“Kor surət” anlayışı ilə biz axmaq şeylər etməməyi öyrənirik. İşgüzar yazışmalar üçün faydalı ifadələr Və heç bir şey göndərməsəniz, nə olacaq? Mən heç nəyi təsdiqləmək istəmirəm

24.10.2023 -

Bu gün məhkəmələr çox vaxt elektron yazışmaları yazılı sübut kimi qəbul edirlər. Lakin bunun baş verməsi üçün onun hüquqi qüvvəsi olmalıdır. Bu arada, virtual yazışmaların legitimliyini müəyyənləşdirmək üçün aydın və vahid qaydalar və üsullar hələ hazırlanmayıb ki, bu da çoxlu sayda problemlərə gətirib çıxarır.

E-poçtlara hüquqi qüvvə vermənin bir neçə yoluna baxaq.

Tək ünsiyyət vasitəsinin kağız üzərində yazılmış məktublar olduğu dövrlər çoxdan keçmişdir. Təsərrüfat subyektləri arasında iqtisadi əlaqələrin inkişafını artıq informasiya texnologiyalarından istifadə etmədən təsəvvür etmək mümkün deyil. Bu, qarşı tərəflər müxtəlif şəhərlərdə və hətta ölkələrdə olduqda xüsusilə doğrudur.

Elektron rabitə vasitəsi ilə ünsiyyət maddi xərcləri azaltmağa kömək edir, həmçinin konkret məsələlər üzrə ümumi mövqeni tez bir zamanda inkişaf etdirməyə imkan verir.

Lakin bu cür irəliləyişə yalnız müsbət tərəfdən baxmaq olmaz. İqtisadi münasibətlərin subyektləri arasında tez-tez müxtəlif mübahisələr yaranır, onları həll etmək üçün məhkəmələrə müraciət edirlər; Məhkəmə tərəflərin təqdim etdiyi sübutların qiymətləndirilməsi əsasında qərar qəbul edir.

Eyni zamanda, hər bir sübutun ayrı-ayrılıqda aidiyyəti, məqbulluğu, etibarlılığı, habelə onların məcmusunda sübutların kifayətliyi və qarşılıqlı əlaqəsi təhlil edilir. Bu qayda həm Rusiya Federasiyasının Arbitraj Prosessual Məcəlləsində (71-ci maddənin 2-ci bəndi), həm də Rusiya Federasiyasının Mülki Prosessual Məcəlləsində (67-ci maddənin 3-cü bəndi) təsbit edilmişdir. Təqdim olunan sübutların məqbulluğunun və etibarlılığının müəyyən edilməsi prosesində məhkəmə tez-tez suallar verir, onların həlli işin nəticəsinə əhəmiyyətli dərəcədə təsir göstərir.

Sahibkarlıq subyektləri arasında münasibətlərdə elektron sənəd dövriyyəsindən istifadə Rusiya Federasiyasının Mülki Məcəlləsinin normaları ilə tənzimlənir. Xüsusilə, Sənətin 2-ci bəndində. 434-cü maddədə deyilir: yazılı müqavilə elektron rabitə vasitəsilə sənədlərin mübadiləsi yolu ilə bağlana bilər ki, bu da sənədin müqavilə tərəfindən gəldiyini etibarlı şəkildə müəyyən etməyə imkan verir.

Sənətin 1-ci bəndinə uyğun olaraq. 71 Rusiya Federasiyasının Mülki Prosessual Məcəlləsi və Sənətin 1-ci bəndi. Rusiya Federasiyasının Arbitraj Prosessual Məcəlləsinin 75-ci maddəsinə əsasən, yazılı sübut işin baxılması və həlli üçün vacib olan hallar haqqında məlumatları ehtiva edən, rəqəmsal qeyd şəklində hazırlanmış və elektron rabitə vasitəsi ilə alınan iş yazışmalarıdır.

Məhkəmə prosesində elektron sənədlərdən istifadə etmək üçün iki şərt yerinə yetirilməlidir. Birincisi, artıq qeyd edildiyi kimi, onların hüquqi qüvvəsi olmalıdır. İkincisi, sənəd oxunaqlı olmalıdır, yəni ümumiyyətlə başa düşülən və qavrayış üçün əlçatan olan məlumatları ehtiva etməlidir.

Bu tələb hakimlərin sübut mənbələrindən məlumatı dərhal qəbul etməsini nəzərdə tutan məhkəmə icraatının ümumi qaydalarından irəli gəlir.

Çox vaxt məhkəmə yuxarıda göstərilən şərtlərə cavab verməyən elektron yazışmaları iş materiallarına sübut kimi daxil etməkdən imtina edir və sonradan maraqlı tərəfin qanuni tələblərinə cavab verməyən qərar qəbul edir.

Proses başlamazdan əvvəl və sonra elektron yazışmaları qanuniləşdirməyin əsas yollarını nəzərdən keçirək.

Notariusla işləmək

Əgər proses hələ başlamayıb, sonra elektron yazışmalara hüquqi qüvvə vermək üçün notarius cəlb etməlisiniz. Sənətin 1-ci bəndində. “Notariat (əsasları) haqqında qanunvericiliyin əsasları”nın 102-ci maddəsində göstərilir ki, sübutların təqdim edilməsinin sonradan qeyri-mümkün və ya çətinləşəcəyinə inanmaq üçün əsaslar olduqda, maraqlı şəxslərin tələbi ilə notarius məhkəmədə və ya inzibati orqanda zəruri sübutları təqdim edir. Və Sənətin 1-ci bəndində. Əsasların 103-cü maddəsində göstərilir ki, sübutları təmin etmək üçün notarius yazılı və maddi sübutları yoxlayır.

Sənətin 2-ci bəndinə uyğun olaraq. 102 Əsasən, notarius maraqlı şəxslərin onunla əlaqə saxladığı vaxt məhkəmə və ya inzibati orqan tərəfindən baxılan iş üzrə sübut təqdim etmir. Əks halda, məhkəmələr notariat qaydasında təsdiq edilmiş elektron yazışmaları yolverilməz sübut kimi tanıyırlar (Doqquzuncu AAS-nin 11 mart 2010-cu il tarixli, 09AP-656/2010-GK saylı qərarı).

Xatırladaq ki, Sənətin 4-cü hissəsinə əsaslanaraq. 103 Əsaslar, tərəflərdən və maraqlı şəxslərdən birinə xəbər vermədən sübutların verilməsi yalnız təxirəsalınmaz hallarda həyata keçirilir.

Sübutların yoxlanılması üçün protokol tərtib edilir ki, bu protokolda notariusun hərəkətlərinin müfəssəl təsviri ilə yanaşı, yoxlamanın tarixi və yeri, yoxlamanı aparan notarius, onda iştirak edən maraqlı şəxslər haqqında məlumatlar da əks etdirilməlidir. , həmçinin yoxlama zamanı aşkar edilmiş halları sadalayın. Elektron məktubların özləri çap olunur və yoxlamada iştirak edən şəxslər tərəfindən notarius tərəfindən imzalanan və onun möhürü ilə möhürlənmiş protokolla tərtib edilir. Rusiya Federasiyası Ali Arbitraj Məhkəməsinin 23 aprel 2010-cu il tarixli VAS-4481/10 saylı Qərarına əsasən, elektron poçt qutusunun yoxlanılması üçün notariat protokolu müvafiq sübut kimi tanınır.

Hal-hazırda bütün notariuslar e-poçtların sertifikatlaşdırılması üçün xidmət göstərmir və onların dəyəri kifayət qədər yüksəkdir. Məsələn: Moskvadakı notariuslardan biri protokolun təsvir hissəsinin bir səhifəsi üçün 2 min rubl alır.

