Как да използвате функцията за сортиране на данни в Microsoft Excel. Как да сортирате данни в Excel Как да организирате таблица в Excel

Сортирането в Excel е вградена функция, с която потребителят може да подрежда данни в колони на лист в удобен ред за последващ анализ.

Можете да сортирате информацията по азбучен ред, по възходящи или низходящи стойности, по дата или по икона, по текст или цвят на клетка. Точно това ще обсъдим в тази статия.

Числа

Тук всичко е съвсем просто. Да вземем следната таблица като пример. Нека сортираме данните по колона C. За да направите това, изберете го и в раздела „Начало“ щракнете върху бутона "Сортиране и филтриране". В следващото меню изберете или "...от минимум към максимум", или "...от максимум към минимум". Да изберем втория вариант.

Сега имаме данните в C, подредени в низходящ ред.

Имам колона C, разположена между две други, които са пълни с данни. В този случай Excel счита избраната колона за част от таблицата (и брои правилно). В резултат се появи следното съобщение. Тъй като трябва да сортирам специално за класа, маркирам елемента с маркер "...в рамките на определеното разпределение"и щракнете върху „Сортиране“.

По азбучен ред

Извършва се по същия принцип, както е описано по-горе. Изберете желания диапазон и натиснете бутона "Сортиране и филтриране". Елементите в падащото меню са променени. Изберете „А до Я“ или „Я до А“.

Списъкът с имена в примера е подреден по азбучен ред.

По дата

За да сортирате датите в Excel, първо обърнете внимание какъв формат е зададен за клетките, в които са записани. Изберете ги и в раздела „Начало“ вижте групата „Номер“. Най-добрият формат е “Дата”, кратка или дълга, или “(всички формати)” - датата може да бъде написана по различни начини: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.МММ, МММ.ГГ.

Тази точка е много важна, защото в противен случай датите могат да бъдат сортирани просто по възходящ ред на първите две числа или по месеци по азбучен ред.

След това изберете желания диапазон от клетки и щракнете върху бутона "Сортиране и филтриране". От менюто можете да изберете или "от старо към ново", или "от ново към старо".

По цвят на клетка или текст

Този метод може да се използва, когато има текст в клетки в таблица на Excel или самите клетки са боядисани в различни цветове. Например, нека вземем колона от числа, боядисани в различни цветове. Нека го сортираме така, че числата, оцветени в червено, да са първи, след това зелено и черно.

Изберете цялата гама и щракнете върху бутона "Сортиране и филтриране"и изберете от менюто „Може да се персонализира...“.

В следващия прозорец премахнете отметката от квадратчето, ако сте ги избрали без горния ред, който е заглавката на таблицата. След това избираме колоната, по която ще сортираме, в примера това е “I”. В секцията „Сортиране“ изберете „Цвят на шрифта“ от падащия списък. В секцията за поръчка изберете „червен цвят“ - „Горе“. Сортирахме числата в червено.

Сега трябва колоната да съдържа зелени числа. Кликнете върху бутона „Добавяне на ниво“. Всички настройки са еднакви, просто изберете „зелен цвят“. Щракнете OK.

Нашата колона е сортирана по следния начин.

Както виждате, числата не са подредени. Нека подредим числата във възходящ ред. Изберете колоната и щракнете "Сортиране и филтриране" – „Може да се персонализира...“. В прозореца, който се отваря, щракнете върху бутона „Добавяне на ниво“. Колоната остава “I”, в следващото поле избираме по “Стойност”, ред "Възходящ". Щракнете OK.

Сега нашата колона е сортирана както по цвят на текста, така и във възходящ ред на данните.

Данните се сортират по същия начин по цвят на клетката, само в секцията „Сортиране“ изберете „Цвят на клетката“ от списъка.

Маси

Ако имате таблица, в която трябва да сортирате по няколко колони наведнъж, направете следното. Изберете целия диапазон от клетки на таблицата заедно със заглавката. Кликнете върху бутона "Сортиране и филтриране"и изберете „Може да се персонализира...“.

