმილი" ათავისუფლებს პასუხისმგებლობას თანამოსაუბრის უპასუხოდ. როგორც ყოველთვის, ამ ფუნქციის გამოყენებას გონივრულად უნდა მიუდგეთ. თუ ადამიანი თქვენს წერილებს დროულად და რეგულარულად უპასუხებს, ასეთმა ულტიმატუმმა შეიძლება, თუ არა შეურაცხყოფა მიაყენოს მას, ცოტა სტრესის ქვეშ მოახდინოს ან გადაწყვიტოს, ახლავე არ უპასუხოს წერილს, არამედ დაგელოდოთ პარასკევს.

დანართები

წერილებს ხშირად თან ახლავს დანართები: რეზიუმეები, კომერციული წინადადებები, შეფასებები, განრიგი, დოკუმენტების სკანირება - ძალიან მოსახერხებელი ინსტრუმენტი და ამავე დროს პოპულარული შეცდომების წყარო.

შეცდომა : უზარმაზარი ინვესტიციის ზომა. მე ხშირად ვიღებ წერილებს დანართებით 20 მბ-მდე ზომის. როგორც წესი, ეს არის ზოგიერთი დოკუმენტის სკანირება TIFF ფორმატში, 600dpi გარჩევადობით. კორესპონდენტის ელ.ფოსტის პროგრამა თითქმის აუცილებლად გაიყინება რამდენიმე წუთის განმავლობაში დანართის გადახედვის ჩატვირთვის უშედეგო მცდელობისას. და ღმერთმა ქნას, მიმღებმა სცადოს წაიკითხოს ეს წერილი სმარტფონზე...

პირადად მე მაშინვე ვშლი ასეთ წერილებს. არ გინდათ, რომ თქვენი ელფოსტა წაკითხვამდე ნაგავში მოხვდეს? შეამოწმეთ ინვესტიციის ზომა. რეკომენდირებულია, რომ ის იყოს არაუმეტეს 3 მბ.

რა უნდა გააკეთოს, თუ ის აღემატება?

• სცადეთ თქვენი სკანერის ხელახლა კონფიგურაცია სხვა ფორმატზე და გარჩევადობაზე. მაგალითად, PDF და 300dpi წარმოქმნის საკმაოდ წასაკითხ სკანირებას.
• იფიქრეთ პროგრამებზე, როგორიცაა WinRar ან 7zip archiver. ზოგიერთი ფაილი შესანიშნავად იკუმშება.
• რა უნდა გააკეთოს, თუ დანართი უზარმაზარია და ვერ შეკუმშავთ მას? მაგალითად, თითქმის ცარიელი საბუღალტრო მონაცემთა ბაზა იწონის 900 მბ. Cloud ინფორმაციის შენახვა მოვა სამაშველოში: Dropbox, Google Drive და მსგავსი. ზოგიერთი სერვისი, როგორიცაა Mail.ru, ავტომატურად გარდაქმნის უზარმაზარ დანართებს ღრუბლოვან საცავის ბმულებად. მაგრამ მე მირჩევნია ღრუბელში შენახული ინფორმაციის მე თვითონ ვმართო, ამიტომ არ მივესალმები Mail.ru-დან ავტომატიზაციას.

და კიდევ ერთი არც თუ ისე აშკარა რეკომენდაცია ინვესტიციების შესახებ - მათი სახელი . ის გასაგები და მისაღები უნდა იყოს მიმღებისთვის. ერთხელ ჩვენ კომპანიაში ვამზადებდით კომერციულ წინადადებას სახელით... დაე, ეს იყოს ფიოდორ მიხაილოვიჩ დოსტოევსკი. მე მივიღე წერილი მენეჯერისგან დასამტკიცებლად CP-ის პროექტით და დანართში იყო ფაილი სახელწოდებით „ForFedi.docx“. მენეჯერს, რომელმაც ეს გამომიგზავნა, ჰქონდა დიალოგი, რომელიც ასე წავიდა:

ძვირფასო მენეჯერო, თქვენ პირადად მზად ხართ მიხვიდეთ ამ პატივცემულ კაცთან და პირისპირ დაურეკოთ მას ფედია?

რატომღაც არა, პატივსაცემი კაცია, ყველა სახელითა და პატრონიმით ეძახის.

რატომ დაარქვით დანართს „ფედისთვის“? ახლავე რომ გავუგზავნო, როგორ ფიქრობთ, ცულებს იყიდის ჩვენგან ამ CP-ით?

მოგვიანებით ვაპირებდი სახელის გადარქმევას...