Sübut təqdim etməkdə maraqlı olan şəxs müvafiq ərizə ilə notariusa müraciət edir. Göstərməlidir:

təmin edilməli olan sübutlar;
bu sübutlarla təsdiqlənən hallar;
sübut tələb olunan əsaslar;
notariusla əlaqə saxladıqda, işə ümumi yurisdiksiya məhkəməsi, arbitraj məhkəməsi və ya inzibati orqan tərəfindən baxılmır.

Elektron məktubların ötürülməsinin texniki prosesini nəzərə alsaq, e-poçtun aşkar edildiyi yerlər alıcının kompüteri, göndərən poçt serveri, alıcının poçt serveri və ya elektron yazışmaların ünvanlandığı şəxsin kompüteri ola bilər.

Notariuslar elektron poçt qutusunun məzmununu ya uzaqdan yoxlayırlar, yəni poçt serverinə uzaqdan girişdən istifadə edirlər (bu, müqavilə əsasında elektron rabitə xidməti göstərən provayderin serveri ola bilər; domen adı qeydiyyatçısının poçt serveri və ya pulsuz İnternet poçt serveri) və ya birbaşa e-poçt proqramı quraşdırılmış maraqlı şəxsin kompüterindən (Microsoft Outlook, Netscape Messenger və s.).

Uzaqdan yoxlama zamanı, ərizəyə əlavə olaraq, notarius domen adının qeydiyyatçısı və ya İnternet provayderindən icazə tələb edə bilər. Hamısı müqaviləyə əsasən poçt qutularının və ya elektron poçt serverinin işini tam olaraq kimin dəstəklədiyindən asılıdır.

Provayderdən sertifikat

Doqquzuncu AAS-nin 04/06/2009-cu il tarixli, 09AP-3703/2009-AK, 27/04/2009-cu il tarixli, 09AP-5209/2009, FAS MO 13/05/2010-cu il tarixli, 4/KG-1381 nömrəli qərarları -10 poçt serverinin idarə edilməsinə cavabdeh olan İnternet xidməti provayderi və ya domen adının qeydiyyatçısı tərəfindən təsdiq edildikdə, məhkəmələr də elektron yazışmaların qəbuledilməzliyini tanımasını nəzərdə tutur.

Provayder və ya domen adının qeydiyyatçısı maraqlı tərəfin tələbi ilə elektron yazışmaları o halda təsdiq edir ki, o, poçt serverini idarə edir və bu hüquq xidmət müqaviləsində göstərilib.

Bununla belə, elektron yazışmaların həcmi kifayət qədər böyük ola bilər ki, bu da öz növbəsində kağız sənədlərin verilməsi prosesini çətinləşdirə bilər. Bununla bağlı məhkəmə bəzən elektron yazışmaların elektron daşıyıcılarda verilməsinə icazə verir. Beləliklə, Moskva vilayətinin Arbitraj Məhkəməsi A41-2326/08 saylı iş üzrə 1 avqust 2008-ci il tarixli Qərar çıxararaq, dörd CD-də məhkəməyə təqdim edilən elektron yazışmaların qəbul edilməsinə istinad etdi.

Lakin onuncu ÜAK işə apellyasiya instansiyasında baxarkən A41-2326/08 saylı iş üzrə 10/09/2008-ci il tarixli Qərarı ilə elektron yazışmalara istinadı əsassız hesab edərək birinci instansiya məhkəməsinin qərarını ləğv edib. maraqlı tərəfin tərəflərin bağlanmış müqaviləsində nəzərdə tutulmuş heç bir sənədi təqdim etmədiyini göstərən misal.

Belə ki, mübahisənin predmetinə aid e-poçt məktubları məhkəməyə yazılı şəkildə təqdim edilməlidir, bütün digər sənədlər isə elektron daşıyıcılarda təqdim edilə bilər.

Məktubların məzmununu sonrakı kağız yazışmalarda onlara istinad etməklə təsdiqləmək virtual yazışmalarda göstərilən faktları sübut etməyə kömək edəcəkdir. Digər yazılı sübutlardan istifadə Doqquzuncu AAS-ın 20 dekabr 2010-cu il tarixli 09AP-27221/2010-GK Qərarında öz əksini tapmışdır. Eyni zamanda, məhkəmə işə baxarkən və tərəflərin təqdim etdiyi sübutları qiymətləndirərkən elektron yazışmalara keçidləri olan kağız yazışmaları yolverilməz hesab etməmək hüququna malikdir.

O, yalnız bunu nəzərə alır və təqdim olunan bütün sübutların hərtərəfli təhlili əsasında qərar qəbul edir.

Bir mütəxəssisdən kömək alın

Əgər artıq proseslər başlayıb, sonra elektron yazışmalara hüquqi qüvvə vermək üçün ekspert cəlb etmək hüququndan istifadə etmək lazımdır. Sənətin 1-ci bəndində. Rusiya Federasiyasının Arbitraj Prosessual Məcəlləsinin 82-ci maddəsi, xüsusi bilik tələb edən işə baxarkən ortaya çıxan məsələləri aydınlaşdırmaq üçün arbitraj məhkəməsinin işdə iştirak edən şəxsin tələbi ilə və ya məhkəmənin qərarı ilə ekspertiza təyin etməsini nəzərdə tutur. orada iştirak edən şəxslərin razılığı.

Ekspertizanın təyin edilməsi qanunla və ya müqavilə ilə nəzərdə tutulduqda və ya təqdim edilmiş sübutların saxtalaşdırılmasına dair ərizənin yoxlanılması tələb olunduqda, yaxud əlavə və ya təkrar ekspertizanın keçirilməsi zəruri olarsa, arbitraj məhkəməsi öz təşəbbüsü ilə ekspertiza təyin edə bilər. Təqdim olunan sübutların yoxlanılması məqsədilə ekspertizanın təyin edilməsi də Sənətdə nəzərdə tutulub. 79 Rusiya Federasiyasının Mülki Prosessual Məcəlləsi.

Məhkəmə ekspertizasının təyin edilməsi haqqında vəsatətdə onu aparacaq təşkilatı və konkret ekspertləri, habelə maraqlı tərəfin ekspertiza təyin etmək üçün məhkəməyə müraciət etmək qərarına gəldiyi məsələlərin dairəsini göstərmək lazımdır. Bundan əlavə, belə bir müayinənin dəyəri və vaxtı barədə məlumat verilməli və onun ödənilməsi üçün tam məbləğ məhkəməyə verilməlidir. İşə cəlb edilmiş ekspert onun üçün Sənətdə müəyyən edilmiş tələblərə cavab verməlidir. "Rusiya Federasiyasında dövlət məhkəmə ekspertiza fəaliyyəti haqqında" Federal Qanunun 13-ü.

Elektron yazışmaların həqiqiliyinə dair ekspert rəyinin sübutu kimi iş materiallarına əlavə edilməsi məhkəmə təcrübəsi ilə təsdiqlənir (Moskva Arbitraj Məhkəməsinin 08/21/2009-cu il tarixli A40-13210/09-110-153 saylı işi üzrə qərarı; Qətnamə Moskva vilayətinin Federal Antiinhisar Xidmətinin 20.01.2010-cu il tarixli No KG-A40 /14271-09).