Нека сортираме класа във възходящ ред и по същия начин средния резултат.

В прозореца за сортиране поставете отметка в квадратчето „Моите данни съдържат заглавки“. В секцията „Колона“ изберете „Клас“ от списъка, сортирайте по „Стойност“ и подредете "Възходящ".

За да направите същото за средния резултат, щракнете върху бутона „Добавяне на ниво“. В секцията „Колона“ изберете „Среден резултат“. Щракнете OK.

Данните в таблицата са сортирани.

Сега в колоната „Име“ оцветете клетките с момчета в синьо и клетките с момичета в розово. За да избегнете това за всяка клетка поотделно, прочетете статията за това как да изберете клетки в Excel - тя ви казва как да изберете несъседни клетки.

Нека сортираме тази колона по цвят на клетката: първо ще има момичета, след това момчета. Изберете отново цялата таблица, щракнете върху „Сортиране“ - „Може да се персонализира...“.

В прозореца, който се отваря, вече има две нива, които направихме по-рано. Тези нива имат приоритет - първото е най-голямото, второто е по-малкото и т.н. Тоест, ако искаме данните в таблицата момичета/момчета да бъдат сортирани първо, след това по клас и след това по среден резултат, трябва да подредим нивата в този ред.

Кликнете върху бутона „Добавяне на ниво“. В секцията „Колона“ изберете „Име“, сортиране – „Цвят на клетката“, ред – „розово“, „Нагоре“.

Сега, като използвате стрелките, преместете този ред в горната част на списъка. Щракнете OK.

Таблицата със сортирани данни изглежда така.

Сортирането на данни в Excel е много полезен инструмент, който ви позволява да подобрите възприемането на информация, особено при големи обеми. В този урок ще научим как да използваме сортирането, ще научим основните команди и ще се запознаем с видовете сортиране в Excel.

Когато добавяте данни към Excel, е много важно правилно да организирате информацията в работния лист. Един инструмент, който ви позволява да направите това, е сортирането. С помощта на сортиране можете да създадете списък с информация за контакт по фамилно име, да подредите съдържанието на таблицата по азбучен ред или в низходящ ред.

Когато сортирате данни в Excel, първото нещо, което трябва да решите, е как да приложите сортирането: към целия работен лист (таблица) или само към определен диапазон от клетки.

Как да сортирате лист (таблица, списък) в Excel

В следващия пример ще сортираме формуляра за поръчка на тениска по Фамилни имена(Колона C) и ги подредете по азбучен ред.

Когато сортирате таблица или списък в Excel, трябва да ги разделите от ненужните данни в работния лист с поне един ред или колона. В противен случай в сортирането ще бъдат включени външни данни.

Как да сортирате диапазон в Excel

В следващия пример ще изберем отделна малка таблица в работен лист на Excel, за да сортираме броя тениски, поръчани в определени дни.

Ако сортирането в Excel не се извършва правилно, първо проверете дали въведените стойности са правилни. Дори малка правописна грешка може да причини проблеми при сортиране на големи таблици. В следващия пример забравихме да поставим тире в клетка A18, което доведе до неточно сортиране.

Сортирането в Excel е вградена функция, с която потребителят може да подрежда данни в колони на лист в удобен ред за последващ анализ.

Можете да сортирате информацията по азбучен ред, по възходящи или низходящи стойности, по дата или по икона, по текст или цвят на клетка. Точно това ще обсъдим в тази статия.

Числа

Тук всичко е съвсем просто. Да вземем следната таблица като пример. Нека сортираме данните по колона C. За да направите това, изберете го и в раздела „Начало“ щракнете върху бутона "Сортиране и филтриране". В следващото меню изберете или "...от минимум към максимум", или "...от максимум към минимум". Да изберем втория вариант.

Сега имаме данните в C, подредени в низходящ ред.