რატომ მოამზადოთ დროის ბომბი - პოტენციური კლიენტის უარი - ან შექმნათ დამატებითი სამუშაო თქვენთვის ფაილის სახელის გადარქმევით? რატომ არ დაუყოვნებლივ დაასახელოთ დანართი სწორად: "Fyodor Mikhailovich.docx-ისთვის" ან კიდევ უკეთესი - "KP_Sky_Axes.docx".

ასე რომ, ჩვენ მეტ-ნაკლებად დალაგებული გვაქვს ელ.წერილი, როგორც „ადამიანი“. მოდით გადავიდეთ ელ.ფოსტაზე, როგორც ეფექტური მუშაობის ინსტრუმენტზე და ვისაუბროთ მის გაფანტულ კომპონენტზე.

ასოებთან მუშაობა

ფოსტა არის ძლიერი ყურადღების გაფანტვა. როგორც ნებისმიერი ყურადღების გაფანტვის შემთხვევაში, ელფოსტას უნდა გავუმკლავდეთ წესების გამკაცრებას და სამუშაო გრაფიკის დანერგვას.

მინიმუმ, თქვენ უნდა გამორთოთ ყველა შეტყობინება ფოსტის ჩამოსვლის შესახებ. თუ ელ.ფოსტის კლიენტი კონფიგურირებულია ნაგულისხმევად, თქვენ მიიღებთ შეტყობინებას ხმოვანი სიგნალით, საათის გვერდით მდებარე ხატულა ციმციმდება და გამოჩნდება ასოს წინასწარი გადახედვა. ერთი სიტყვით, ყველაფერს გააკეთებენ იმისთვის, რომ ჯერ შრომატევადი საქმისგან გაგაშორონ, შემდეგ კი წაუკითხავი წერილების და დაუთვალიერებელი ფოსტის უფსკრულში ჩაგაგდოთ - თქვენი ცხოვრებიდან ერთი-ორი საათის გამოკლებით.

ზოგიერთ ადამიანს აქვს ძლიერი ნებისყოფა, რომელიც საშუალებას აძლევს მათ არ გადაიტანონ შეტყობინებები, მაგრამ უბრალო ადამიანებს ჯობია არ აცდუნონ ბედი და გამორთონ ისინი. Mozilla Thunderbird-ში ეს კეთდება მენიუს მეშვეობით "ინსტრუმენტები" → "პარამეტრები" → "ზოგადი" → "ახალი შეტყობინებების გამოჩენა".

თუ შეტყობინებები არ არის, როგორ უნდა გაიგოთ, რომ წერილი მოვიდა?

Ძალიან მარტივი. თქვენ თვითონ, შეგნებულად, გამოყავით დრო თქვენი ფოსტის დასალაგებლად, ელფოსტის კლიენტის გახსნისთვის და ყველა წაუკითხავი შეტყობინების სანახავად. ეს შეიძლება გაკეთდეს დღეში ორჯერ, მაგალითად, ლანჩზე და საღამოს, ან იძულებითი გაჩერების დროს, მაგალითად, საცობებში.

ხალხი ხშირად სვამს კითხვას, რაც შეეხება პასუხების დროს და გადაუდებელ წერილებს? მე ვპასუხობ: თქვენ არ გაქვთ სასწრაფო წერილები ფოსტაში. თუ თქვენ არ მუშაობთ მომხმარებელთა დახმარების განყოფილებაში (ამ განყოფილებას აქვს ფოსტით მუშაობის საკუთარი წესები).

თუ არის გადაუდებელი წერილები, გამგზავნი შეგატყობინებთ ამის შესახებ სხვა არხებით - ტელეფონით, SMS-ით, სკაიპით. შემდეგ თქვენ შეგნებულად შეხვალთ თქვენს ელ.ფოსტის კლიენტში და დაამუშავებთ სასწრაფო ფოსტას. დროის მენეჯმენტის ყველა გურუ (მაგალითად, გლებ არხანგელსკი თავისი „Time Drive“) აცხადებს სტანდარტულ პასუხს ელფოსტაზე 24 საათის განმავლობაში. ეს კარგი მანერების ნორმალური წესია - არ ელოდოთ მყისიერ პასუხებს ელფოსტით თქვენი თანამოსაუბრისგან. თუ არის გადაუდებელი წერილი, შეატყობინეთ ამის შესახებ უფრო სწრაფი საკომუნიკაციო არხებით.

ასე რომ, ჩვენ გამორთეთ შეტყობინებები და ახლა ჩავრთეთ ელ.ფოსტის კლიენტი ჩვენი გრაფიკის მიხედვით.