Müqavilə əsasında

Sənətin 3-cü bəndində. Rusiya Federasiyasının Arbitraj Prosessual Məcəlləsinin 75-i qeyd edir ki, elektron rabitə vasitəsilə alınan sənədlər tərəflər arasında müqavilədə göstərildiyi təqdirdə yazılı sübut kimi tanınır. Müvafiq olaraq qeyd etmək lazımdır ki, tərəflər faks, internet və digər elektron rabitə vasitələri ilə alınmış yazışmaların və sənədlərin əsli kimi bərabər hüquqi qüvvəsini tanıyırlar. Bu halda müqavilədə elektron yazışmaların göndəriləcəyi e-poçt ünvanı və onu aparmaq səlahiyyətinə malik olan səlahiyyətli şəxs haqqında məlumatlar göstərilməlidir.

Müqavilədə nəzərdə tutulmalıdır ki, təyin edilmiş e-poçt ünvanı tərəflər tərəfindən yalnız iş yazışmaları üçün deyil, həm də işin nəticələrinin ötürülməsi üçün istifadə olunur ki, bu da Moskva vilayətinin Federal Antiinhisar Xidmətinin KG- №-li Qərarında mövqeyi ilə təsdiqlənir. 12 yanvar 2009-cu il tarixli A40/12090-08. Doqquzuncu AAS-nin 24 dekabr 2010-cu il tarixli 09AP-31261/2010-GK Fərmanında vurğulanır ki, müqavilədə texniki şərtləri təsdiqləmək və göstərilən xidmətlərin və görülən işlərin keyfiyyəti ilə bağlı iddialar irəli sürmək üçün elektron poçtdan istifadə imkanları nəzərdə tutulmalıdır.

Bundan əlavə, tərəflər müqavilədə qeyd edə bilər ki, e-poçt vasitəsilə göndərilən bildiriş və mesajlar onlar tərəfindən tanınır, lakin müəyyən müddət ərzində kuryer və ya sifarişli poçt vasitəsilə əlavə olaraq təsdiq edilməlidir (On üçüncü ÜAK-ın 25 aprel 2008-ci il tarixli, A56 nömrəli qərarı). -42419/2007).

Xülasə olaraq deyə bilərik ki, bu gün məhkəmələrin elektron yazışmalardan yazılı sübut kimi istifadə etməsi praktikası mövcuddur. Lakin sübutların qəbuledilməzliyi və etibarlılığı ilə bağlı prosessual qanunvericiliyin tələbləri nəzərə alınmaqla virtual yazışmalar yalnız hüquqi qüvvəyə malik olduqda məhkəmə tərəfindən nəzərə alınır.

Bununla əlaqədar olaraq, elektron yazışmaların qanuniliyini müəyyən etmək üçün vahid metodologiya hələ formalaşmadığından çoxlu sayda problemlər yaranır. Maraqlı tərəfin sübutları təmin etmək üçün notariusla əlaqə saxlamaq hüququ təsbit edilmişdir, lakin Rusiya Federasiyası Ədliyyə Nazirliyinin notariuslar tərəfindən bu cür xidmətlərin göstərilməsi qaydasını tənzimləyən normativ aktı yoxdur. Nəticə etibarı ilə onların dəyərinin müəyyən edilməsinə və bu hüququn həyata keçirilməsinin aydın mexanizminin formalaşdırılmasına vahid yanaşma mövcud deyil.

Məhkəmədə sübut kimi təqdim etmək üçün elektron yazışmalara hüquqi qüvvə vermənin bir neçə yolu var: elektron yazışmaların notariusdan təmin edilməsi, İnternet provayderindən şəhadətnamə, sonrakı kağız yazışmalarda e-poçtlara istinad etməklə, habelə onların həqiqiliyinin təsdiqi məhkəmə ekspertizası.

Elektron yazışmaların yazılı sübut kimi vaxtında təqdim edilməsinə səriştəli yanaşma sahibkarlıq subyektlərinə mübahisələrin həlli zamanı pozulmuş hüquqlarını tam bərpa etməyə imkan verəcək.

Biz hər gün onlarla e-poçt göndəririk. Bəzən bunlar çox qısa mesajlardır, məsələn: "Nahara gedək?" Bəzən - köməyi ilə biznesinizi və ya veb saytınızı təqdim edirsiniz. Məktublar çox olanda və vaxt az olanda tələsməyə və səhv etməyə başlayırıq. Adətən hərf səhvi kimi əhəmiyyətsizdir, lakin bəzən reputasiyanıza ciddi xələl gətirə və müştəri və ya işçi ilə münasibətinizi korlaya biləcək hadisələr baş verir.

Bunun qarşısını almaq olar, sadəcə toplanmalı və bəzi tələlər haqqında bilmək lazımdır. E-poçt göndərərkən ən çox yayılmış səhvlər bunlardır. Diqqətlə oxuyun və unutmayın ki, əvvəlcə qısa bir fasilə verməlisiniz, hər şeyin qaydasında olub olmadığını yoxlayın və yalnız bundan sonra "Göndər" düyməsini basın.

Siz səhv ünvanı yazırsınız

Ən ümumi və ən xoşagəlməz səhv. Təsəvvür edin ki, siz dostunuza daha çox şəxsi fotoşəkillər göndərmək istəyirsiniz, lakin siz avtomatik olaraq müdirinizin və ya müştərinizin ünvanını yazırsınız. Və yalnız məktub getdikdən sonra nə baş verdiyini dəhşətlə başa düşürsən. Hər hansı bir təsəlli olarsa, hər birimiz həyatımızda ən azı bir dəfə bu vəziyyətə düşmüşük: hüquqşünaslar məxfi sənədləri qarşı tərəfə göndərdi, dizaynerlər veb sayt planlarını səhv müştəriyə göndərdi və s. Amma başımıza belə gələndə elə gəlir ki, ayağımızın altından torpaq yox olur.

Xoşbəxtlikdən, bir çox e-poçt xidmətləri, məsələn, Gmail, bir funksiyaya malikdir. Onu yandırın və böyük bir vaxt intervalı təyin edin - daha sakitdir, bilirsiniz.

Əlavəni unutmusan

Siz məktuba müəyyən faylın əlavə olunduğunu yazdınız, ancaq onu əlavə etməyi unutmusunuz. Tez-tez anlaşılmazlıqlara və üzr istəməyə səbəb olan başqa bir ümumi səhv. Bir tərəfdən yaxşıdır, heç kim mükəmməl deyil, amma əvvəlcə hər şeyi yoxlamaq və yalnız sonra məktubu göndərmək daha yaxşıdır. Alıcının suallarının qarşısını almaq üçün bütün əlavə edilmiş faylları birbaşa məktubun mətnində qeyd etməyi məsləhət görürük. Məsələn, bu kimi:

Salam, Maksim! Mən sizə bir neçə fayl göndərirəm, onlar əlavə olunur:

Xidmət Müqaviləsi

Pişik ilə gif

Dizayn haqqında düşünmürsən

Yadınızdadırsa, sizi geyimləri ilə qarşılayırlar. E-poçtunuzun onu dərhal silmək istəyinizin qarşısını almaq istəyirsinizsə, onun forması üzərində işləyin. Deyirlər ki, məzmuna qədər ona da çox vaxt ayırmaq lazımdır. Xoşbəxtlikdən, bu gün asandır. Bunun üçün biz Wix ShoutOut tətbiqindən istifadə etməyi, uyğun şablonu seçməyi və ona mətninizi əlavə etməyi tövsiyə edirik. Heç bir xüsusi bilik tələb olunmur, yalnız hər şeyin səliqəli və gözəl göründüyünə əmin olun. Yeri gəlmişkən, yaxşı xəbər bülleteni öz sirləri və qaydalarına malikdir, ona görə də e-poçt marketinq direktorumuzu oxumağı tövsiyə edirik. Mənə təşəkkür etmə.