Имам колона C, разположена между две други, които са пълни с данни. В този случай Excel счита избраната колона за част от таблицата (и брои правилно). В резултат се появи следното съобщение. Тъй като трябва да сортирам специално за класа, маркирам елемента с маркер "...в рамките на определеното разпределение"и щракнете върху „Сортиране“.

По азбучен ред

Извършва се по същия принцип, както е описано по-горе. Изберете желания диапазон и натиснете бутона "Сортиране и филтриране". Елементите в падащото меню са променени. Изберете „А до Я“ или „Я до А“.

Списъкът с имена в примера е подреден по азбучен ред.

По дата

За да сортирате датите в Excel, първо обърнете внимание какъв формат е зададен за клетките, в които са записани. Изберете ги и в раздела „Начало“ вижте групата „Номер“. Най-добрият формат е “Дата”, кратка или дълга, или “(всички формати)” - датата може да бъде написана по различни начини: ДД.ММ.ГГГГ, ДД.МММ, МММ.ГГ.

Тази точка е много важна, защото в противен случай датите могат да бъдат сортирани просто по възходящ ред на първите две числа или по месеци по азбучен ред.

След това изберете желания диапазон от клетки и щракнете върху бутона "Сортиране и филтриране". От менюто можете да изберете или "от старо към ново", или "от ново към старо".

По цвят на клетка или текст

Този метод може да се използва, когато има текст в клетки в таблица на Excel или самите клетки са боядисани в различни цветове. Например, нека вземем колона от числа, боядисани в различни цветове. Нека го сортираме така, че числата, оцветени в червено, да са първи, след това зелено и черно.

Изберете цялата гама и щракнете върху бутона "Сортиране и филтриране"и изберете от менюто „Може да се персонализира...“.

В следващия прозорец премахнете отметката от квадратчето, ако сте ги избрали без горния ред, който е заглавката на таблицата. След това избираме колоната, по която ще сортираме, в примера това е “I”. В секцията „Сортиране“ изберете „Цвят на шрифта“ от падащия списък. В секцията за поръчка изберете „червен цвят“ - „Горе“. Сортирахме числата в червено.

Сега трябва колоната да съдържа зелени числа. Кликнете върху бутона „Добавяне на ниво“. Всички настройки са еднакви, просто изберете „зелен цвят“. Щракнете OK.

Нашата колона е сортирана по следния начин.

Както виждате, числата не са подредени. Нека подредим числата във възходящ ред. Изберете колоната и щракнете "Сортиране и филтриране" – „Може да се персонализира...“. В прозореца, който се отваря, щракнете върху бутона „Добавяне на ниво“. Колоната остава “I”, в следващото поле избираме по “Стойност”, ред "Възходящ". Щракнете OK.

Сега нашата колона е сортирана както по цвят на текста, така и във възходящ ред на данните.

Данните се сортират по същия начин по цвят на клетката, само в секцията „Сортиране“ изберете „Цвят на клетката“ от списъка.

Маси

Ако имате таблица, в която трябва да сортирате по няколко колони наведнъж, направете следното. Изберете целия диапазон от клетки на таблицата заедно със заглавката. Кликнете върху бутона "Сортиране и филтриране"и изберете „Може да се персонализира...“.

Нека сортираме класа във възходящ ред и по същия начин средния резултат.

В прозореца за сортиране поставете отметка в квадратчето „Моите данни съдържат заглавки“. В секцията „Колона“ изберете „Клас“ от списъка, сортирайте по „Стойност“ и подредете "Възходящ".

За да направите същото за средния резултат, щракнете върху бутона „Добавяне на ниво“. В секцията „Колона“ изберете „Среден резултат“. Щракнете OK.

Данните в таблицата са сортирани.

Сега в колоната „Име“ оцветете клетките с момчета в синьо и клетките с момичета в розово. За да избегнете това за всяка клетка поотделно, прочетете статията за това как да изберете клетки в Excel - тя ви казва как да изберете несъседни клетки.

Нека сортираме тази колона по цвят на клетката: първо ще има момичета, след това момчета. Изберете отново цялата таблица, щракнете върху „Сортиране“ - „Може да се персонализира...“.