რა უნდა გავაკეთოთ, როდესაც მივდივართ ფოსტაზე და ვმონაწილეობთ აქტივობაში, სახელწოდებით „ელფოსტის დახარისხება“? სად არის ამ სამუშაოს დასაწყისი და დასასრული?

ბევრი მსმენია ნულოვანი ინბოქსის სისტემის შესახებ, მაგრამ, სამწუხაროდ, არც ერთი ადამიანი არ შემხვედრია, ვინც მას იყენებს. ჩემი ბორბლის ხელახლა გამოგონება მომიწია. ამ თემაზე არის სტატიები Lifehacker-ზე. Მაგალითად, " ". ქვემოთ მე ვისაუბრებ ნულოვანი შემოსულების სისტემაზე ჩემს ინტერპრეტაციაში. მადლობელი ვიქნები, თუ GTD გურუები კომენტარს გააკეთებენ და დაამატებენ ან გააუმჯობესებენ აღწერილ სისტემას.

მნიშვნელოვანია გვესმოდეს და აღიაროთ, რომ ელფოსტა არ არის დავალების განრიგი ან არქივი თქვენი საქმიანობისთვის. ამიტომ, Inbox საქაღალდე ყოველთვის ცარიელი უნდა იყოს. როგორც კი დაიწყებთ თქვენი შემოსულების დახარისხებას, ნუ გაჩერდებით და ნუ შეგაწუხებთ ყურადღებას, სანამ ამ საქაღალდეს არ დაცარიელებთ.

რა უნდა გააკეთოთ თქვენს შემოსულებში წერილებთან? თქვენ უნდა გაიაროთ თითოეული ასო თანმიმდევრულად და წაშალოთ იგი. დიახ, უბრალოდ მონიშნეთ და დააჭირეთ Delete თქვენს კლავიატურაზე. თუ თქვენ ვერ ახერხებთ წერილის წაშლას, თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ რა უნდა გააკეთოთ მასთან.

1. შეგიძლია სამ წუთში უპასუხო? მჭირდება ამაზე პასუხის გაცემა? დიახ, აუცილებელია და პასუხი დასჭირდება არაუმეტეს სამი წუთისა, მაშინვე უპასუხეთ.
2. თქვენ უნდა უპასუხოთ, მაგრამ პასუხის მომზადებას სამ წუთზე მეტი დრო დასჭირდება. თუ იყენებთ დავალების განრიგს, რომელიც საშუალებას გაძლევთ გადაიყვანოთ ელ.წერილი ამოცანად, გადააქციეთ ელ.წერილი ამოცანად და დაივიწყეთ ცოტა ხნით. მაგალითად, მე ვიყენებ აბსოლუტურად შესანიშნავ სერვისს Doit.im. ის საშუალებას გაძლევთ შექმნათ პირადი ელ.ფოსტის მისამართი: თქვენ გადაუგზავნით მას წერილს და ის იქცევა ამოცანად. მაგრამ თუ არ გაქვთ დავალების გრაფიკი, გადაიტანეთ ასო „0_Run“ ქვესაქაღალდეში.
3. წერილზე სწრაფი პასუხის, დავალებად გადაქცევის ან უბრალოდ წაკითხვის შემდეგ, თქვენ უნდა გადაწყვიტოთ, რა უნდა გააკეთოთ ამ შეტყობინებასთან შემდეგ: წაშალეთ იგი ან გაგზავნეთ ერთ-ერთ საქაღალდეში გრძელვადიანი შენახვისთვის.

აქ არის გრძელვადიანი შენახვის საქაღალდეები, რაც მე მაქვს.