Siz məktubun mövzusunu qeyd etmirsiniz

Məktubun mövzusu mətnin başlığı ilə təxminən eyni rol oynayır. Adınızın yanında görünür, alıcı onu görür və ona nə göndərdiyinizi başa düşür: faktura, görüşün nəticələri, iş təklifi, veb sayt tərtibatı və s. Yadda saxlayın ki, mövzu aydın şəkildə tərtib edilməlidir ki, lazım gələrsə, bir şəxs məktubunuzu tez tapsın və inandırıcı olsun ki, məsələn, bir xəbər bülleteni haqqında danışırıqsa, maraqlansın. Bir müddət əvvəl unutmusunuzsa, yenidən oxumağa dəyər olduğunu yazdıq.

Qaralamaları saxlamırsınız

Mətn redaktorlarında məktublar yazmağı xoşlayırsansa, o zaman tez-tez yadda saxla, əks halda bütün günü məktub yazmaqla qurtaracaqsan, sonra birdən kompüteriniz donur və hər şey yox olur. Və ya birbaşa poçt xidmətində yazın - onda bütün eskizləriniz avtomatik olaraq "Qaralamalar" qovluğunda saxlanılacaq.

Siz kobudluq edirsiniz

Yazışmalarda nəzakət həyatda olduğundan az əhəmiyyət kəsb etmir. Hər kəsin əməl etməli olduğu əsas qaydalar bunlardır:

Həmişə məktub üçün göndərənə təşəkkür edin, xüsusən də onun yaxşı iş gördüyünü görsəniz. Uşaqlıqda hamımıza “sehrli” sözlər öyrədildiyi vaxtı xatırlayırsınız? Yetkin olsaq da onları unutmayaq.

Məsələ son dərəcə təcili və vacib olsa belə, sakit olun. Əsəbilik və məzəmmət mütləq yaxşı bir şeyə səbəb olmayacaq.

Məktubunuzu ümumi ifadələrlə başlayın və bitirin. Rəsmilik dərəcəsi kiminlə yazışmağınızdan asılı olacaq. Əgər bu sizin müdirinizdirsə və ya sadəcə rəsmi şəxsdirsə, "Salam", "Bye" və ya "Öpüşlər" sözlərindən istifadə etməyin. Və əksinə, bir həmkarınıza və ya dostunuza yazırsınızsa, ənənəvi "Hörmətlə" olmadan edə bilərsiniz.

Siz mətni yoxlamırsınız

Yazı səhvləri bütün təəssüratı poza bilər, ona görə də yazılmış məktubu diqqətlə oxuyun, tercihen bir neçə dəfə. Orfoqrafiya və ya sintaksislə bağlı şübhəniz varsa, keçin Gramotu.ru. Yazı səhvlərinə görə üzr istəmək və həqiqətən savadlı olduğunuzu sübut etməkdənsə, yeddi dəfə ölçmək, yəni yoxlamaq daha yaxşıdır.

Yeri gəlmişkən: təsadüfən yarımçıq məktub göndərməkdən qorxursunuzsa, əvvəlcə bütün mətni tam yazın və yalnız sonra alıcının ünvanını yazın.

Məktubun nüsxəsinə düzgün adamlar qoymursunuz

Məktubunuzu həqiqətən kimin ala biləcəyini anlayaq. Kimə sahəsi əsas alıcıdır. "Ss" sahəsi - surəti alacaq şəxs. O, birbaşa müzakirə olunan məsələ ilə bağlı deyil, xəbərdar olmaq istəyir və ya lazımdır. "Bcc" sahəsi gizli alıcılardır. Siz onları əlavə edirsiniz, lakin əsas alıcı onları görmür. Və burada diqqətli olmaq lazımdır: siz Cc və Bcc-ni qarışdıra bilərsiniz, sonra alıcı ona casusluq edildiyini düşünəcək.

Nəzərə alın ki, bəzi insanların baş verənlərdən xəbərdar olması vacibdir. “Məni nüsxəyə necə əlavə etmədin?! Mən bu layihə üzərində iki ay işlədim!” Əgər şübhəniz varsa, sualla əlaqəsi olan hər kəsi əlavə edin. Ola bilsin ki, hər kəs diqqətinin yayındırılmasına sevinməyəcək, amma sizə qarşı heç bir şikayət olmayacaq.

Siz abunə deyilsiniz

“Hörmətlə, Maşa” yazmısan və elə bilirsən ki, hər şey qaydasındadır, amma məktubu alan adam oturub təəccüblənir ki, bu necə Maşadır. Mətbəədən? Və ya bəlkə bir illüstrator? Onu təxmin etməmək üçün bir imza qurun və o, avtomatik olaraq mesajlarınızın hər birinin sonuna əlavə olunacaq. Adınızı və soyadınızı, şirkətinizin adını, vəzifənizi və Skype və ya telefon nömrəsi kimi əlaqə məlumatlarınızı daxil etdiyinizə əmin olun. Ünvan əlavə edə bilərsiniz - bu reklam olsa da, gözə dəymir.

Səhv vaxt seçirsən

Gecələr məktub yazmaq yaxşı fikir deyil. Birinci səbəb: siz yəqin ki, gün ərzində çox yorğunsunuz, çox yaxşı düşünmürsünüz və yuxarıda göstərilən səhvlərin hamısını etmək riskiniz var. İkinci səbəb: səhər poçtunun uçqunu gecə yarısı məktubunu basdıracaq və alıcı yaxın gələcəkdə onu mütləq görməyəcək. Üçüncüsü: səhər saat üçdə iş məktubları yazırsınızsa, görünür, bundan yaxşı işiniz yoxdur.

Məsləhətimiz: Vacib və ya Təcili heç nə baş verməyibsə, bütün normal insanlar kimi bazar ertəsindən cümə gününə qədər və iş saatları ərzində mesaj göndərin.

Lazımdır biznesiniz üçün? Wix-də özünüz yaradın - bu, asan və pulsuzdur!

Aşağıdakı ifadələr ən çox rəsmi e-poçt yazmaq üçün istifadə olunur:

1. Bir fayl əlavə etmək istəyiriksə, onda qeyd edirik:

Zəhmət olmasatapmaqəlavə olunur– Əlavə olaraq qəbul edin

Zəhmət olmasa tapmaq əlavə olunur mənim xülasə. – Zəhmət olmasa əlavə olaraq qəbul edin mənim CV.

Zəhmət olmasa tapmaq əlavə olunur fotolar -dan the konfrans. – Zəhmət olmasa əlavə olaraq qəbul edin konfransdan fotolar.

2. Bir məktubu yönləndirmək (yönləndirmək) istəyiriksə, ifadədən istifadə edirik:

yönləndirmişəm ________ Sizə. – Mən sizə ________ göndərdim.

yönləndirirəm ________ Sizə. - Mən sizə _______ göndərirəm.

yönləndirmişəmBill sizə CV. –I yönləndirilib Sizə xülasə Bill.

yönləndirirəmJohn'un sizə e-poçtu. –yönləndirirəm SizəJohn elektron poçtu.

3. Məktubun bir nüsxəsində kimisə işarələmək istəyiriksə, ifadədən istifadə edirik:

(ad) bu e-poçtda

– Mən bu e-poçtun surətində (adı) qeyd etmişəm.

I` ve cc` d Ömər haqqında bu e-poçt. – Öməri qeyd etdim bu e-poçtun surətində.

* Öməri köçürdük üçünsaxlamaqOnainthedöngə. – Məktubun surətində Öməri xəbərdar etmək üçün qeyd etdik.

Xahiş edirəm, məni laqeydlikdə saxlayın. –Zəhmət olmasa, tutun mən V kurs.

4. Aşağıdakı ifadə məktubu sona çatdırmağa kömək edəcək:

Hər hansı bir sualınız varsa, mənimlə əlaqə saxlamaqdan çəkinməyin. – Hər hansı bir sualınız varsa, mənimlə əlaqə saxlayın.