В прозореца, който се отваря, вече има две нива, които направихме по-рано. Тези нива имат приоритет - първото е най-голямото, второто е по-малкото и т.н. Тоест, ако искаме данните в таблицата момичета/момчета да бъдат сортирани първо, след това по клас и след това по среден резултат, трябва да подредим нивата в този ред.

Кликнете върху бутона „Добавяне на ниво“. В секцията „Колона“ изберете „Име“, сортиране – „Цвят на клетката“, ред – „розово“, „Нагоре“.

Сега, като използвате стрелките, преместете този ред в горната част на списъка. Щракнете OK.

Таблицата със сортирани данни изглежда така.

Сортирането на данни в Excel е много полезна функция, но трябва да се използва с повишено внимание. Ако голяма таблица съдържа сложни формули и функции, тогава е по-добре да извършите операцията за сортиране върху копие на тази таблица.

Първо, във формули и функции таргетирането във връзките може да бъде нарушено и тогава резултатите от техните изчисления ще бъдат грешни. Второ, след многократно сортиране можете да разбъркате данните в таблицата, така че да бъде трудно да се върнете към първоначалната си форма. Трето, ако таблицата съдържа обединени клетки, тогава трябва внимателно да ги разделите, тъй като този формат не е приемлив за сортиране.

Сортиране на данни в Excel

Какви инструменти има Excel за сортиране на данни? За да дадем пълен отговор на този въпрос, нека го разгледаме с конкретни примери.

Подготовка на таблица за правилно и безопасно сортиране на данни:

Сега нашата таблица не съдържа формули, а само резултатите от тяхното изчисление. Обединените клетки също са прекъснати. Остава само да премахнете излишния текст в заглавията и таблицата е готова за безопасно сортиране.

За да сортирате цяла таблица въз основа на една колона, направете следното:

Данните са сортирани в таблицата спрямо колоната „Нетна печалба“.

Как да сортирате колона в Excel

Сега нека сортираме само една колона без препратка към други колони и цялата таблица:

Колоната се сортира независимо от другите колони в таблицата.

Сортиране по цвят на клетка в Excel

Когато копираме таблица на отделен лист, прехвърляме само нейните стойности, като използваме специална паста. Но възможностите за сортиране ни позволяват да сортираме не само по стойности, но дори и по цветове на шрифт или клетки. Следователно трябва да прехвърлим и формати на данни. За това:

Копието на таблицата вече съдържа стойностите и форматите. Нека сортираме по цвят:

1. Изберете таблицата и изберете инструмента „Данни“ - „Сортиране“.
2. В опциите за сортиране отново поставете отметка в квадратчето „Моите данни съдържат заглавия на колони“ и посочете: „Колона“ – Нетна печалба; “Сортиране” – Цвят на клетките; „Поръчка“ – червено, отгоре. И щракнете върху OK.

На върха сега имаме най-лошо представящите се данни за нетната печалба.

Забележка. След това можете да изберете диапазона A4:F12 в тази таблица и да повторите втората стъпка от този раздел, като посочите само розово отгоре. Така първо ще отидат клетките с цвят, а след това нормалните.

Сортирането в Excel е вградена функция за анализ на данни.С него можете да подредите фамилиите по азбучен ред, да сортирате средния резултат на кандидатите във възходящ или низходящ ред, да зададете реда на редовете в зависимост от цвета или иконата и т.н. Също така, използвайки тази функция, можете бързо да придадете на таблицата удобен външен вид, който ще позволи на потребителя бързо да намери необходимата информация, да я анализира и да взема решения.

Сортиране на редове в Excel

Щракнете, за да добавите данни, да форматирате диаграми и да навигирате в големи електронни таблици. Не се притеснявайте за спестяване. Информацията ви води до функцията, от която се нуждаете. На големи таблети, лаптопи и настолни компютри можете да преглеждате електронни таблици безплатно. Функциите са разделени на следните категории. Функции за добавки и автоматизация.