• 0_შეასრულეთ.მე არ მაქვს ასეთი საქაღალდე, მაგრამ თუ არ გაქვთ დამგეგმავი, ვიმეორებ, შეგიძლიათ აქ დადოთ ასოები, რომლებიც საჭიროებს დეტალურ მუშაობას. ეს საქაღალდე ასევე რეგულარულად უნდა გაიწმინდოს, მაგრამ გააზრებული მიდგომით სპეციალურად ამისთვის გამოყოფილ დროს.
• 1_რეფ.აქ ვდებ წერილებს ფონური ინფორმაციით: მისასალმებელი წერილები შესვლებით სხვადასხვა ვებ სერვისებიდან, მომავალი ფრენების ბილეთები და ა.შ.
• 2_პროექტები.აქ ინახება კორესპონდენციის არქივი პარტნიორებთან და პროექტებთან დაკავშირებით, რომლებთანაც არის მიმდინარე ურთიერთობები. ბუნებრივია, თითოეული პროექტისა თუ პარტნიორისთვის ცალკე საქაღალდე შეიქმნა. პარტნიორის საქაღალდეში ვდებ არამარტო მისი თანამშრომლების, არამედ ამ პარტნიორთან დაკავშირებული ნების თანამშრომლების წერილებს. ძალიან მოსახერხებელია: საჭიროების შემთხვევაში, პროექტზე მთელი კორესპონდენცია ხელმისაწვდომია რამდენიმე დაწკაპუნებით.
• 3_მუზეუმი.სწორედ აქ დავდე ის ასოები, რომელთა წაშლაც სამწუხარო იქნებოდა და მათი სარგებელი აშკარა არ არის. საქაღალდეები დახურული პროექტებით „2_Projects“-დან ასევე გადატანილია აქ. მოკლედ, „მუზეუმი“ ინახავს მოხსნის პირველ კანდიდატებს.
• 4_დოკუმენტები.აქ მოცემულია წერილები დოკუმენტების ელექტრონული ნიმუშებით, რომლებიც შეიძლება მომავალში გამოადგეს ბუღალტრულ აღრიცხვას, მაგალითად, კლიენტების შერიგების ანგარიშები, ბილეთები მოგზაურობისთვის. საქაღალდეს ბევრი მსგავსება აქვს საქაღალდეებთან "2_Projects" და "1_Reference", მასში ინახება მხოლოდ საბუღალტრო ინფორმაცია, ხოლო მართვის ინფორმაცია ინახება "2_Projects" საქაღალდეში. "4_დოკუმენტებში" არის მკვდარი ინფორმაცია, ხოლო "2_პროექტებში" არის ცოცხალი ინფორმაცია.
• 5_ცოდნა.აქ ვდებ მხოლოდ მართლაც სასარგებლო საინფორმაციო ბიულეტენებს, რომლებზეც მსურს ცოტა ხნის შემდეგ დავბრუნდე შთაგონებისთვის ან გადაწყვეტილებების მოსაძებნად.

არსებობს ელ.ფოსტის კლიენტის სხვა პარამეტრები, რომლებიც მნიშვნელოვანია ამ სისტემის მუშაობისთვის. პირველ რიგში, Thunderbird-ში ნაგულისხმევად არის ჩამრთველი „შეტყობინებების წაკითხულად მონიშვნა“. მირჩევნია ამის გაკეთება შეგნებულად, ასე რომ ძირს დროშა! ამისათვის გადადით მენიუში "ინსტრუმენტები" → "პარამეტრები" → "გაფართოებული" → "კითხვა და ჩვენება".

მეორეც, ჩვენ ვიყენებთ ფილტრები . ადრე აქტიურად ვიყენებდი ფილტრებს, რომლებიც ავტომატურად აგზავნიდნენ წერილებს შესაბამის საქაღალდეებში გამგზავნის მისამართიდან გამომდინარე. მაგალითად, ადვოკატის წერილები გადატანილია „ადვოკატის“ საქაღალდეში. მე მივატოვე ეს მიდგომა რამდენიმე მიზეზის გამო. პირველი: ადვოკატის წერილები 99% შემთხვევაში ეხება რომელიმე პროექტს ან პარტნიორს, რაც ნიშნავს, რომ ისინი უნდა გადავიდეს ამ პარტნიორის ან პროექტის საქაღალდეში. მეორე: მე გადავწყვიტე ცნობიერების დამატება. თქვენ თავად უნდა გადაწყვიტოთ სად უნდა იყოს შენახული კონკრეტული წერილი და უფრო მოსახერხებელია დაუმუშავებელი შეტყობინებების მოძიება მხოლოდ ერთ ადგილას - შემოსულებში. ახლა მე ვიყენებ ფილტრებს მხოლოდ სხვადასხვა სისტემებიდან საქაღალდეებში ავტომატური რეგულარული ასოების ორგანიზებისთვის, ანუ ასოები, რომლებიც არ მჭირდება გადაწყვეტილების მიღებას. Mozilla Thunderbird-ში ფილტრები კონფიგურირებულია მენიუში "ინსტრუმენტები" → "შეტყობინებების ფილტრები".

ასე რომ, სწორი მიდგომით, ელ.წერილს დღეში 10-დან 60 წუთამდე უნდა დასჭირდეს, კორესპონდენციის მოცულობიდან გამომდინარე.

დიახ, და კიდევ ერთი რამ. უკვე გამორთეთ შეტყობინებები ახალი წერილების ჩამოსვლის შესახებ? ;)