Hər hansı bir sualınız varsa, mənimlə əlaqə saxlamaqdan çəkinməyin.

Hörmətlə,

John –

Hər hansı bir sualınız varsa, mənimlə əlaqə saxlayın.

Hörmətlə,

John

5. Məktubu bitirmək üçün aşağıdakı ifadələrdən istifadə edirik:

səbirsizliklə gözləyirəm

eşitməking-danSən- Sizdən cavab gözləyirəm.

görüşməkingSən- Səninlə görüşməyə səbirsizlənirəm.

sənincavab ver- Cavabınızı gözləyirəm.

Səbirsizliklə gözləyin + fe'l + ing- səbirsizliklə gözləyin)

E-poçtu tamamlamaq üçün aşağıdakı ifadələrdən istifadə edirik:

mehribanHörmətlə (Hörmətlə) - Ən xoş arzular, ən xoş arzular

İstiArzular — Ən xoş arzular

SizinHəqiqətən- Hörmətlə, hörmətlə.

İngilis zarafatı

Ucuz restoranda səhər yeməyi verən şəxs piştaxtada yanındakı kişi ilə söhbət etməyə çalışıb.

"Dəhşətli yağışlı sehr - sel kimi."

"Daşqın?" Səs nəzakətli, lakin sorğu-sual idi.

"Tufan-Nuh, gəmi, Ağrı dağı."

O biri yarım dilim çörəyi dişlədi, başını buladı və qalınca mızıldandı:

"Bugünkü kağızı oxumuram."

E-poçt müştərilərinin əksəriyyəti, o cümlədən Gmail, Mail.ru, Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, birdən çox alıcı yerləşdirməyə imkan verir Bir nüsxə(İngilis dilində abreviatura qəbul edilir SS), və ya Bcc (CCB). IN Nüsxələr alıcılar digər insanların ünvanlarını görə bilər. İkinci halda, əlavə alıcıların şəxsiyyəti gizlədilir.

Alıcının ünvanının əlavə edilməsi

E-poçtun alıcı(lar)ını müəyyən etmək üçün onların e-poçt ünvanını sahəyə daxil edin Kimə (Bu):

Bəzi e-poçt müştəriləri sadəcə olaraq istifadəçi adınızı proqram tərəfindən avtomatik doldurulan sahəyə daxil etməyə imkan verir.

Bu sahədən bir neçə şəxsə e-poçt göndərmək üçün istifadə etsəniz, onların hər biri digər alıcıların tam siyahısını görə biləcək.

E-poçtun surətini necə yaratmaq olar

Sahə CC və ya Kopyalayın sahədən daha dolayı yolla elektron mesaj mübadiləsi üçün istifadə olunur Kimə. E-poçtunuzdakı şəxsə birbaşa müraciət etmirsinizsə, lakin həmin şəxsin e-poçt zəncirindəki söhbəti izləməsini və ya sadəcə olaraq mövzudan xəbərdar olmasını istəyirsinizsə, sahə Kopyalayınəla variant olardı. İçində olan ünvançı Nüsxələr məktublar, qutuya qoyulmuş kimi, poçt qutusuna oxunmamış məktubu alır Kimə; yeganə fərq məktubunuzun mətnində ilk olaraq kimə müraciət etdiyinizdir. Peşəkar dünyada, poçtla Nüsxələrçox geniş istifadə olunur və həmkarların müxtəlif hadisələrdən və mövzulardan xəbərdar olmasını təmin etməyə xidmət edir.

Siz sadəcə olaraq sahəyə ünvanların siyahısını daxil etməklə e-poçt alıcılarını sadalaya bilərsiniz Kopyalayın, adətən sahənin dərhal altında yerləşir Kimə. Bu alıcılar silsiləsindəki hər kəs bütün digər alıcıların adlarını və e-poçt ünvanlarını görə biləcək:

E-poçtu necə BCC etmək olar

Hər bir e-poçt müştərisi (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo və s.) e-poçt göndərənə məlumatlarını e-poçt zəncirindəki digər istifadəçilərə açıqlamadan çox sayda insana çatmağa imkan verir. Bu funksiya deyilir BCC və ya Gizli surət. Alana ünvanlarını daxil etməklə alıcıları gizlədə bilərsiniz Gizli surət sahələrdən istifadə etmək əvəzinə Kimə Və Kopyalayın:

Bu funksiyadan həm fərdi, həm də qrup e-poçtları üçün istifadə edə bilərsiniz. Bu xüsusilə kontaktlarınızı gizli saxlamaq, onları spam və arzuolunmaz e-poçtlardan qorumaq istəyirsinizsə və ya sadəcə olaraq alıcılarınızın eyni mesajı kimin aldığını bilməsini istəmirsinizsə faydalıdır.

Sahə Gizli surət həmişə bütün e-poçt müştəriləri üçün standart olaraq mövcud deyil. Məsələn, in Outlook-a getməli olacaqsınız Seçimlər parametrlərə daxil olmaq; V İldırım quşu açılan menyudan bu funksiyanı seçməli olacaqsınız; V Gmail düyməni basmaq lazımdır Kopyalayın Və Gizli surət; V Windows Live Mail Siz eyni vaxtda düymələri basmalısınız Alt + B.

Şəkil: © Web Hosting - Unsplash.com

E-poçt nədir? Müasir iş dünyasında bu:

Sənin üzün. Məhz e-poçtun köməyi ilə qarşı tərəfin gözündə müsbət imic yarada və ya ilk təəssüratı korlaya bilərsiniz.
İş alətiniz. Xarici dünya ilə çoxlu ünsiyyət e-poçt vasitəsilə baş verir. Buna görə də, bu alətdə bacarıqlı olsanız, həyatınızı çox asanlaşdıra bilərsiniz.
Güclü yayındırma. Xarici dünya sizə e-poçt vasitəsilə girməyə, diqqətinizi yayındırmağa və sizi yoldan çıxarmağa çalışır.

Bu baxımdan e-poçtla işləməyə baxaq. Sadə bir şeylə başlayaq.

Məktubun formatlanması

Mən Mozilla Thunderbird e-poçt müştərisindən istifadə edirəm, buna görə də onu nümunə kimi istifadə edəcəyəm. Gəlin yeni məktub yaradaq və sahələrin siyahısı ilə yuxarıdan aşağıya gedək.

Kimə. Kopyalayın. Gizli surət

Bəziləri bilməyə bilər, lakin Mozilla-da "Kimə" "Cc" və ya "Bcc" olaraq dəyişdirilə bilər.

Kimə: əsas alıcını və ya bir neçə alıcını nöqtəli vergüllə ayırırıq.
Kopyalayın: məktubu oxumalı olan, amma ondan reaksiya gözləmədiyimiz birinə yazırıq.
Gizli surət: məktubu oxumalı olan, lakin məktubun digər alıcıları üçün naməlum qalmalı olan birinə yazırıq. İşgüzar məktubların, məsələn, bildirişlərin kütləvi göndərilməsi üçün istifadə etmək xüsusilə məqsədəuyğundur.

Səhv kütləvi poçt göndərişlərində "Kopyala" və ya "Kimə" sahələrindən istifadə edərək alıcıları göstərin. İldə bir neçə dəfə “Cc” sahəsində 50-90 alıcının qeyd edildiyi məktublar alıram. Şəxsi həyatın toxunulmazlığının pozulması var. Bənzər bir mövzuda başqa kiminlə işlədiyinizi bütün alıcılarınız bilməli deyil. Bunlar bir-birini tanıyan insanlar olsa yaxşı olar. Bəs siyahıda bir-birindən xəbəri olmayan rəqabət aparan şirkətlər varsa? Ən azı, lazımsız izahatlara, maksimum isə onlardan biri ilə əməkdaşlığı dayandırmağa hazır olmalısınız. Bunu bu şəkildə etməyin.