Те ви позволяват да обработвате данни от обобщени таблици или динамични връзки. Използва се за разширен анализ в информационни кубове. Те се използват, когато трябва да поставите текущата дата и час в работен лист. Можете да получите ден от седмицата, година, номер на седмица и много други.

Видео за използване на сортиране в Excel

Какво можете да сортирате?

Excel може да сортира данните по текст (по азбучен ред или обратно), числа (възходящ или низходящ), дата и час (ново към старо и обратно). Можете да сортирате по една колона или няколко едновременно. Например, можете първо да сортирате всички клиенти по азбучен ред и след това да ги сортирате по общата сума на техните покупки. Освен това Excel може да сортира по персонализирани списъци или по формат (цвят на клетката, цвят на текста и т.н.). Обикновено сортирането се прилага само по колони, но е възможно тази функция да се приложи и към редове.

Те ви позволяват да правите изчисления, свързани с техническата област, както и модели, базирани на формули, използвани в инженерството. Служат за изчисление и финансова отчетност. Те показват характеристиките на състоянието на различни части от вашата таблица, това ви позволява да проверите дали дадена клетка е празна или не и други функции.

Те се използват за сравняване на стойности и получаване на верен или грешен резултат според сравнението. Функции за търсене и връзки. Те ви позволяват да намерите данни според критериите, зададени в търсенето. Математически и тригонометрични функции.

Всички посочени настройки за тази опция се записват с работната книга на Excel, което ви позволява да използвате информацията, когато отворите работната книга (ако е необходимо).

Сортиране на данни в Excel

Сортирането в Excel може да бъде разделено на просто и сложно. Простото сортиране е възходящо или низходящо.

Те позволяват статистически изчисления като медиана, медианна дисперсия, стандартно отклонение и други свързани функции. Текстовите функции ви позволяват да работите с буквено-цифрови данни, позволяват ви да сравнявате текст, да променяте форматирането, да променяте главни или малки букви, да комбинирате текст и много други.

Персонализирани функции. Когато сортирате информация в електронна таблица, можете да преглеждате данните по желания от вас начин и бързо да намирате стойности. Можете да сортирате диапазон или таблица с данни в една или повече колони с данни; Например, можете да сортирате служителите първо по отдел и след това по фамилия.

Има 2 основни вида сортиране - възходящо и низходящо

Така че, преди да започнете, трябва да отворите Excel и да попълните малко информация. Например, можете да попълните 10 клетки с числа от 1 до 10. Сега трябва да изберете цялата колона (в този случай всички 10 клетки) и да изберете „Данни - Сортиране“ в лентата с менюта. Ще се отвори нов прозорец, в който трябва да посочите как да сортирате информацията, възходящо или низходящо. Можете например да изберете елемента „низходящ“ и да щракнете върху бутона „OK“. Сега числата ще преминат от 10 към 1. Можете да отворите отново прозореца за сортиране и да изберете „възходящо“ - числата ще преминат от 1 към 10. Освен това тази процедура може да се извърши едновременно в 3 колони. Въпреки че е по-добре да се извърши такова сортиране.

Намаляване на отговорностите за автоматичен превод: Тази статия е преведена с помощта на компютърна система без човешка намеса. Тъй като тази статия е машинно преведена, тя може да съдържа речникови, синтактични или граматически грешки. За справка можете да намерите английската версия на тази статия. . Бихте ли ни показали как? Благодаря ви много за помощта, най-добри пожелания, Мария. Знаете, че филтрирането работи, като запазва част от информацията, която ви интересува, докато останалите данни остават скрити.

Например, можете да създадете таблица, която ще съхранява информация за продукта в склада. Таблицата ще се състои от 3 колони: име, цвят, количество. Продуктите трябва да бъдат написани така, че да има няколко от една и съща категория. Например мъжките обувки са черни (3 модела), мъжките обувки са червени (2 модела), дамските обувки са бели (4 модела) и т.н. Количеството може да бъде всяко.

Тази таблица няма да бъде нищо повече от имена на полета в заглавна форма и няколко записа по-долу. Предлагат се автоматични филтри за бързо и лесно филтриране. Това са тези стрелки, които се появяват във всяко име на поле, в заглавката на таблицата, и които изискват много малко обяснение за използване.

Отсега нататък можете да използвате филтри в свободното си време. В същата стрелка имате опцията Всички, за да премахнете филтъра на приложението, или можете също да отидете в менюто Данни, Филтър, Показване на всички, за да премахнете всички филтри, които имате, и да се уверите, че таблицата отпред е пълна. Ако разбирате от стрелките на филтъра, можете също да сортирате възходящо или низходящо по това поле.

Така че, за да активирате автоматичния филтър, трябва да изберете целия лист и да изберете „Данни - Филтър - Автофилтър“ в лентата с менюта. В клетките с имена на колони (име, количество и т.н.) трябва да се появи малка иконка и при щракване ще се отвори падащ списък. Наличието на такава стрелка означава, че автоматичният филтър е активиран правилно. В този списък можете да сортирате данните в низходящ или възходящ ред, да посочите таблицата да показва само първите 10 елемента (в този пример тази опция няма да работи) или да покажете конкретен продукт (например мъжки ботуши). Можете също така да изберете елемента „Състояние“ и да укажете например програмата да показва всички продукти, чието количество е по-малко или равно на 10.

Разширени филтри: три важни предимства

Трябва също да се поставите в клетка на таблица и да отидете в раздела Данни, Сортиране и филтриране и да щракнете върху бутона Филтър. По този начин ще имате известните стрели. Разширените филтри обаче не са толкова ясни или лесни за използване. И така, какви са причините да ги използвате? По същество има три предимства на разширените филтри пред автоматичните филтри.

Добавка за сортиране на данни в Excel

Например, имам нужда от списък с ученици, които имат резултат над 5 по математика и над 7 среден, но само през третия триместър. Второто предимство на разширените филтри е възможността за извличане на резултата от филтъра на друго място, тоест без да се „съсипва“ оригиналната таблица. Така таблицата остава непокътната, а резултатът се отразява в друга област, дори на друг лист, въпреки че априори изглежда, че не може. Когато получите резултата в друга област, можете също да изберете полетата, които искате да показвате във филтрираната таблица, това би било третото предимство според мен.

Ако стрелката на автоматичния филтър е синя, това означава, че тази колона вече е сортирана.

Трикове за сортиране

Да приемем, че потребителят има таблица, която съдържа колона с имената на месеците от годината. И когато трябва да го сортирате, например във възходящ ред, се оказва нещо подобно: август, април, декември и т.н. Но бих искал сортирането да се извършва в обичайната последователност, т.е. януари, февруари, март и т.н. Това може да стане с помощта на специална настройка за персонализиран лист.

Филтриране на данни в Excel

Какъв е обхватът на критериите? Това е набор от клетки, където ще бъдат зададени условията за филтриране на таблицата. Състои се от имената на полетата, които искате да зададете, и условията. Например, ако трябва да приема студенти от Мадрид за 30 години, трябва да има нещо като следното някъде на листа.

Сортиране по колони

Думата "Град" и "Възраст" трябва да бъдат написани по същия начин, както в заглавието на оригиналната таблица, така че е най-добре да използвате копиране и поставяне. На изображението по-горе ще кажете, че искате студенти, чийто град е „Мадрид“ и „те са на възраст над 30 години, но е съвсем друго да питате за Мадрид“ или които са на възраст над 30 години, в този случай диапазонът на критерии. В тази игра трябва да внимавате с нашия начин на говорене, който понякога изглежда противоречи на тези правила. Как подбирахте студенти от Мадрид и Севиля в продължение на повече от 30 години?