Məktub mövzusu

Peşəkar poçt xidmətləri tez-tez (bəzən ağıllı şəkildə) korporativ bloqlarında e-poçtun mövzu xəttinin əhəmiyyəti haqqında yazırlar. Ancaq çox vaxt məktubun mövzusu "e-poçt açılmalıdır" problemini həll etdiyi satış məktublarından danışırıq.

Gündəlik işgüzar yazışmaları müzakirə edirik. Burada mövzu “məktub və onun müəllifi asanlıqla müəyyən edilməli və sonra tapılmalıdır” problemini həll edir. Üstəlik, çalışqanlığınız yalnız prefikslərlə çoxsaylı cavab məktublarının karma şəklində sizə qayıdacaqdır. Re: və ya İrəli, bunların arasında mövzu ilə bağlı istədiyiniz məktubu axtarmalı olacaqsınız.

İyirmi məktub orta səviyyəli menecer üçün bir günlük yazışmaların həcmidir. Mən ümumiyyətlə sahibkarlar və biznes sahibləri haqqında danışmıram, onların məktublarının sayı bəzən gündə 200 və ya daha çox olur. Buna görə bir daha: boş mövzu ilə e-poçt göndərməyin.

Beləliklə, e-poçtun mövzu xəttini necə düzgün formalaşdırmaq olar?

Səhv №1 : Mövzuda yalnız şirkət adı. Məsələn, "Göy" və budur. Birincisi, yəqin ki, şirkətinizdən bu qarşı tərəflə əlaqə saxlayan yeganə siz deyilsiniz. İkincisi, belə bir mövzu heç bir məna gətirmir, çünki şirkətinizin adı artıq ünvandan görünür. Üçüncüsü, yazışmalara bu yanaşma ilə öz poçt qutunuzun necə görünəcəyini təxmin edin? Bu kimi bir şey.

Belə mövzularda axtarış aparmaq rahatdırmı?

Səhv №2 : parlaq, satış başlığı. Bu cür başlıqları necə yazmağı bilirsinizsə, əla olar. Bəs bu bacarıqlardan işgüzar yazışmalarda istifadə etmək məqsədəuyğundurmu? Biznes e-poçtunun mövzu xəttinin məqsədini xatırlayın: satmaq deyil, şəxsiyyət və axtarış təmin etmək.

Məktubun mətni

Müxtəlif hallar üçün çoxlu yazı təlimatları var. Məsələn, Maksim İlyaxov, Aleksandr Amzin və başqa söz ustalarının çoxlu faydalı məlumatları var. Məsləhət görürəm ki, onların məqalələrini oxuyasınız, heç olmasa ümumi savadınızı yüksəltmək və ümumi yazılı nitq üslubunu təkmilləşdirmək üçün.

Məktub yazma prosesində ardıcıl olaraq bir neçə qərar qəbul etməliyik.

Nəzakət məsələsi . Məktubun əvvəlində “Əziz Rodya, iki aydan artıqdır ki, sizinlə yazılı danışıram, bundan əziyyət çəkmişəm, hətta bir az yatmamışam. gecələr düşünmək.” Həm belə bir giriş yazmaq üçün vaxt baxımından, həm də həmsöhbətin onu oxumaq vaxtı baxımından çox nəzakətli və çox baha başa gəlir. Yazışma işdir, xatırlayırsınız? Müsabiqə üçün epistolyar janrda esse və ya Raskolnikovun anasına məktub deyil, işgüzar yazışmalar.

Biz vaxtımıza və alıcının vaxtına hörmət edirik!

Sərgidə keçici görüşdən sonra göndərilən ilk məktubda özünüzü təqdim etmək və tanışlığınızın vəziyyətini xatırlamaq yalnız məna kəsb edir. Bu, əməkdaşlığın və ya davam edən yazışmaların davamıdırsa, günün ilk məktubunda: "Salam, İvan", ikinci və sonrakılarda: "İvan, ..." yazırıq.

Apellyasiya . Məni həmişə məktubda bir neçə qəbul edən varsa kimə müraciət etmək sualı narahat edirdi. Bu yaxınlarda Anna adlı üç qıza məktub yazdım. Şübhəsiz ki, “Salam, Anna” yazdım və narahat olmadım. Ancaq belə şans həmişə belə olmur.

Bəs üç, hətta yeddi alıcı varsa və onların eyni adı yoxdursa? Onları adları ilə sadalaya bilərsiniz: "Axşamınız xeyir, Rodion, Pulçeriya, Avdotya və Pyotr Petroviç." Ancaq uzun və vaxt tələb edir. Yaza bilərsiniz: "Salam, həmkarlar!"

Mən özüm üçün “Kimə” sahəsində şəxsin adı ilə müraciət qaydasından istifadə edirəm. Və nüsxədə olanlarla ümumiyyətlə əlaqə saxlamayın. Bu qayda həm də məktubun ünvanını və bu məktubun məqsədini (bir!) daha dəqiq müəyyən etməyə imkan verir.

Sitat . Tez-tez yazışmalar sual-cavablı məktublar silsiləsi - bir sözlə, dialoqdur. Yazışma tarixçəsini silməmək və cavabınızı sitat gətirilən mətnin yuxarı hissəsinə yazmaq yaxşı təcrübə hesab olunur ki, bir həftə sonra bu yazışmalara qayıtdığınız zaman dialoqu tarixə görə aşağıdan yuxarıya doğru asanlıqla oxuya biləsiniz.

Nədənsə, Mozilla-da defolt parametr “Kursoru sitat gətirilən mətndən sonra yerləşdirin”dir. Mən onu “Alətlər” → “Hesab Seçimləri” → “Bəstələmə və Ünvanlaşdırma” menyusunda dəyişməyi məsləhət görürəm. Bu belə olmalıdır.

Məktubun məqsədi . İş məktublarının iki növü var:

sadəcə olaraq həmsöhbətə məlumat verdiyimiz zaman (məsələn, ay ərzində görülən işlər haqqında hesabat);
həmsöhbətimizdən nəsə istəyəndə. Məsələn, əlavə edilmiş hesab-fakturanı ödəniş üçün təsdiq etməsi üçün.

Bir qayda olaraq, hesabat məktublarından qat-qat çox həvəsləndirici məktublar var. Həmsöhbətdən nəyəsə nail olmaq istəyiriksə, bunu düz mətnlə məktubla söyləmək çox vacibdir. Fəaliyyətə çağırış bir adla müşayiət olunmalı və məktubda son cümlə olmalıdır.

Səhv : "Porfiriy Petroviç, mən bilirəm ki, yaşlı qadını kim döyüb öldürdü."

Sağ : "Porfiriy Petroviç, yaşlı qadını öldürən mən idim, lütfən, məni həbs etmək üçün tədbir gör, əziyyətdən yorulmuşam!"

Niyə müxbir sizin yerinizə bu məktubla nə edəcəyini düşünməlidir? Axı o, səhv qərar verə bilər.

Mətndə imza . O olmalıdır. Bundan əlavə, bütün e-poçt müştəriləri avtomatik imza əvəzetməsini konfiqurasiya etməyə imkan verir, məsələn, klassik "Hörmətlə, ...". Mozilla-da bu, "Alətlər" → "Hesab Seçimləri" menyusunda edilir.