За да направите това, трябва да изберете цялата таблица, да отворите прозореца за сортиране и да посочите елемента „Списък по избор“ в полето „Поръчка“. Ще се отвори нов прозорец, където можете да изберете желаната последователност от месеци в годината. Ако няма такъв списък (например имената на месеците са на английски), тогава можете да го създадете сами, като изберете опцията „Нов списък“.

Сортиране по няколко колони

По следния начин. Знаете, че звездичката обикновено е заместващ знак и можете да я използвате, за да замените всеки низ от знаци с неопределена дължина. Е, това все още е теория, но как се извършва този процес? Да приемем, че имате маса в Упражнение 11 отпред и сте помолени за всички продукти в категорията Напитки над 15 евро. Ясно е, че трябва да направим поредица от критерии с едно поле, съдържащо цената, и друго, съдържащо категорията. В този случай отидете в заглавката на таблицата и копирайте полетата „Категория“ и „Единична цена“ и ги поставете, например в края на таблицата, в клетка A по-долу, въведете критериите, така че да са същото като на изображението.

Сортирането на данни не е никак трудно. Но в резултат на това можете да получите удобна таблица или отчет за бърз преглед на необходимата информация и вземане на решение.

Сортирането на данни в Excel е инструмент за представяне на информация в удобна за потребителя форма.

Но въпросът е дали искате резултатът да съдържа всички полета на оригиналната таблица или няколко колони, които сте избрали? Вече разполагате с всички необходими компоненти за изпълнение на разширен филтър: оригинална таблица, набор от критерии и зона за резултати със заглавие по ваш избор.

По мой вкус има подробности, които, макар и не съществени, ще ви помогнат да ускорите процеса, особено ако трябва да направите няколко филтъра. Най-добре е да посочите името на диапазона на таблицата, така че да можете да използвате това име всеки път, когато трябва да филтрирате и имате нужда от достъп до таблицата. По този начин просто назовавате диапазона. Страхотно, с всичко това на място ще видим процеса на прилагане на разширения филтър.

Числовите стойности могат да бъдат сортирани във възходящ и низходящ ред, текстовите стойности могат да бъдат сортирани по азбучен ред и в обратен ред. Предлагат се опции - по цвят и шрифт, в произволен ред, според няколко условия. Колоните и редовете са сортирани.

Ред на сортиране в Excel

Има два начина за отваряне на менюто за сортиране:

Често използваните методи за сортиране са представени с един бутон в лентата на задачите:

Ако сте някъде в листа, трябва да отидете в менюто "Данни", "Филтър", "Разширен филтър", ще се появи следният прозорец. Можете да направите това, като поставите всяко поле в диалогов прозорец и изберете диапазона с помощта на мишката, без да пишете. Фактът, че връзките се появяват с или без долари, няма значение, но имайте предвид, че за да уточня обхвата на списъка, не трябваше да избирам нищо, просто трябваше да напиша името на ранга, което дадохме: „продукти“.

И ако искате, това различен лист от оригиналната таблица ли е? Тоест, какво ще стане, ако имате таблица на един лист, но копирате заглавката на полетата, които искате, на друг лист? Мнозина ще ми кажат, че не можете, защото сте опитали и се появява следното предупреждение.

Сортиране на таблица по една колона:

Ако изберете цялата таблица и сортирате, първата колона ще бъде сортирана. Данните в редовете ще станат съвместими с позицията на стойностите в първата колона.

И така, нека направим целевия лист активен. Тоест процесът започва с листа на получателя. Имате оригинална таблица или списък в един лист и искате резултатът да отиде в друг лист, добре, поставете се в която и да е клетка в този друг лист, преди да влезете в менюто Данни, филтър, разширен филтър. Така че извършвате целия процес от целевия лист.

Между другото, какво се случва, ако не поставите нищо в раздела за диапазон на критериите? Хубавото е, че ще правите разширен филтър без критерии, което означава, че ще получите резултата от всички записи, които са в изходната таблица и полетата, които сте избрали в „Копиране в“.

Сортиране по цвят на клетката и шрифт

Excel предоставя на потребителя богати опции за форматиране. Следователно можете да работите с различни формати.