İmzada əlaqə yazıb-yazmamaq hər kəsin şəxsi işidir. Ancaq satışla hər hansı bir əlaqəniz varsa, yazmağınızdan əmin olun. Razılaşma ünsiyyət nəticəsində baş verməsə belə, gələcəkdə imzadan gələn kontaktlardan istifadə edərək asanlıqla tapılacaqsınız.

Nəhayət, məktublarınıza cavab verməyi sevməyən (bacarmayan, istəməyən, vaxtı olmayan) həmsöhbətlər üçün məktub gövdəsinin daha bir xüsusiyyəti. Zəhmət olmasa məktubun mətnində standartı göstərin. Məsələn, "Porfiriy Petroviç, cümə günü saat 12:00-a qədər məni həbs etməyə gəlməsən, özümü amnistiyaya məruz qoymuş hesab edirəm." Əlbəttə ki, son tarix real olmalıdır (nümunədən mətni cümə günü saat 11:50-də göndərməməlisiniz). Qəbul edən şəxs fiziki olaraq məktubunuzu oxuyub hərəkət edə bilməlidir. Bu cür "sükut" sizi həmsöhbətin cavab verməməsinə görə məsuliyyətdən azad edir. Həmişə olduğu kimi, bu xüsusiyyətdən istifadəyə ağıllı yanaşmaq lazımdır. Bir şəxs məktublarınıza vaxtında və müntəzəm cavab verirsə, belə bir ultimatum, onu incitməsə, onu bir az vurğulaya bilər və ya məktuba indi cavab verməmək qərarına gətirib çıxara bilər, ancaq cümə gününə qədər gözləməyə məcbur edə bilərsiniz.

Qoşmalar

Məktublar tez-tez əlavələrlə gəlir: CV, kommersiya təklifləri, təxminlər, cədvəllər, sənədlərin skanları - çox rahat bir vasitədir və eyni zamanda məşhur səhvlərin mənbəyidir.

Xəta : böyük investisiya ölçüsü. Mən tez-tez ölçüsü 20 MB-a qədər olan əlavələri olan e-poçtlar alıram. Bir qayda olaraq, bunlar 600 dpi qətnamə ilə TIFF formatında bəzi sənədlərin skanlarıdır. Müxbirin e-poçt proqramı, demək olar ki, əlavənin ön görünüşünü yükləmək üçün boş bir cəhdlə bir neçə dəqiqə donacaq. Və Allah eləməsin ki, alan şəxs bu məktubu smartfonda oxumağa cəhd etsin...

Şəxsən mən belə məktubları dərhal silirəm. E-poçtunuzun oxunmamış zibil qutusuna atılmasını istəmirsiniz? İnvestisiya həcmini yoxlayın. 3 MB-dan çox olmaması tövsiyə olunur.

Həddindən artıq olduqda nə etməli?

Skanerinizi fərqli formata və ayırdetmə keyfiyyətinə yenidən konfiqurasiya etməyə çalışın. Məsələn, PDF və 300 dpi olduqca oxunaqlı skanlar yaradır.
WinRar və ya 7zip arxivi kimi proqramları düşünün. Bəzi fayllar mükəmməl sıxılır.
Qoşma böyükdürsə və onu sıxışdıra bilmirsinizsə nə etməli? Məsələn, demək olar ki, boş bir mühasibat bazası 900 MB ağırlığında. Bulud məlumat anbarı köməyə gələcək: Dropbox, Google Drive və s. Mail.ru kimi bəzi xidmətlər avtomatik olaraq nəhəng qoşmaları bulud yaddaşına keçidlərə çevirir. Ancaq mən buludda saxlanılan məlumatımı özüm idarə etməyi üstün tuturam, ona görə də Mail.ru-dan avtomatlaşdırmanı xoşlamıram.

Və investisiyalar haqqında tamamilə açıq olmayan daha bir tövsiyə - onların ad . Alıcı üçün başa düşülən və məqbul olmalıdır. Bir dəfə şirkətdə biz Fyodor Mixayloviç Dostoyevski adına kommersiya təklifi hazırlayırdıq. Mən menecerdən təsdiq üçün CP layihəsi ilə məktub aldım və əlavəyə “ForFedi.docx” adlı fayl daxil idi. Mənə bunu göndərən menecer belə bir dialoq keçirdi:

Hörmətli menecer, siz şəxsən bu hörmətli insana yaxınlaşıb onun üzünə Fedya deməyə hazırsınızmı?

Nə isə, yox, hörmətli adamdır, hamı onu adı və atasının adı ilə çağırır.

Qoşmanı niyə “Fedi üçün” adlandırdınız? Elə indi ona göndərsəm, sizcə, bu CP-dən istifadə edərək bizdən balta alacaq?

Daha sonra adını dəyişəcəkdim...

Nə üçün vaxt bombası hazırlayın - potensial müştərinin imtinası - və ya faylın adını dəyişdirərək özünüz üçün əlavə iş yaradın? Qoşmanı niyə dərhal düzgün adlandırmayaq: "Fyodor Mixayloviç.docx üçün" və ya daha yaxşısı - "KP_Sky_Axes.docx".

Beləliklə, biz "şəxs" olaraq daha çox və ya daha az çeşidlənmiş e-poçtumuz var. Gəlin e-poçta effektiv iş vasitəsi kimi baxmağa davam edək və onun diqqəti yayındıran komponenti haqqında danışaq.

Hərflərlə işləmək

E-poçt güclü diqqəti yayındırır. Hər hansı bir diqqəti yayındırmaqda olduğu kimi, e-poçt da qaydaları sərtləşdirmək və iş qrafiklərini tətbiq etməklə həll edilməlidir.

Ən azı poçtun gəlişi ilə bağlı BÜTÜN bildirişləri söndürməlisiniz. Əgər e-poçt müştərisi standart olaraq konfiqurasiya edilibsə, sizə səs siqnalı ilə bildiriş gələcək, saatın yanındakı işarə yanıb-sönəcək və məktubun önizləməsi göstəriləcək. Bir sözlə, əvvəlcə sizi əziyyətli işdən qoparmaq üçün hər şeyi edəcəklər, sonra isə sizi oxunmamış məktubların və baxılmamış göndərişlərin uçurumuna atacaqlar - həyatınızdan mənfi bir-iki saat.

Bəzi insanlar bildirişlərdən yayınmamağa imkan verən güclü iradəyə sahibdirlər, lakin adi insanlar taleyi sınamamaq və onları söndürməməkdən daha yaxşıdır. Mozilla Thunderbird-də bu, "Alətlər" → "Parametrlər" → "Ümumi" → "Yeni mesajlar görünəndə" menyusu vasitəsilə həyata keçirilir.

Bildirişlər yoxdursa, məktubun gəldiyini necə başa düşmək olar?

Çox sadə. Siz özünüz şüurlu şəkildə poçtunuzu çeşidləmək, e-poçt müştərinizi açmaq və bütün oxunmamış mesajları görmək üçün vaxt ayırırsınız. Bu, gündə iki dəfə, məsələn, nahar və axşam və ya məcburi fasilələr zamanı, məsələn, tıxaclarda edilə bilər.

İnsanlar tez-tez soruşurlar, bəs cavab vaxtları və təcili məktublar? Cavab verirəm: poçtunuzda təcili məktublar yoxdur. Müştəri dəstəyi şöbəsində işləmədiyiniz halda (bu şöbənin poçtla işləmək üçün öz qaydaları var).

Təcili məktublar olarsa, göndərən bu barədə sizə digər kanallar - telefon, SMS, Skype vasitəsilə məlumat verəcəkdir. Sonra şüurlu olaraq e-poçt müştərinizə daxil olacaq və təcili poçtu emal edəcəksiniz. Bütün vaxt idarəetmə gurusu (məsələn, Gleb Arkhangelsky "Time Drive" ilə) 24 saat ərzində e-poçta standart cavab elan edir. Bu, normal davranış qaydasıdır - həmsöhbətinizdən e-poçt vasitəsilə ani cavab gözləməyin. Təcili məktub olarsa, bu barədə daha sürətli rabitə kanalları vasitəsilə xəbərdar edin.

Beləliklə, bildirişləri söndürdük və indi cədvəlimizə uyğun olaraq e-poçt müştərisini yandırırıq.

Biz poçta gedəndə və “e-poçt vasitəsilə çeşidləmə” adlı fəaliyyətlə məşğul olanda nə etməliyik? Bu işin başlanğıcı və sonu haradadır?

Sıfır inbox sistemi haqqında çox eşitmişəm, amma təəssüf ki, ondan istifadə edən bir nəfərə də rast gəlməmişəm. Təkərimi yenidən kəşf etməli oldum. Lifehacker-da bu mövzuda məqalələr var. Misal üçün, " ". Aşağıda şərhimdə sıfır inbox sistemi haqqında danışacağam. GTD gurusu şərh versə və təsvir olunan sistemi əlavə etsə və ya təkmilləşdirsə, minnətdar olaram.

E-poçtun fəaliyyətləriniz üçün tapşırıq planlaşdırıcı və ya arxiv olmadığını başa düşmək və qəbul etmək vacibdir. Buna görə də, Gələnlər qutusu qovluğu həmişə boş olmalıdır. Gələnlər qutusunu çeşidləməyə başladıqdan sonra bu qovluğu boşaltmayana qədər heç nə ilə məşğul olmayın və diqqətinizi yayındırmayın.

Gələnlər qutunuzdakı e-poçtlarla nə etməli? Hər bir hərfi ardıcıl olaraq keçmək və silmək lazımdır. Bəli, sadəcə vurğulayın və klaviaturada Sil düyməsini basın. Məktubu silməyə cəsarət edə bilmirsinizsə, onunla nə edəcəyinizə qərar verməli olacaqsınız.

Üç dəqiqəyə cavab verə bilərsən? Buna cavab verməliyəmmi? Bəli, lazımdır və cavab üç dəqiqədən çox olmayacaq, sonra dərhal cavab verin.
Cavab verməlisiniz, lakin cavabın hazırlanması üç dəqiqədən çox vaxt aparacaq. E-poçtu tapşırığa çevirməyə imkan verən tapşırıq planlaşdırıcısından istifadə edirsinizsə, e-poçtu tapşırığa çevirin və bir müddət onu unudun. Məsələn, mən tamamilə gözəl Doit.im xidmətindən istifadə edirəm. Bu, sizə şəxsi e-poçt ünvanı yaratmağa imkan verir: məktubu ona yönləndirirsiniz və o, tapşırığa çevrilir. Ancaq tapşırıq planlaşdırıcınız yoxdursa, məktubu “0_Run” alt qovluğuna köçürün.
Məktuba tez cavab verdikdən, onu tapşırığa çevirdikdən və ya sadəcə oxuduqdan sonra bu mesajla daha sonra nə edəcəyinizə qərar verməlisiniz: onu silin və ya uzunmüddətli saxlama üçün qovluqlardan birinə göndərin.

Məndə uzunmüddətli saxlama qovluqları bunlardır.

0_İcra et. Mənim belə bir qovluğum yoxdur, amma planlayıcınız yoxdursa, təkrar edirəm, burada ətraflı iş tələb edən məktubları qoya bilərsiniz. Bu qovluğu da müntəzəm olaraq təmizləmək lazımdır, lakin bunun üçün xüsusi olaraq ayrılmış bir zamanda düşünülmüş bir yanaşma ilə.
1_İst. Burada mən fon məlumatı olan məktublar qoyuram: müxtəlif veb xidmətlərindən girişləri olan salamlama məktubları, qarşıdan gələn uçuşlar üçün biletlər və s.
2_Layihələr. Burada cari əlaqələri olan tərəfdaşlar və layihələr üzrə yazışmaların arxivi saxlanılır. Təbii ki, hər bir layihə və ya tərəfdaş üçün ayrıca qovluq yaradılıb. Partnyorun qovluğuna təkcə onun işçilərinin deyil, həm də Neb işçilərinin bu partnyorla bağlı məktublarını yerləşdirirəm. Çox rahatdır: lazım gələrsə, layihə üzrə bütün yazışmalar bir neçə kliklə əlinizdədir.
3_Muzey. Mən o məktubları bura qoyuram ki, silmək heyf olardı, faydası isə göz qabağında deyil. “2_Projects”dən qapalı layihələri olan qovluqlar da buraya köçürülür. Bir sözlə, “Muzey” çıxarılmaq üçün ilk namizədləri saxlayır.
4_Sənədlər. Gələcəkdə mühasibat uçotu üçün faydalı ola biləcək sənədlərin elektron nümunələri olan məktublar, məsələn, müştərilərdən tutuşdurma hesabatları, götürülmüş səfərlər üçün biletlər. Qovluğun “2_Projects” və “1_Reference” qovluqları ilə bir çox oxşar cəhətləri var, orada yalnız mühasibat uçotu məlumatları, “2_Projects” qovluğunda isə idarəetmə məlumatları saxlanılır. “4_Sənəd”də ölü məlumat, “2_Projects”də isə canlı məlumat var.
5_Bilik. Burada yalnız ilham almaq və ya həll yolları tapmaq üçün bir müddət sonra qayıtmaq istədiyim həqiqətən faydalı xəbər bülletenlərini qoyuram.

Bu sistemin işləməsi üçün vacib olan digər e-poçt müştəri parametrləri var. Birincisi, Thunderbird-də standart olaraq "Mesajları oxunmuş kimi qeyd et" qutusu var. Mən bunu şüurlu şəkildə etməyi üstün tuturam, bayraqla! Bunu etmək üçün "Alətlər" → "Parametrlər" → "Qabaqcıl" → "Oxu və Ekran" menyusuna keçin.

İkincisi, istifadə edirik filtrlər . Əvvəllər mən göndərənin ünvanına əsasən məktubları avtomatik olaraq müvafiq qovluqlara yönləndirən filtrlərdən fəal şəkildə istifadə edirdim. Məsələn, vəkilin məktubları “Vəkil” qovluğuna köçürüldü. Bir neçə səbəbə görə bu yanaşmadan imtina etdim. Birincisi: 99% hallarda vəkildən gələn məktublar hansısa layihəyə və ya tərəfdaşa aiddir, yəni onlar bu tərəfdaşın və ya layihənin qovluğuna köçürülməlidir. İkinci: Mən maarifləndirmə əlavə etmək qərarına gəldim. Müəyyən bir məktubun harada saxlanacağına özünüz qərar verməlisiniz və işlənməmiş mesajları yalnız bir yerdə - gələnlər qutusunda axtarmaq daha rahatdır. İndi mən filtrlərdən yalnız müxtəlif sistemlərdən gələn avtomatik müntəzəm məktubları qovluqlara, yəni qərar qəbul etməyimi tələb etməyən məktubları təşkil etmək üçün istifadə edirəm. Mozilla Thunderbird-də filtrlər "Alətlər" → "Mesaj Filtrləri" menyusunda konfiqurasiya edilmişdir.

Beləliklə, düzgün yanaşma ilə e-poçt yazışmaların həcmindən asılı olaraq gündə 10 dəqiqədən 60 dəqiqəyə qədər çəkməlidir.

Bəli və daha bir şey. Yeni məktubların gəlməsi ilə bağlı bildirişləri artıq söndürmüsünüz? ;)