Нека създадем колона „Общо“ в тренировъчната таблица и да попълним клетките със стойности с различни нюанси. Нека сортираме по цвят:

Програмата сортира клетките по ударение. Потребителят може самостоятелно да избере реда на сортиране на цветовете. За да направите това, изберете „Персонализирано сортиране“ в списъка с опции на инструмента.

Ами ако не създадете заглавка с полетата, които искате в резултата? Ще имате филтър със записи, които отговарят на обхвата от критерии, но с всички полета от оригиналната таблица в резултата от посочената клетка. И в двата случая ще намерите раздел Данни, Сортиране и Филтър. Там ще видите бутон „Разширени“.

Ако сте дошли тук, без да си пъхнете главата в компютъра, сте научили нещо ново. За да разберете, следвайте информацията по-долу. Като практически пример за по-добро компресиране имаме на снимката по-долу таблица, съдържаща списък с имена на бегачи в състезание по лека атлетика и с класификацията на бегачите в този случай.

В прозореца, който се отваря, въведете необходимите параметри:

Тук можете да изберете реда, в който да се представят клетки с различни цветове.

Данните се сортират по шрифт по същия принцип.

Сортиране в Excel по множество колони

Как да задам вторичен ред на сортиране в Excel? За да разрешите този проблем, трябва да зададете няколко условия за сортиране.

Имайте предвид, че класификацията все още не е показана, в който случай трябва да знаем реда на пристигане на всеки спортист, без да изчисляваме съответните им състезания. Ред: В този случай, ако вмъкнем стойността 0, ще бъде върната стойността на позицията на числото в списъка. Ако въведената стойност е единица, стойността на числовата позиция ще бъде върната на етапи.

В примера по-долу използваме формулата, така че стойността да се показва постепенно. Забележете в изображението по-горе, че функцията върна крайната позиция на маркера на бегача. Тоест въз основа на времето на пристигане на всички коридори, съдържащи се във времевата матрица, функцията постепенно донесе подредена стойност.

Програмата ви позволява да добавите няколко критерия наведнъж, за да извършите сортиране в специален ред.

Сортиране на редове в Excel

По подразбиране данните се сортират по колони. Как да сортирате по редове в Excel:

Ето как сортирате таблица в Excel според няколко параметъра.

За да възпроизведете функцията за други спортисти, трябва да заключите клетките, свързани с интервала от време. В този случай ще използваме знака за долар, както е показано на изображението по-долу, така че да няма грешки при копирането на формулата. За да копирате формулата за други спортисти, просто плъзнете първата клетка върху останалите, като използвате манипулатора за попълване.

За по-добра визуализация и разбиране можем да използваме и инструмента за сортиране и филтриране, който се намира в раздела Начало в групата инструменти за редактиране. Така че, просто изберете която и да е клетка със стойности в таблицата и изберете реда на сортиране, за да образувате нарастване или намаляване, както е показано по-долу.

Произволно сортиране в Excel

Вградените опции за сортиране не ви позволяват произволно подреждане на данните в колона. Функцията RAND ще се справи с тази задача.

Например, трябва да подредите набор от определени числа в произволен ред.

Поставете курсора в съседната клетка (ляво или дясно, няма значение). Въведете RAND() в лентата за формули. Натиснете Enter. Копираме формулата в цялата колона - получаваме набор от произволни числа.

Сега нека сортираме получената колона във възходящ/низходящ ред - стойностите в оригиналния диапазон автоматично ще бъдат подредени в произволен ред.

Динамично сортиране на таблици в MS Excel

Ако приложите стандартно сортиране към таблица, то няма да е уместно, когато данните се променят. Трябва да сме сигурни, че стойностите се сортират автоматично. Използваме формули.

Ако трябва да направите динамично сортиране в низходящ ред, използвайте функцията LARGE.

За динамично сортиране на текстови стойности ще ви трябват формули за масиви.

Впоследствие, когато добавите данни към таблицата, процесът на сортиране ще се извърши автоматично.